Лекция для повышения квалификации работников ведомственных архивов Архивист государственного архива



жүктеу 299.69 Kb.
Дата29.06.2016
өлшемі299.69 Kb.
Государственный архив

Восточно-Казахстанской области



Учет, проверка наличия и состояния документов в ведомственных архивах

Лекция для повышения квалификации работников ведомственных архивов




Архивист государственного архива


Восточно-Казахстанской области А. Баелова

ОДОБРЕНО


Протоколом ЭПК управления архивами

Восточно-Казахстанской области

от «____» _____________ 2004г. №____

г.Усть-Каменогорск

.


ОГЛАВЛЕНИЕ


1 Общие положения

2 Общие требования к учету документов в ведомственном архиве

3 Состав учетных документов ведомственного архива

4 Выявление и учет особо ценных документов

5 Проверка наличия и состояния дел

6 Контроль за физико-химической сохранностью дел

7 Учет документов государственными архивами

8 Приложения (формы)

9 Список использованной литературы



1 Общие положения

Ведомственный архив организации создается для собирания, временного хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. Ведомственный архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о ведомственном архиве, определяющим задачи, функции источников комплектования и состав принимаемых документов. Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем организации по согласованию с государственными архивами соответственно зон комплектования. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов», утвержденными приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003г. № 93, одной из главных задач ведомственного архива является обеспечение сохранности и учета документов


2 Общие требования к учету документов в ведомственном архиве.

Под учетом документальных материалов понимается установление и регистрация данных об их количестве, составе, состоянии и системе хранения, а также закрепление этой системы учетными документами.

Учет документов в ведомственном архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учет документов осуществляется отдельно по каждому архивохранилищу. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы, в том числе не внесенные в описи дел, непрофильные, страховые копии особо ценных документов, копии фонда пользования. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных определяется приказом (распоряжением) руководителя организации. В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам). Учетные документы оформляются по установленным формам и предназначены для фиксирования поступления, выбытия, количества, состава, состояния архивных документов в единицах учета. Основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения. Единицам хранения присваиваются номера. За единицу учета документов на электронных носителях принимается единица хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект и сопроводительная документация к ней.. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточенны у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ – соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

3 Состав учетных документов ведомственного архива.


В состав учетных документов входят: книга учета поступления и выбытия документов - для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов; список фондов - для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров; лист архивного фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; описи дел – для поединичного и суммарного учета дел; дело архивного фонда – документы, отражающие историю организации и ее фонда; картотеки - карточка фонда, топографическая карточка, карточка физического состояния; номенклатура дел организации – систематизированный перечень документов, образующихся в делопроизводстве с указанием сроков хранения; паспорт ведомственного архива – учетный документ, суммирующий данные о материалах по архиву; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования – для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (Приложение 1); опись документов страхового фонда – для поединичного и суммарного учета особо ценных дел (Приложение 2).

Основанием каждой записи в учетных документах при поступлении дел является годовая опись дел структурного подразделения, номенклатура дел организации – источника комплектования ведомственного архива.

Основанием каждой записи в учетных документах при выбытии документов являются акт приема –передачи дел на постоянное хранение в государственный архив (приложение 3 и 4), акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение5) и акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 6).

Сведения о каждой единице учета документов на электронных носителях вводятся в базу данных с указанием ее информационного объема в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема документов на электронных носителях, произошедших в результате перезаписи на новые носители, вносятся в акт о миграции и перезаписи (приложение 7), в новую итоговую запись к описи дел и лист архивного фонда.

Первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу являются описи дел. Учетные номера присваиваются описям дел по листу фонда в валовом порядке. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. Суммарный учет дел осуществляется в соответствии со сведениями итоговой записи к описям. К завершенной описи дел проставляется общая итоговая запись. При выбытии единицы хранения (единицы учета) в графе «Примечание» описи дел ставится отметка «Выбыла» .

Список фондов ведется в ведомственном архиве организации, хранящем документы двух и более архивных фондов. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в ведомственный архив организации. Каждому архивному фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. В итоговой записи указывается количество поступивших и выбывших в течение предыдущего года и общее количество хранящихся архивных фондов, а также количество архивных фондов, содержащих особо ценные документы.

Лист архивного фонда составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении. В нем учитывается все поступления и выбытия описанных и неописанных документов. Листы нумеруются и хранятся в папках с клапанами в порядке возрастания номеров архивных фондов. Завершенный в делопроизводстве ведомственного архива лист помещается в дело архивного фонда с указанием даты, должности и подписи работника, ответственного за учет (Приложение 8).

Дело фонда ведется на каждый архивный фонд Дело архивного фонда состоит из исторической справки, листов архивного фонда, завершенных в делопроизводстве, годовых описей дел структурных подразделений организации, описей дел организации, актов передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях дел, актов проверок наличия и состояния дел. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело фонда с отметкой о внесении изменений во все учетные документы ведомственного архива. Акты нумеруются в пределах архивного фонда в валовом порядке в соответствии с их видами. Документы располагаются в хронологической последовательности, нумеруются, их заголовки вносятся во внутреннюю опись дела архивного фонда

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих, итоговых изменений в составе и объеме архивных фондов и являются основой для составления листов архивных фондов, паспорта ведомственного архива. Учет каждого поступления или выбытия документа ведется под самостоятельным порядковым номером (Приложение 9). Количество каждого поступления или выбытия документов на электронных носителях указывается дробью: в единицах учета/единицах хранения с указанием их информационного объема в Мбайтах

В ведомственном архиве создаются картотеки по личному составу и истории организации. Картотека по личному составу предназначается для поиска сведений о трудовом стаже, размере заработной платы и других данных работников организации. Карточки картотеки по личному составу содержат информацию о фамилиях, именах, отчествах работников, поисковых данных архивных документов, в которых имеются сведения о них. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, в пределах одинаковых фамилий – по алфавиту имен и отчеств. Карточки картотеки по истории организации содержат информацию о ее создании, реорганизации (ликвидации) со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы, поисковые данные архивных документов и систематизируются в хронологическом порядке. Ведомственный архив принимает на хранение справочные, тематические и другие картотеки, образованные в делопроизводстве организации, проводит необходимый комплекс работ по их усовершенствованию и подготовке к передаче в государственный архив.

Паспорт ведомственного архива – документ, отражающий состав, количество документов, хранящихся в организации по состоянию на 01. 01. каждого года. Паспорта составляются во всех архивах и содержат итоги учетных данных. В паспорте архива учреждения дается подразделение этих данных для материалов постоянного хранения и материалов по личному составу. Кроме того, указывается объем материалов, находящихся не в архиве, а еще в структурных подразделениях. Паспорт составляется в двух экземплярах – один находится в архиве, второй посылается в архивные органы. Паспорт ведомственного архива предоставляется государственному архиву по форме, утвержденной приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000г. № 47 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (регистрационный № 1240).


4 Выявление и учет особо ценных документов
Выявление и учет особо ценных документов в ведомственном архиве проводится по согласованию с государственным архивом. На выявленные особо ценные документы каждого архивного фонда составляется отдельная опись дел (приложение 10). Особо ценные документы подлежат микрофильмированию с целью создания их страховых копий. Совокупность страховых копий составляет страховой фонд, который хранится отдельно от подлинников особо ценных документов. Одновременно со страховым фондом из позитивных микрофильмов, микрофиш и ксерокопии документов создается фонд пользования. В электронном архиве создаются резервные и рабочие экземпляры документов.

5 Проверка наличия и состояния дел


Важнейшим мероприятием, имеющим целью обеспечить сохранность материалов ведомственного архива, наряду с учетом, является проведение проверки их наличия и состояния.

Под проверкой наличия и состояния документов понимается проверка их фактического наличия и физического состояния, сопровождаемая выверкой учетно-справочного аппарата.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:


  • - установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

  • - выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.

  • - устранение недостатков в учете;

  • - организация розыска отсутствующих дел.

  • Помимо основной цели – содействовать обеспечению сохранности документов, - проверка их наличия и состояния помогает выявить недочеты в проведении ряда других работ архива: фондирование документов, их систематизация, описание, соблюдения правил при выдаче документов из архивохранилища и других работ. Проверка наличия и состояния документов проводится в ведомственном архиве периодически. Проверка дел постоянного хранения осуществляется не реже одного раза в 5 лет, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу – 10 дет, документов на электронных носителях – 3 года. Внеочередная проверка проводится до и после перемещения дел в другое архивохранилище; после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в архивохранилища посторонних лиц; при смене руководителя ведомственного архива, реорганизации (ликвидации) организации. При проверке проводится сверка сведений, внесенных в описи, со сведениями на обложках дел. Не допускается делать какие-либо пометки или записи в описи дел и другие учетные документы. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются рядом находящиеся архивные фонды, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки. Розыск проводится в течение года после завершения проверки. По итогам розыска составляется справка, подлежащая утверждению руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа. На основании утвержденной справки необнаруженные дела снимаются с учета. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в акт . По завершении проверки в конце каждой описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с предоставлением записи «Проверено» и даты. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и предоставления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.

  • При проведении проверки особое внимание обращается на физическое состояние материалов и режим их хранения, поэтому проверка предупреждает порчу материалов от сырости и других неудовлетворительных условий хранения.

6 Контроль за физико-химической сохранностью дел.


Для обеспечения сохранности дел необходимо соблюдать режим хранения документов. Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов в архивохранилищах:

  • рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол (для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения; документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия);

  • поддержка оптимального температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов (на бумажных носителях – температура +17 - +19ºС, относительная влажность воздуха 50-55%; на черно-белых пленочных носителях – температура +15ºС, относительная влажность воздуха 40- 55%; на цветных пленочных носителях – температура +2 - +5ºС, относительная влажность воздуха 40 – 55 %; на электронных носителях – температура + 15 - +25ºС, относительная влажность воздуха 40- 60 %;

  • контроль температурно-влажностного режима с помощью приборов измерения климатических параметров не реже двух раз в неделю в одно и тоже время. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется ведомственным архивом;

  • условия, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов, накопления пыли.

Дела с выявленными физическими дефектами носителя или текста регистрируются в журнале учета их физического состояния, где фиксируются виды специальной обработки (реставрация, дезинфекция, дезинсекция, микрофильмирование, копирование, перевод в электронный формат, миграция) и указываются конкретные меры по улучшению физико-химического состояния. Срочной передаче на специальную обработку в санитарно-эпидемиологическую службу подлежат дела, пораженные плесенью и насекомыми.

7 Учет документов государственными архивами.


Ежегодно на основе предоставляемых ведомственными архивами паспортов и других учетных документов (карточек фондов, сведений об изменении в составе и объеме фондов, описей дел, утвержденных ЭПК и др.) государственными архивами составляется отчет о состоянии ведомственных архивов по утвержденной статистической форме Учет архивных фондов и дел, хранящихся в ведомственных архивах, ведется в государственном архиве централизованно, одним структурным подразделением (лицом).

Приложение 1


Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда

и фонда пользования



№№ п/п

Дата поступления или выбытия единицы хранения

Наименование, дата и № документа, по которому поступили или выбыли единицы хранения

Дата копирования

Номера архивных фондов

Номера описей дел

Количество дел, включенных в единицу хранения страхового фонда

Сведения о страховом фонде (количество единиц хранения)

Сведения о фонде пользования (количество единиц хранения)

Примечание

поступило

выбыло

поступило

выбыло

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12




































Итого поступило в _______ году _______________________ единиц хранения

(цифрами и прописью)

страхового фонда,__________________________ единиц хранения фонда пользования,

( цифрами и прописью)

выбыло _______________________ единиц хранения страхового фонда и ________________

( цифрами и прописью) ( цифрами и прописью)

_______единиц хранения фонда пользования.


Наименование должности лица,

составившего годовую итоговую запись ________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Руководитель ведомственного

архива _________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

Приложение 2


Форма описи документов страхового фонда
УТВЕРЖДЕНА УТВЕРЖДАЮ
Протоколом ЭПК уполномоченного Наименование должности

Органа руководителя организации

__________________Расшифровка ( личная подпись) подписи

Дата



№ единицы хранения страхового фонда

Дата копирования документов

Количество кадров в единицах хранения страхового фонда

Количество дел, включенных в единицы хранения

Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда

Примечание

Номера архивных фондов

Номера сводных описей дел

Номера дел

1

2

3

4

5

6

7

8
























Всего на 1 января________ года в данную опись внесено__________________________

( цифрами и прописью)

единиц хранения с №____ по № _____, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

________________ кадров микрофильмов страхового фонда

( цифрами и прописью)

скопировано________________________единиц хранения

( цифрами и прописью)

Наименование должности Расшифровка

составителя описи ___________________________подписи

( личная подпись)
Руководитель ведомственного

Архива ___________________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи
Дата

ОДОБРЕНА


Протоколом ЦЭК (ЭК) организации

от «__» ___________ _____года №___

Приложение 3
Форма акта приема-передачи дел на постоянное

хранение в государственный архив
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Наименование должности

руководителя организации руководителя государственного

____________расшифровка архива

(личная подпись) подписи ________________расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата Дата

АКТ № ______

Место составления


Приема-передачи дел на постоянное

хранение в государственный архив

В связи с _______________________________________________________________

(Основание: истечение срока временного хранения документов, ликвидация организации и так далее)

________________________________________________________________________передает,

( официальное наименование организации)

а ________________________________________________________принимает на постоянное

( официальное наименование государственного архива)

государственное хранение дела, страховые копии за ______________годы и научно-справочный аппарат к ним:


№№

п/п


Название и номер сводной описи дел

Количество экземпляров сводной описи дел

Количество принятых дел/ количество особо ценных дел

Количество страховых копий документов

примечание

1

2

3

4

5

6


















Итого принято __________________________дел, в том числе _______________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

страховых копий.


Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,

производивших передачу производивших прием

Личные подписи и расшифровки Личные подписи и расшифровки

подписей подписей

Дата Дата


Приложение 4


Форма акта приема-передачи дел на электронных носителях

на постоянное хранение в государственный архив
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Наименование должности руководителя

Руководителя организации государственного архива

____________ Расшифровка _________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи (личная подпись) подписи

Дата Дата
АКТ № _______

Место составления


Приема-передачи дел на электронных

носителях на постоянное хранение

в государственный архив
В связи с __________________________________________________________________

( Основание: истечение срока временного хранения документов, ликвидация организации и так далее)

______________________________________передает, а ______________________________принимает на

(официальное наименование организации) ( официальное наименование гос. архива)

постоянное государственное хранение дела на электронных носителях, копии особо ценных дел на электронных носителях за __________ годы и научно-справочный аппарат к ним.


№№

п/п


Название и номер сводной описи дел

Количество экземпляров описи дел

Количество принятых дел

Объем дел

( в Мбайтах)



Количество особо ценных дел

Объем особо ценных дел

( в Мбайтах)



Состав текстовой сопроводительной документации

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9




























Итого принято_________________дел объемом______________Мбайт,___________ особо

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

ценных дел объемом ______________________Мбайт.

( цифрами ипрописью)
Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,

производивших передачу производивших передачу

Личные подписи и расшифровки Личные подписи и расшифровки

подписей подписей

Дата Дата


Приложение 5


Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
Официальное наименование УТВЕРЖДАЮ

вышестоящего

официальное наименование Наименование должности

организации руководителя организации

_____________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата
АКТ № _____

Место составления

о необнаружении дел

пути розыска которых исчерпаны.


В результате __________________________________ установлено отсутствие в архивном

(наименование мероприятия)

фонде №____ перечисленных ниже дел, предпринятые ведомственным архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:


Сводная опись дел №

Дело №

Заголовок дела

Количество листов

Крайние даты

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6



















Итого ______________________ дел

( цифрами и прописью)

Содержание утраченных архивных дел может быть частично восполнено следующими делами: ( названия и номера архивных фондов, сводных описей дел, номера и заголовки дел)


Руководитель ведомственного архива ___________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата
СОГЛАСОВАН ОДОБРЕН
Протоколом ЭПК уполномоченного протоколом ЦЭК (ЭК) организации

органа от «___» __________ ___года № ___

от «____» _________ ___года № ___

Приложение 6


Форма акта о неисправимых повреждениях дел

Официальное наименование УТВЕРЖДАЮ

вышестоящего органа

Официальное наименование Наименование должности

организации руководителя организации

______________Расшифровка

( личная подпись) подписи

Дата
АКТ № _____

Место составления
О неисправимых повреждениях дел
В результате ______________________________________ выявлены неисправимые

(наименование мероприятия)

повреждения в делах архивного фонда № ______


№№

п/п


Сводная опись дел №

Дело №

Количество

листов


Заголовки поврежденных дел

Крайние даты

Примечание

1

2

3

4

5

6

7






















Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________________ дел,

( цифрами и прописью)

подлежащих списанию.

Руководитель ведомственного архива ___________________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата
СОГЛАСОВАН ОДОБРЕН
Протоколом ЭПК уполномоченного протоколом ЦЭК (ЭК) организации

органа от «__» __________ ____года № ___

от «__» _________ ______года №___

Изменения в учетные документы ведомственного архива внесены

Наименование должности работника ________________Расшифровка

(личная подпись) подписи


Приложение 7


Форма акта о миграции и перезаписи документов

на электронных носителях

Официальное наименование УТВЕРЖДАЮ

вышестоящего органа

Официальное наименование Наименование должности

организации руководителя организации

_______________Расшифровка

( личная подпись) подписи

Дата
АКТ № ______


Место составления
о миграции и перезаписи документов на

электронных носителях архивного фонда № ____




Сводная опись дел №________



Единица учета № ________

1

2






Характеристика документов на электронном носителе до перезаписи/миграции:

Формат_______Объем (Мбайтах) _______ Количество и №№ единиц хранения_______.

Характеристика документов на электронном носителе после перезаписи/миграции:

Формат _______Объем (Мбайтах)_______Количество и №№ единиц хранения _______.
Работу выполнили:

Наименование должностей_____________________Рсшифровка

(личная подпись) подписи

Работу принял(а):

Руководитель ведомственного

архива ____________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата
Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

лица, внесшего изменения _______________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата


Приложение 8
Форма листа архивного фонда
Архивный фонд №_____
Местонахождение архивного фонда Дата первого поступления доку-

(наименование организации, где хранится ментов архивного фонда.

архивный фонд)

Крайние даты архивного фонда

Название архивного фонда

1

2






1 Учет неописанных документов




Дата

записи


Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы

Поступили

Выбыли

Наличие (остаток)

Количество дел, документов, листов

Крайние даты документов, листов

Количество дел, документов, листов

Крайние даты документов, листов

Всего дел, документов, листов

1

2

3

4

5

6

7





















2 Учет описанных документов




Дата записи

Номер сводной описи дел

Крайние даты дел сводной описи дел

Название сводной описи дел

Поступило дел

Выбыло

Наличие (остаток)

Примечание

Дел

Основание выбытия (наименование, дата и № документа)

В том числе, по утвержденным сводным описям дел

Единиц хранения

В том числе

Постоянного хранения

По личному составу

Дел

Крайние даты

Дел

Крайние даты

Из них по сводным описям дел

Дел

Крайние даты

Дел

Крайние даты

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17



















































Приложение 9


Форма книги учета поступления и выбытия документов.



№№ п/п

Дата поступления или выбытия документа.

Наименования организации (структурного подразделения, должностного лица, архива), от которой поступили или выбыли документы.

Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы.

Название и номер архивного фонда, описи поступивших или выбывших документов.

Крайние даты поступивших или выбывших документов.

Поступление описанных документов

Выбытие описанных документов

Неописанных дел, документов, листов.

примечание

Количество дел

Количество дел

Постоянного хранения

Временного (свыше 10 лет)

По личному составу

Постоянного хранения

Временного (свыше 10 лет)

По личному составу

поступило

выбыло

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Итого в_______ году поступило___________________ единиц хранения, в том числе

(цифрами и прописью)

(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги);

выбыло___________________ единиц учета ( + документов, листов), в том числе:

(цифрами и прописью)

(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 книги).
Наименование должности работника, Расшифровка

составившего итоговую годовую запись______________ подписи

(личная подпись)
Руководитель ведомственного архива_________________ Расшифровка

( личная подпись) подписи


Дата

Приложение 10


Форма описи особо ценных документов

УТВЕРЖДЕНА УТВЕРЖДАЮ


Протоколом ЭПК уполномоченного Наименование должности

органа руководителя организации

от «___» _________ _____года № __ ______________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата


№№

п/п


№ архивного фонда

№ сводной описи дел

Заголовок дела

( тома, части)



Даты дела

(тома, части)



Количество листов в деле

(томе, части)



№ единицы учета страхового фонда

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8
























В данный раздел описи внесено ____________________________ особо ценных дел с № __

(цифрами и прописью)

по № _____, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Из них имеют страховые копии _________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Наименование должности Расшифровка

Составителя описи ________________ подписи

(личная подпись)

Дата


ОДОБРЕНА

Протоколом ЦЭК ((ЭК) организации

от «___»_________ ____года № ___

Список используемой литературы.


1 Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003г. № 93.

2 Основные правила работы ведомственных архивов. Москва, 1987г.

3 Основные правила работы государственных архивов СССР. Москва, 1984г.

4 Теория и практика архивного дела в СССР. Москва, 1966г.



5 Методические рекомендации по проверке наличия и состояния документов на бумажной основе. Усть-Каменогорск, 2002г.


©dereksiz.org 2016
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет