Примерная номенклатура дел



Дата25.02.2016
өлшемі275.15 Kb.
#25387
түріПротокол


ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Государственного бюджетного учреждения Ленинградской области

«Станция по борьбе с болезнями животных муниципального района»


Составитель

Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С.Н.





СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭПМК

Архивного комитета

Ленинградской области

от _ _ _п._ _




Санкт-Петербург



2013

Оглавление


1. Список сокращений

3

2. Методические рекомендации по использованию примерной номенклатуры дел

4

3. Список использованных нормативных и методических документов

6

4. Примерная номенклатура дел




Приложение : Форма номенклатуры дел





Список сокращений


ДЗН

-

до замены новыми

ДМН

-

до минования надобности

ст.

-

статья по перечню

тп


-

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558).

Пост.

-

Постоянно

ЭПК

-

Экспертно-проверочная комиссия

ГБУ ЛО СББЖ

-

Государственное бюджетное учреждение Ленинградской области « Станция по борьбе с болезнями животных муниципального района»



Методические рекомендации

по использованию примерной номенклатуры дел


Примерная номенклатура дел государственного бюджетного учреждения Ленинградской области «Станция по борьбе с болезнями животных муниципального района» (ГБУ ЛО СББЖ) (далее – Примерная номенклатура) составлена в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке и ведения делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов, носит рекомендательный характер.

Примерная номенклатура дел разработана на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности ГБУ ЛО СББЖ, может быть использована при составлении конкретных номенклатур дел. При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данной организации и требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Конкретная номенклатура дел составляется в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В нее включается все дела, образующиеся в деятельности организации. Дела располагаются в номенклатуре дел по степени их важности и по взаимосвязи. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде.


Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.

Не следует переносить из примерной номенклатуры заголовки дел, которые в деятельности не образуются.

При возможности возникновения новых дел следует оставлять 2-3 резервных номера в конце каждого раздела номенклатуры дел.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух частей: первая – цифровое обозначение, соответствующее направлениям деятельности ГБУ ЛО СББЖ, вторая – порядковый номер заголовка дела в пределах соответствующего раздела номенклатуры.

Графа 2 "Заголовок дела, тома" включает заголовки дел. При составлении конкретных заголовков дел возможны уточнения заголовков, предложенных в примерной номенклатуре дел, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры. Не допустимы объединение заголовков дел постоянного и временного сроков хранения.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании года для учета завершенных в делопроизводстве дел.

В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел и номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) (далее – Перечень). При затруднениях определения сроков хранения дел рекомендуется на заседании экспертной комиссии ГБУ ЛО СББЖ рассмотреть и предложить сроки хранения дел, протокол заседания комиссии с предложенными сроками хранения направить на рассмотрение в Архивный комитет Ленинградской области.

В графу 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.


По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведённых дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению.

Конкретная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год работником учреждения, ответственным за делопроизводство и архив. Номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов дел для всех дел, повторяющихся из года в год. Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002). Конкретная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30- 2003.

Список использованных нормативных и методических документов

1. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». (Зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380).

3. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. М., 2005.

4. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

5. ГОСТ Р. 6.30-2003

Приложение




______________________________________

(наименование ГБУ ЛО СББЖ)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ






_________________________________________

(место составления)


На




год



УТВЕРЖДАЮ

Начальник ______________ ГБУ ЛО СББЖ

___________ ____________________

подпись расшифровка подписи

«____»________________2013 год






Ин­декс
де­ла

За­го­ло­вок де­ла

Кол-во ед. хр.

Срок хра­не­ния

и № ста­тьи по



пе­реч­ню

При­ме­ча­ние

1

2

3

4

5

Название раздела














































Название раздела
















































Наименование должности ответственного за делопроизводство













(подпись)




(расшифровка подписи)

Дата

Наименование должности
лица, ответственного за архив













(подпись)




(расшифровка подписи)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ГБУ ЛО СББЖ

«____»__________20__г №___


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК администрации1___________________________



наименование муниципального района

«____»__________20__г №___



Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в _______ году




По срокам хранения

Всего

В том числе:







переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

постоянного











временного (свыше 10 лет)











временного (до 10 лет

включительно)













Итого:













Наименование должности

ответственного за делопроизводство


Подпись


Расшифровка

подписи

Дата












Форма номенклатуры дел




ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

«СТАНЦИЯ ПО БОРЬБЕ С БОЛЕЗНЯМИ ЖИВОТНЫХ

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА»


Индекс дела

Заголовок дела, тома



Количество дел

(томов, частей)




Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание




1

2

3

4

5






01. Руководство








01-01

Муниципальные нормативные правовые акты, присланные для сведения и руководства





ДМН

ст. 1б


Относящиеся к деятельности

учреждения –

постоянно





01-02

Приказы, распоряжения Управления ветеринарии Ленинградской области. Копии.





ДМН

ст. 1б


Относящиеся к деятельности

учреждения –

постоянно





01-03

Устав государственного бюджетного учреждения, изменения и дополнения к нему, документы о государственной регистрации.





Пост.

ст. 50 а








01-04

Свидетельства о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц, о постановке на учет в налоговом органе и др.





Пост.

ст. 381








01-05

Протоколы собраний трудового коллектива





Пост.

ст. 18 ж








01-06

Протоколы совещаний у начальника





Пост.

ст.18 е









01-07

Приказы по основной деятельности




Пост.

ст. 19 а









01-08

Распоряжения по основной деятельности





Пост.

ст. 19 а









01-09

Правила внутреннего трудового распорядка





1 год

ст.773


После замены

новыми






01-10

Годовой план работы государственного бюджетного учреждения





Пост.

ст. 285 а









01-11

Годовой отчет о работе государственного бюджетного учреждения





Пост. ст.464 б







01-12

Акты приема-передачи имущества и документов при смене руководителя





Пост.

ст.79 а








01-13


Коллективный договор







Пост.


ст. 576








01-14

Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора






Пост.

ст. 579








01-15

Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы и др.) и документы по их рассмотрению





5 лет

ст.183 б








01-16

Переписка с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, с предприятиями и организациями по вопросам основной деятельности





5 лет ЭПК

ст. 32








01-17

Переписка с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, с предприятиями и организациями по вопросам административно-хозяйственной деятельности





5 лет ЭПК

ст. 32








01-18

Журнал инструктажа по охране труда и технике безопасности





10 лет

ст. 626 б









01-19

Журнал регистрации приказов по основной деятельности





Пост.

ст.258 а








01-20

Журнал регистрации распоряжений по основной деятельности





Пост.

ст.258 а








01-21

Журнал регистрации поступающих документов





3 года

ст.258 г








01-22

Журнал регистрации отправляемых документов





3 года

ст.258 г








01-23

Журнал регистрации обращений граждан





5 лет

ст.258 е









01-24

Журнал учета печатей и штампов





3 года

ст. 777









01-25

Журнал учета телефонограмм





3 года

ст.258 ж









01-26

Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчёты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в иную





пост

ст.47







02. Ветеринария


02-01

Инструкции, правила и наставления по применению ветеринарных препаратов





3 года

ст.27 б


После замены

новыми


02-02

Инструкции правила и наставления по импорту и экспорту скота и животноводческой продукции, сырья.





3 года

ст.27 б


После замены

новыми


02-03

Годовые планы ветеринарно-профилактических и противоэпизоотических мероприятий государственного бюджетного учреждения





Пост.

ст.285 а






02-04

Статистические отчеты по ветеринарии (Ф. №№ 1Вет, 2Вет, 3Вет, , 4Вет, 5Вет, 1 ВетА, 1 ВетВ, 1ВетБ, 4ВетА, 4 ВетБ, 4ВетВ, 4ВетГ).





Пост.

ст. 464 б







02-05

Сведения о выполнении противоэпизоотических мероприятий.





Пост.

ст. 464 б







02-06

Акты обследований предприятий производства, хранения и реализации животноводческой продукции





5 лет ЭПК

ст. 759





02-07

Протоколы, экспертные заключения по результатам лабораторных исследований





5 лет ЭПК

ст.759





02-11

Документы по проведению лечебно-профилактических и лабораторно-диагностических исследований животных (акты, справки и др.)





5 лет ЭПК

ст.759





02-12

Акты отбора проб продовольственного сырья, пищевых продуктов и кормов






5 лет ЭПК

ст.759





02-11

Ветеринарно-сопроводительные документы (свидетельства, справки) о безопасности поступающих (отправляемых) подконтрольных объектов, грузов





5 лет ЭПК

ст. 759





02-12

Заявки о потребности биопрепаратов




5 лет

ст.753





02-13

Журнал регистрации больных

животных (форма №1)







5 лет

ст.176





02-14

Журнал записи противоэпизоотических мероприятий (форма №2)





5 лет

ст.176





02-15


Журнал записи эпизоотического

состояния района (форма №3)





Постоянно

ст. 630





02-16

Журнал учёта ветеринарно-санитарной экспертизы мяса, рыбы, раков, яйца (сельхозучет, форма № 23-вет)





5 лет

ст.176





02-17

Журнал учета ветеринарно-санитарной экспертизы молока и молочных

продуктов (сельхозучет, форма

№ 24-вет)





5 лет

ст.176





02-18

Журнал учёта экспертизы пищевых продуктов растительного происхождения (сельхозучет, форма №25-вет)





5 лет

ст.176





02-19

Журнал учёта экспертизы меда

(сельхозучет, форма № 26-вет)







5 лет

ст.176





















03. Бухгалтерский учет и отчетность



03-01

Правила и инструкции по бухгалтерскому учету и отчетности, присланные для руководства и сведения





3 года

ст.27 б


После замены

новыми


03-03

Сметы доходов и расходов по средствам, полученным из областного бюджета и полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности учреждения, расчеты к ним





Пост.

ст. 309 а






03-04

Штатное расписание учреждения






Пост.

ст. 71 а






03-05

Утвержденные лимиты бюджетных обязательств, расходные расписания распределения лимитов бюджетных обязательств областного бюджета





Пост.

ст. 310 а






03-06

Годовой бухгалтерский отчет





Пост.

ст. 351 а, б






03-07

Квартальные и месячные бухгалтерские отчеты





5 лет

ст. 351 в, г




При отсутствии годовых - пост.

03-08

Отчеты по единому социальному налогу





Постоянно

ст. 391





03-09

Главная книга





5 лет

ст. 361


При условии

завершения

ревизии


03-10

Кассовая книга





5 лет

ст. 362


-//-


03-11

Первичные учетные документы и регистры бюджетного учета с приложениями (журналы операций, акты на списание, платежные поручения)




5 лет

ст.362


При условии

завершения

ревизии


03-12

Инвентарные карточки и книги учета основных средств





5 лет

ст. 459 д






03-13

Документы (инвентарные списки, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации имущества и финансовых обязательств





5 лет

ст. 427


При условии

завершения

ревизии


03-14

Документы (акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности




5 лет

ст. 402


При условии

завершения

ревизии


03-15

Переписка с организациями, учреждениями и предприятиями о финансово-хозяйственной деятельности





5 лет ЭПК

ст.331





03-16

Лицевые счета по заработной плате работников учреждения





75 лет ЭПК

ст.413





03-17

Тарификационные списки работников





75 лет

ст.593






03-18

Договоры с юридическими лицами по хозяйственной деятельности





5 лет ЭПК

ст. 436


После истечения срока действия договора


03-19

Договоры о материальной ответственности





5 лет

ст. 457


После увольнения материально-ответственного лица


03-20

Акты переоценки основных средств и незавершенного строительства





Пост.

ст.429





03-21

Акты сверок об уплате налогов в бюджет, поставками продукции, работ, услуг по учреждению





5 лет

ст. 385





03-22

Оборотные и накопительные ведомости по счетам бюджетного учета





5 лет

ст. 361


При условии

завершения

ревизии


03-23

Листки нетрудоспособности




5 лет

ст. 896




03-24

Исполнительные листы




ДМН

ст. 416



Не менее 5 лет

03-25

Табель учета рабочего времени




5 лет

ст. 586






03-26

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов





5 лет

ст.459 д





03-27

Журнал регистрации доверенностей





5 лет

ст. 459 ж



При условии завершения ревизии

03-28

Журнал регистрации платежных поручений





5 лет

ст.459 д





03-29

Журнал регистрации авансовых отчетов




5 лет

ст.459 з






03-30

Журнал регистрации выданных справок





5 года

ст.655 д







04. Работа с кадрами


04-01

Законы и иные нормативные правовые акты по кадровым вопросам





ДМН

ст. 1б





04-02

Приказы по личному составу (о приеме , перемещении, увольнении, длительных командировках, о представлении отпусков по уходу за ребенком)





75 лет ЭПК

ст.19 б






04-03

Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, краткосрочных командировках






5 лет

ст.19 б






04-04

Штатное расписание учреждения. Копии





3 года

ст. 71 б





04-05

Списки работников




75 лет

ст.685 г






04-06

Списки военнообязанных




3 года

ст.685 е






04-07

Личные дела работников учреждения





75 лет ЭПК

ст. 656 б




Руководителя – постоянно

04-08

Личные карточки работников (в том числе временных работников) (Ф. Т-2)





75 лет ЭПК

ст. 658





04-09

Трудовые книжки




До востребования

ст. 664



Невостребованные не менее 75 лет

04-10

Должностные инструкции работников





75лет

ст.77 а






04-11

Трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел





75 лет ЭПК

ст.657





04-12

Документы (доклады, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами





Пост.

ст.648





04-13

Документы о представлении к государственным и ведомственным наградам, почетным званиям (наградные листы, характеристики, переписка)





75 лет ЭПК

ст. 384 б






04-14

Документы по аттестации работников учреждения (приказы, протоколы, списки и др.)





15 лет ЭПК

ст. 696





04-15

Документы о повышении квалификации работников (планы, отчеты, списки, переписка и др.)





5 лет ЭПК

ст.708





04-16

Документы (справки, докладные, объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел





5 лет

ст.665





04-17

Переписка с органами исполнительной власти, с органами местного самоуправления по кадровым вопросам





5 лет ЭПК

ст. 32





04-18

Заявления работников учреждения (о представлении отпусков, отгулов, и направлении в командировку и т.д.)





5 лет

ст. 665





04-19

Справки о заработной плате, стаже и месте работы





5 лет

ст.729





04-20

Графики предоставления отпусков




1 год

ст.693






04-21

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним





75 лет

ст. 695 в






04-22

Книга регистрации приказов по личному составу





75 лет

ст.258 б





04-23

Книга регистрации приказов по отпускам и командировкам





5 лет

ст.695 з





04-24

Книга учета военнообязанных




3 года

ст.695 е






04-25

Книга учет отпусков




3 года

ст. 695 ж







04-26

Книга учета выдачи справок о стаже, месте работы





5 года

ст.695 д





04-27

Книга учета командировочных удостоверений





3 года

ст.695 к






05.Архив


05-01

Номенклатура дел




Пост.

ст. 200 а




Хранится в

учреждении



05-02

Протоколы заседаний экспертной комиссии




Пост.

ст.18 д





05-03

Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению)





Пост.

ст. 246


На

государственное хранение

передается при ликвидации

учреждения



05-04

Описи дел постоянного хранения




Пост.

ст. 248 а







05-05

Описи дел по личному составу




пост

ст. 248 б






05-06

Журнал учета выдачи дел во временное пользование




3 года

ст.259 е


После

возвращения всех дел в архив



05-07

Положение об архиве




Пост.

ст. 55 а





05-08

Положение об экспертной комиссии




Пост.

ст.57а




Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в _________году

в _______________________________________________________

(указывается наименование учреждения)


По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянного











Долговременного (свыше 10 лет)











Временного (до 10 лет включительно)











ИТОГО:









Ответственный за делопроизводство

____ ____________ 200_ г.

Итоговые сведения переданы в архив.

Ответственный за делопроизводство

____ ______________200_ г.



1 или ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области



Достарыңызбен бөлісу:




©dereksiz.org 2024
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет