Н. Саденова басқару шешімдерін әзірлеу

Бұл технология тапсырманы орындаудың ұсынылатын әдістері мен болжамды уақытын, құралдар мен олардың мүмкін шектеулерін көрсетумен орындау үшін тапсырмаларды (мақсаттарды, міндеттерді) беруден тұрады. Технология мақсатқа жақындау процесінің катаң бақылауының болуын ескереді. Тапсырманы орындау кәсіпқойлығы басшының, тапсырма берушінің және орындаушының біліктілігімен анықталады. Бұл технология 4.3-суретке сәйкес тапсырманы орындау процесінің оң өзгерісіне қатаң бақылаумен түсіндіріледі.

Регламенттік технология келесілерге алып келуі мүмкін:

- мақсатты орындау процесінің өзінен елеулі оң нәтижелерге қол жеткізу – 1 қисық;

- жарамды уақыт бойы маңызды оң нәтижелердің болмауы – 2 қисық.

Регламенттік технология басшымен басқарудың соңғы мақсатын және әртүрлі ресурстардың (материалдық, адам, қаржылық және т.б.) мүмкін шектеулері кезінде стратегияларды әзірлеуді ескереді. Мұнда мақсатқа міндетті түрде, бірақ алдын ала қиын анықталатын мерзімде қол жеткізіледі. Мақсатқа жетуге тек қойылған мақсатты іске асыру процесінің барысын қатаң сыртқы немесе ішкі бақылауы кезінде ғана кепілдік беріледі.

- мақсаты орындауға қандай да дәрежеде тартылған орындаушылар штаты 10 мың адамнан кем емес болуы керек;

- мақсатты немесе оны құрайтын міндеттерді орындау уақыты дәл белгіленген болуы керек (мақсатқа жету процесінің өзі маңызды);

- ресурстардың (қаржылық, технологиялық, шикізаттық және т.б.) маңызды және болжалмайтын шектеулері мүмкін;

- әзірлемелердің инновациялық және ұзақ мерзімді сипаты;

- мақсатқа жетудің болжамды уақыты – 1 жылдан аса.

Берілген технология статистикалық әдістерге, белгісіздік жағдайында шешімдерді әзірлеу теориясына негізделген.

Бағдарлама мен алынған нәтижелерге авторлық басқарушы мен орындаушыға жатады.

Басқарудың ұсынылатын құрылымдары сызықтық-функционалдық, өнімдік және тұтынушыға бағдарланған құрылым болып табылады.

Бақылау сұрақтары
1. Басқарушылық шешімдерді әзірлеу технологиясы дегеніміз не? Оның құрамына не кіреді?

2. Процессорлық және мақсаттық технологиялардың айырмашылығы неде?

3. Мақсаттық технологияның пәнін атаңыз.

4. Ынталық-мақсаттық технологияның мәнін ашыңыз.

5. Ынталық-мақсаттық технологияны қолдану шарттары қандай?

6. Бағдарламалық-мақсаттық технология мақсатқа жетуге кепілдік бере ме?

7. Бағдарламалық-мақсаттық технология неге негізделеді?

8. Регламенттік технологияның мәні неде?

9. Регламенттік технология қандай шарттарда қолданылады?
5 Басқару шешімдерін дайындау және жүзеге асыру үрдісі
5.1 Басқарушылық шешімдерді әзірлеудің процессорлық технологиялары

Басқарушылық шешімдерді әзірлеудің мақсаттық технологияларын іске асыру үшін аспаптық құралдары.

Сәтті орындау үшін 5.1-кестеге сәйкес Басқарушылық шешімдерді әзірлеудің әрбір мақсаттық технология оларды іске асыру механизмін көрсететін процессорлық технологиялардың өз жиынтығына ие. Оларды толықтай қарастырайық.
5.1-кесте – Мақсаттық технологияларды іске асыру үшін жиынтық құрамы

Процессорлық технологиялардың жиынтығы	БШӘ мақсаттық технологиялары
	Ынталылық-мақсаттық	Бағдарламалық-мақсаттық	Регламенттік
Нәтижелер бойынша басқару	+	-	+
Қажеттіліктер мен қызығушылықтар негізінде басқару	+	+	+
Тұрақты түрдегі тексерулер мен нұсқаулар арқылы басқару	-	+	+
Ерекше жағдайларда басқару	+	+	-
Жасанды зерде негізінде басқару	-	+	-
Қызметкерлердің жұмысын белсендіру негізінде басқару	+	-	+

Технология: Нәтижелер бойынша басқару. Берілген технология соңғы нәтижелердің жоспарлау мен болжаудан басымдығына негізделеді. Басшылар іске асыратын негізгі қызметі алынған нәтижеге байланысты шешімдер мен әрекеттерді үйлестіру (түзету) болып табылады.

Берілген технология орта және шағын ұйымдар немесе бөлімшелер үшін іске асырылады, оларда:

- шешімдерді қабылдау мен оларды орындау нәтижелері арасындағы уақыт минималды (сағаттар, бірнеше күндер);

- қажетті ресурстарды тез алудағы немесе қажетсіз ресустарды қайтарудағы қиыншылықтардың болмауы;

- ұйым басшысының немесе жоба басшысының кәсіпқойлығы едәуір жоғары;

- өндіріс сипаты көбінесе механикаландырылған.

Берілген технология шеңберінде басшы:

- басқару жүйесі элементтерінің қалыптастырылған құрамының қызмет ету үшін қажетті ресурстардың көлемі мен тізімін әзірлейді;

- бастапқы шешімнің нұсқасын таңдайды немесе әзірлейді;

- ресурстарды қолдану барысын бақылайды;

- ағымдағы нәтижелердің жоспарлан нәтижелерден ауытқу шамасынан шыға отырып шешімдерді іске асыру процесінің барысын түзетеді;

- бөлінген ресурстарды қолдану барысын түзетеді.

Берілген технологияның негізін бизнес-жоспар және мүмкін белгісіздік жағдайларында басқарушылық шешімдерді қабылдау бойынша әзірлемелері құрайды. Тиімді басқарушылық шешімді әзірлеу үшін аса қажетті факторлар белгісіз немесе нақты анықталмайтыны белгілі. Бұл факторлар ұйымның сыртқы да, ішкі де ортасына жатады. Мысалы, жағымсыз факторлардың ықпалын есепке алу, персоналды, қажетті материалдар мен өндірістік технологияны алдын ала таңдау мен есептеу қиын және т.б.

Жағдай мен соңғы нәтижеге байланысты басшы кадрларды оқыту мен орналастыруды, еңбекті ұйымдастыру мен технологиясын, қолданылатын материалдардың сапасы мен номенклатурасын, өнімді өткізуді және ұйымның пайдалылығын үнемі түзетуі тиіс. Өнімнің өмірлік циклі да оның барлық кезеңдерінде көлем, сапа, номенклатурасы, құны мен өткізу нарығы облысындағы шешімдерді үнемі түзетуді талап етеді.

Берілген технологияны іске асыру басшының өз күшімен немесе психология, әлеуметтану, маркетинг, экономика және қызметтің басқа қажетті облыстарында білімдерге ие мамандар көмегімен аналитикалық жұмысты өткізуді талап етеді. Бұл жұмыс ағымдағы ақпаратты талдауға, сұраулар өткізуге, проблемаларды анықтауға және тактикалық және стратегиялық шешімдерді түзету бойынша ұсыныстарға, ақпараттық базаны құруға негізделеді.

Берілген технология басқару саласындағы маманды немесе басшыны өз қателері мен жетістіктері негізінде өз бетінше оқу үшін тимді. Ол қалған технологиялар арасында ең арзан, себебі ол толық жоспарларды әзірлеуге шығындарды және шешімдерді іске асыруға құралдарды есептеуді талап етпейді. Бірақ оны қолдану шарасыз қателерден өндірілген өнімнің жалпы қымбаттауына алып келуі мүмкін.

Технология іске асыруда екі негізгі кезеңді қарастырады:

- жаңа шешімді әзірлеу немесе типтік шешімді таңдау және алғашқы нәтиже алғанға дейін оны іске асыру;

- нәтижені нормативті көрсеткіштермен салыстыру. Егер нақты нәтиженің нормативті көрсеткіштерден ауытқуы мүмкін шамалардан асып түссе, онда шешімді түзету өткізіледі. Егер ауытқулар қалыпты, онда шешімнің соңғы нұсқасы түзетілмейді және цикл жалғасады.

Технологияның әрекеті мақсаттық басқару технологиясында бекітілген мақсатқа қол жеткізілгеннен кейін аяқталады.

Берілген технологияны іске асыру кезінде басшы мен бағынышты арасындағы өзара әрекеттесу ықпалы басшының да, бағыныштының да қажеттіліктері мен мүдделерін қозғаған жағдайда ғана (суретте ықпалдың 3 нұсқасы) пайда болуы мүмкін. Ықпалдың барлық қалған нұсқалары (1, 2, 4) бағыныштының қарсы әрекетіне алып келеді.

Адамның қажеттіліктері – бұл ағзаның өмір сүруі мен дамуы үшін, тұлғаның қызмет етуі мен дамуы үшін қажетті элементтердің материалдық, биологиялық, әлеуметтік жиынтығы.

Бұл технология ұйым қызметі жергілікті инфрақұрылымға едәуір әсер ететін үлкен емес аймақтардың (қалалардың, кенттердің және т.б.) ірі және орта ұйымдарында тиімді іске асырылады. Мысалы, тоқыма өнеркәсібі бар қалалар мен кенттерінде, мұнда бір үлкен ұйым аса шағын қызмет көрсететін кәсіпорындардың қызмет етуіне көмектеседі.

Технологияны қолданудың қосымша шарттары:

- шешімді қабылдау немесе түзету және нәтижені алу арасындағы үлкен уақыт интервалы;

- жұмыстың көбінесе ұжымдық сипаты;

- сол әкімшілік аймақта – ауылда, кентте және т.б. орналасқан ұйымдарының көбімен тығыз отбасылық, тұрмыстық және өндірістік байланыстарының болуы;

- мамандар нарығының болуы.

Бұл технологияда тартылған персоналдың саны шектелмейді. Басшы іске асыратын негізгі қызмет еңбек процесінің қатысушылары арасында өзара әрекеттесуін жоспарлау мен ұйымдастыру болып табылады, жағымды нәтижеге кепілдік беріледі. Берілген технология шеңберінде басшы:

- әрбір қызметкер үшін қажеттіліктер мен мүдделер жиынтығын қалыптастырады;

- тапсырманы орындаумен байланысты қажеттіліктер мен мүдделер орталығы бойынша қызметкерлерді топтастырады;

- қызметкерлердің қажеттіліктері мен мүдделерін үйлестіреді;

- корпоративтік қажеттіліктерді және қызметкерлердің мүдделерін есепке ала отырып, тапсырманы бөледі;

- тұлғааралық және іскерлік коммуникациялардағы болып жатқан өзгерістерге байланысты шешімдерді іске асыру процесінің барысын түзетеді.

Берілген технология қызметкерлердің қажеттіліктері мен мүдделерін таңдау мен қанағаттандыруға қызметкердің өз шешімі арқылы емес, тікелей басшыдан әсер етеді. Берілген технологяины іске асыру үшін келесі ұйымдық және қызметтік дайындықты жүзеге асыру қажет:

- нақты мақсатты орындау үшін басқару жүйесі элементтерінің жиынтығын арнайы қалыптастыру;

- басқару жүйесінің әрбір элементі бойынша қажетті ресурстардың (материалдық, технологиялық, қаржылық және т.б.) тізімі мен көлемін құру;

- кадрлар бөлімі шеңберінде әлеуметтану мен психология бойынша маман қызметін ашу. Бұл маманның міндеттері: ағымдағы ақпаратты талдау, сұрау өткізу, өндірістік топтарды қалыптастыру мен қайта қалыптастыру және т.б. болады;

- қажеттіліктер мен мүдделер орталығы негізінде персоналды іріктеуді жүзеге асыру.

Берілген технология басшының беделі мен кәсіпқойлығы күдіксіз үлкен емес ұйымдарда, әсіресе келісім негізінде жұмыс істейтін кеңесші-менеджерлері бар кәсіпорындарда немесе оқу орындарында, жаңа ғылыми сыйымды ұйымдарда тиімді іске асырылады.

Технология басқарудың сызықтық құрылымын және басқарудың көп циклді процесін ескереді.

Берілген технология шеңберінде басшы:

- тапсырманы және оның кезеңдерін орындаудың құралдарын, әдістері мен мерзімін көрсетумен әрбір қызметкер үшін жұмыстың толық жоспарын қалыптастырады;

- әрбір қызметкермен тапсырманы орындаудың ағымдағы процесін қажетті бақылауын өткізеді;

- тапсырманы уақытында және сапалы орындауға кедергі жасайтын проблемаларды анықтайды;

- жұмысты орындау жоспарынан ауытқыған қызметкерлердің қызметін түзетеді;

- тапсырманы уақытында орындауға қажетті көмек көрсетеді;

- қызметкерлердің кәсіпқойлығы, олардың психологиялық жағдайының ерекшеліктері, жұмыстың қолайлы қарқыны туралы мәліметтердің ақпараттық базасын жасайды.

Берілген технологяины іске асыру үшін келесі ұйымдық және қызметтік дайындықты жүзеге асыру қажет:

- нақты мақсатты орындау үшін басқару жүйесі элементтерінің жиынтығын арнайы қалыптастыру;

- басқару жүйесі элементтерінің жиынтығының әрбір элементі бойынша қажетті ресурстардың (материалдық, технологиялық, қаржылық және т.б.) тізімі мен көлемін құру;

- әрбір қызметкер немесе қызметкерлер тобы үшін тапсырманың ең маңызды кезеңдерінің уақыты мен көлемін көрсетумен оны орындаудың толық жоспарын құру.

Ерекше жағдай – бұл орындаушыға берілген тапсырманы уақытында және тиісті түрде орындауға кедергі жасайтын жағдайлардың тұрақты жиынтығы. Ерекше жағдай форс-мажор жағдайларына жатпайды мысалы, қызметкерлердің сырқаттануы немесе жұмыстан кетуі, өндірістік ғимараттарда электроқуатының өшуі, бұйымдар өндірісі кезіндегі брак. Ерекше жаңдайлардың (кедергінің) интеллектуалдық деңгейі әдетте мамандар қызметі пәнің деңгейіне қарағанда едәуір төмен. Мысалы, жүйелік программистер бөлімі жұмысында әртүрлі кедергілер болып отырады: электрқуатының өшуі, картриджді, қағазды жеткізудегі кідірістер және т.б. Егер бөлімнің басшысы оның негізгі қызметкерлерінен қарағанда біліктілігі азырақ, бірақ кедергілерді тез және білікті жоятын адам болса, онда істер сәтті жүреді, егер керісінше болса, онда тұрақты жанжалдар пайда болады. Берілген технология қатаң регламенттелген технология бойынша жұмыс істейтін үлкен емес ұйымдарда немесе басқарудың сенімді (функционалдық) құрылымымен ұйымдарда тиімді іске асырылады. Қатаң регламенттелген технология персонал арасындағы барлық басқарушылық және өндірістік қызметтерді анық бөлуді, жабдықтаушылармен және тұтынушылармен өзара әрекеттесуді құрады ескереді. Басқарудың сенімді құрылымы – бұл нарықтық экономиканың феномені. Ол әдетте жаңа ұйымдарды құру кезінде қалыптасады, оларда:

- негізгі бөлімшелердің басшылары мен орындаушылар бір-бірімен достық немесе отбасылық қатынастармен байланысқан;

- қызметтің негізгі түрлерін кәсіби орындай алады.

Технология басқарудың сызықтық-патронаждық құрылымын ескереді (французша patronage - қамқорлық). Берілген құрылымда басшы әкімшілік қызметтер бойынша өндірістік процесінің барлық қатысушыларына сызықтық ықпалды жүзеге асырады, ал экономикалық, технологиялық және басқа қызметтер бойынша бағыныштыларға және әріптестеріне қажетті көмек (патронаж) көрсетеді. Басшы терезесі тең жағдайында болады. Орындаушы өз жұмысының бөлігін төменде тұрған деңгейге беруі мүмкін және оған қатысты сызықтық басшы ретінде де, кеңесші ретінде де бола алады.

Берілген технология шеңберінде жұмысшы:

- ұйымның негізгі миссиясын және оны құрайтын мақсаттарды қалыптастырады, орындаушылармен оларға жету мерзімін үйлестіреді;

- өз орындаушыларна ұсынылған өндірістік технологияны нақты қолдануды тапсырады;

- тапсырманы орындаудың келісушілігін қадағалайды;

- ерекше жағдай болған жағдайда басқаруды өзіне алады немесе оны басқа орындаушыларға (ішкі немесе сыртқы) жүктейді;

- қызметкерлердің кәсіпқойлығы, ерекше жағдайлар мен оларды шешу тәсілдері туралы мәліметтердің ақпараттық базасын жасайды.

Басқарушылық технология өндірістік технологияның ерекшелігін нақты қолдануды және барлық негізгі бөлімшелері басшыларының шешіміне толық сенімділігін ескереді.

Берілген технология шығарылатын өнімнің жиі өзгеретін номенклатурасы кезінде, сонымен қатар типтік күрделі процедураларының үлкен көлемі бар кез келген ұйымдар үшін әсіресе тиімді.

Технология ұйымның жұмысындағы ауытқулардың басым көпшілігі штаттық, яғни оларды жою бойынша шешімдердің белгілі жиынтығымен қайталанатын болып табылатынына негізделіді. Штаттан тыс ауытқулар әдетте штаттық ауытқулар негізінде пайда болады және сондықтан оларды жою бойынша шешімдер жиынтығы ақпарттық жүйелер көмегімен шешімдердің штаттық әдістерін арақатынастығы арқылы алуға болады.

Берілген технология шеңберінде басшы:

- қойылған мақсаттарға жетудің құралдары мен әдістерін, шешімдер нұсқаларын әзірлеу үшін жасанды зерденің барлық құраушыларын таңдайды немесе қалыптастырады;

- жасанды зерденің жұмысы үшін қажетті бастапқы мәліметтерді комьютерге енгізеді;

- ұсынылған нұсқалардың тиімділігін талдайды. Егер тиімді нұсқалар жоқ немесе аз (1 немесе 2) болса, комьютерге алғашқыда енгізілген бастапқы мәліметтерді түзетеді;

- мамандармен бірге шешімнің аса оңтайлы нұсқасын таңдайды;

- таңдалған нұсқа бойынша нақты орындаушылармен тапсырманы орындау құралдарын, әдістерін және уақытын есептеуді және келісуді ұйымдастырады;

- тапсырмаларды орындаудың келісушілігін қадағалайды;

- жасанды зерде көмегімен тапсырманы орындауға кедергі жасайтын ойда болмаған жағдайлар болған кезде түзету нұсқаларын әзірлейді, ең жақсысын таңдайды және тапсырманы орындау процесін үйлестіреді. Жаңа жағдайлар бойынша мәліметтерді өңдеуге компьютерлік жүйенің дайын емес жағдайында басқаруды өзіне алады немесе басқа орындаушыларға жүктейді. Жаңа шешім алынған нәтижелерді (жағымды немесе жағымсыз) көрсетумен мәліметтер базасына енгізіледі.

Берілген технология ақпараттық жүйелермен жұмысы бойынша мамандардың кәсіби дайындығының жоғары деңгейін талап етеді және басқарудың функционалдық құрылымын ескереді. Бұл құрылымда басқару қызметтері әкімшілік-әміршіл қызметті қосатын сызықтық қызметке және технологиялық, экономикалық, құқықтық және орындауға міндетті басқа қызметтерді қосатын функционалдық қызметке бөлінеді. Басшылар бір-бірінің ісіне араласпайды. Негізгі басшы ғана бөлімшелер басшыларының әрекеттерін үйлестіреді және өз қызметтерінің шектеулі тізімін орындайды. Әрбір басшы нақты орындаушымен жұмысты орындауға қажетті қызметтердің тек бөлігін ғана өзінде тұйықтайды.

Қызметті белсендендіру екі түсінік біріктіреді: ынталандыру (моральдық және материалдық) және жұмылдыру. Моральдық ынталандыруға жауапты тапсырмаларды беру, сенім, алғыстар, үкіметтің марапаттары, қызметтегі жоғарлау немесе оған ұсыну және т.б. жатады, материалдық ынталандыруға ақшалай және тауарлық түрдегі, қызметтер, білімдер мен ақпарат түріндегі төлемдер жатады. Жұмылдыру – бұл қойылған мақсаттарға жету үшін қызметкерде патриоттық негізінде адамның моральдық құндылықтарын қалыптастырады. Жұмылдыру тәсілдеріне ұрандар, үндеулер, басшының немесе әріптестің жеке үлгісі, орындалған тапсырманың маңыздылығын ұғыну және т.б. жатыды.

Берілген технология қызметкерлердің мүдделері мен қажеттіліктерін қанағаттандыруға қажеттіліктер мен қызығушылықтар негізінде басқару технологиясында сияқты басшыдан тура емес, қызметкердің өз шешім арқылы ықпал жасайды. Технология персоналмен жұмыс бойынша мамндардың кәсіби дайындығының жоғары деңгейін талап етеді.

Қызметкерлердің жұмысын белсендірудің әлемдік тәжірибесінде тиімді еңбекке мотивация теориясы сәтті қолданылады.

Технология басқарудың сызықтық-функционалдық құрылымын ескереді.
Бақылау сұрақтары
1. Процессорлық технологияның жиынтығын атаңыз.

2. Нәтижелер бойынша басқару технологиясының мәні неде?

3. Нәтижелер бойынша басқару технологиясын іске асыру кезеңдерін атаңыз.

4. Қажеттіліктер мен қызығушылықтар негізінде басқару технологиясы неге негізделеді? Ол қайда тиімді іске асырылады?

5. Тұрақты түрдегі тексерулер мен нұсқаулар арқылы басқару технологиясы шеңберінде басшының әрекеттері қандай?

6. Ерекше жағдай дегеніміз не? Оған не жатады?

7. Ерекше жағдайларда басқару технологиясы шеңберінде жұмысшының әрекеттерін сипаттаңыз.

8. Жасанды зерде негізінде басқару технологиясының мәнін ашыңыз.

9. Қызметті белсендендіру қандай түсініктерді біріктіреді?
6 Басқару шешімдерін жасау үрдісіне қажетті әкімшілік іс-шаралар
6.1 Басқарушылық шешімдерді әзірлеу процедуралары

Басқарушылық шешімдерді әзірлеу мен іске асыруды ұйымдастыру басқарушылық шешімдерді әзірлеу мен іске асырудың барлық процедураларында басқарушы да, басқарылатын да жүйеге қатысты белгілі ұйымдық-әкімшілік шараларды өткізуді талап етеді Бұл процедураларға әзірлеу, келістіру, қабылдау, бекіту және орындауды ұйымдастыру кіреді. Әрбір процедура басқарушылық шешімдерге қойылатын талаптарды есепке алумен орындалуы керек.

Басқарушылық шешімдерді әзірлеу процедурасы үшін басқару аппараты мен басқарушыға келесі әрекеттерді жүзеге асыру керек:

1) нақты тапсырманы, персонал құрамы мен олардың бағыну жүйесін, тапсырманы орындау уақытын, орындалу барысын бақылаудың аралық кезеңдерін, бөлінген ресурстарды көрсетумен жұмысты орындау туралы құжаттаманы ресімдеу;

2) басқарушылық шешімдер әзірлеушілерін басқарушылық шешімдер әзірлеу бойынша жұмысты орындау туралы ұйымдық құжаттардың мазмұнымен таныстыру мен түсіндіру;

3) Басқарушылық шешімдер әзірлеушілеріне жұмысты орындау кезінде олардың құқықтарын, жауапкершіліктері мен құзыреттілігін түсіндіру;

4) жұмысты сәтті орындау үшін есепке алынбаған жағдайларды басқарушылық шешімдерді әзірлеушілерімен талқылау;

5) басқарушылық шешімдер әзірлеу бойынша ұсынылатын жұмыстың маңыздылық дәрежесіне ерекше назар аудару;

6) қызметкерлерге қажетті ұйымдық техниканы, бөлмені беру және қажетті іскерлік ақпаратың көздерін көрсету;

7) заңгер немесе референт жағынан әзірленіп жатқан басқарушылық шешімдер нұсқаларының күші бар заңнамаға немесе компанияның жарғылық құжаттарына сәйкестігін бақылауын өткізу;

8) басқарушылық шешімдер нұсқаларының техникалық, экономикалық және ұйымдастырушылық орындалуы туралы қорытынды жасау;

9) экономикалық, экологиялық және басқа салалардағы басқарушылық шешімдерді болашақта іске асырудың қауіпсіздігі туралы сыртқы сарапшылардың қорытындысын алу.