Методологическая сущность предпроектного обследования объектов управления

Методологическая сущность предпроектного обследования сводится к разработке АСУ, придерживаясь трех основных принципов, которые обуславливаются требованиями и возможностями научного управления, а также особенностями конкретных объектов управле­ния и использования современных технических средств.

Основные принципы разработки АСУ, которые составляют методологическую сущ­ность предпроектного обследования:

1. Экономико-математического характера:

определение объекта и органа управления как системы и построение ее модели;

определение приоритета отдельных задач управления их очередности их разработки в рамках общей модели управления;

воссоединение замкнутого контура управление в АСУ.

2. Системного характера:

установление перечня и частоты подготовки информации;

максимальное освобождение аппарата управления от сведений, не используемых в

организация централизованной нормативно-справочной базы в памяти ЭВМ;

организация потока данных между системой и объектом управления через ЭВМ;

одноразовая фиксация фактических данных в первичных документах;

непрерывное обновление нормативно-справочных данных, хранящихся в памяти ЭВМ;

органический синтез всех элементов АСУ.

3. Организационно-технического характера:

правовое обеспечение аппарата управления;

приведение организационной структуры аппарата управления в соответствие с харак­тером модели системы управления и технологии информационных работ;

подготовка персонала аппарата управления к работе.

Эти принципы подчеркивают экономическую природу АСУ, отличающую ее от разно­образных технических систем управления, первоочередность при разработке АСУ экономи­ческих проблем, необходимость приспособления общесистемных положений, математиче­ского аппарата и технических средств к особенностям и условиям функционирования кон­кретных предприятий.
Цель и задачи анализа объекта управления при предпроектном обследовании.

Основой разработки АСУП является модель системы управления, которая отражает со­став объекта, характер взаимодействия его элементов и их особенности. Процесс разработки модели системы управления сводится к исследованию и описанию процесса функциониро­вания рассматриваемого объекта. Основной задачей разработки является представление в формализованном виде процессов взаимодействия образующих данный объект элементов.

В комплексе работ по созданию АСУП первый этап.— исследование предприятия -имеет своей целью получение необходимых сведений и построение модели системы управ­ления. Этот этап подразделяется на два подэтапа. На первом подэтапе проводится диагно­стический анализ, на втором - собственно исследование для построений модели системы управления. ,

Диагностическое исследование включает:

• 
  уточнение цели и критериев развития и функционирования предприятия и его отдельных
  звеньев;
  
• 
  выявление общих тенденций развития данного предприятия и его роли в ПХД;
  
• 
  выявление факторов, обеспечивающих достижение сформулированной цели;
  
• 
  выявление факторов, препятствующих достижению цели;
  
• 
  сбор необходимых данных для разработки проекта АСУП и проведения мероприятий посовершенствованию действующей системы управления;
  
• 
  установление общих и специфических характеристик развития данного предприятия в общем хозяйственном комплексе;
  
• 
  использование передового опыта других предприятий;
  
• 
  получение других необходимых сведений для уточнения и привязки разработанных моде­
  лей, методов и средств к условиям рассматриваемого предприятия.
  

• 
  Роль и место данного предприятия в отрасли;
  
• 
  Состояние ПХД предприятия;
  
• 
  Производственная структура предприятия;
  
• 
  Система управления и ее организационная структура;
  
• 
  Особенности взаимодействия предприятия с поставщиками, потребителями и выше­стоящими хозяйственными органами;
  
• 
  Внутриотраслевые взаимосвязи рассматриваемого предприятия с другими предпри­ятиями и специализированными научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими учреждениями;
  
• 
  Психологический климат предприятия.
  

На пред проектной стадии заказчик выполняет следующие работы:

1 обеспечивает своевременное финансирование работ и правильность использования средств;

2 представляет помещения для размещения исполнителей разработчика и хранения доку­ментов (при необходимости);

3 заключает договор с привлекаемыми организациями на разработку технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ);

4 издает приказ о формировании оперативной группы и назначении руководителя работ;

5 составляет план оргтехмероприятий по обследованию предприятия;

6 обеспечивает проведение работ по подготовке предприятия к созданию АСУП и выбору направлений разработки АСУП;

7 производит обследование и описание действующей системы управления и существующе­го документооборота, участвует в выборе типовых проектных решений и пакетов при­кладных программ;

8 обеспечивает обучение руководящего персонала новым методам управления в условиях АСУП;

9 разрабатывает с привлечением специализированных организаций ТЭО и ТЗ на создание АСУП;

10 согласовывает в установленном порядке предложения по изменению методов и организа­ционной структуры управления предприятием;

11 обеспечивает разработку и реализацию оргтехмероприятий, а также мероприятий по из­менению процессов планирования и управления ПХД, исходя из требований, возникаю­щих при создании АСУП;

12 обеспечивает подготовку предприятия к созданию информационной базы, включая прове­дение работ, по составлению классификаторов материалов, комплектующих изделий, обо­рудования и пр.;

13 обеспечивает приведение конструкторско-технологической документации в соответствии с Единой системой конструкторской и технологической документации;

14 утверждает ТЭО и ТЗ в установленном порядке;

обеспечивает включение работ по созданию АСУП в план важнейших работ отрасли(под отрасли);

15 предусматривает при необходимости строительство объектов АСУП в плане капитального строительства, заключает договора на разработку проектно-сметной документации на строительство ВЦ и других объектов АСУП.

16 Права, обязанности и ответственность заказчика и разработчика в процессе создания АСУП определяются настоящими материалами и условиями договора, составленного в соот­ветствии с действующим положением и инструкциями о порядке заключения хозяйственных договоров.

Договором на создание АСУП заказчик поручает, а разработчик принимает на себя проведение определенных работ на стадиях: пред проектной, проектирования и ввода в экс­плуатацию АСУП.

При создании АСУП разработчик обязан обеспечить:

1 выполнение технико-экономических показателей, сметной стоимости и сроков разработ­ки, предусмотренных утвержденными ТЭО и ТЗ;

2 прогрессивность технических решений, принимаемых в проекте с учетом наиболее полно­го использования передового отечественного и зарубежного опыта в создании АСУП;

3 применение эффективных технологических процессов обработки данных, высокопроиз­водительных технических средств, эффективных методов автоматизации проектирования;

4 надежность вновь разработанных им устройств, их безопасность в эксплуатации, взрыво и пожаробезопасность;

5 соблюдение требований действующих инструкций, стандартов и других нормативных ак­тов;

6 соответствие рабочего проекта решениям, принятым в утвержденном техническом проек­те;

7 своевременную разработку и выдачу заказчику технической документации;

8 качественное и своевременное выполнение работ привлекаемыми организациями-соисполнителями ;

9 правильность определения сметной стоимости объектов разработки в соответствии с дей­ствующими нормативами;

10 широкое применение типовых решений и качественную их привязку к условиям объектов проектирования.

Модель должна отражать все задачи, решаемые системой, используемые при этом по­казатели, схемы и процедуры их движения и разработки. Она представляется информацион­ной схемой, включающей около 3-5 тыс. наименований показателей, связанных между собой соответствующими процедурами разработки.

Наличие полной рабочей модели системы управления на первых стадиях создания АСУП не является необходимым условием. Поэтапный характер разработки и внедрения АСУП позволяет на первой стадии ее создания построить только рабочую, ограниченную модель пускового комплекса системы управления. В связи с этим целесообразно строить систему управления на предварительной стадии исследования в два этапа. На первом этапе разрабатывается принципиальная модель системы управления как методическая основа соз­дания АСУП. На втором этапе осуществляется разработка детального, ограниченного, первоочередного деления задач управления, комплекса моделей планирования и управления деятельностью объекта.

Разработка модели системы управления предприятием включает следующие этапы.

1 Разрабатывается принципиальная экономико-организационная модель системы управления деятельностью объекта на основе рассмотрения его как производствен­ной системы, где неделимым элементом является первичное производственное под­разделение - цех, участок. Такая модель представляет собой, как правило, описание условий ПХД предприятия.

2 В рамках экономико-организационной модели осуществляется оценка потерь (выяв­ление не используемых в действующей системе резервов), возникающих в ПХД результате недостаточно качественного решения задач управления. Другими словами, определяются потенциальные источники и величина эффекта будущей системы управления.

3 Устанавливается очередность разработки и построения АСУП с точки зрения обес­печения наибольшей эффективности капитальных вложений.

4 Определяются экспертным путем возможные методы решения задач управления, и в первую очередь тех, которые позволяют получить максимальный эффект в результа­те использования технических средств АСУП. Это означает определение методов и соответственно направления разработки модели системы управления, ограниченной задачами первой очереди. Экономико-организационная модель системы управления выступает как основа связи отдельных функций и задач управления. На основе экс­пертных оценок выделяются два типа методов решения задач управления:

а), методы прямых плановых расчетов; б), методы оптимизации планово-экономических решений.

Методы первой группы применяются для формализации процессов действующей сис­темы управления; второй группы - для построения экономико-математических моделей аль­тернативных направлений функционирования управляемого объекта.

5. Модели совершенствуются на основе опыта использования первых очередей АСУП, изучения направлений ее развития в соответствии с развитием объекта, а также с достижениями НТП. На каждом этап эволюции АСУП устанавливается очередность разработки и внедрения задач. Развитие модели системы управления осуществляется циклически.

В соответствии с характером разработки модели системы управления устанавливаются цели предварительного обследования, уточняются объекты в целом и элементарные объекты наблюдений, а также программа и организационный план разработки. Содержание наблюде­ния вытекает из общего цикла разработки модели системы управления и обуславливает ее требования.

Процесс исследования начинается с получения общих сведений о развитии и функцио­нировании объекта. На основе исследований - непосредственного изучения и анализа соб­ранных данных - разработчики осуществляют построение общей (концептуальной) модели, а затем - создание рабочей модели системы управления в составе пускового комплекса.

В зависимости от этапа обследования его программа детализируется, а объекты и еди­ницы наблюдения уточняются. Однако необходимо подчеркнуть то обстоятельство, что ис­следование развивается и подчиняется одной цели — построению модели системы управле­ния или разработке АСУП в условиях данного объекта.

Последовательность разработки модели системы управления определяет цели и харак­тер исследования предприятия. Можно выделить три стадии исследования:

1 Предварительные исследования и анализ объекта с целью уяснения процесса разви­тия и функционирования его, а также положения о вышестоящем хозяйственном комплексе.

2 Анализ задачи управления для установления очередности их решения по мере разви­тия АСУП.

3 Углубленное исследование и формализация тех областей развития и функционирования'управляемой и управляющей систем, которые определяют пусковой комплекс АСУП.

Продолжительность указанных стадий может быть различна и обусловливается слож­ностью рассматриваемого объекта, а также опытом исследователей, она достигает 30-40% общих затрат времени на разработку и внедрение АСУП. От качества этих исследований в значительной степени зависит эффективность всей разработки.

В соответствии со стадией пред проектного исследования и анализа предприятия или отрасли народного хозяйства изменяются объекты наблюдения, единицы наблюдения, про­граммы обследования, организационные планы наблюдения.

Организационная структура аппарата управления должна соответствовать модели сис­темы управления и вытекающему из ее особенностей правовому обеспечению. Реализация этого принципа требует:

• 
  уточнить или разработать новую схему организационной структуры аппарата управ­ления;
  
• 
  определить основные функции и задачи отдельных подразделений и работников аппа­рата;
  
• 
  установить комплекс входной и выходной документации по каждому подразделению;
  
• 
  регламентировать схему взаимодействий подразделений;
  
• 
  уточнить график работы всех подразделений.
  

Обследование функциональной структуры предприятия заключается в изучении функ­ций управления, выполняемых в структурных подразделениях отдельными должностными лицами, с целью выработки рекомендаций по упорядочению последовательности выполне­ния и содержания функций управления, их границ и взаимосвязей. Для получения более полной информации о выполняемых каждым работником управления функциях и определе­ния их загруженности производится опрос работников.

В АСУ элементы функциональных и обеспечивающих подсистем распределяются по отдельным подразделениям предприятий. В этом проявляется очередной признак классифи­кации элементов автоматизированных систем управления производством - их положение в иерархической организации структуры аппарата управления.

Положение отдельных элементов в иерархической организационной структуре обу­словливает выделение в АСУ организационно-функциональных подсистем. Такие подсисте­мы, формируемые по производственным подразделениям, представляются следующими службами: конструкторско-технологическими, планово-экономическими, производственно-диспетчерскими, материального обеспечения, поддержания основных фондов, бухгалтерско­го учета, сбыта продукции и др.

1 выпускаемую продукцию;

2 применяемую систему общезаводского планирования;

3 применяемые виды общезаводского и внутрицехового учета и его связь с бухгалтер­ским учетом;

4 принципы построения и ведения нормативного хозяйства.

Данные о продукции, выпускаемой предприятием, оформляются в виде таблицы. Ха­рактеристика существующих методов планирования и учета излагается в виде текстового материала, который содержит описание:

1 применяемой организации работ по формированию годовой программы составление портфеля заказов, получение и согласование директивных планов, детализация планов производства, расчеты мощностей и загрузки оборудования и т.д.);

2 применяемой методики формирования квартальных и месячных заводских и цеховых производственных программ, организации их корректировки;

3 применяемых методик определения календарно-плановых нормативов и их перечень;

4 применяемых методов и форм оперативного учета работы цехов основного производ­ства;

5 использования данных оперативного учета в бухгалтерском учете.

По каждому их этих пунктов указываются перечень основных расчетов, их периодич­ность, степень разбивки планов, особенности расчета основных показателей.

Выработка общих рекомендаций по улучшению управления осуществляется по итогам анализа результатов обследования, выявленных недостатков и предложений заказчика и за­ключается в разработке рекомендаций по улучшению системы управления предприятием.

Проведение исследования потоков информации на стадии предпроектного обследова­ния системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке заво­дских АСУ. Целью такого исследования является изучение и формализация информацион­ных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

Важным пунктом исследовательской работы предпроектного обследования является анализ потоков информации или документов. Для этого разработаны основные методы ис­следования, например:

анализ потоков информации с помощью графического метода. Используется для описания потоков небольшой размерности на макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков.

описание потоков информации с использованием теории графов. Один из наиболее разра­ботанных методов, с его помощью достигается наглядность функционирования системы управления и движения потоков информации; применение математического аппарата тео­рии графов позволяет оптимизировать работу управления и каналов связи; имеется воз­можность также представить динамику управления и движения информации, которая ус­кользает при использовании других методов.

метод функционально-операционного анализа. Этот метод предназначен для организации, синтеза и обработки информации, необходимой органам территориального планирования. Метод применяется в работе высших функциональных органов планирования и управле­ния, не связанных непосредственно с управлением технологическими процессами.

метод анализа норм выработки решений. Процесс принятия решений является одним из самых сложных и малоисследованных процессов человеческой деятельности в области управления.

модуль-метод. Применяется для анализа структуры информационного потока после ис­пользования других методов. Метод дает весьма детальное описание количественных и качественных характеристик фиксированного потока информации.

метод матричного моделирования. Методология матричного моделирования позволяет
формализовать многие процедуры и операции по обработке материалов анализа сущест­вующих потоков информации практически на любом объекте управления, в различных звеньях народного хозяйства.

метод семиотического анализа. Передача сообщений - коммуникация, рассматривается как язык, т.е. как определенная знаковая система, обеспечивающая общение функцио­нальных подразделений друг с другом и с внешней средой.

метод анализа и оптимизации внутризаводских документопотоков с помощью транспорт­ной модели.

Основным элементом потока информации на предприятии является поток документа­ции или документооборот.

Документы можно классифицировать по разным принципам. Прежде всего их можно разделить на две группы: систематизированные и несистематизированные документы (дело­вая переписка).

Систематизированные документы в свою очередь делятся на типовые унифицирован­ные (документ, используемые на всех промышленных предприятиях) и индивидуальные (до­кументы, имеющиеся только на рассматриваемом предприятии).

С точки зрения источника формирования документы делятся на внешние и внутренние. Внешние документы разрабатываются вне данного предприятия и характеризуют его произ­водственно-хозяйственные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями (счета - платежные требования, рекламации). Внутренние документы составляются на пред­приятии и отражают внутризаводские операции (платежные ведомости на выплату заработ­ной платы, требования цехов на отпуск материалов).

Документы, отражающие процессы функционирования подразделений предприятия, различны по своему назначению и разделяются на конструкторско-технологические, учетно-отчетные плановые нормативные, административно-организационные и др.

Группировка документов по назначению позволяет выявить общую закономерность движения документов любого подразделения в зависимости от выполняемых им функций.

С другой стороны, документы могут быть сгруппированы по принципу принадлежно­сти к функциональным задачам управления.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

1. 
   назначение документа;
   
2. 
   количество одновременно выписываемых экземпляров;
   
3. 
   наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
   
4. 
   кем заполняются реквизиты и их показатели;
   
5. 
   правила формирования показателей;
   
6. 
   значимость каждого показателя;
   
7. 
   периодичность составления документов;
   
8. 
   частота разработки показателей.
   

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сооб­щения, отражающие процессы планово-управленческих работ, а также связанные сними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразде­лениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование до­кументов производится на основе определенных правил подбора источников исходных пока­зателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управ­ления, начиная с момент их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных мето­да. При методе инвентаризации собираются сведения обо всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся доку­ментов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

В основе методики построения логико-информационной модели лежит метод функцио­нально-операционного анализа потоков информации.

Существо метода заключается в следующем: выявляются основные функции террито­риальных плановых (или других управляющих) органов; функции расчленяются на элементы; элементы состоят из операций. Для каждой операции составляется схема, находятся це­ли, функции и информационные связи; находятся объемы информации, определяется ее ха­рактер с помощью составления систем входной и выходной информации в формах докумен­тов. Операции планирования объединяются в логическую сеть, на основе которой формиру­ется география потоков объективно необходимой информации.

Работа по анализу и конструированию информационных моделей выполняется в сле­дующей последовательности:

разработка научных основ и принципиальной схемы информационной модели;

выявление структуры и функций модели;

разработка логической схемы моделирования;

сбор и анализ алгоритмов и моделей планово-экономических задач;

разделение информационной модели на подсистемы, элементы и операции, изучение каждой подсистемы;

определение и формализация задач, которые поддаются алгоритмизации, типизации опе­раций;

выявление целей, функций и связей каждой операции;

составление математических моделей операций;

подбор и разработка алгоритмов, их обоснование, выработка рекомендаций по примене­нию;

определение объемов и характера информации, построение новой системы документации;

разработка алгоритмической схемы обработки информации;

построение территориальной информационной модели.

Первая стадия моделирования информационной модели включает в себя определение границ этой системы, формулировку исходных предпосылок и определение характера рабо­ты по построению модели. Работы подразделяются на титульные, проблемные, подробные и текущие.

Структура и функции модели выявляются с помощью макромоделей. В случае появле­ния нескольких разнородных функций модель считается сложной. Одновременно увязыва­ются операции низового и народнохозяйственного планирования, обеспечивается моделиро­вание основных связей и взаимодействий, возникающих при построении плана.

Следующим этапом является разбиение модели на составные части, подсистемы, эле­менты, операции. Границы модели задаются исследователем. Подсистема, которую нельзя больше расчленить по определенному критерию, рассматривается в качестве компоненты, компонента, в свою очередь делится на операции, для каждой операции выявляются цели, функции и связи, затем составляется их математическое описание и подбирается метод ре­шения модели.

Задачи, соответствующие определенным операциям, соединяются в группы единой ло­гической схемой. Перечень задач позволяет ориентировочно определить объем информации и способствует эффективной организации процессов моделирования.