Федеральное государственное бюджетное
жүктеу/скачать 0.71 Mb.
|
Хранение записейЗаписи собираются, подписываются, поддерживаются в актуализированном состоянии и хранятся ответственным за делопроизводство ИЛ в местах их пользования в течение установленного срока. Записи на бумажном носителе хранятся сгруппированными в дела. Ответственный за делопроизводство ИЛ отвечает за ведение дел в соответствии с номенклатурой дел ИЛ. Номенклатурой устанавливаются сроки хранения дел. Установленные сроки хранения и их соблюдение являются объектом проверки при проведении внутренних аудитов СМК. Хранение записей должно предотвращать их порчу и утерю, а также обеспечивать быстрый поиск и регламентированный доступ. При необходимости должны предусматриваться специальные средства защиты, такие как файлы, папки, сейфы, специальные помещения. Записи должны быть восстанавливаемыми. Восстановление осуществляется любым возможным способом: электронного архива, печатных копий, первичных (исходных) записей. При утере или повреждении записей, содержащих результаты оказанной услуги (актов, отчетов, сертификатов и др.) и сопровождающих процесс оказания услуги (нарядов, актов, результатов оценки, заявок), а также других записей необходимо провести следующие действия: проинформировать руководителя ИЛ и, при необходимости, потребителя услуги (Заказчика, другой отдел ИЛ); восстановить запись (при этом, следует использовать архивные копии документов или другие подходящие документы); идентифицировать восстановленную запись (путем указания слова «дубликат», должности, подписи (с расшифровкой) лица, выполнившего восстановление, и даты восстановления); внести соответствующие записи в регистрационную документацию; запросить копии записей; заверить копию в установленном порядке. Ответственность за действия по восстановлению записей возлагается на ответственного за делопроизводство ИЛ. жүктеу/скачать 0.71 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|