Архангельский Г
жүктеу/скачать 7.39 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- 2. Устно озвучить поручение секретарю. Это удобно, когда руководитель находится в офисе. 3. Сделать пометку на полях рабочих до- кументов в ходе переговоров.
- 4. Переслать электронное сообщение с по- меткой «на контроль». 5. Сделать запись в «бланке контроля по- ручений».
| 1. Записать на диктофон. Плюсы — про-
стота использования, возможность зафик- сировать поручение в любой обстановке Сна совещании, в автомобиле, в спортзале). Естественно, при использовании диктофо- на следует соблюдать осторожность, что- бы не возникло двусмысленных и опасных в этическом плане ситуаций. При фиксации поручений на диктофон можно переслать исполнителю саму за- пись. Но чаще поручение дается руководи- телем устно (по телефону, при личной встре- че), а на диктофон записывается лишь крат- кая информация, необходимая секретарю для внесения в Outlook: кому дано поруче- ние, его краткое содержание, приоритет- ность, срок исполнения. 2. Устно озвучить поручение секретарю. Это удобно, когда руководитель находится в офисе. 3. Сделать пометку на полях рабочих до- кументов в ходе переговоров. Этот способ очень удобен и лаконичен, для него в проек- те настройки секретариата необходимо пре- дусмотреть разработку соответствующего перечня пометок. 4. Переслать электронное сообщение с по- меткой «на контроль». 5. Сделать запись в «бланке контроля по- ручений». Такие бланки разрабатываются в ходе проекта настройки секретариата. Как правило, применяется несколько способов одновременно. Главное, чтобы они были отражены в регламенте контроля по- ручений и суть процесса однозначно пони- малась руководителем и секретарем. Любовь Юлис, на момент реализации проекта — коммерческий директор компании «Комстар» (в настоя- щее время — «Комстар — Объединенные ТелеСистемы»), заказала проект настройки поручений и рабо- ты с секретарем. В качестве основного носителя поручений был выбран диктофон. Поручения наговари- вались на него по ходу совещаний, а также в нерабочей обстановке, например в автомобиле, — когда в голову приходила нужная мысль. Некоторые поручения пересылались по электронной почте с помет- кой «на контроль». Секретарь отчитывался по поручениям устно, ежедневно вечером, на основе распе- чаток из Outlook. По оценке руководителя, общий выигрыш времени за счет делегирования секретарю «рутины конт- роля» составил не менее 1,5 часа в день. ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПОРУЧЕНИЙ СЕКРЕТАРЕМ Настроенной на Outlook системой контроля поручений руководитель может пользовать- ся лично, либо, если у него есть секретарь, через секретаря. В работе с любым поручением можно выделить две составляющие: собственно уп- равление (замотивировать, наделить пол- номочиями и т. д.) и «рутину контроля». Ру- тина — это действия из серии дозвониться до исполнителя, выяснить статус процесса, если есть отклонения — установить их при- чину, напомнить о плановых сроках испол- нения и т. п. Проще говоря, в России мало поставить задачу и ожидать ее исполнения в заданный срок. Чтобы задача была реше- на, нужно совершить множество дополни- тельных «телодвижений». Именно эти «телодвижения», эта рутина контроля может быть делегирована секрета- рю благодаря настроенной системе контро- ля поручений. Раз в день и раз в неделю секретарь откры- вает в Outlook соответствующие представ- ления — «Ежедневный контроль» и «Ежене- дельный контроль», которые автоматически обновляются, когда приближаются сроки решения новых задач. В соответствии с рег- ламентом контроля поручений секретарь связывается с исполнителями, уточняет те- кущее состояние дел и вносит соответствую- щие пометки в систему. Затем руководителю представляется устный или письменный (ав- томатически формирующийся из Outlook) отчет. При необходимости руководитель от- мечает те задачи, по которым необходим его контакт с исполнителем, и секретарь соеди- няет их в удобное для руководителя время. Одно дело — делегирование полномочий, совсем другое — перекладывание ответственности. Делегирование полномочий значит: «Делайте это по-своему и при необходимости просите помощи». Перекладывание ответственности: «Делайте, как хотите, и не просите помощи, если что-то пойдет не так». жүктеу/скачать 7.39 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|