Составление отчета 10

5 ОПИСАНИЕ РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПО СТВ: «КОРРЕКТИРУЮЩИЕ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ»

Для предупреждения появления потенциальных несоответствий предпринимаются ПД. Эти действия должны быть соизмеримы предполагаемым проблемам.

Процесс выполнения КД включает:

• 
  Определение и анализ причин появления несоответствий по результатам всех процессов СМК, в том числе:
  
• 
  Изучения отзывов потребителей (работодателей, преподавателей, сотрудников, обучаемых);
  
• 
  Аудитов (внутренних и внешних), а также проверок, выполняемых органами надзора и контроля;
  
• 
  Проверок, осуществляемых руководством РГУ нефти и газа имени И.М. Губкина и/или подразделений;
  
• 
  Проверок образовательного процесса, процессов обеспечения и управления;
  
• 
  Контроля обучаемых на всех стадиях образовательного процесса;
  
• 
  Анализа, как разрабатываемой документации, так и управления ею на всех стадиях жизненного цикла документа;
  
• 
  Выполнение корректировки. и КД;
  
• 
  Контроль выполнения;
  
• 
  Оценку эффективности;
  
• 
  Необходимое документирование на соответствующих этапах.
  

• 
  Формировании учебного процесса (например, в программах учебных дисциплин, практик);
  
• 
  Планировании учебного процесса (например, по уровню знаний при входном контроле по учебной дисциплине);
  
• 
  Обеспечении ресурсами (например, квалификация преподавателей, наличие лабораторной и измерительной техники).
  

5.1 ВЫЯВЛЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ/ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ НЕСООТВЕТСТВИЙ

Отв. лица: внутренние аудиторы в соответствии с СТВ 909-04 «Внутренний аудит» – за выявление и передачу информации;

персонал СП – за выявление и передачу информации;

члены СКУ по Положению о Совете по качеству Ип 909-02 – за выявление;

РСП - за выявление и получение информации от персонала подразделений и аудиторов.

Несоответствия СМК выявляются при проведении внешних и внутренних аудитов, а также в ходе текущей деятельности подразделений РГУ нефти и газа имени И.М. Губкина всем персоналом РГУ нефти и газа имени И.М. Губкина.

РСП получают исходную информацию о выявленных или возможных потенциальных несоответствиях.

Исходной информацией являются:

- «Протоколы несоответствия» Дб 909-11 по результатам проведения внутренних аудитов в соответствии с СТВ 909-04 «Внутренний аудит»;

- замечания, связанные с основными процессами деятельности университета в произвольной форме от персонала подразделений поступающие в ходе текущей деятельности;

- записи, полученные в ходе реализации процесса «обратная связь с потребителями» в соответствии с СТВ 009-01 «Мониторинг обратной связи преподаватель-студент» и СТВ 013-01 «Порядок работы Центра службы занятости по трудоустройству выпускников»;

- записи, полученные в ходе реализации процесса в соответствии с СТВ 900-01 «Учебный процесс».

- протоколы по результатам анализа СМК со стороны руководства в соответствии с инструкцией Им 909-02 «Анализ СМК со стороны руководства»;

- решения и протоколы заседаний Ученого совета университета, СКУ и Ученых советов факультетов, заседаний кафедр, проводимых в соответствии с Планами работ по результатам деятельности подразделений университета.

5.2 РЕГИСТРАЦИЯ НЕСООТВЕТСТВИЙ

5.3 АНАЛИЗ И УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИЧИН НЕСООТВЕТСТВИЙ

Отв. лица: РСП.
Анализ причин несоответствий предусматривает:

– определение первопричины в цепи возможных причин, которые привели к возникновению несоответствия или проблемы;

- очередность решения проблемы или устранения несоответствия.
Руководитель и персонал подразделения проводят анализ и устанавливают причину несоответствий путем сбора и изучения информации о выявленных или возможных потенциальных несоответствиях по записям. При необходимости вопрос выносится на рассмотрение СКУ.

5.4 Разработка КОРРЕКТИРУЮЩИХ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Отв. лица: РСП.
Руководитель структурного подразделения разрабатывает корректирующие или предупреждающие действия, с записью в «Журнале регистрации несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий» Дж YYY-XX по устранению причин выявленных или возможных несоответствий.

В журнале описывается несоответствие, устанавливается причина выявленного несоответствия (несколько несоответствий могут быть вызваны одной причиной, на устранение которой предпринимается КД), описываются КД, определяются сроки их выполнения и назначаются ответственные лица (из персонала подразделения) за выполнение.

КД и ПД, разработанные коллегиально на Ученых советах, СКУ, заседаний кафедр записываются в соответствующие решения, с указанием ФИО сотрудников, ответственных за выполнение и лиц, контролирующего это выполнение. Устанавливаются сроки выполнения.

Для определения очередности решения потенциальных проблем проводится их анализ с точки зрения важности проблемы и возможностей организации.

Корректирующие или предупреждающие действия должны быть направлены на улучшение качества предоставляемых услуг, процессов и повышения эффективности СМК.

5.5 КОРРЕКТИРУЮЩЕЕ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩЕЕ ДЕЙСТВИЯ ВОЗМОЖНО ВЫПОЛНИТЬ СИЛАМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ?

Если да, то по п.5.6

Если нет, то по п. 5.13.

5.6 ВЫПОЛНЕНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Отв. лица: РСП, а также лица, назначенные решением Ученого совета, СКУ.
РСП выдает задание персоналу подразделения под роспись в «Журнале регистрации несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий» Дж YYY-XX, устанавливает сроки исполнения.

При выполнении корректирующих или предупреждающих действий персонала других подразделений в соответствии с решениями СКУ ответственные за выполнение и контролирующие лица знакомятся с соответствующими решениями под роспись в «Журнале регистрации выполнения решений ректората» Дж 001-01. Ответственным за ознакомление является помощник ректора университета. Ответственные в установленные сроки выполняют корректирующие или предупреждающие мероприятия.

5.7 КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ ВЫПОЛНЕНЫ?

Если да, то по п.5.8.

Если нет, то по п. 5.14.

5.8 РЕГИСТРАЦИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Отв. лица: РСП, ответственный, назначенный по протоколу СКУ.
РСП регистрирует выполнение корректирующих или предупреждающих действий в «Журнале регистрации несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий» подразделения Дж YYY-XX (см. прил. 1), внося запись (роспись) в соответствующую графу журнала с указанием фактической даты исполнения. При анализе выполнения КД и ПД на заседаниях Ученого совета университета, СКУ, заседаниях кафедр, выполнение оформляется записью в соответствующих справках и решениях. Выполнение решений СКУ оформляется записью в журнале «Журнале регистрации выполнения решений ректората» Дж 001-01, ответственным за ведение которого является помощник ректора.

5.9 КОНТРОЛЬ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Отв. лица: внутренние аудиторы.
Контроль за исполнением КД и результативность выполненных корректирующих или предупреждающих действий с отметкой в журнале регистрации несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий осуществляется на внутреннем аудите ведущим аудитором. Ведущий аудитор проверяет фактические даты устранения несоответствий в журнале регистрации несоответствий, КД и ПД и документы (в том числе протоколы заседаний), подтверждающие выполнение КД. Ведущий аудитор в соответствующей графе журнала ставит подпись, подтверждающую выполнение и дату проверки.

Корректирующие действия считаются результативными в том случае, если в результате их реализации больше не возникает несоответствие.

Предупреждающие действия считаются результативными в случае, если несоответствие не возникло, либо влияние потенциального несоответствия снижено.

5.10 КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ ЭФФЕКТИВНЫ?

Если да, то по п.5.11.

Если нет, то по п. 5.15.

5.11 СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА

Отв. лица: зам. рук. УМКиК по внутреннему аудиту и мониторингу СМК (зам. рук. УМКиК) по должностной инструкции Ид 909-03 – за составление обобщенного отчета по КД и ПД и предоставление его СКУ.
На основании данных, предоставленных внутренними аудиторами о статусе выполнения КД и ПД в подразделениях университета, зам. рук. УМКиК составляет обобщенный отчет и выносит на рассмотрение на СКУ с целью анализа со стороны руководства.

5.12 АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОЦЕССА

Отв. лица: зам. рук. УМКиК по внутреннему аудиту и мониторингу СМК (зам. рук. УМКиК) по должностной инструкции Ид 909-03.
Зам. рук. УМКиК один раз в полгода осуществляет анализ результативности процесса по следующим критериям:

1. 
   количество случаев не соблюдения сроков выполнения корректирующих или предупреждающих действий;
   
2. 
   возникновение подобного несоответствия после проведения корректирующих или предупреждающих действий.
   

5.13 РАССМОТРЕНИЕ ВОЗМОЖНОСТИ РЕАЛИЗАЦИИ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ НА СКУ

Отв. лица: РСП - за уведомление УМКиК;

Рук. УМКиК по должностной инструкции Ид 909-01 – за вынесение на СКУ.

РСП информирует рук. УМКиК о корректирующих или предупреждающих действиях, реализацию которых невозможно осуществить силами подразделения. Рук. УМКиК выносит на Совет по качеству университета предложение РСП, члены СКУ определяют необходимость и возможность реализации предлагаемого мероприятия, выделяют ресурсы для его выполнения, определяют ответственных лиц и сроки выполнения КД или ПД с записью в протоколе заседания СКУ.

5.14 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИЧИН НЕВЫПОЛНЕНИЯ КД

Отв. лица: РСП.
В случае обнаружения невыполнения КД в течение внутреннего аудита, ведущий аудитор фиксирует данное несоответствие в протоколе несоответствия текущего внутреннего аудита. РСП информирует зам. рук. УМКиК о причинах невыполнения и предложениях по новому сроку их выполнения. Зам. рук. УМКиК на заседании Совета по качеству университета при предоставлении обобщенного отчета о КД и ПД объясняет причины невыполнения.

5.15 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИЧИНЫ НЕРЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ИЛИ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ И РАЗРАБОТКА НОВЫХ

Отв. лица: РСП.
Если после принятых корректирующих или предупреждающих действий вновь появляется несоответствие, то корректирующие или предупреждающие действия нерезультативны. В таком случае УМКиК выявляет причины и дает рекомендации по разработке дополнительных корректирующих или предупреждающих действий.

7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТА

№ измене ния	Дата внесения	Номер листа	Документ, на основании которого внесено изменение	Краткое содержание изменения	Ф.И.О. должность, подпись лица, внесшего изменение

8. ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1 – Журнал регистрации несоответствий, КД и ПД РГУ нефти и газа имени И.М. Губкина Дж УYY-XX

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
РГУ нефти и газа имени И.М. Губкина Дж YY-XX
Журнал регистрации несоответствий, корректирующих (КД) и предупреждающих действий (ПД)

Дата	Описание	Причины		Корректирующее/Предупреждающее действие (КД/ПД)
	несоответствия	несоответствия	Описание КД/ПД	Срок исполнения, ФИО/ подпись исполнителя	Отметка выполнения/дата	ФИО, контролирующего выполнение/дата проверки

жүктеу/скачать 145.85 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: