Құжаттардың істер тізімдемесін жасау тәртібі

272. Тізімдеменің тізімдемені сипаттауы:

1) сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің реттік нөмірін;

2) іс жүргізудің индексінен немесе мүліктік (өндірістік) нөмірін;

3) сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің тақырыбын;

4) құжаттардың аралық уақытын;

5) сақтау бірлігіндегі парақтар санын;

6) құжаттардың көшірмелігіне нұсқауды;

7) құжаттарды жаңғыртудың (көшірме түсірудің) тәсілдерін қамтиды.

Тізімдеменің сипаттауы сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің жекеленген құжаттарының (құжаттар тобының) аңдатпасымен толықтырылуы мүмкін.

273. Істер (құжаттар) тізімдемесінің анықтамалық аппаратына:

1) титулдық парағы; Құжаттар, істер тізімдемесінің титулдық парағында мынадай деректер орналасады:

мұрағаттық қордың атауы хронологиялық ретпен мұрағаттық тізімдемеге енгізілген құжаттар жасалған кезеңге қатысты, ұйымның-қор жасаушының ресми атауы ретінде, оның барлық өзгертілген атаулары, өзгерген бағыныстылығы және қысқартылған атауы (кішкене жақшада) жазылады;

мұрағаттық қордың нөмірі;

мұрағаттық тізімдеме нөмірі;

мұрағаттық тізімдемеге енгізілген құжаттардың ең алдыңғы және ең соңғы күні. Егер мұрағаттық тізімдемеге бірнеше жылдың істері үзіліспен енгізілген болса, онда титулдық параққа бар құжаттардың жылы қойылады;

2) мазмұн (мазмұны). Істердің мұрағаттық тізімдемесінің және оған анықтамалық аппаратының мазмұнындағы (мазмұндағы) бөлімдеріне: алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі, мұрағаттық тізімдемеге енгізілген барлық бөлімдердің, ішкі бөлімдердің және істердің өте ұсақ топтарының атаулары, бар болса көрсеткіштер тізбеленеді;

3) алғысөз. Алғысөз құжаттар, істер тізімдемесінің әрқайсысына немесе мұрағаттық қордың барлық тізімдемесіне ортақ жасалады. Алғысөзде заңнамалық деректерге және қор құжаттарына міндетті түрде сілтеме жасай отырып қор жасаушының тарихын қысқаша баяндайды.

Біріктірілген мұрағаттық қордың мұрағаттық тізімдемесіне, егерде оған енгізілген мұрағаттық қорлар бір мұрағаттық тізімдемеге енгізілген болса, онда ортақ алғысөз жасалады. Сонымен қатар біріктірілген мұрағаттық қорға енгізілген жекеленген мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тізімдемесіне алғысөз жасалады. Бұндай жағдайда біріктірілген мұрағаттық қорға және оның жекеленген мұрағаттық қоры мен олардың мұрағаттық тізімдемелеріне қатысты барлық жалпы мәліметтері ортақ алғысөзге енгізіледі. Жекеленген мұрағаттық қорлардың мұрағаттық тізімдемелеріне алғысөзде, осы мұрағаттық қорларға қатысты мәліметтер ғана баяндалады, және сілтеме жалпы алғысөзге жасалады.

Ұйым-қор жасаушы тарихына арналған алғысөздің бірінші бөлімінде қысқаша:

нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасай отырып ұйымның-қор жасаушының құрылған уақыты, сондай-ақ бұрынғы ұйымның атауы, ұйымның-қор жасаушының бағыныстылығы;

ұйымның-қор жасаушының құзыреті, құрылымы мен функциясы;

негізгі себептерін көрсете отырып, ұйымның-қор жасаушының атауларының, құрылымдарының және ведомстволық бағыныстылығының өзгеруі;

нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасай отырып ұйымның-қор жасаушының таратылған (қайта ұйымдастырылған) күні, сондай-ақ оның функциясын алған ұйымның атауы баяндалады.

Мұрағаттық қордың тарихы мен оның жай-күйіне сипаттамада:

мұрағаттық тізімдемедегі құжаттардың толықтығы;

мұрағаттық қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы көрсетіледі.

Сондай-ақ оның алдындағы ұйымның немесе құқықтық мұрагерінің және осы ұйымның (таратылған немесе қайта ұйымдастырылған кездегі) жекеленген функцияларын атқарған ұйымның көрсетілген істері бар мұрағаттық қордың атауы мен нөмірі келтіріледі.

Мұрағаттық тізімдемедегі істердің құрамы мен мазмұнына қысқаша сипаттамада құжаттардың әртүрлілігі мен олардың түрлері бойынша және мазмұны бойынша тұрпатты істердің топтары белгіленеді.

Алғысөзде істерді қалыптастырудың негізгі принциптері, құжаттар мазмұнын ашудың әдістері, істерді сипаттаудың және ресімдеудің ерекшеліктері көрсетіледі. Сонымен қоса жүйелеу сұлбасын қолданбай мұрағаттық тізімдемені құрастырудың принциптерін, бірнеше жылдың құжаты бар істерді жүйелеудің ерекшеліктерін көрсетеді.

Алғысөздің қорытынды бөлімі мұрағаттық тізімдемеге жасалған анықтамалық аппараттың сипаттамасынан, оны құрастырудың негізгі принциптерінен және оларды пайдаланудың тәртібі туралы нұсқаудан тұрады.

Алғысөзді құрастырушы уақытын көрсете отырып қолын қояды.

4) қысқартылған сөздер тізімі. Қысқартылған сөздер – істердің мұрағаттық тізімдемесіндегі және оған жасалған анықтамалық аппараттағы сипаттаудың әдістерін бірыңғайлауға, оның көлемін азайтуға арналған. Егер сипаттау кезінде қысқартылған сөздер пайдаланылса, қысқартылған сөздер тізімі жасалады. Қысқартылған сөздер әліпбилік ретте орналастырылады, сол жақта қысқартылған сөздер, сызықша қойылып толық мағынасы беріледі. Тізімге жалпы қабылданған қысқартылған сөздер енгізілмейді. Өз еркімен қысқарту жасауға рұқсат етілмейді.;

5) көрсеткіштер. Ұйым мұрағатының қарауы бойынша мұрағаттық тізімдеменің ақпараттығын арттыру мақсатында көрсеткіш жасалуы мүмкін.

Тарихи анықтама: қор жасаушының тарихы, қор тарихы, мұрағаттық қор құжаттарының сипаттамасы деген бөлімдерден тұрады.

275. Бірінші бөлім - қор жасаушының тарихы - ұйымның пайда болуының тарихи шарттары сипаттамасын, оның алдындағы ұйымның атауын, хронологиялық ретпен барлық қайта ұйымдастыруларды, соның ішінде мынадай мәліметтерді:

1) нормативтік құқықтық актілерге немесе өкімдік құжаттарға сілтеме жасай отырып ұйымның пайда болған, қайта құрылған және таратылған уақыттарын;

2) ұйымның-құқықтық мұрагерінің атауын;

3) ұйымның міндеттері мен функцияларын және олардың өзгерістерін;

4) ұйымның қызмет көлемін, аумақтық органдар жүйесінің құрамын және/немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарын;

5) ұйымның мемлекеттік аппарат жүйесіндегі, экономикалық, қоғамдық-саяси, мәдени және басқа саладағы орнын;

6) ұйымның ресми атауындағы және бағыныстылығындағы өзгерістерін;

7) ұйымның құрылымы және оның өзгерістерін қамтиды.

Біріктірілген мұрағаттық қор үшін қор жасаушының ортақ тарихы құрастырылады.

276. Екінші бөлім – мұрағаттық қор тарихы – мынадай мәліметтерді:

1) ұйымның мұрағатына мұрағаттық қор құжаттарының алғаш рет келіп түскен уақытын;

2) алғашқы рет келіп түскен құжаттардың көлемі мен ең алдыңғы және ең соңғы күнін;

3) мұрағаттық қор құрамындағы және мазмұнындағы өзгерістерін және олардың себептерін (құндылығына сараптау жүргізу, жоғалту, құжаттау жүргізілмеген кезең);

4) құжаттардың сақталу деңгейін;

5) құжаттарды қалыптастырудың, сипаттаудың және жүйелеудің ерекшеліктерін;

6) мұрағаттық қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы мәліметтерін;

7) мұрағаттық қорға жасалған ғылыми-анықтамалық аппарат құрамын қамтиды.

277. Мұрағаттық қор тарихы бойынша бөлімде жазбалау, аннотация, библиография, құжаттарға қол жеткізу мен пайдаланудың шарттары туралы ақпарат сияқты элементтері болады.

Аннотация қор жасаушы қызметінің бағытын айқындайтын тақырыптар хронологиясын көрсетіп және олардың географиялық (әкімшілік-аумақтық) шектерін белгілей отырып, мұрағаттық қор құрылымы бойынша және құжаттардың түрлері бойынша құжаттар құрамына және тақырыптар, мәселелер бойынша құжаттар мазмұнына қысқаша қорытынды сипаттаманы қамтиды.

Библиография мұрағаттық қор бойынша жарияланған және жарияланбаған анықтамалықтар мен оның (мұрағаттық қор) негізінде орындалған құжатты жарияланымдар тізімін қамтиды.

278. Үшінші бөлім құжаттарды тұтастай алғанда және құжаттардың жекеленген топтарының құрамы мен мазмұны бойынша мұрағаттық қордың қорытындыланған сипаттамасын; қордың хронологиялық шегінен шығатын құжаттардың бар-жоғы туралы, мұрағаттық қорға ғылыми-анықтамалық аппарат туралы, ақпарат тасығыштардың түрлері туралы мәліметтерді қамтиды.

279. Анықтамаға орындаушы және ұйым мұрағатының басшысы қол қояды.

Тарихи анықтама төрт данада басылады: үш данасы мұрағаттық қор құжаттары бірінші тапсырылған кезде мемлекеттік мұрағатқа беріледі; біреуі ұйым мұрағатындағы қор ісінде сақталады.

280. Тарихи анықтама мұрағаттық қор толықтырылған кезде немесе ұйым қайта ұйымдастырылған жағдайда қосымша толтырылып отырады. Тарихи анықтама (оның бөлігі) әрбір аяқталған істер (құжаттар) тізімдемесімен бірге мемлекеттік мұрағатқа тапсырылып отырады.

Әртүрлі каталогтар жиынтығы каталогтар жүйесін құрайды.

282. Каталогтарды дайындау, жасау және жүргізу бойынша жұмыс құжаттарды каталогтау деп аталады.

Каталогтау жұмыстың жеке түрі ретінде (тақырыптық әзірлеме), сондай-ақ құжаттарды жазбалау және іздеп табумен байланысты жұмыстың басқа түрлері процесінде ( қосымша (жолай) каталогтау) жүргізуге болады.

Каталогтау кезінде саралап жіктеу әдісі қолданылады, ол:

1) мұрағаттық қорды, олардың құрылымдық бөліктерін таңдау ретін анықтауда;

2) істер мен құжаттарды және олардан ақпаратты іріктеуде;

3) құжатты ақпаратты жазбалаудың тиісті әдістерін қолдануда.

283. Каталогтау мынадай жұмыстардың түрін:

1) жіктеу сұлбасын құрастыруды;

2) құжаттарды іздеп табу және іріктеуді;

3) каталогтік карточкада жазбалауды;

4) карточкаларды жүйелеуді;

5) каталогтарды жүргізуді қамтиды.

284. Жіктеу схемасын таңдау ұйым мұрағатының құжаттар құрамымен және оларды пайдалану міндеттерімен айқындалады.

Құжатты ақпараттың жіктеу схемасы, белгіленген ретпен орналасқан каталогтардың бөлінген жіктелу тізбесі бар жазба немесе кескіндемелік құжат болып табылады және көрсетілген бөліктер бойынша құжаттардан мәліметтерді бөлу үшін арналған.

285. Каталогтар құрылған схемасына қарай жүйелік, тақырыптық, пәндік және олардың әр түрлілігі (атаулы, географиялық, объектілік) болып бөлінеді.

286. Құжатты ақпарат жүйелік каталогта білім саласы мен ұйымның тәжірибелік қызметі бойынша жіктеледі және қисынды жүйелілікпен орналасады.

Құжатты ақпарат атаулы каталогте құжаттарда аталатын немесе олардың авторы болып табылатын тұлға тегінің әліпбиі бойынша жіктеледі. Бұдан әрі жүйелеу хронологиялық немесе қисынды жүйелілікте жүргізіледі.

287. Каталогтің тізімдемені сипаттау құрамына:

1) ұйым мұрағатының атауы;

2) индексі;

3) айдар, айдарша;

4) оқиға уақыты, оқиға орны;

5) мазмұны;

6) мұрағаттық қордың нөмірі, мұрағаттық қордың атауы;

7) істер (құжаттар) тізімдемесінің, сақтау бірлігінің, парақтар нөмірі;

8) құжат тілі;

9) құжатты жаңғыртудың әдісі кіреді.

Каталогтар бөлімдері немесе каталогтар бөлімдерімен басқа мұрағаттық анықтамалықтар арасындағы өзара байланыстар үшін сілтеме жасау жүйесі қолданылады.

288. Каталогты жүргізу, оның жұмыс істеуін қамтамасыз ететін жұмыстар кешені, оған:

1) жұмысты ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету;

2) карточкілерге әріп сан қою;

3) әріп сан және айдар бойынша карточкаларды жүйелеу;

4) каталогке сілтеме аппаратын құрастыру;

5) каталогті жетілдіру кіреді.

Ғылыми-әдістемелік қамтамасыз ету жекеленген мұрағаттық қорларды (немесе олардың топтарын) каталогтау бойынша әдістемелік құралдар, каталогтерді жіктеудің жұмыс сұлбасын әзірлеуді, оларды нақтылау және толықтыруды қамтиды.

Әріпсан қою жіктеудің сұлбасы бойынша әріпсанды таңдау немесе құрастыру және оны каталогтік карточканың тиісті ақпаратына жатқызу болып табылады. Атаулы каталогте карточкілерге әріпсан қойылмайды, әліпби бойынша орналасады.

Каталогті жетілдіру өзіне жіктеу сұлбасын жетілдіруді, каталогтің мазмұнын және ресімделуін тексеруді, жазбалауды тексеруді (саралау, бір мұрағаттық қор немесе істер (құжаттар) тізімдемесі бойынша біртектес ақпаратымен сипаттамаларды біріктіруді, олардың жүйелеуін нақтылауды) қамтиды.

289. Каталогтер жүйесін толықтырудың бірден-бір дереккөзі мұрағаттық қордың ең ақпаратты және жиі пайдаланылатын құжаттарына жасалған тақырыптық және пәндік-тақырыптық картотекалар, жеке құрам бойынша картотекалар болып табылады.

290. Басқару құжаттамасын сақтайтын ұйым мұрағаты атаулы картотека жасайды.

Атаулы картотека (жеке құрам бойынша картотека) еңбек өтілі, еңбек ақысы және басқа да әлеуметтік-құқықтық деректер туралы мәліметтерді іздестіру үшін жасалады. Карточкаларда мұрағаттық қордың нөміріне, істердің жиынтық тізімдемесінің жылдық бөліміне, ол туралы мәлімет бар істер, парақтар нөміріне сілтемемен қызметкердің тегі, есімі, әкесінің есімі жазылады. Карточкалар тегінің әліпбилік ретімен, ал тегі шегінде есімі мен әкесінің аты бойынша әліпбиімен жүйеленеді.

291. Дыбыстық-бейнелік құжаттама сақтайтын ұйым мұрағаты:

1) киноқұжаттың авторлары (режиссері, сценарисі және операторы) туралы мәліметі бар атаулы картотека, киноқұжаттың шығарылған уақыты туралы мәліметі бар хронологиялық картотека, киноқұжаттардың атаулары туралы, әліпбилік ретпен орналасқан, мәліметі бар әліпбилік картотека;

2) тұлғалар туралы мәліметі, фотоқұжаттардағылар туралы ақпараты бар атаулы картотека, объектілері, оқиғалар туралы мәліметі, фотоқұжаттағылар туралы ақпараты бар объектілік картотека;

3) үнқұжатқа жазылған көркемсуретті, музыкалық немесе құжатты шығарманың авторы және орындаушылары туралы мәліметі бар атаулы картотека, үнқұжатқа жазылған көркемсуретті, музыкалық немесе құжатты шығармалар туралы мәліметі бар жанрлық картотека;

4) әліпбилік реттегі бейнеқұжаттардың атаулары туралы мәліметі бар әліпбилік картотека, бейнеқұжаттың шығарылған күні туралы мәліметі хронологиялық картотека жасайды.

292. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтайтын ұйым мұрағаты:

1) күрделі құрылыс нысаналарына және нысаналарды құрастыруға жасалатын объектілік каталогы;

2) жобалардың, әзірлемелердің, бұйымдардың, зерттеу тақырыптарының авторлар тегі бойынша құрастырылған атаулы каталогі;

3) орналасқан орны бойынша нысаналарды жобалауға құрастырылған географиялық каталогі;

4) ғылыми-техникалық әзірлемелер атауының әліпбилік ретімен жасалған әліпбилік каталог құрады.

Ұйым мұрағатындағы көрсеткіш жіктеледі:

1. 
   көлемі бойынша – қор аралық және қор ішінде;
   
2. 
   пішіні бойынша – электрондық, парақтық немесе карточкалық;
   

4) көрсеткіштер ішіндегі ұғымдар топтастық бойынша - әліпбилік, жүйелік, хронологиялық.

Көрсеткіштер сақтау бірлігінің тақырыптарына (оларды қарамастан) немесе құжаттарға (сақтау бірліктерін қарай отырып) құрастырылады.

Көрсеткіштердің негізгі түрлері: пәндік (оның әртүрлілігі – тақырыптық, атаулы, географиялық), хронологиялық болып табылады. Көрсеткіш ішінде топтастық ұғымы бойынша әліпбилік, жүйелілік және хронологиялық көрсеткіш болып бөлінеді.

294. Құжаттар көрсеткіші істер тізімдемесінің бір құжатына, бірнеше істер тізімдемесінің құжаттарына, мұрағаттық қордың құжаттарына, бір мұрағаттық қордың немесе бірнеше мұрағаттық қордың істер тізімдемесіне құрастырылуы мүмкін.

295. Кез келген көрсеткіштің тізімдемені сипаттауы пәндік ұғымнан (айдардан) және іздестіру деректерінен тұрады. Көрсеткіштің орнына қарай айдар қарапайым, (айдаршасыз) және күрделі (айдаршасы немесе ұғымның анықтауы бар) болады.

Бір істер, құжаттар тізімдемесінің сақтау бірлігіне көрсеткіштің іздестіру деректері сақтау бірлігінің реттік нөмірін қамтиды. Бір ұйым мұрағатының көрсетілген деректері бірнеше мұрағаттық қордың сақтау бірлігіне көрсеткіштің іздестіру деректері мұрағаттық қордың істер, құжаттар тізімдемесінің нөмірлерімен толықтырылады.

296. Тақырыптық көрсеткіш өзіндік тарихи фактілер мен құбылыс болатын ұғымды қамтиды. Мұндағы айдар мен айдаршалар атау септігінде жазылады.

297. Пәндік көрсеткіш әліпбилік ретпен орналасқан ұғымды қамтиды.

Жалпы пәндік көрсеткіш әртүрлі ұғымды қамтиды және айдар құрылымы бойынша тек қана қатаң болуы мүмкін.

Арнайы пәндік көрсеткіш біркелкі ұғымды (құжаттар түрін, авторлар тегін, ұйым атауларын, олардың құрылымдық бөлімшелерін, салалардың атауларын және сол сияқтыларды) қамтиды және қатаң немесе мазмұндалған болуы мүмкін.

Атаулы көрсеткіш әліпбилік белгісі бойынша құрастырылады және тегігн, есімін, әкесінің атын (әркелкі оқылуы, бүркеншік есім, лақап аты, жалған аты) және өмірбаяндық анықтаманы қамтиды.

Географиялық көрсеткіш мемлекеттің, әкімшілік-аумақтық бірліктің, теңіздің, өзеннің және өзге де географиялық нысаналардың атауларын қамтиды.

Көрсеткіште жинақталған ұғымдар немесе әкімшілік-аумақтық атаулар түсіндірмесіз енгізіледі.

298. Хронологиялық көрсеткіш тарихи оқиғаларды, құбылыстарды және фактілерді немесе құжаттың уақыты енгізілген, хронологиялық тәртіппен орналасқан айдарлардан тұрады.

299. Мұрағаттық анықтамалықтарға көрсеткіш сол түрлері және сол құрылымдар болуы мүмкін, бірақ іздестіру деректеріндегі сілтемелер анықтамалықтардың беттеріне немесе бөлімдеріне (каталог үшін) беріледі.

300. Шолу жекеленген құжаттар кешенінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметі қамтылған мұрағаттық анықтамалық болып табылады.

Ұйым мұрағатындағы шолудың түрлері мұрағаттық қордың шолуы және тақырыптық шолу болып табылады.

Мұрағаттық қордың шолуы үшін сипаттаудың нысанасы бір мұрағаттық қордың құжаты (құжаттар тобы, құжат бөлігі), сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі болып табылады.

Ұйым мұрағатының құжаты бойынша тақырыптық шолу үшін сипаттау нысанасы нақты тақырып бойынша бір мұрағаттық қор (мұрағаттық қор бөлігі, мұрағаттық қорлар топтары) құжат (құжаттар тобы, құжат бөлігі), сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі болып табылады.

301. Мұрағаттық қорды шолу жеке алынған мұрағаттық қор құжаттарының құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметті қамтиды.

302. Тақырыптық шолу белгіленген тақырып бойынша мұрағаттық қордың бір немесе топ құжаттары бөлігінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметті қамтиды.

303. Шолуды құрастырған кезде мұрағаттық қорды және/немесе тақырыптарды таңдауда, шолудың негізгі бөлімінде ақпаратты топтастыру принципінде, құжаттар туралы (жеке немесе топтасқан аңдатпа) ақпарат ұсынғанда әртүрлі әдістемені, жекеленген құжаттар түрін жазбалаудың әртүрлі әдістемесін қолдануда, шолуға анықтамалық аппарат құрамының және толықтыру деңгейін мақсатты іздестіруде саралап жіктеу әдісі қолданылады.

304. Шолу сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің, құжаттардың және анықтамалық аппараттың жекеленген топтарының аннотация жиынтығынан тұрады.

Аннотацияда сақтау бірлігі, есепке алу бірлігі, құжаттар тобының мазмұны баяндалады, құжаттардың әртүрлілігі, олардың авторлары, хронологиялық шектері, түпнұсқалығы, іздестіру деректері көрсетіледі. Шолуда мұрағаттық қордың іздестіру деректері істер (құжаттар) тізімдемесінің, сақтау бірлігінің, есепке алу бірлігінің, сақтау бірлігінің парақтар нөмірлерінен тұрады. Қор аралық тақырыптық шолуда іздестіру деректер қоры нөмірімен толықтырылады. Шолудың ғылыми-анықтамалық аппаратына титулдық парағы, мазмұны (мазмұн), алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі, көрсеткіштер кіреді. Тақырыптық шолуға мұрағаттық қорлардың тізімі, шолудағы бар ақпарат және тақырып бойынша библиография құрастырылады.

Шолуға алғысөзде қор жасаушының тарихы және мұрағаттық қор тарихы, шолудың құрылымы, ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы бойынша мәлімет баяндалады.

305. Шолулар құрылымы, саласы (функционалдық), пәндік-тақырыптық, географиялық, хронологиялық және басқа да белгілері бойынша жасалады.

306. Кинобейнеқұжаттың жинақ парағы – жекеленген планның (жинақтау кадрдың) мазмұнын ашатын және жүйелеуді бекітетін мұрағаттық анықтамалық.

Кинобейнеқұжат жинақ парағы – аяқталған кинотуындының (фильмнің, арнаулы шығарылымның, киножурналдың, телесюжеттің) кадрлық сипаттауы. Жинақ парағы кинотуындыны жасау процесінде түзіледі және киноқұжатқа немесе кинобейнехатқа тақырыптық ілеспе құжаттама құрамында мұрағатқа түседі.

Кинобейне құжатының жинақ парағы болмаған жағдайда мұрағатта жасалады және мынадай элементтерден: басқы жазбадан, тізімдемені сипаттаудан және қорытынды жазбадан тұрады.

307. Басқы жазбада:

1) мұрағаттық атауы;

2) «жинақ парақтың № ...» және сипаттамасын (дыбыстауды, түсін, бөлімдер санын) көрсете отырып киноқұжаттың атауын;

3) студия атауы, киноқұжат өндірісінің күні, фильмнің авторы (режиссері, операторы, сценарийдің авторы) көрсетіледі.

308. Жинақ парағын құрастыру онымен бір уақытта жоспарлы сипаттау жөніндегі дыбысжинақтау столында қарау кезінде киноқұжат позитиві бойынша жасалады. Дыбысжинақтау столында қарау кезінде жинақ парағында мынадай ретпен деректер белгіленеді:

1) реті бойынша планның (жинақ кадрдың) нөмірі (кадрдың шеті шыққан кезде экранда бастау сәтінің нөмірлері көрінеді), егер позитивтің бастау сәті болмаса, онда киноқұжаттың негативімен жұмыс кезінде оны жазу үшін, план нөміріне орын қалдыру қажет;

2) жинақтау кадр нөмірінен кейін жинақтау кадрге (жалпы, орташа немесе ірі) анықтама беріледі;

3) жобаның (жинақтау кадрдың) метражы метроөлшем немесе сызғыш көмегімен анықталады. Метроөлшеммен планды өлшеген кезде оның ұзындығын онның біріндей кадрге дейінгі дәлдікпен, ал сызғышпен өлшегенде бір кадрге дейінгі дәлдікпен (киноүлдірдің бір метрінде 52,4 кадр бар) көрсету керек;

4) киноқұжат планының бейнелеу мазмұны қысқаша сипатталады.

Оқиға дәл көрсетіледі, түсірілген нысана толығымен аталады, мүмкіндігінше тұлғалар аталады (егер адамдар бірнешеу болса, оларды солдан оңға қарай тізбелеу керек, аты-жөні тегінің алдында қойылады), егер адам немесе тұлғалар тобы арқасымен түсірілген болса, оны жинақ парақта белгілеу қажет. Кадрде жекеленген ұрандар, безендірмелер бар болса, олар жинақ парағында белгіленуі қадет.

Осы бағанада кинотүсірілімнің барлық арнаулы әдістері (панорама, қараңғылануы, қозғалыс, жазба және сол сияқтылар) белгіленеді, жинақ парақта бұл әдістер қысқартылып белгіленеді (ПНР, ҚРҢ, ҚЗС, ЖЗБ). Түсірілімнің барлық ерекшеліктері: қозғалыспен, жүру, жоғарыдан, ұшақтан, түнде және басқалар жинақ парақтың тізімдемені сипаттауында айқындалады және план бейнесін жазбалағаннан кейін кішкен жақшаның ішінде көрсетіледі. «Бейненің мазмұны» бағанында киножурналға құрастырылған жинақ парақта әрбір сюжеттің атауы, түсірілімнің орны және сюжетті түсірген кино операторлардың тектері көрсетіледі.

«Фонограмма мәтіні бағанында диктордың сөзіне қатысты техникалық жоспардың сипаттауына қарсы фонограмманың ілеспе мәтіні келтіріледі.

Дыбысжинақтау столында позитивпен жұмысты аяқтағаннан кейін позитивті негативпен және аралық позитивпен киноқұжаттың барлық элементтерінің толық жинағымен бір-біріне сәйкестік пәніне салыстырма тексерісті жүзеге асыру қажет.

Киноқұжаттың жинақ парағына қорытынды жазбада жеке-жеке толық жинақтың элементтерінің әрқайсысы бойынша киноқұжаттың жалпы метражы, жинақ парақтың құрастырушысының лауазымы мен тегі, жасаған уақыты көрсетіледі.

Жинақ парақты құрастыру бойынша жұмыстың қорытындысында оны екі данада қайта басуды жүзеге асырады (біреуі зерттеушілер мен қызметкерлер жұмыста қолданады, екіншісі түптеледі және сақтандырудың көшірмесі ретінде болады).

Жоба (немесе жинақтау кадры) – жекелеген оқиға немесе құбылысты бейнелеуді үздіксіз түсіруді білдіретін бейнеүнхаттың құрамдас бөлігі.

Көрсетілетін бейнелеудің шамасына қарай жинақтау кадры жалпы, орташа немесе ірі болуы мүмкін.Жекеленген жағдайда план өзара жарық өтуіне қарай бөлінеді.

309. Бейнеқұжатқа жинақ парақ мұрағатта жасалады. Арнаулы шығарылымның, киножурналдардың немесе жылнама материалдарының жинақ парағы шығарылған жылын, өндіріс студиясын; түр-түсін, дыбысталуын, секундін, секунді бойынша хронометражын (жазбаның басталуы мен аяқталуын) көрсетуден басталады.

Егер бейнеқұжатқа бірнеше өзіндік фильмдер, журналдар және сол сияқтылар жазылған жағдайда, онда олардың әрқайсысының жазбасы оның атауын,шығарылған жылын, өндіріс студиясын, фильм (арнаулы шығарылым, киножурнал немесе жылнама материалы) басталатын секундын және бейнежазба аяқталатын секундін, сондай-ақ жазба уақытының секундпен өлшегендегі жалпы санын көрсете отырып басталады.

Титулдық парақты жазбалаған соң бейнеүнхатты жоспар бойынша жазбалау жүзеге асырылады. Бейнеүнхатты жоспар бойынша жазбалау мынадай ретпен өтеді:

1. 
   рет санымен планның (жинақтау кадрының) нөмірі;
   
2. 
   планды анықтау (жалпы, орташа немесе ірі);
   
3. 
   планды бейнелеу жазбасы басталатын секундтың реттік нөмірі;
   

Егерде қандай да болмасын план мультипликациялық бейнелеу (МЛТП), сурет немесе картинасы болса, онда ол жинақ парағында белгіленеді. Егерде осы план ойындық болып табылса, онда жинақ парағында жазба («көркем фильмнен кадр») жасалады. Егерде планда сахналау болса, бұны жинақ парақта белгілеу қажет. Планның әрбір өзгерісін мұқият қарап отыру керек, себебі бейнеүнхаттың киноқұжаттан айырмашылығы оның басталу сәті болмайды, соны ескеру керек.

Егерде бейнеүнхат дыбысты болса, онда диктор сөзіне қатысты мәтінді техникалық план бейнелеуін жазбалаған соң реттейді. Үнхаттың мәтіні басқы әріптермен басылады.

Жинақ парақта ілеспе планның бары белгіленеді – бұл қандай да бір тұлғаның сөйлеген сөзі, немесе берген сұхбаты, орындаған өлең немесе би үзігі, спектакльден қойылым және сол сияқтылар болуы мүмкін. Планды жазбалағаннан кейін жинақ парақта «ілеспе» деген белгі қойылады. Жекеленген сөздер, диктор мәтінінің орнын ауыстырғандағы сөз орамы, қол шапалақтау, дауыстар ілеспе болып есептелмейді. Егерде жұмыс үстінде, демалыс уақытында және сол сияқтыларда үлдірге адам түсірілсе, кадрдың аржағында ол адамның бірнәрсе туралы айтып тұрған даусы шығып тұрса, егерде қандай да оқиғаға кадрдың аржағында түсінік берілген дауыс шықса, онда бұндай жағдайда «кадрдың аржағында дауыс (кім екені белгілі болса, оны көрсету қажет)»

Жинақ парақтың соңында жинақ парақтың құрастырушысының лауазымы, тегі және құрастырылған күні көрсетіледі.