Мұрағат қоры шегіндегі құжаттарды

Іс қағаз жүзіндегі мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігі болып табылады. Іс – ерекше тысқа, бумаға біріктірілген оқшауланған мұрағаттық құжат (тар).

Дыбыс-бейне жазу және электрондық құжаттар сондай-ақ есепке алу бірлігі бойынша есепке алынады.

182. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының есепке алу бірлігі:

1) киноқұжаттар үшін – киношығармаға немесе белгілі бір оқиғаны түсіруге қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;

2) фотоқұжаттар үшін – мазмұндық жағынан біріктірілген бір оқиғаға қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;

3) үнқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаға қатысты біріктірілген бір немесе бірнеше сақтау бірліктері, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердің басқа да белгілерімен біріктірілген бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;

4) бейнеқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаға қатысты бір немесе бірнеше сақтау бірліктері, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердің басқа да белгілерімен біріктірілген бір немесе бірнеше сақтау бірліктері болып табылады.

183. Дыбыс-бейне жазу құжаттарының сақтау бірлігі:

1) киноқұжаттар үшін – киноүлдір орамдарының физикалық ерекшеліктері;

2) фотоқұжаттар үшін – кадрдың (негатив, дубль негатив, позитив, слайд (диапозитив)), диафильмдердің, фотобасылымдардың, фотоальбомдар рулондарының физикалық ерекшеліктері, дискті тасығыштың және көріністік түсірілімдердің ерекшеліктері;

3) фотоқұжаттар үшін – магниттік таспа орамының физикалық ерекшеліктері, дискті тасығыштың және дыбыс таспаның физикалық ерекшеліктері;

4) бейнеқұжаттар үшін – бейне таспалардың физикалық ерекшеліктері, дискті тасығыштардың физикалық ерекшеліктері болып табылды.

184. Электрондық құжаттардың есепке алу бірліктері ретінде бір немесе бірнеше файлдар жазылған, бірегей бағдарламалық - ақпараттық нысанды (мәтін, гипер мәтін, мультимедиялық нысан, мәліметтер базасы, мәліметтер банкі, білім базасы) құрайтын сақтау бірлігі немесе сақтау бірліктерінің кешені, сонымен қатар, ілеспелік құжаттама болып табылады.

185. Электрондық құжаттардың сақтау бірлігі ретінде ілеспелі құжаттамамен бірге тасығыштың физикалық ерекшелігі (қатты диск, компакт – дискі және басқа да заманауи тасығыштар) қабылданады.

186. Жүйеленген сақтау бірліктері (істің) істің тізімдемесіне енгізіледі және оларды есепке алуды, іздестіруді және пайдалануды қамтамасыз ету тәртібімен ресімделеді.

Істер оларды ішкі ұйымдастыру мен істер тізімдемесінде (тізімдемелерінде) бекітуге негіз болатын жүйелеу схемасына (істер номенклатурасына) сәйкес мұрағат қорының шегінде жүйеленеді.

187. Істер номенклатурасы бойынша берілген ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімделерінің құрамына енгізілген істер және сақталу мерзімдері уақытша (10 жылға дейін) істер ұйым мұрағатының қорының шегінде хронологиялық – құрылымдық (құрылымдық-хронологиялық) немесе хронологиялық-функционалдық (функционалдық-құрылымдық) жіктелуді есепке ала отырып орналастырылады.

188. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеудің сұлбасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрі толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиі өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады. Жүйелеудің бұл ссхемасын қолдаған кезде сақтау бірліктері мұрағат қорларына олардың пайда болған (жылдар, кезеңдер бойынша) мерзімдер бойынша, ал хронологиялық топтың шегінде ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.

189. Жүйелендірудің құрылымдық-хронологиялық схемасы бөлімдері тұрақты, өзгеріске сирек болған ұйым қорларына қатысты, сонымен қатар, таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеуде қолданылады.

Бұл жүйенің схемасы бойынша сақтау бірліктері қор қалыптастырушының құрылымдық бөлімшелері бойынша, ал әр құрылымдық топ – сақтау бірлігі қалыптасқан уақыт бойынша топтастырылады.

190. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеудің схемасы құрылымы жиі өзгерген немесе құрылымы жоқ ұйымдарға қатысты қолданылады.

Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық, содан кейін қор қалыптастырушының қызметінің функциялары бойынша жүргізіледі. Бұл ретте істің топшалары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау және өткізу, кадрлар және тағы басқалар) орналастырылады.

Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық жүйелеудің схемасы бойынша жүйелеу алғашқыда қор қалыптастырушылардың функциялары бойынша, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша топтастырылады.

191. Құрылымдық бөлімшелері жоқ мұрағат қорларының сақтау бірліктерін жүйелеу кезінде хронологиялық-атаулық немесе атаулық-хронологиялық жүйелеу схемасы: бірінші хронология бойынша әр жылдардағы сақтау бірліктерінің түрлері бойынша немесе бірінші сақтау бірліктерінің түрлері бойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) және әр түрдің ішінде хронология бойынша қолданылады.

192. Сақтау бірліктері жүйелеудің схемасы бойынша келесі тәртіппен:

1) іс жүргізумен басталған жылға немесе өндірістік жалғастыру үшін өзге ұйымдардың (құрылымдық бөлімшелердің) келіп түскен сақтау бірліктері;

2) жоспарлар, есептер, сметалар және оларға қатысты құжаттар олардың құрастырылу уақытына қарамастан олар құрастырылған жылдарға: ұзақ мерзімді жоспарлар олардың бастапқы жылдарына, ал есептер осы жылдарға – есептік кезеңнің соғы жылдары бар сақтау бірліктерінен;

3) бір бөлімшенің іс жүргізуінде басталған және аяқтау үшін басқа бөлімге берілген сақтау бірліктері, олар аяқталған бөлімшеге жатқызылады (бұл ретте бірінші бөлімшенің атауы жақшаға алынады және соңғысының атауы жазылады);

4) жыл немесе хронологиялық кезең шегінде сақтау бірліктері ұйым функцияларының маңыздылығына қарай (немесе құжаттардың түрлері мен әр түрлілігінің маңыздылығы мен логикалық байланысы бойынша) орналастырылады;

5) жеке істер болып табылатын сақтау бірліктері қызметкерлердің жұмыстан босатылған жылдары және тегінің әліпбилік тәртібімен жүйелеу арқылы топтастырылады.

193. Жүйелеудің соңғы сатыларында сақтау бірліктері, олардың маңыздылығы немесе хронологиялары бойынша орналастырылады.

194. Электрондық құжаттар ақпаратты тасығыштар: (магниттік таспалар, лазерлік және қатты дискілер, компакт-дискілер, дискеталар) түрлеріне, түрлердің ішінде ақпаратты ұсыну түріне және одан әрі жазылған ақпараттардың сипаттамалары бойынша жүйеленеді.

195. Біріктірілген мұрағат қорында сақтау бірліктері қор қалыптастырушының маңыздылығы, олар пайда болу хронологиясы, әліпбилік атаулар бойынша орналастырылады. Біріктірілген мұрағаттың құрамына енгізілген әр қордың шегінде, жүйелеудің әр түрлі сұлбасы қолданылады, оларды таңдау нақты ұйымдардың қызметінің сипаттамасынан, олардың құжаттарының құрамы мен көлеміне қарай анықталады. Біртекті ұйымдардың мұрағат қорлары үшін жүйелеудің ортақ сұлбасы қолданылады.

196. Ғылыми-зерттеу және жобалық ұйымдардағы, баспалардағы қолжазбалардың, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттамалары, бақылау органдарының құрамындағы актілер, сот органдарындағы соттық құжаттамалар және осы тектес құжаттар жеке топқа бөлінеді және басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленеді.

197. Мұрағат қорының ішінде ғылыми-техникалық құжаттама түрлеріне қарай (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік құжаттама) орналастырылады.

198. Жобалық құжаттама пәндік-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық жіктелу белгілері бойынша орналастырылады.

Жобалық құжаттама:

1)тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша;

2) өнеркәсіптік құрылыс бойынша;

3) ауыл шаруашылығы құрылысы бойынша;

4) энергетикалық және су шаруашылығының құрылыс бойынша;

5) көліктік құрылыс бойынша бөлінеді.

Әр топ кіші топтарға жүйелене алады.

Жобалық кезеңнің құжаттары, жобалауды қабылдаған бір ізділік бойынша орналастырылады.

Үлгілік жобалар сериялық нөмірлер бойынша орналастырылады.

199. Конструкторлық құжаттама әзірлеу түріне, хронологиялық немесе нақты әзірлемелердің нөмірлері бойынша, әзірлеме ішінде – ерекшеліктеріне байланысты орналастырылады.

Түрлендірілген бұйымдардың конструкторлық құжаттамалары барлық негізге немесе түрлендіру бар бұйымдардың құжаттамаларының соңында орналастырылады.

Бұйымды сынау бойынша құжаттар хронология бойынша, ал жыл шегінде – техниканың бағыттылығы мен тіркелу нөмірлеріне қарай орналастырылады.

200. Технологиялық құжаттама технологиялық процестерге сәйкес жүйеленеді.

201. Ғылыми-зерттеулік құжаттама хронологиялық қағидамен, жыл шегінде – тақырыптардың нөмірлері, мүліктік нөмірлері, мемлекеттік тіркеу кезінде берілген нөмірлер, ғылыми жұмыстардың тақырыптары, әзірлеуші – автордың (жауапты орындаушының) атаулық немесе тегі бойынша әліпбилік, құрылымдық белгілер бойынша орналастырылады.

Өзге ұйымдардың тапсырыстарын орындау бойынша есептер жеке жүйеленеді.

202. Патенттік – лицензиялық құжаттама келесі түрлер:

1) өнеркәсіптік меншік нысандары (өнертабыс, пайдалы модельдер, өнеркәсіптік үлгілер, өсімдік түрлері, тауар белгілері, қызмет көрсету белгілері);

2) күзеттік құжат (патент, куәлік) бойынша орналастырылады.

Әр түрдің шегінде – күзеттік құжаттарды беру туралы шешім қабылданған патенттер мен куәліктердің нөмірлері; өтініштердің нөмірлері және күзеттік құжаты беруден бас тарту туралы өтініштердің нөмірлері бойынша.

203. Киноқұжаттар мен видеоқұжаттар:

1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер;

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино - теле сюжеттердің өндірістік нөмірлері бойынша;

3) есепке алу бірліктеріне (толықтыру);

4) түсті (түрлі-түсті, ақ-қара);

5) үлдірдің пішіні (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленеді.

Сақтау бірліктері кешенді элементтер бойынша, ал олардың ішінде – киноқұжат бөлімінің реттік нөмірі бойынша орналастырылады.

Киноқұжаттың кешені бір фильмдерге, арнайы шығарылымдарға, киножурналдарға, жеке кино- және телесюжеттерге қатысты түпнұсқалар мен көшірмелерден тұрады.

Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттардың кейбір түрлеріне жеке тізімдеме құрастырылады.

204. Фотоқұжаттар мына түрлер:

1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгіленген көлемдері (2 саны 2,5см. х 3,5.см.; 3 – 6 см. х 6 см.; 4 – 6 см. х 9 см.; 5 – 9 см. х 12 см.; 6 – 10 см. х 15 см.; 7 – 13 см, х 18 см.; 8 – 18 см. х 24 см) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі кіші, 6-8 көлемді негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі.

2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фото басылымдар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) «Э» әрпімен белгіленетін электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштардағы фотоқұжаттар).

Фотоқұжаттардың кейбір түрлеріне жеке тізімдеме құрастырылады.

Фоноқұжааттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлері – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі бір жазба түрінің фоноқұжаттына жеке тізімдеме құрастырылады. Үнқұжаттың ішкі түрлері сақтау бірліктеріне және толықтырулары бойынша орналастырылады.

Есепке алу бірліктерінің ішіндегі сақтау бірліктері сыртында бейнеленген өндірістік нөмірдің тәртібі, ал кешеннің ішінде мына бір ізділікпен: түпнұсқа, көшіме бойынша орналастырылады.

Үнқұжаттардың кешені белгілі бір есепке алу бірлігіне қатысты түпнұсқа мен көшірмеден тұрады.
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік

мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру тәртібі
206. Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаттары белгіленген (шарттық) мерзімдері өткеннен кейін ұйым күші мен қаражаты есебімен мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырылуы тиіс.

207. Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған дәстүрлі (қағаздағы) және электрондық тасығыштағы құжаттардың уақытша сақтау мерзімдерінің шегі:

1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі аппаратының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің, Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктер комитеттерінің құжаттары – 15 жыл;

2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл;

3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі басқа да мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл;

4) облыстардың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл;

5) облыстық (республикалық мәні бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл;

6) қалалардың (аудандардың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл;

7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары - 5 жыл;

8) азаматтық хал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, азаматтарды тіркеу кітаптары, нотариалдық істердің жазбалары, жылжымайтын мүлік жөніндегі орталықтар мен сот істерінің құжаттары – 75 жыл;

9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл;

10) тәжірибе-конструкторлық құжаттама – 15 жыл;

11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл;

12) картографиялық құжаттама – 25 жыл;

13) геодезия құжаттамасы – 25 жыл;

14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл

15) дыбыстық бейнелік құжаттама – 3 жыл болып белгіленеді.

208. Ұйымның жеке мұрағаттарындағы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған дәстүрлі (қағаздағы) және электрондық ақпарат тасығыштарындағы құжаттардың сақтау мерзімдері «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес құжаттардың меншік иесі мен уәкілетті органы немесе ұйым мұрағатының орналасқан орнына байланысты, облыстың (республикалық мәні бар қалалардың, астананың) жергілікті атқарушы органдары арасында жасалған шарттарда көрсетіледі.

209. Құжаттарды тапсыру тұрақты сақталатын істердің (құжаттардың) тізімдемесі негізінде мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып, ұйым басшысы бекіткен кестеге сәйкес жүзеге асырылады.

210. Тізімдеменің қорытынды жазбасында көрсетілген сақтау бірліктерінің саны мен олардың нақты саны арасында айырмашылықтар шықса, тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалып, онда іс жүзінде тапсырылғандарының саны мен жоқ сақтау бірліктерінің нөмірі көрсетіледі.

211. Істерді тапсыру қабылдап алу актісімен ресімделеді. Актіге тіркелетін анықтамада іздестірудің шаралары көрсетіле отырып, жоқ істердің (құжаттардың) нөмірлері, олардың жоқ болу себептері жазылады.

212. Іздестіру нәтиже бермей, табылмаған істерге (құжаттарға) жоғалғандығы туралы акті жасалып, оны ұйым басшысы бекітеді.

213. Басқарушылық және ғылыми-техникалық құжаттардың жоғалған түпнұсқалары олардың куәландырылған көшірмелерімен, дыбыстық-бейнелік құжаттама - көшірмелерімен ауыстырылады.

214. Басқарушылық құжаттардан «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгі Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2008 жылғы 23 қаңтардағы

215. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға тізімдеменің нөмірі мен атауы, ілеспе құжаттаманың құрамына енетін құжаттар, тасығыштардың түрлері көрсетілген ілеспе хатпен тапсырылады.

216. Электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстарды мемлекеттік мұрағатқа тапсырған кезде:

1) тапсырылатын құжаттардың толық жинағы;

2) ілеспе құжаттаманың толық жинағы және дұрыстығы;

3) тасығыштардың физикалық және техникалық жай-күйі;

4) вирустардың және өзге де зиянды компьютерлік бағдарламалардың бар-жоғы;

5) мемлекеттік мұрағаттың бағдарламалық құрылғыларымен жаңғыртудың (көшірме түсірудің) бақылау сипаттамасы тексеріледі.

217. Тапсырушы ұйымда және мемлекеттік мұрағатта бақылау сипаттамасын жүргізу және тексеру үшін пайдаланатын бағдарламалық құрылғылар сәйкес келмеген жағдайда мемлекеттік мұрағаттың қызметкерлері тапсырушы ұйымның өкілін қатыстыра отырып өздерінің бағдарламалық құрылғыларымен қайтадан бақылау сипаттамасын әзірлейді. Осы бақылау сипаттама электрондық құжаттарды қабылдап алу актісінде көрсетіледі.

Ілеспе құжаттама дұрыс жасалмаған жағдайда электрондық құжаттарымен тасығыштар және ілеспе құжаттама қайта өңдеу үшін ұйымға қайтарылады.

Есептік құжаттар белгіленген нысанда мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын және жай-күйін есепке алу бірлігінде жазатын құжаттар кешені болып табылады.

Ұйым мұрағатындағы құжаттарды есепке алу оларды сақтауды және олардың бар-жоғын бақылауды қамтамасыз етудің бірден-бір құралы болып табылады.

219. Мұрағаттағы сақтауда тұрған барлық, соның ішінде өңделмеген және бұл мұрағатқа жатпайтын құжаттар да есепке алынуы тиіс.

Ұйым мұрағатының, мұрағат ісі саласындағы уәкілетті орган белгілеген тәртіппен сақтауда тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын есепке алуды жүзеге асырады және есептік мәліметті тиісті мұрағаттық мекемеге жібереді.

220. Есепке алу мұрағаттық құжаттарға (есепке алу бірліктеріне, сақтау бірліктеріне), мұрағаттық шифрдің бір бөлігі болып табылатын, нөмірлер беру арқылы жүргізіледі.

Мұрағаттық шифр – сақтау бірлігінің әрқайсысын есепке алу және сәйкестендіру мақсатында белгілеу.

Мұрағаттық шифр: мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына алғаш рет келіп түскен құжаттарын ресімдегеннен кейін мемлекеттік мұрағат беретін мұрағаттық қор, тізімдеме, сақтау бірлігінің нөмірлерінен тұрады.

221. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірлігі ақпарат тасығыштардың түріне, әдісіне және нығайту техникасына қарамастан:

1) мұрағаттық қор, мұрағаттық коллекция;

2) сақтау бірлігі болып табылады.

222. Ұйым мұрағатында құжаттарды есепке алу:

1) бірыңғай есепке алу бірлігін қолдана отырып орталықтандыру;

2) мұрағаттық құжаттарымен жұмыс жасаудың барлық сатысында оларды есепке алудың сабақтастығын сақтауға негізделген бірыңғайлау;

3) есепке алу құжаттарына дер уақытында және жедел өзгерістер енгізу немесе жаңа есепке алу құжаттарын құрастыруды қамтамасыз ететін динамикалық;

4) есепке алудың толықтығы және шүбәсіздігі негіздерін сақтау арқылы жасалады.

223. Істердің, құжаттардың тізімдемесінен басқа есептік құжаттар қызмет бабында пайдалануға арналған және олар пайдаланушыларға берілмейді.

Барлық есептік құжаттар мұрағат қоймаларындағы сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады.

224. Негізгі есептік құжаттардағы әрбір жазбаның негізі ұйым мұрағатындағы құжаттардың келіп түсуі, басқа ұйым мұрағатына немесе мемлекеттік мұрағатқа тапсыруға байланысты ұйым мұрағатынан құжаттардың шығарылуы, сақтауға жатпайтын құжаттардың жоюға бөлінуі, іздестіру жолы таусылып, құжаттардың табылмауы, түзетуге келместей болып бүлінуі болып табылады.

225. Негізгі есептік құжаттар:

1) осы Қағидаларға 25-қосымшаға сәйкес ұйым мұрағатына келіп түскен және шыққан әрбір құжатты, сондай-ақ уақытша сақтауға келіп түскен және белгілі бір хронологиялық уақытта шығарылған құжаттардың саны мен құрамын есепке алу, олардың жай-күйін жазбалауға арналған келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы;

2) осы Қағидаларға 3-11-қосымшаларға сәйкес сақтау бірліктерді жекелеп және жиынтық түрде есепке алу, оларды жүйелеудің тәртібін бекіту, атаулары осы тізімдемеге енгізілген құжаттардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді есептеу үшін жасалған істердің, құжаттардың тізімдемесі;

Істер, құжаттар тізімдемесі тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істерді есепке алудың бастапқы есептік құжаты болып табылады.

Қандай да болмасын аяқталған тізімдеменің барлық істері шығарылса да оның нөмірі басқа тізімдемеге берілмейді. «Ескерту» бағанында әрбір шығарылған сақтау бірлігінің (есепке алу бірлігінің) тұсына «Шығарылған» деген белгі қойылады.

Жекелеп есепке алу әрбір іске (сақтау бірлігіне) жеке нөмір беру жолымен жүзеге асырылады.

Тізімдемелердегі істерді, құжаттарды жиынтық түрде есепке алу тізімдемеге қорытынды жазба жазу арқылы жасалады. Қорытынды жазбада сақтау бірліктерінің саны (цифрмен және жақшаның ішінде жазумен), жиынтық тізімдеме бойынша сақтау бірлігінің бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі. Қорытынды жазбада есепке алынбаған нөмірлері, литерлік нөмірлерімен сақтау бірліктері, шығарылған сақтау бірліктері бар болса ескертіледі.

Жылдық бөлімдерден тұратын аяқталған істер, құжаттар тізімдемесінің барлығына ортақ жалпы қорытынды жазба жасалады.

Істердің шығарылуына, келіп түсуіне, біріктірілуіне немесе бөлінуіне байланысты тізімдемедегі істер, құжаттар көлемінің әрбір өзгерісі тізімдемеге жасалған қорытынды жазбада тиісті құжаттар негізінде көрсетіледі.

Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер, құжаттар тізімдемесі тиісті істердің жиынтық тізімдемесін құрастырғанға дейін есептік құжат есебінде пайдаланылады, тізімдемеге енген жылдардың істері мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейін қор істерінде сақталады.

3) осы Қағидаларға 26-қосымшаға сәйкес істердегі парақтар санын есепке алу үшін жасалатын істің куәландырма парағы;

4) осы Қағидаларға 27-30 қосымшаларға сәйкес ұйым мұрағатының паспорты;

5) қор жасаушы мен қор тарихы жөніндегі құжаттар кешені қор ісі болып табылады. Қор ісі әрбір мұрағаттық қорға жасалады.

Ұйым мұрағатында қағаз және/немесе электрондық тасығыштарда жүргізуге болатын қосымша есептік құжаттар жасауға құқылы.

226. Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы мұрағаттық қорлар және істер құрамы мен көлеміндегі күнделікті және қорытынды (әрбір жылдың 1 қаңтарына) өзгерістерді есепке алуға арналған. Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы ұйым мұрағатының паспортын толтырғанда негіз болады.

Әрбір келіп түскен немесе шыққан құжаттарға дербес реттік нөмір қойылады.

Егер құжаттар бірнеше мұрағаттық қорлардан келіп түссе, онда деректер әрбір мұрағаттық қор (мұрағаттық қордың атауы, бар болса оның нөмірі және тағы басқалары) бойынша сол реттік нөмірмен жаңа жолдан жазылады.

Жыл сайынғы келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабында жыл бойы келіп түскен және шыққан құжаттар санының қорытындысы шығарылады.

227. Қор ісі әрбір мұрағаттық қорға жасалады. Оған қор жасаушы-ұйымның тарихын айқындайтын және оның мұрағаттық қорының құжаттары енгізіледі:

1) тарихи анықтама;

2) мұрағаттық қорды жүйелеу схемасы;

3) тексеріс парағы;

4) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің істер тізімдемесі (тізімдемеге енген жылдардың істері мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсырылғанға немесе жоюға бөлуге дейін);

5) тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға істерді, құжаттарды тапсыру актісі;

6) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт;

7) табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкасы;

8) істердің толықтығы мен жай-күйіне тексеру жүргізгені туралы акті және мұрағаттық қордың құрамы мен көлеміндегі өзгерістерді белгілейтін басқа да құжаттар ұйым мұрағатының барлық есептік құжаттарына өзгеріс енгізу туралы белгімен ғана қор ісіне енгізіледі. Актілер мұрағаттық қор шегінде актілердің түрі бойынша жалпы тәртіппен нөмірленеді.

Мұрағаттық қор істеріндегі барлық құжаттар хронологиялық ретімен орналастырылады. Қор істерінің құжаттарына ішкі тізімдеме жасалады, іс парақтары нөмірленеді, қор ісіне куәландырма жазба толтырылады. Қордың толықтырылу шамасына қарай куәландырма жазбасы мен ішкі тізімдеме қайта жасалады.

Әрбір қор ісіне тиісті мұрағаттық қордың нөмірі қойылады.

228. Ұйым мұрағатының паспорты жыл сайын жасалады және одан әрі Ұлттық мұрағат қоры және оны толықтыру көздері құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы деректер Жинағына (Каталогына) (бұдан әрі - Жинақ) мәліметтерді енгізу үшін үш жылда бір рет тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсырады. Мәліметтерді Жинаққа енгізу «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңында көзделген.