ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Государственного бюджетного учреждения Ленинградской области
«Станция по борьбе с болезнями животных муниципального района»
-
Составитель
Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С.Н.
|
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭПМК
Архивного комитета
Ленинградской области
от _ № _ _п._ _
|
Санкт-Петербург
2013
Оглавление
1. Список сокращений
|
3
|
2. Методические рекомендации по использованию примерной номенклатуры дел
|
4
|
3. Список использованных нормативных и методических документов
|
6
|
4. Примерная номенклатура дел
|
|
Приложение : Форма номенклатуры дел
|
|
Список сокращений
ДЗН
|
-
|
до замены новыми
|
ДМН
|
-
|
до минования надобности
|
ст.
|
-
|
статья по перечню
|
тп
|
-
|
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558).
|
Пост.
|
-
|
Постоянно
|
ЭПК
|
-
|
Экспертно-проверочная комиссия
|
ГБУ ЛО СББЖ
|
-
|
Государственное бюджетное учреждение Ленинградской области « Станция по борьбе с болезнями животных муниципального района»
|
Методические рекомендации
по использованию примерной номенклатуры дел
Примерная номенклатура дел государственного бюджетного учреждения Ленинградской области «Станция по борьбе с болезнями животных муниципального района» (ГБУ ЛО СББЖ) (далее – Примерная номенклатура) составлена в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке и ведения делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов, носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел разработана на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности ГБУ ЛО СББЖ, может быть использована при составлении конкретных номенклатур дел. При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данной организации и требования архивных учреждений к номенклатурам дел. Конкретная номенклатура дел составляется в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В нее включается все дела, образующиеся в деятельности организации. Дела располагаются в номенклатуре дел по степени их важности и по взаимосвязи. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде.
Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.
Не следует переносить из примерной номенклатуры заголовки дел, которые в деятельности не образуются.
При возможности возникновения новых дел следует оставлять 2-3 резервных номера в конце каждого раздела номенклатуры дел.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух частей: первая – цифровое обозначение, соответствующее направлениям деятельности ГБУ ЛО СББЖ, вторая – порядковый номер заголовка дела в пределах соответствующего раздела номенклатуры. Графа 2 "Заголовок дела, тома" включает заголовки дел. При составлении конкретных заголовков дел возможны уточнения заголовков, предложенных в примерной номенклатуре дел, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры. Не допустимы объединение заголовков дел постоянного и временного сроков хранения. Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании года для учета завершенных в делопроизводстве дел. В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел и номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) (далее – Перечень). При затруднениях определения сроков хранения дел рекомендуется на заседании экспертной комиссии ГБУ ЛО СББЖ рассмотреть и предложить сроки хранения дел, протокол заседания комиссии с предложенными сроками хранения направить на рассмотрение в Архивный комитет Ленинградской области. В графу 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведённых дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению.
Конкретная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве. Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год работником учреждения, ответственным за делопроизводство и архив. Номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов дел для всех дел, повторяющихся из года в год. Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002). Конкретная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30- 2003.
Список использованных нормативных и методических документов
1. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». (Зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380).
3. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. М., 2005.
4. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
5. ГОСТ Р. 6.30-2003
Приложение
______________________________________
(наименование ГБУ ЛО СББЖ)
_________________________________________
(место составления)
|
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ______________ ГБУ ЛО СББЖ
___________ ____________________
подпись расшифровка подписи
«____»________________2013 год
|
Индекс
дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во ед. хр.
|
Срок хранения
и № статьи по
перечню
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Название раздела
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Название раздела
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности ответственного за делопроизводство
|
|
|
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Дата
Наименование должности
лица, ответственного за архив
|
|
|
|
|
(подпись)
|
|
(расшифровка подписи)
|
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ГБУ ЛО СББЖ
«____»__________20__г №___
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК администрации1___________________________
наименование муниципального района
«____»__________20__г №___
|
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в _______ году
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
переходящих
|
с отметкой «ЭПК»
|
1
|
2
|
3
|
4
|
постоянного
|
|
|
|
временного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
временного (до 10 лет
включительно)
|
|
|
|
Итого:
|
|
|
|
Наименование должности
ответственного за делопроизводство
|
Подпись
|
Расшифровка
подписи
| |
Дата
|
|
|
|
Форма номенклатуры дел
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
«СТАНЦИЯ ПО БОРЬБЕ С БОЛЕЗНЯМИ ЖИВОТНЫХ
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА»
Индекс дела
|
Заголовок дела, тома
|
Количество дел
(томов, частей)
|
Сроки хранения и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
| 01. Руководство
|
|
01-01
|
Муниципальные нормативные правовые акты, присланные для сведения и руководства
|
|
ДМН
ст. 1б
|
Относящиеся к деятельности
учреждения –
постоянно
|
|
01-02
|
Приказы, распоряжения Управления ветеринарии Ленинградской области. Копии.
|
|
ДМН
ст. 1б
|
Относящиеся к деятельности
учреждения –
постоянно
|
|
01-03
|
Устав государственного бюджетного учреждения, изменения и дополнения к нему, документы о государственной регистрации.
|
|
Пост.
ст. 50 а
|
|
|
01-04
|
Свидетельства о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц, о постановке на учет в налоговом органе и др.
|
|
Пост.
ст. 381
|
|
|
01-05
|
Протоколы собраний трудового коллектива
|
|
Пост.
ст. 18 ж
|
|
|
01-06
|
Протоколы совещаний у начальника
|
|
Пост.
ст.18 е
|
|
|
01-07
|
Приказы по основной деятельности
|
|
Пост.
ст. 19 а
|
|
|
01-08
|
Распоряжения по основной деятельности
|
|
Пост.
ст. 19 а
|
|
|
01-09
|
Правила внутреннего трудового распорядка
|
|
1 год
ст.773
|
После замены
новыми
|
|
01-10
|
Годовой план работы государственного бюджетного учреждения
|
|
Пост.
ст. 285 а
|
|
|
01-11
|
Годовой отчет о работе государственного бюджетного учреждения
|
|
Пост. ст.464 б
|
|
|
01-12
|
Акты приема-передачи имущества и документов при смене руководителя
|
|
Пост.
ст.79 а
|
|
|
01-13
|
Коллективный договор
|
|
Пост.
ст. 576
|
|
|
01-14
|
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора
|
|
Пост.
ст. 579
|
|
|
01-15
|
Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы и др.) и документы по их рассмотрению
|
|
5 лет
ст.183 б
|
|
|
01-16
|
Переписка с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, с предприятиями и организациями по вопросам основной деятельности
|
|
5 лет ЭПК
ст. 32
|
|
|
01-17
|
Переписка с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, с предприятиями и организациями по вопросам административно-хозяйственной деятельности
|
|
5 лет ЭПК
ст. 32
|
|
|
01-18
|
Журнал инструктажа по охране труда и технике безопасности
|
|
10 лет
ст. 626 б
|
|
|
01-19
|
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
|
|
Пост.
ст.258 а
|
|
|
01-20
|
Журнал регистрации распоряжений по основной деятельности
|
|
Пост.
ст.258 а
|
|
|
01-21
|
Журнал регистрации поступающих документов
|
|
3 года
ст.258 г
|
|
|
01-22
|
Журнал регистрации отправляемых документов
|
|
3 года
ст.258 г
|
|
|
01-23
|
Журнал регистрации обращений граждан
|
|
5 лет
ст.258 е
|
|
|
01-24
|
Журнал учета печатей и штампов
|
|
3 года
ст. 777
|
|
|
01-25
|
Журнал учета телефонограмм
|
|
3 года
ст.258 ж
|
|
|
01-26
|
Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчёты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в иную
|
|
пост
ст.47
|
|
02. Ветеринария
02-01
|
Инструкции, правила и наставления по применению ветеринарных препаратов
|
|
3 года
ст.27 б
|
После замены
новыми
|
02-02
|
Инструкции правила и наставления по импорту и экспорту скота и животноводческой продукции, сырья.
|
|
3 года
ст.27 б
|
После замены
новыми
|
02-03
|
Годовые планы ветеринарно-профилактических и противоэпизоотических мероприятий государственного бюджетного учреждения
|
|
Пост.
ст.285 а
|
|
02-04
|
Статистические отчеты по ветеринарии (Ф. №№ 1Вет, 2Вет, 3Вет, , 4Вет, 5Вет, 1 ВетА, 1 ВетВ, 1ВетБ, 4ВетА, 4 ВетБ, 4ВетВ, 4ВетГ).
|
|
Пост.
ст. 464 б
|
|
02-05
|
Сведения о выполнении противоэпизоотических мероприятий.
|
|
Пост.
ст. 464 б
|
|
02-06
|
Акты обследований предприятий производства, хранения и реализации животноводческой продукции
|
|
5 лет ЭПК
ст. 759
|
|
02-07
|
Протоколы, экспертные заключения по результатам лабораторных исследований
|
|
5 лет ЭПК
ст.759
|
|
02-11
|
Документы по проведению лечебно-профилактических и лабораторно-диагностических исследований животных (акты, справки и др.)
|
|
5 лет ЭПК
ст.759
|
|
02-12
|
Акты отбора проб продовольственного сырья, пищевых продуктов и кормов
|
|
5 лет ЭПК
ст.759
|
|
02-11
|
Ветеринарно-сопроводительные документы (свидетельства, справки) о безопасности поступающих (отправляемых) подконтрольных объектов, грузов
|
|
5 лет ЭПК
ст. 759
|
|
02-12
|
Заявки о потребности биопрепаратов
|
|
5 лет
ст.753
|
|
02-13
|
Журнал регистрации больных
животных (форма №1)
|
|
5 лет
ст.176
|
|
02-14
|
Журнал записи противоэпизоотических мероприятий (форма №2)
|
|
5 лет
ст.176
|
|
02-15
|
Журнал записи эпизоотического
состояния района (форма №3)
|
|
Постоянно
ст. 630
|
|
02-16
|
Журнал учёта ветеринарно-санитарной экспертизы мяса, рыбы, раков, яйца (сельхозучет, форма № 23-вет)
|
|
5 лет
ст.176
|
|
02-17
|
Журнал учета ветеринарно-санитарной экспертизы молока и молочных
продуктов (сельхозучет, форма
№ 24-вет)
|
|
5 лет
ст.176
|
|
02-18
|
Журнал учёта экспертизы пищевых продуктов растительного происхождения (сельхозучет, форма №25-вет)
|
|
5 лет
ст.176
|
|
02-19
|
Журнал учёта экспертизы меда
(сельхозучет, форма № 26-вет)
|
|
5 лет
ст.176
|
|
|
|
|
|
|
03. Бухгалтерский учет и отчетность
03-01
|
Правила и инструкции по бухгалтерскому учету и отчетности, присланные для руководства и сведения
|
|
3 года
ст.27 б
|
После замены
новыми
|
03-03
|
Сметы доходов и расходов по средствам, полученным из областного бюджета и полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности учреждения, расчеты к ним
|
|
Пост.
ст. 309 а
|
|
03-04
|
Штатное расписание учреждения
|
|
Пост.
ст. 71 а
|
|
03-05
|
Утвержденные лимиты бюджетных обязательств, расходные расписания распределения лимитов бюджетных обязательств областного бюджета
|
|
Пост.
ст. 310 а
|
|
03-06
|
Годовой бухгалтерский отчет
|
|
Пост.
ст. 351 а, б
|
|
03-07
|
Квартальные и месячные бухгалтерские отчеты
|
|
5 лет
ст. 351 в, г
|
При отсутствии годовых - пост.
|
03-08
|
Отчеты по единому социальному налогу
|
|
Постоянно
ст. 391
|
|
03-09
|
Главная книга
|
|
5 лет
ст. 361
|
При условии
завершения
ревизии
|
03-10
|
Кассовая книга
|
|
5 лет
ст. 362
|
-//-
|
03-11
|
Первичные учетные документы и регистры бюджетного учета с приложениями (журналы операций, акты на списание, платежные поручения)
|
|
5 лет
ст.362
|
При условии
завершения
ревизии
|
03-12
|
Инвентарные карточки и книги учета основных средств
|
|
5 лет
ст. 459 д
|
|
03-13
|
Документы (инвентарные списки, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации имущества и финансовых обязательств
|
|
5 лет
ст. 427
|
При условии
завершения
ревизии
|
03-14
|
Документы (акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности
|
|
5 лет
ст. 402
|
При условии
завершения
ревизии
|
03-15
|
Переписка с организациями, учреждениями и предприятиями о финансово-хозяйственной деятельности
|
|
5 лет ЭПК
ст.331
|
|
03-16
|
Лицевые счета по заработной плате работников учреждения
|
|
75 лет ЭПК
ст.413
|
|
03-17
|
Тарификационные списки работников
|
|
75 лет
ст.593
|
|
03-18
|
Договоры с юридическими лицами по хозяйственной деятельности
|
|
5 лет ЭПК
ст. 436
|
После истечения срока действия договора
|
03-19
|
Договоры о материальной ответственности
|
|
5 лет
ст. 457
|
После увольнения материально-ответственного лица
|
03-20
|
Акты переоценки основных средств и незавершенного строительства
|
|
Пост.
ст.429
|
|
03-21
|
Акты сверок об уплате налогов в бюджет, поставками продукции, работ, услуг по учреждению
|
|
5 лет
ст. 385
|
|
03-22
|
Оборотные и накопительные ведомости по счетам бюджетного учета
|
|
5 лет
ст. 361
|
При условии
завершения
ревизии
|
03-23
|
Листки нетрудоспособности
|
|
5 лет
ст. 896
|
|
03-24
|
Исполнительные листы
|
|
ДМН
ст. 416
|
Не менее 5 лет
|
03-25
|
Табель учета рабочего времени
|
|
5 лет
ст. 586
|
|
03-26
|
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
|
|
5 лет
ст.459 д
|
|
03-27
|
Журнал регистрации доверенностей
|
|
5 лет
ст. 459 ж
|
При условии завершения ревизии
|
03-28
|
Журнал регистрации платежных поручений
|
|
5 лет
ст.459 д
|
|
03-29
|
Журнал регистрации авансовых отчетов
|
|
5 лет
ст.459 з
|
|
03-30
|
Журнал регистрации выданных справок
|
|
5 года
ст.655 д
|
|
04. Работа с кадрами
04-01
|
Законы и иные нормативные правовые акты по кадровым вопросам
|
|
ДМН
ст. 1б
|
|
04-02
|
Приказы по личному составу (о приеме , перемещении, увольнении, длительных командировках, о представлении отпусков по уходу за ребенком)
|
|
75 лет ЭПК
ст.19 б
|
|
04-03
|
Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, краткосрочных командировках
|
|
5 лет
ст.19 б
|
|
04-04
|
Штатное расписание учреждения. Копии
|
|
3 года
ст. 71 б
|
|
04-05
|
Списки работников
|
|
75 лет
ст.685 г
|
|
04-06
|
Списки военнообязанных
|
|
3 года
ст.685 е
|
|
04-07
|
Личные дела работников учреждения
|
|
75 лет ЭПК
ст. 656 б
|
Руководителя – постоянно
|
04-08
|
Личные карточки работников (в том числе временных работников) (Ф. Т-2)
|
|
75 лет ЭПК
ст. 658
|
|
04-09
|
Трудовые книжки
|
|
До востребования
ст. 664
|
Невостребованные не менее 75 лет
|
04-10
|
Должностные инструкции работников
|
|
75лет
ст.77 а
|
|
04-11
|
Трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел
|
|
75 лет ЭПК
ст.657
|
|
04-12
|
Документы (доклады, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами
|
|
Пост.
ст.648
|
|
04-13
|
Документы о представлении к государственным и ведомственным наградам, почетным званиям (наградные листы, характеристики, переписка)
|
|
75 лет ЭПК
ст. 384 б
|
|
04-14
|
Документы по аттестации работников учреждения (приказы, протоколы, списки и др.)
|
|
15 лет ЭПК
ст. 696
|
|
04-15
|
Документы о повышении квалификации работников (планы, отчеты, списки, переписка и др.)
|
|
5 лет ЭПК
ст.708
|
|
04-16
|
Документы (справки, докладные, объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел
|
|
5 лет
ст.665
|
|
04-17
|
Переписка с органами исполнительной власти, с органами местного самоуправления по кадровым вопросам
|
|
5 лет ЭПК
ст. 32
|
|
04-18
|
Заявления работников учреждения (о представлении отпусков, отгулов, и направлении в командировку и т.д.)
|
|
5 лет
ст. 665
|
|
04-19
|
Справки о заработной плате, стаже и месте работы
|
|
5 лет
ст.729
|
|
04-20
|
Графики предоставления отпусков
|
|
1 год
ст.693
|
|
04-21
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
|
|
75 лет
ст. 695 в
|
|
04-22
|
Книга регистрации приказов по личному составу
|
|
75 лет
ст.258 б
|
|
04-23
|
Книга регистрации приказов по отпускам и командировкам
|
|
5 лет
ст.695 з
|
|
04-24
|
Книга учета военнообязанных
|
|
3 года
ст.695 е
|
|
04-25
|
Книга учет отпусков
|
|
3 года
ст. 695 ж
|
|
04-26
|
Книга учета выдачи справок о стаже, месте работы
|
|
5 года
ст.695 д
|
|
04-27
|
Книга учета командировочных удостоверений
|
|
3 года
ст.695 к
|
|
05.Архив
05-01
|
Номенклатура дел
|
|
Пост.
ст. 200 а
|
Хранится в
учреждении
|
05-02
|
Протоколы заседаний экспертной комиссии
|
|
Пост.
ст.18 д
|
|
05-03
|
Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению)
|
|
Пост.
ст. 246
|
На
государственное хранение
передается при ликвидации
учреждения
|
05-04
|
Описи дел постоянного хранения
|
|
Пост.
ст. 248 а
|
|
05-05
|
Описи дел по личному составу
|
|
пост
ст. 248 б
|
|
05-06
|
Журнал учета выдачи дел во временное пользование
|
|
3 года
ст.259 е
|
После
возвращения всех дел в архив
|
05-07
|
Положение об архиве
|
|
Пост.
ст. 55 а
|
|
05-08
|
Положение об экспертной комиссии
|
|
Пост.
ст.57а
|
|
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _________году
в _______________________________________________________
(указывается наименование учреждения)
По срокам хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
переходящих
|
с отметкой ЭПК
|
Постоянного
|
|
|
|
Долговременного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|
|
|
ИТОГО:
|
|
|
|
Ответственный за делопроизводство
____ ____________ 200_ г.
Итоговые сведения переданы в архив.
Ответственный за делопроизводство
____ ______________200_ г.
Достарыңызбен бөлісу: |
