Ғылыми-техникалық, электрондық құжаттаманы

230. Түгендеу кітаптары негізгі шимайжазбалар, титулдық парақтар деректерінің мәліметтерімен толтырылады.

231. Түгендеу нөмірі бірнеше парақтан тұратын жобалық, конструкторлық, технологиялық құжаттаманың түпнұсқалары мен телқұжаттарының әр парағына қойылады.

232. Ғылыми-техникалық құжаттаманың (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) әрбір түрі бойынша түгендеу кітабы жеке жүргізіледі.

233. Жобалық құжаттаманың түпнұсқалары жобаның келіп түсуіне қарай жекеленген бөліктері бойынша тіркеледі.

Жеке түгендеу кітабы:

1. 
   жобалық құжаттаманың түпнұсқаларына;
   
2. 
   басқа ұйымдардың жобалық құжаттарының көшірмелеріне;
   
3. 
   тұрпатты жобаларға жасалады.
   

234. Басқа ұйымдардан келіп түскен конструктолық және технологиялық құжаттама үшін түпнұсқалар мен сызбаларды есепке алу мүліктік кітабы негізгі және қосалқы өндіріс бұйымдарына жеке-жеке жүргізіледі.

Конструкторлық және технологиялық құжаттаманың қабылданған түпнұсқалары байланыстылығы бойынша парақтап тіркеледі.

Басқа ұйымдардан қабылданған конструкторлық және технологиялық құжаттардың көшірмелері, әрбір бумаға, альбомға немесе жекеленген құжатқа жасалатын жеке мүліктік кітап пен есепке алу карточкаларында тіркеледі.

235. Ғылыми-зерттеу құжаттамасын есепке алу үшін осы Қағидаларға 33-қосымшаға сәйкес жеке мүліктік кітап жүргізіледі.

236. Патенттік құжаттама осы Қағидаларға 34-қосымшаға сәйкес өнер табысқа патент алуға берген өтініштерді тіркейтін журналдарда тіркеледі.

237. Әрбір электрондық құжатты есепке алу бірлігі туралы мәлімет осы Қағидаларға 35-қосымшаға сәйкес деректердің есептік базасына немесе есептік карточкаларына енгізіледі.

Қор жасаушы-ұйымдардың мұрағаттық қоры құрамындағы электрондық құжаттары осы Қағиданың 9-қосымшасына сәйкес тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тізімдемелері бойынша есепке алу бірлігімен және сақтау бірлігімен есепке алынады. Ақпараты электрондық тасығыштардағы құжаттардың ақпараттық көлемі мегабайттарда (Мбайт) көрсетіледі.

238. Ұйымның электрондық мұрағатына уақытша сақтауға келіп түсетін электрондық құжаттар осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес келіп түскен және шыққан құжаттар кітабында есепке алынады. Әрбір келіп түскен немесе шыққан, сондай-ақ қорытынды жазбадағы жыл сайынғы және көбейген құжаттардың саны: есепке алу бірлігінде/сақтау бірлігінде/Мбайттарда қиғаш сызықшамен бөлініп көрсетіледі.

239. Жаңа тасығыштарға қайта жазу немесе көшірмелеу (айырбастау) салдарынан болған сақтау бірлігінде және/немесе электрондық құжаттардың ақпараттық көлеміндегі санының өзгеруі, осы Қағиданың 36-қосымшасына сәйкес қайта жазу мен көшірмелеу туралы актіде, электрондық құжаттарға жасалған тізімдемеге жаңа қорытынды жазбаларда жазылады.

240. Электрондық құжаттар сақтайтын ұйым мұрағатының төлқұжатында, осы Қағидаларға 28-қосымшаға сәйкес қағаз тасығыштарда аналогі жоқ (жасалмаған) арнаулы ақпараттық ресурстары есептеледі.

Төлқұжат жыл сайын жасалады және Жинаққа мәліметтерді одан әрі енгізу үшін үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік мұрағатқа жіберіледі.

241. Қосалқы есептік құжат ретінде осы Қағидаларға 36-қосымшаға сәйкес электрондық құжаттарды көшірмелеу мен қайта жазуды есепке алатын журнал болып табылады.

Деректер базасын есепке алу және жүргізу тәртібі
242. Деректер базасының есебі мынадай мақсаттарда жүргізіледі:

1) ұйым мұрағатының төлқұжатын автоматтандырылған жүйеде жасау;

2) сан алуан статистикалық мәліметтер, талдау кестелер, сондай-ақ мұрағаттық құжаттар көлемінің, құрамы мен жай-күйінің өзгерістер динамикасы туралы автоматтандырылған жүйеде дайындау;

3) ұйым мұрағатында белгіленген уақыт аралығындағы құжаттардың бар-жоғы туралы жедел мәліметтер беру.

243. Деректер базасының есептік деректемелер тізбесі есепке алу нысанын жазбалаудың негізгі көрсеткіштеріне сәйкес жасалады: мұрағаттық қор, сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі, тиісті жиынтық істер тізімдемесіне енгізілген сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің тобы.

244. Деректер базасының есебі ұйым мұрағатында бар басқа ақпараттық деректер базасымен өзара байланыста болады және мемлекеттік мұрағаттың тиісті деректер базасының есебімен сыйымды (сәйкес) болуы тиіс.

Деректер базасы есебі мен әдеттегі негізгі есептік құжаттар сабақтастығы негізгі есептік құжаттар деректер базасындағы деректемелерін қолдануды қамтамасыз етеді.

245. Деректер базасының есебі есептік құжаттар негізінде толтырылады. Деректер базасын біркелкі толтыру мен жүргізуді қамтамасыз ету үшін деректер базасының әрбір деректемесінің мазмұнын және оның жүргізілуін ұйымдастыруды (баяндайтын) жазбалайтын нұсқаулық әзірленеді. Жұмыс бастаудың алдында ұйым мұрағатының есептік құжаттарына мақсатты түрде салыстыру жұмысы жүргізіледі.

247. Біртұтас ғылыми-әдістемелік негізде жасалған мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы мұрағаттық анықтамалықтар, (мұрағаттың ҒАА жүйесі), бірімен-бірі өзара байланысты және бірін-бірі толықтырып тұратын кешен өзіне мұрағатта міндетті түрде пайдаланылатын мұрағаттық анықтамалықтарды (істер, құжаттар тізімдемесі; жөнсілтер; жүйелі каталог) және қосымша мұрағаттық анықтамалықтарды (көрсеткі, шолу) қамтиды. Қосымша мұрағаттық анықтамалықтарды жүргізудің мақсаттылығын ұйым мұрағаты белгілейді.

248. Ұйымның іс жүргізуінде және мұрағатында құрылатын есептік-анықтамалық аппараттың ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіндегі сабақтастығы, оның мемлекеттік мұрағаттар ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесімен үйлесімі іске асырылады.

Ұйым мұрағатының ғылыми-анықтамалық аппараты жүйесінің сабақтастығы оны құрудың талаптары мен қағидаттарының біртұтастығына негізделеді.

249. Мұрағаттық құжаттарды жазбалау (мұрағаттық анықтамалықтар үшін ақпарат жасау) үш деңгейде жүргізіледі:

1) мұрағаттық қор;

2) сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі;

3) мұрағаттық құжат.

250. Мұрағаттық анықтамалықтың негізі мынадай міндетті мәліметтерді баяндайтын тізімдемені сипаттау болып табылады:

1) ақпаратты тану (мұрағаттық қор, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі, мұрағаттық құжаттың атауы мен анықтамалық деректері);

2) ақпараттың құрамы мен мазмұны;

3) қол жеткізудің шарттары мен ақпаратты пайдаланудың шарттары туралы;

4) мұрағаттық қордың тарихы бойынша (мұрағаттық қор деңгейі үшін).

251. Қажет болған жағдайда тізімдемені сипаттауға түпнұсқалардың тұрған орны туралы қосымша мәлімет: қор жасаушының мұрағаттық құжаттары басқа мұрағаттық қор құрамында бар болуы және олардың сақталған орны, библиографиясы және басқалары туралы енгізіледі.

252. Мұрағаттық қор деңгейіндегі мұрағаттық анықтамалықтың тізімдемені сипаттауы өзіне:

1) мұрағаттық қордың атауын қамтиды;

2) мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректерді қамтиды. Мұрағаттық қор туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр (қор нөмірі); құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірлігіндегі және/немесе есепке алу бірлігіндегі мұрағаттық қордың көлемі; құжаттаманың әрбір түрі бойынша мұрағаттық құжаттардың уақыт аралығы; қор ішінде ғылыми-анықтамалық аппараты бар тізбе элементтерінен тұрады.

3) қордың тарихи анықтамасын қамтиды. Қордың тарихи анықтамасы қор жасаушының тарихы бойынша ақпараттан және мұрағаттық қордың тарихынан тұрады.

Қор жасаушының тарихы бойынша мәлімет өзіне: оның құрылған датасын, атауының өзгергенін, қайта ұйымдастырылғанын, таратылғанын, ведомстволық бағыныстылығын, құрылымы мен функциясын, бұрынғы ұйым мен құқықтық мұрагерінің атауын қамтиды. Жеке тектік мұрағаттық қордың қор жасаушысы туралы мәлімет өзіне оның қысқаша өмірбаян деректерін (тегін, есімін, әкесінің атын, бүркеншік есімін, бұрынғы тегін, өмір сүрген уақытын, мамандығын, қызметтік және қоғамдық қызметі туралы деректерін) қамтиды. Отбасы, тек мұрағаттық қоры үшін мұндай мәлімет әрбір туыстары туралы беріледі. Біріктірілген мұрағаттық қорға ортақ тарихи анықтама жасалады.

Мұрағаттық қор тарихы бойынша мәлімет оның мұрағатқа келіп түскен уақытын, мұрағаттық құжаттардың көлемі мен уақыт аралығын, олардың сақталу дәрежесін; мұрағаттық қордың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістері мен олардың себептерін, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың мұрағаттық құжаттарының бары туралы (қорға енгізілуі); мұрағаттық қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы ақпаратты қамтиды. Мұрағаттық коллекция үшін уақыты, шарттары, оның жасалуының себептері; қалыптасуының принциптері; мұрағатқа келіп түскенге дейінгі колекцияның тұрған орны; құрастырушы туралы мәліметтер көрсетіледі.

Қордың тарихи анықтамасы мұрағаттық қордың көлемі өзгерген кезде, сондай-ақ қор жасаушы таратылған, құрылымы, функциясы өзгертілген және тағы сол сияқты жағдайларда толықтырылады.

4) мұрағаттық құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы аннотацияны қамтиды. Мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттары құрамы мен мазмұны туралы аңдатпасы тақырыптар хронологиясын көрсетіп және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шекараларын белгілей отырып қор жасаушының қызмет бағытын айқындайтын құжаттардың түрі бойынша қысқаша қорытынды сипатын және тақырыптары бойынша олардың мазмұнын қамтиды.

5) қол жеткізу мен пайдалану шарттары туралы ақпаратты қамтиды. Мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттарына қол жеткізудің және оларды пайдаланудың шарттары қол жеткізілуі және оларды пайдаланудың тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шек қойылған мұрағаттық құжаттардың бар болуы туралы мәліметті, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бар болуы, соның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі нысанасына жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы; пайдалану қорының бар болуы туралы мәліметтерді қамтиды.

6) библиографияны қамтиды. Мұрағаттық қорға жасалған библиография осы қор бойынша анықтамалықтар мен қор негізінде орындалған құжаттық жарияланымдар тізімін қамтиды.

253. Мұрағаттық анықтамалықтың тізімдемені сипаттауы сақтау біріліг/есепке алу бірлігі деңгейінде:

1) сақтау бірілігінің/есепке алу бірлігінің реттік нөмірін;

2) ескі мүліктік нөмірін;

3) сақтау бірілігінің/есепке алу бірілігінің тақырыптарын қамтиды.

Басқару құжаттамасы сақтау бірлігінің, жеке тектік мұрағаттық құжаттар сақтау бірлігінің тақырыптары:

мұрағаттық құжаттар түрінің атауын;

мұрағаттық құжат (тар) авторын (ларын);

құжаттар жіберілген немесе алынған хат алушыны (ларды) немесе хат алмасушыны (ларды);

көрсетілген құжаттардың мазмұнына қатысты мәселені немесе нәрсені, оқиғаның атауын, фактіні, орнын, тұлғаның тегі мен аты-жөнін қамтиды;

оқиғаның уақытын қамтиды.

Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа түсіндірме ақпарат: «авторы белгісіз», «уақыты жоқ», «ж....бұрын емес» және тағы басқалар жазылады.

Жобалық немесе конструкторлық құжаттама сақтау бірлігінің тақырыбы нысананың шифрін, жобаның, сатының, бөліктің атауын, томның нөмірін, авторын, әзірлеменің аяқталған жылын қамтиды.

Кинобейнеқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы фильмнің, арнаулы шығарылымның, киножурналдың авторлық атауын немесе кинода/телесюжетте бейнеленген оқиғаның атауын, өндірістің уақытын және/немесе түсірілімнің уақытын, түсірілімнің режиссерінің және/немесе операторының тегі мен аты-жөнін, құжаттың тілін қамтиды.

Үнқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы үнқұжаттың атауын және жанрын, фотоқұжатта айқындалған оқиғаның атауын, орнын және уақытын қамтиды. Фотоқұжаттың атауы болмаған жағдайда теле-және радиохабардың, сөйлеген сөздің, әңгіме және басқалардың негізгі мазмұны көрсетіледі. Әдебиет және өнер шығармасының жазбасы бар фотоқұжатты есепке алу бірлігінің тақырыбы шығарманың және оның жанрының атауын, егер фоноқұжаттың авторлық атауы белгісіз және бұрын жарияланбаған шығарма болса, жақшаға алынған мәтіннің бірінші жолын; шығарманың өзінің, оның өңделгенінің, үзіндісінің, аудармасының авторларының және/немесе орындаушыларының тегі мен аты-жөндерін; үнқұжаттың тілін қамтиды.

Фотоқұжатты сақтау бірлігінің тақырыбы бейнелеудің немесе фотоальбомның, слайдтың, негативтің сипаттамасын, автордың тегі мен аты-жөнін, түсірілімнің орны мен уақытын қамтиды.

4. 
   сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі туралы анықтамалық деректер:
   

сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі көлемінен: қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттар үшін – парақтар саны; кино-, бейне-, үнқұжаттар үшін (түріне байланысты) есепке алу бірлігіндегі сақтау бірлігінің немесе сақтау бірлігіндегі есепке алу бірлігінің саны, метражы, хронометражы, дыбысталған уақыты (минуты және секунд); фотоқұжат үшін сақтау бірлігін құрайтын негативтер саны; фотоальбомдар үшін фототаңбалардың саны;

мұрағаттық құжаттардың уақыт аралығынан; дыбыстық-бейнелік құжаттар үшін жазба немесе қайта жазу уақыты;

5. 
   түпнұсқалығына/көшірмеге нұсқаудан;
   

басқару құжаттамасы мен жеке тектік мұрағаттық құжаттар үшін – қағаз, калька, пергамент және сол сияқтылар;

дыбыстық жазба үнқұжаттары үшін – тасығыш материалы;

магнитті жазба үнқұжаттары үшін – магнитті таспа типі;

бейнеқұжаттар үшін – жазба пішіні;

фото-және кино құжаттар үшін – үлдір пішіні мен негізі, жарық беру;

электрондық құжаттар үшін – компакт-дискі және/немесе басқа тасығыш;

7) қол жеткізудің шарттары мен мұрағаттық құжаттарды пайдалану,

тілі, сыртқы ерекшеліктері. Сақтау бірлігіне/есепке алу бірлігіне қол жеткізудің шарттары қол жеткізілуі және оларды пайдаланудың тәртібі Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе қор жасаушымен шек қойылған мұрағаттық құжаттардың бары туралы мәліметті, сондай-ақ аса құнды құжаттардың түпнұсқасының бары, соның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі нысанасына жатқызылған құжаттар мен физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз жағдайдағы құжаттар туралы мәліметті; пайдалану қорының бар екені туралы, мұрағаттық құжаттардың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы; сақтау бірлігіне/есепке алу бірлігіне ҒАА бар екені туралы мәліметтерді қамтиды.

Қажет болған жағдайда тізімдемені сипаттау мұрағаттық қор мен оның құрылымдық бөліктерінің (құжаттар, істер тізімдемесі) атауымен, жекеленген мұрағаттық құжаттардың немесе олардың осы сақтау бірлігі/ есепке алу бірлігі топтарының аңдатпасымен толықтырылады.

254. Мұрағаттық анықтамалықтың тізімдемені сипаттауы мұрағаттық құжат деңгейінде қамтиды:

1) тақырып. Мұрағаттық құжаттың тақырыбы: мұрағаттық құжат түрінің атауын; авторын; құжат жіберілген немесе алынған хат алушыны немесе хат алмасушыны; мәселе немесе нәрсені, оқиғаны, фактіні, тұлғаны, көрсетілген құжаттың мазмұнына қатысты орынның атауын, оқиғаның уақытын қамтиды. Қажетті мәліметтер болмаған жағдайда тақырыпқа: «авторы белгісіз», «уақыты қойылмаған» деген түсіндірме ақпарат жазылады. Тақырып, қажет болған жағдайда, тақырыбында айқындалмаған осы құжаттың мазмұнын ашатын аннотациямен толықтырылады;

2) мұрағаттық құжат туралы анықтамалық деректер. Мұрағаттық құжаттар туралы анықтамалық деректер мұрағаттық шифр (қор нөмірі; істер, құжаттар тізімдемесі нөмірі, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі нөмірі, парақтар нөмірі) элементтерінен; мұрағаттық құжаттардың көлемінен (парақтар санынан); оның жасалған уақытынан тұрады;

3) түпнұсқалығына/көшірме екеніне нұсқау;

4) тасығыштың түрі (немесе жаңғыртудың әдісі);

5) қолжеткізудің және пайдаланудың шарттары. Мұрағаттық құжаттарға қолжеткізудің және пайдаланудың шарттары Қазақстан Республикасы заңнамасымен немесе қор жасаушының қол жеткізуге шектеуі және пайдалану жөніндегі шектеуі бары туралы мәліметті, сондай-ақ оны аса құнды құжаттар қатарына жатқызылғаны, оның ішінде Қазақстан Республикасы ұлттық игілігі нысанасына жатқызылғаны және құжаттардың физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз жағдайда тұрғаны туралы мәліметті; пайдалану қорының бар екені туралы, мұрағаттық құжаттың тілі және сыртқы ерекшеліктері туралы; ол жөніндегі ақпаратты ҒАА жүйесіне енгізгені туралы мәліметті қамтиды.

Мұрағат ҒАА жасаған кезде мұрағаттық анықтамалықтың тізімдемені сипаттауын құрастырудың жалпы талаптарымен қоса олардың әрқайсысының типтері мен түрлерін дайындаудың да ерекшеліктерін ескереді.

255. Сақтау бірлігінің тақырыбын жазған кезде оның тақырыбының тұжырымдалуына сәйкес қалыптастырудың негізіне қандай элементтер мен олардың үйлесуі жатқанын ескеру қажет. Осыған байланысты:

1) сақтау бірлігінің құрамын сипаттайтын сақтау бірлігінің түрлері (іс, хат алмасу, құжаттар, тізілім, альбом, журнал, кітап және басқалар) немесе құжаттар түрі (әртүрлілігі) (хаттамалар, баяндамалар, бұйрықтар, есептер, естелік актілері, мақалалар, роман, тіркеу (жазба) кітабы және басқалар) тақырыптың бас жағында көрсетіледі;

2) бір мәселе жөніндегі іс жүргізудің бірізділігімен байланысты құжаттары бар сот, тергеу, тектік, жеке, төрелік және басқа істер тақырыптары «іс» деген сөзден басталады;

3) бір мәселе бойынша құжаттары бар, бірақ іс жүргізуі бірізділікпен байланысы жоқ сақтау бірліктері «құжаттар» деген сөзден басталып, тақырыптың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. «Құжаттар» деген термин қандай да бір қорытындыланған құжаттардың қосымшасы (бұйрыққа, өкімге, хаттамаға) болып та белгіленеді. Жеке тектік қорларда бұл термин бір тұлғаға қатысты құжаттардың әртүрі бойынша әртүрлілігін сипаттайды;

4) егер сақтау бірлігі хат алмасу болса, онда тақырыпта хат алмасушының ресми атауын және хат алмасудың мәселесін (мәнін) көрсетеді. Хат алмасу біркелкі хат алмасушылармен жүргізілген жағдайда, тақырыпқа хат алмасушылардың жалпы атауы көрсетіледі.

5) құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселені (пәнді) баяндау тақырыптың негізгі бөлігі болып табылады және ол істің түрін, құжаттың авторын, хат алмасушыны (алушыны) көрсеткеннен кейін жазылады.

256. Құжаттардың мазмұнын айқындайтын мәселені (пәнді) тақырыпта баяндау кезінде:

1) егер істер құжатының мазмұны қандай да бір ұйымға немесе тұлғаға қатысты болған жағдайда, ұйымның толық немесе қысқартылған ресми атауы немесе тұлғаның лауазымын, мамандығының атауын көрсете отырып тегі мен аты-жөнін жазады; егер үш және одан көп ұйым немесе тұлға аталса, онда олардың жалпы атауы жазылады;

2) сот істерінің тақырыбында тұлғалардың тегі, есімі және әкесінің атынан (аты-жөнінен) басқа істің мәні де ашылып жазылады;

3) егерде сақтау бірлігі құжаттарының мазмұны, жалпы мәселенің бір бөлігі болып табылатын бірнеше мәселеге қатысты болса, онда тақырыпта жеке сипаттағы барлық мәселелер қамтылатын тұжырымда жалпы мәселе айқындалады.

257. Егер оқиға орнын немесе құжат авторларының (алушы, хат алмасушылардың) тұрған жерін көрсету қажет болған жағдайда істің тақырыбына жердің (елді мекеннің, географиялық нысаналардың, әкімшілік-аумақтық бірліктердің) атауы енгізіледі. Олардың атаулары ауыл (село, ауыл), қала, аудан (уезд), облыс (губерния, өлке) және басқалар болып осы ретпен жазылады.

258. ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың бір түрімен сақтау бірлігінің тақырыптарын құрастырған кезде тақырыпқа олардың қысқаша нөмірлерін қоя отырып құжаттың атауы көпше түрде жазылады.

259. Тақырыпта істердің немесе құжаттардың түрі белгіленгеннен кейін іске енгізілген құжаттардың авторлары көрсетіледі. Қызметте қалып қойған құжаттардың авторы ұйым болып табылса, істер тақырыбындағы ұйымның атауында оның жалпы атауын (комитет, сот, комиссия және тағы басқалар) немесе алып тастайды немесе жазады.

260. Оқиғалар мен фактілер арасындағы тарихи байланыстарды айқындайтын дәл уақыты мен құжаттардың нақты мазмұнын түсіну үшін қажет болса, онда құжаттардағы баяндалған оқиғаға қатысты күні тақырыпқа енгізіледі.

261. Егер іс бір құжаттан тұрса, онда тақырыпта құжаттың түрі, қайдан келгені, кімге жіберілгені, оның күні және қысқаша мазмұны жазылады.

262. Жоспарлар мен есептерден тұратын сақтау бірліктерінің тақырыбында жоспардың қай жылға (кезеңге) жасалғаны немесе қай жылдың (кезеңнің) қорытындысы бойынша жасалған есебі екені көрсетіледі.

Статистикалық есебі бар сақтау бірліктерінің тақырыбы статистикалық есебі нысанының нөмірлерін көрсете отырып жасалады.

263. Егер іс бірнеше томнан (бөліктен) тұратын болса, барлық томдарға жалпы бірдей атау беріледі, содан кейін (қажет болса) әрбір томның (бөліктің) мазмұнына жеке-жеке нақтылау жасалады, ең соңғы томға (бөлікке) «соңғы» («соңғы») деген сөз жазылады.

264. Құжаттардың бөлігі мазмұндауға жатады. Сақтау бірлігі құжаттарының аңдатпасы сақтау бірлігінің тақырыбында ерекшеліктері айқындалмаған жекеленген құжаттардың мазмұнына қысқаша сипаттама беруді көрсетеді.

Аса құнды құжаттар, негізгі құжатқа қосымша-құжаттар, бұрынғы-ұйымның құжаттары, жеке құрам бойынша мәліметі бар құжаттар, осы істе бар-жоғын тақырыбы бойынша анықтау мүмкін емес, өзіндік іздестірудің пәні болатын анықтамалық мәні бар құжаттар (үндеухат, үндеухаттар, прокламациялар, кітапшалар, карталар, жоспарлар, сызбалар, суреттер және басқалары) мазмұндалады.

265. Жекеленген құжаттарды жазбалау үшін немесе құжат мазмұны бөлігінің қысқаша баяндау үшін аннотация жасалады.

Баспа материалдарын мазмұндау кезінде құжаттың түрі, оның атауы немесе құжаттың шыққан деректері, алғашқы сөзі (атауы белгісіз болған кезде) көрсетіледі.

Сызба және басқа бейнелеу материалдары аннотациясында құжаттың материалы, түрі, пішіні және оның орындалу тәсілі, карта үшін масштабы көрсетіледі.

Құжатта ескерілетін және маңызды мәні бар (аннотацияның соңында «ескеріледі» деген айдармен тізбеленеді) тұлғалардың аты, ұйымның атауы, географиялық атауы және сол сияқтылар аннотация жазылады.

266. Аннотацияның соңында мазмұндалатын құжаттардың парақтар нөмірі қойылады. Аннотацияда мәліметтердің («қысқаша мәлімет», «нақты хабар») нақты деңгейі белгіленуі мүмкін. Аннотация тақырыптан кейін абзацтан жазылады.

Мазмұндалатын құжаттар көлемі ауқымды болса, құжаттың мұқабасы мен бірінші парағының арасына салынатын жеке парақта жасалады.

267. Мазмұндау кезінде негізгі мағынаны бермейтін сөз орамдары мен сөздерді («құжатта бар», «құжатқа қатысты»), сондай-ақ «тым құнды құжаттар», «өте қызық құжаттар» және сол сияқты субъективті тұжырымдарды қолдануға болмайды.

269. Істерді құрайтын құжаттардың ең алдыңғы және ең соңғы күнін айқындаған кезде мыналарды ескеру қажет:

1) бастапқы уақыт болып ең алдыңғы жасалған (тіркелген) құжаттың күні, ал ақырғы – ең соңынан жасалған (тіркелген) құжаттың күні болып табылады;

2) декреттердің, жарғылардың, шарттардың, қаулылардың, бұйрықтардың, өкімдердің және тағы сол сияқтылардың уақыты олардың қол қойылған күні бойынша көрсетіледі, егер құжат уақыты көрсетілмеген болса, онда оның күні жарияланған немесе күшіне енген күні бойынша көрсетіледі.

3) бағдарламалар, жоспарлар, шығын сметалары, штаттық кестелер, есептер және тағы сол сияқты құжаттар үшін ең алдыңғы және ең соңғы күні қойылмайды;

4) егер істегі қосымша-құжаттар істің бірінші құжатынан бұрын уақытталған болса, онда олардың күні жаңа жолдан «... жылдың құжаты бар» деп ескертіледі;

5) егер іс кітаптар немесе журналдар болса, онда олар үшін бірінші және соңғы жазбасы ең алдыңғы және ең соңғы күні болады;

6) егер іс түпнұсқаларынан кейінірек жасалған немесе жұмыс үшін қор жасаушы (мысалы мұрағаттық қордағы редакция, әртүрлі кеңестер және сол сияқтылар) алған құжаттар көшірмелерінен тұратын болса, онда олардың уақыт аралықтары көшірмені дайындаған уақыты болып табылады (түпнұсқалардың уақыты тақырыпта көрсетіледі);

7) егер іс бір ұйымда басталып, басқа ұйымда аяқталса, онда үш уақыт: бірінші ұйымның іс жүргізуінде істің жүргізілген уақыты, оның екінші ұйымға келіп түскен уақыты және соңғы ұйымның іс жүргізуінде оның аяқталған уақыты айқындалады (алғашқы екі уақыт қисық сызықшамен бөлініп белгіленеді).

270. Мұрағат ҒАА жасаған кезде мұрағаттық анықтамалықтардың тізімдемені сипаттауына қойылатын жалпы талаптарын ғана емес, олардың әрқайсысының тұрпаттары мен түрлерінің дайындау ерекшеліктерін де ескереді.