Регламенті Жалпы ережелер «Мұрағаттық анықтамалар беру»

Қызылорда облысы әкімдігінің

2012 жылғы « 5 » қазандағы № 591қаулысымен

бекітілген

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет көрсету регламенті

1. 
   «Мұрағаттық анықтамалар беру» электрондық мемлекеттік қызмет «Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2007 жылғы 30 маусымдағы №561 қаулысына өзгеріс пен толықтырулар енгізу туралы және мемлекеттік қызмет стандарттарын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2009 жылғы 30 желтоқсандағы № 2315 қаулысымен бекітілген «Мұрағаттық анықтамалар беру» стандарты негізінде көрсетіледі (бұдан әрі – стандарт).
   
2. 
   Электрондық мемлекеттік қызмет «Қызылорда облысының мұрағаттар мен құжаттама басқармасы» мемлекеттік мекемесімен және стандарттың 1-тармағына сәйкес мемлекеттік мұрағаттармен (бұдан әрі – ЖАО), баламалы негізде халыққа қызмет көрсету орталықтары (бұдан әрі – ХҚКО) арқылы, сонымен бірге «электрондық үкімет» веб - порталы арқылы www.e-gov.kz көрсетіледі.
   
3. 
   Электрондық мемлекеттік қызметтің автоматтандырылу дәрежесі: ішінара автоматтандырылған (медиа-алшақтықты қамтитын электрондық мемлекеттік қызмет).
   
4. 
   Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудің түрі: транзакциялық.
   
5. 
   Осы «Мұрағаттық анықтамалар беру» электрондық мемлекеттік қызмет көрсету регламентінде (одан әрі - Регламент) пайдаланылатын ұғымдар мен қысқартулар:
   

1. 
   ақпараттық жүйе – ақпараттық-бағдарламалық кешенді қолдана отырып, ақпаратты сақтауға, өңдеуге, іздестіруге, таратуға, беруге және ұсынуға арналған жүйе (бұдан әрі - АЖ);
   
2. 
   бизнес-сәйкестендіру нөмірі - бірлескен кәсіпкерлік түрінде қызметтерді жүзеге асыратын заңды тұлға (филиал және өкілдік) және жеке кәсіпкер үшін қалыптастырылатын бірегей нөмір (бұдан әрі - БСН);
   
3. 
   ЖАО АЖ – жергілікті атқарушы органдардың ақпараттық жүйесі;
   
4. 
   жеке сәйкестендіру нөмірі - жеке тұлға, оның ішінде жеке кәсіпкерлік түрінде өзінің қызметін жүзеге асыратын жеке кәсіпкер үшін қалыптастырылатын бірегей нөмір (бұдан әрі - ЖСН);
   
5. 
   медиа-алшақтық - құжаттарды электрондық нысаннан қағаз немесе керісінше нысанға өзгерту қажет кезінде қызметтерді көрсету үдерісінде қағаз және электрондық құжат айналымының кезектесуі;
   
6. 
   мемлекеттік электрондық қызметтер - ақпараттық технологияларды пайдаланумен электрондық нысанда көрсетілетін мемлекеттік қызметтер;
   
7. 
   транзакциялық қызмет көрсету - электрондық цифрлық қолтаңбаны қолдана отырып, өзара ақпарат алмасуды талап ететін, пайдаланушыларға электрондық ақпараттық ресурстарды ұсыну жөнінде қызмет көрсету;
   
8. 
   тұтынушы - жеке немесе заңды тұлға;
   
9. 
   ҰКО АЖ - Қазақстан Республикасы Ұлттық куәландыру орталығының ақпараттық жүйесі;
   
10. 
    ХҚКО - Қызылорда облысы бойынша «Халыққа қызмет көрсету орталығы» Республикалық мемлекеттік кәсіпорнының филиалы;
    
11. 
    ХҚКО АЖ - халыққа қызмет көрсету орталығының ақпараттық жүйесі;
    
12. 
    «электрондық үкіметтің» веб-порталы - нормативтік құқықтық базаны қоса алғанда, барлық шоғырландырылған үкіметтік ақпаратқа және электрондық мемлекеттік қызметтер көрсетуге қол жеткізудің бірыңғай терезесі болатын ақпараттық жүйе (бұдан әрі -ЭҮП);
    
13. 
    ЭҮАШ - «электрондық үкімет» аймақтық шлюзі;
    
14. 
    «электрондық үкіметтің» шлюзі - электрондық қызметтер көрсетуді іске асыру шеңберінде «электрондық үкіметтің» ақпараттық жүйелерін интеграциялауға арналған ақпараттық жүйе (бұдан әрі - ЭҮШ);
    
15. 
    электрондық құжат - ақпарат электрондық-цифрлық нысанда берілген және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;
    
16. 
    электрондық цифрлық қолтаңба - электрондық цифрлық қолтаңбаның құралдарымен құрылған және электрондық құжаттың дұрыстығын, оның тиесілілігін және мазмұнның тұрақтылығын растайтын электрондық цифрлық таңбалардың жиынтығы (бұдан әрі - ЭЦҚ).
    

2. Электрондық мемлекеттік қызмет көрсету жөніндегі

6. 
   Осы Регламенттің 2-қосымшасына (1-сурет) сәйкес ішінара автоматтандырылған электрондық қызметті көрсету кезіндегі ЖАО-ның адымдық әрекеттері мен шешімдері:
   

1. 
   тұтынушы электрондық қызметті қолдану үшін ЖАО-ға өзінің арызы мен стандарттың 11-тармағында көрсетілген түпнұсқа құжаттарымен келуі тиіс. ЖАО-ның қызметкерімен тұтынушы арызының және құжаттарының түпнұсқалылығын тексеруі;
   
2. 
   1-үдеріс - ЖАО қызметкерінің өз ЖСН және паролін (қуаттау үдерісі) электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үшін ЖАО АЖ-ге енгізуі;
   
3. 
   1-шарт - ЖСН және пароль арқылы ЖАО қызметкерінің тіркелуі туралы деректерінің түпнұсқасын ЖАО АЖ-де тексеру;
   
4. 
   2-үдеріс - ЖАО қызметкерінің деректерінде бұзушылықтар болуына байланысты ЖАО АЖ-де қуаттаудан бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
   
5. 
   3-үдеріс - ЖАО қызметкерінің осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызметті көрсетудегі сұраныстың нысанын экранға шығару және оның құрылымы мен форматтық талаптарына сәйкес нысанын толтыру (деректер енгізу, сұраныстағы мұрағаттық анықтамаға байланысты сканерленген құжаттарды тіркеу);
   
6. 
   4-үдеріс - ЖАО қызметкерінің толтырылған электрондық мемлекеттік қызмет көрсету сұранысының нысанына (енгізілген деректер, сұраныстағы мұрағаттық анықтама түріне байланысты сканерленген құжаттарды тіркеу) ЭЦҚ арқылы қол қоюы;
   
7. 
   2-шарт - сәйкестендірілген деректердің сәйкестігін (сұраныста көрсетілген ЖСН мен ЭЦҚ-да көрсетілген ЖСН арасындағы), ЭЦҚ тіркелу куәлігінің жарамдылық мерзімін және ЖАО АЖ-ің қайтарып алынған (күшін жойған) тіркелу куәліктерінің тізімінде болмауын тексеру;
   
8. 
   5-үдеріс - ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-ның түпнұсқасы расталмауына байланысты сұраныстағы электрондық қызмет көрсетуден бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
   
9. 
   6-үдеріс - ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызметті өңдеуі;
   
10. 
    7-үдеріс - ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін (сұраныстағы мұрағаттық анықтаманың түріне байланысты мұрағаттық анықтама) немесе мұрағаттық анықтама беруден дәлелді бас тарту туралы хабарлама қалыптастыруы. Электрондық құжат ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-сын қолдану арқылы қалыптастырылады;
    
11. 
    8-үдеріс – ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет нәтижесін қолма-қол беруі немесе тұтынушының электрондық поштасына жіберуі.
    

7. 
   Осы Регламенттің 2-қосымшасына (2-сурет) сәйкес ХҚКО арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі ЖАО-ның адымдық әрекеттері мен шешімдері:
   

1. 
   1-үдеріс - электрондық мемлекеттік қызмет көрсетуде ХҚКО операторын ХҚКО АЖ-де қуаттау;
   
2. 
   1-шарт - тіркелген ХҚКО операторының логині және паролі немесе ЭЦҚ-сы арқылы деректердің түпнұсқалығын ХҚКО АЖ-де тексеру;
   
3. 
   2-үдеріс - ХҚКО операторының деректерінде бұзушылықтар болуына байланысты ХҚКО АЖ-де қуаттаудан бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
   
4. 
   3-үдеріс - ХҚКО операторының осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызметті көрсетудегі сұраныстың нысанын экранға шығаруы және оның құрылымы мен форматтық талаптарына сәйкес нысанын толтыруы (деректер енгізуі, сұраныстағы мұрағаттық анықтамаға байланысты сканерленген құжаттарды тіркеуі);
   
5. 
   4-үдеріс - ХҚКО операторының толтырылған нысанға (енгізілген деректер, сұраныстағы мұрағаттық анықтамаға байланысты сканерленген құжаттарды тіркеу) ЭЦҚ арқылы қол қоюы;
   
6. 
   2-шарт - сәйкестендірілген деректердің сәйкестігін (сұраныста көрсетілген ЖСН мен ЭЦҚ-да көрсетілген ЖСН арасындағы), ЭЦҚ тіркелу куәлігінің жарамдылық мерзімін және ХҚКО АЖ-нің қайтарып алынған (күшін жойған) тіркелу куәліктерінің тізімінде болмауын тексеру;
   
7. 
   5-үдеріс - ХҚКО операторының ЭЦҚ түпнұсқасының растамалмауына байланысты сұраныстағы электрондық қызмет көрсетуден бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
   
8. 
   6-үдеріс - ЭҮАШ арқылы ХҚКО операторының ЭЦҚ-сы қол қойылған электрондық құжатты (тұтынушының сұранысын) ЖАО АЖ-не бағыттау және ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызметті өңдеуі;
   
9. 
   7-үдеріс - ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін (сұраныстағы мұрағаттық анықтаманың түріне байланысты мұрағаттық анықтама) немесе мұрағаттық анықтама беруден дәлелді бас тарту туралы хабарлама қалыптастыруы. Электрондық құжат ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-сын қолдану арқылы қалыптастырылады және ХҚКО
   АЖ-е жіберіледі;
   
10. 
    8-үдеріс - ХҚКО операторының қызметтің тұтынушысына шығыс құжатты қолма-қол беруі немесе тұтынушының электрондық поштасына жіберуі.
    

8. 
   Осы Регламенттің 2-қосымшасына (3-сурет) сәйкес, ЭҮП арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі ЖАО-ның адымдық әрекеттері мен шешімдері:
   

1. 
   тұтынушы ЖСН/БСН көмегімен ЭҮП-да тіркеуден өтуі тиіс (ЭҮП-да тіркелмеген тұтынушылар үшін жүзеге асырылады);
   
2. 
   1-үдеріс – тұтынушының ЭҮП-да электрондық мемлекеттік қызметті қолдану үшін ЖСН және паролін (қуаттау үдерісі) енгізуі;
   
3. 
   1-шарт – ЖСН/БСН және пароль арқылы «электронды үкімет» порталында тұтынушы туралы деректердің дұрыстығын тексеру;
   
4. 
   2-үдеріс – тұтынушының деректерінде бұзушылықтар болуына байланысты сұрау салынатын электрондық мемлекеттік қызметтен бас тарту туралы хабарламаны ЭҮП-та қалыптастыру;
   
5. 
   3-үдеріс - қызметті тұтынушының осы Регламентте көрсетілген қызметті таңдауы, қызметті көрсетудегі сұраныстың нысанын экранға шығаруы және оның құрылымы мен форматтық талаптарына сәйкес нысанын толтыруы (деректер енгізу, сұраныстағы мұрағаттық анықтамаға байланысты сканерленген құжаттарды тіркеу);
   
6. 
   4-үдеріс – сәйкестендіру деректері мен куәландыру орталығының ақпараттық жүйесінде тұтынушының ЭЦҚ тіркеу куәлігінің қолданылу мерзімі туралы деректерге сұрау салу;
   
7. 
   2-шарт - сәйкестендірілген деректердің сәйкестігін (сұраныста көрсетілген ЖСН/БСН мен ЭЦҚ-да көрсетілген ЖСН/БСН арасындағы), ЭЦҚ тіркелу куәлігінің жарамдылық мерзімін және ЭҮП-ның қайтарып алынған (күшін жойған) тіркелу куәліктерінің тізімінде болмауын тексеру;
   
8. 
   5-үдеріс - тұтынушының ЭЦҚ түпнұсқасының расталмауына байланысты сұраныстағы электрондық қызмет көрсетуден бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
   
9. 
   6-үдеріс - ЭҮАШ арқылы тұтынушының ЭЦҚ-сы қойылған электрондық құжатты (тұтынушының сұранысын) ЖАО АЖ-не бағыттау және ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызметті өңдеуі;
   
10. 
    7-үдеріс - ЖАО қызметкерінің электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудің нәтижесін (сұраныстағы мұрағаттық анықтаманың түріне байланысты мұрағаттық анықтама) немесе мұрағаттық анықтама беруден дәлелді бас тарту туралы хабарлама қалыптастыруы. Электрондық құжат ЖАО қызметкерінің ЭЦҚ-сын қолдану арқылы қалыптастырылады. ЭҮП-те жеке кабинетке жіберіледі.
    

9. 
   Тұтынушының электрондық мемлекеттік қызмет көрсету бойынша сұраныстың орындалу мәртебесін тексеру тәсілі: ЭҮП-те «Қызметтерді алу тарихы» бөлімінде, сондай-ақ ЖАО/ХҚКО-ға өтініш жасағанда.
   
10. 
    Электрондық мемлекеттік қызмет жайлы ақпарат алуға, сондай-ақ оның сапасын бағалау (сонымен қатар шағымдану) қажет болған жағдайда ақпарат алу үшін телефондардың нөмірі: 8(7242) 263913, ЭҮП call-орталығы: (1414).
    

3. 
   Электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіндегі өзара
   

11. 
    Электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіне қатысатын құрылымдық-функционалдық бірліктердің тізімі:
    

2) ХҚКО операторы.

12. 
    ҚФБ (құрылымдық - функционалдық бірліктер, электрондық мемлекеттік қызмет көрсету процесіне қатысатын мемлекеттік органдардың және өзге де ұйымдардың жауапты тұлғалары) әрекеттері (процедуралары, міндеттері, операциялары) жүйелігінің мәтіндік кестелік сипаты, әр істің орындалу мерзімі көрсетіліп, осы Регламенттің 1-қосымшасында келтірілген.
    
13. 
    Регламенттің 2-қосымшасында (1, 2, 3 суреттер) ҚФБ қызметтерінің арасындағы логикалық реттілікті бейнелейтін осы Регламенттің
    1-қосымшасындағы сипаттарына сәйкес диаграммалар (электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісі кезіндегі) көрсетілген.
    
14. 
    Осы Регламенттегі 3-қосымшада тұтынушыға ЭҮП арқылы электрондық мемлекеттік қызмет алу жағдайында көрсетілетін электрондық мемлекеттік қызметке сауалнама-өтініш толтыру нысаны көрсетілген.
    
15. 
    Осы Регламенттің 4, 5-қосымшаларында электрондық мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесі осыларға сәйкес ұсынылуы тиіс бланкілер үлгілері көрсетілген (оң және теріс нәтижелі шығыс құжаттары).
    
16. 
    Тұтынушыларға электрондық мемлекеттік қызмет көрсету нәтижелері осы Регламенттің 6-қосымшасына сәйкес сапа мен қолжетімділік көрсеткіштерімен өлшенеді.
    
17. 
    Тұтынушыларға электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісіне қойылатын талаптар:
    

1. 
   адамның конституциялық құқықтары мен бостандықтарын сақтау;
   
2. 
   қызметтік борышты атқарудағы заңдылық;
   
3. 
   кәсіби әдеп пен мәдениетті сақтау;
   
4. 
   толық және жеткілікті ақпарат ұсыну;
   
5. 
   ақпараттың қорғалуы және құпиялылығы;
   
6. 
   тұтынушының белгіленген мерзімде ала алмаған құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету.
   

18. 
    Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудің техникалық шарттары:
    

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет

көрсету регламентіне

2- кесте. ХҚКО арқылы іс-қимылдарды бейнелеу

3-кесте. ЭҮП арқылы іс-қимылдарды бейнелеу

Ескертпе:

Бұл кестеде ЭҮП, АЖ және барлық ҚФБ іс-қимылдары (қызметтері, үдерістері, операциялары) мен аяқталу нысандары, орындалу мерзімдері және кейінгі іс-қимылдарының нөмірлері электрондық мемлекеттік қызмет көрсету үдерісінің технологиялық тізбесінде көрсетіле отырып берілген.

Осы Регламенттің 1-қосымшасындағы кесте негізінде электрондық мемлекеттік қызмет көрсету кезіндегі функционалдық өзара іс-қимыл диаграммалары жасалады.

электрондық мемлекеттік қызмет

көрсету регламентіне

2-қосымша

1-сурет. ЖАО арқылы ішінара атоматтандылырған электрондық қызметтерді көрсету

кезіндегі функционалдық іс-қимылының диаграммасы

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет

көрсету регламентіне

2-қосымшаның жалғасы

2-сурет. ХҚКО арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық қызметтерді көрсету кезіндегі

функционалдық іс-қимылының диаграммасы

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет

көрсету регламентіне

2-қосымшаның жалғасы

3-сурет. «Электрондық үкімет» порталы арқылы ішінара автоматтандырылған электрондық қызметтерді көрсету

кезіндегі функционалдық іс-қимылының диаграммасы

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет

көрсету регламентіне

2-қосымшаның жалғасы
Кесте. Шартты белгілер

	Бастапқы хабарлама
	Аяқтаушы хабарлама
	Аралық хабарлама
	Аяқтауышы қарапайым оқиға
	Қате
	Оқиғалар-таймерлер
	Ақпараттық жүйе
	Үдеріс
	Шарт
	Хабарлама ағыны
	Басқару ағыны
	Соңғы тұтынушыға ұсынылатын қағаз тасымалдағыштағы құжат

Ескерту:

Диаграммалық үлгілік рәсімделуі бизнес үдерістерді модельдеу үшін пайдаланылатын BPMN 1.2 графикалық нотациясында келтірілген. BPMN модельдеу графикалық элементтердің аз саны бар диаграммалар арқылы жүзеге асырылады. Бұл тұтынушыға үдерістің қисынын жылдам түсінуге көмектеседі. Элементтердің төрт негізгі санатын атап көрсетуге болады:

1. 
   басқару ағынының объектілері: оқиғалар, әрекеттер және қисынды операторлар;
   
2. 
   біріктіруші объектілер: басқару ағымы, хабарламалар мен қауымдастықтар ағымы;
   
3. 
   рөлдер: пулдар және жолдар;
   
4. 
   артефактілер: деректер, топтар және мәтіндік аннотациялар.
   

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет көрсету регламентіне

3-қосымша

Мемлекеттік мұрағат директоры

___________________________

(директордың Т.А.Ә.)

Арыз беруші___________________________

(Арыз берушінің Т.А.Ә.)

Мекенжайы____________________________

(Арыз берушінің мекенжайы) Телефон_______________________________

(Арыз берушінің байланыс телефоны)
Сауалнама-өтініш

1. Мәліметтері сұратылып отырған тұлғалар үшін:
1.1. Тегі, аты, әкесінің аты
1.2. Т.А.Ә. өзгеруі
1.3. Туған жылы
1.4. Байланыс телефоны және индексі көрсетілген пошталық мекен-жайы
2. Қандай мәліметтер сұратылатындығы туралы
3. Қайда, кандай мақсатпен мәліметтер сұратылады
4. Анықтама сұратылатын мерзім
5. Қызметі, жұмыс орны, оқу орнының нақты атауы:
Атауы	_____ жылдан бастап	_____ жылға дейін		Лауазымы

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет

көрсету регламентіне

4-қосымша
Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі

оң нәтижелі шығыс құжатының нысаны

(арыз берушінің Т.А.Ә. немесе ұйымның атауы)

Мұрағаттық аныктаманың түрі:____________________________________
Анықтама сұралатын мерзім:______________________________________
_______________________________________________________________

(мұрағаттық анықтаманың мазмұны көрсетіледі)

Негіздеме:______________________________________________________
Мұрағат директоры:___________________________________________

(Т.А.Ә.)

(Т.А.Ә.)

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет

көрсету регламентіне

5-қосымша

Электрондық мемлекеттік қызмет көрсетудегі

теріс нәтижелі шығыс құжатының нысаны

Кімге:____________________

(Тұтынушының Т.А.Ә.)

Сіз сұратқан мәлімет бойынша ақпараттың жоқ екенін назарыңызға жеткіземіз.

(Т.А.Ә.)

«Мұрағаттық анықтамалар беру»

электрондық мемлекеттік қызмет

көрсету регламентіне

6-қосымша

«Сапа және қолжетімділік»: электрондық мемлекеттік қызмет көрсету

көрсеткішін анықтайтын сауал нысаны

____________________________________________________________________

1) қанағаттанарлықсыз

2) жартылай қанағаттанарлық

3) қанағаттанарлық

1) қанағаттанарлықсыз

2) жартылай қанағаттанарлық

3) қанағаттанарлық