Тема 4. Писемне ділове спілкування

Це давнє чергування особливо «активно» діє в сучасній українській мові, де звуки, які чергуються, обов’язково пом’якшуються перед [і], що дозволяє зробити висновок про близькість української мови до давньоруської (чи церковнослов’янської, наприклад: притча во языцех, почить в Бозе, на небеси).

Ці й інші чергування відбуваються, щоб запобігти збігові кількох голосних (у першу чергу) або приголосних звуків: зі мною, розібрати, корабель, вогонь, павук, атеїзм, Йордан, Каїр, Моїсей, Таїсія, Йосип, найменування, інавґурація, християнин. Проте у словах з європейських мов, які не асоціюються з православно-християнською культурою, протетичні звуки [й, в] не вживаються: Іоланта, іон, аурум тощо.

Це правило не можна застосовувати до початку слова (Ігор), слів дірка, щиголь і відкритих складів -ри або -ли: три-вога, гри-міти.

2. В основах слів західноєвропейського походження вимовляється і пишеться українське и після ж, ч, ш (шиплячих), з, ц, с, (свистячих), д, т, р, якщо далі йде приголосний звук (крім й, бо в українській мові це сонорний звук): радіо, але радист; таксі, але таксист; сценарій, але сценарист; азимут, дилер, але тріумф, пріоритет, лізинг, біржа тощо. Умовно це правило називають «правилом дев’ятки», пов’язуючи його з висловом «Де ти з’їси цю чашу жиру?». Виняток становлять давно запозичені слова із східних мов, які стали «своїми»: вимпел, графин, єхидна, імбир, кипарис, кит, мигдаль, миля, башкир, калмик, киргиз, кизил, кинджал, кисет, кишлак, кишмиш.

4.2. Морфологічний принцип правопису
Ясність й точність документа багато в чому залежить від того, чи розуміє мовець основну мету слова й речення – донести значення – і з яких елементів воно складається. Таким чином, першим рівнем підходу до граматичних норм є ознайомлення з будовою слова і способами словотвору, оскільки думка про те, що слово складається зі звуків, а тим більше з букв, не витримує критики, бо букви є лише шифром мови, а звуки не несуть інформації.

З погляду морфології, слово складається з морфем – найпростіших елементів слова, які мають лексичне або граматичне значення.

Так, у слові трактористка морфеми трактор-, -ист- і -к- мають лексичні значення, бо за їхньою допомогою ми встановлюємо цілісне уявлення про предмет (трактор- – «механізм», -ист- – «людина, яка обслуговує цей механізм», -к- – «жінка, професією якої є обслуговування механізму»), а закінчення -а –вказує тільки на рід, число й відмінок. Оскільки перший тип морфем несе лексичне значення, він складає основу слова, до якої входять корінь і афікси.

Корінь – це головна морфема, що має основне лексичне значення і може утворювати слова: стіл, ніж, кінь тощо. Але у слові можуть бути й додаткові лексичні значення. Наприклад, у слові відійти морфема від- додає до основного значення інформацію про початок руху; у слові студентка частина -к- несе додаткову інформацію про те, що перед нами особа жіночої статі та ін. Отже, морфеми, що приєднуються до кореня, мають однакову природу – вони додають певні відтінки значення, що дає змогу об’єднати їх у категорію афіксів.

Афікси – це морфеми, які мають додаткові лексичні значення, за допомогою яких утворюються нові слова. Вони різняться тільки місцем у слові і поділяються на префікси (вони стоять перед коренем) і суфікси (вони стоять після кореня).

Граматичне значення слова зосереджене в його закінченнях.

Закінчення – це морфеми, що мають тільки граматичне значення, утворюючи форми того самого слова (процес, процесу; іду, ідеш тощо).

Граматичні й лексичні значення передаються на письмі різним написанням слів: окремо, через дефіс або разом, тому їхні норми залежать від будови складних слів і абревіатур.

Оскільки складні слова утворюються, як правило, поєднанням двох і більше основ, у практиці написання їх часто плутають зі словами, природа яких не пов’язана з основоскладанням. У цих випадках значення підміняється формою кінцевого звука, що призводить до орфографічних (і семантичних!) помилок. Щоб запобігти неправильній передачі понять у писемному спілкуванні, слід пам’ятати:

1. Окремі поняття фіксуються окремим написанням слів (це перевіряється постановкою питань): промислово розвинена країна (країна яка? розвинена; як? промислово);

2. Одне неподільне поняття з одним граматичним (закінченням) і двома лексичними значеннями, що з’єднане підрядним зв’язком, фіксується написанням слова разом (народногосподарський комплекс (комплекс який? народногосподарський; але аж ніяк не господарський як? народно), наприклад: пароплав, велосипед, макроекономіка, трипроцентний, чорногуз, сімдесятиріччя, лісосплав, чорнозем, шлакоблок, горицвіт, Перебийніс, дванадцятитонка, вищезгаданий, глухонімий, поперечношліфувальний, додолу, потроху, поодинці.

3. Одне поняття, що поділяється на частини і має одне граматичне значення, фіксується написанням слів через дефіс: економіко-правове забезпечення (забезпечення яке? економіко-правове – «економічне і правове»).

В останніх двох випадках саме значення зумовлює тип зв’язку між частинами складного слова, що позначається написанням слів разом (народногосподарський – зв’язок не сурядний) або через дефіс (економіко-правове «економічне і правове» – зв’язок сурядний).

Отже, будь-яке складне слово означає одне поняття, тому пишеться разом (жовтогарячий колір – одне неподільне поняття) або через дефіс (синьо-жовтий прапор – одне поняття, яке складається з частин), а словосполучення, які означають різні поняття, – окремо (суспільно корисна праця – «праця, корисна для суспільства»; абсолютно високий процент – процент «який?» – високий; «наскільки?» – абсолютно; ринково орієнтована економіка – «економіка, орієнтована на ринок»). При цьому через дефіс пишуться складні слова, утворені сурядним зв’язком (коли з’єднуються дві чи більше однорідних частини за допомогою сполучника і), а саме:

1. Слова з синонімічними або антонімічними коренями, що утворюють однорідні або спільні поняття: писав-писав, синьо-синьо, довго-довго, ледве-ледве, всього-на-всього, де-не-де, лікар-еколог, зроду-віку, тишком-нишком, любо-дорого, більш-менш, хліб-сіль, десь-інде, десь-колись, купівля-продаж, розтяг-стик (але: раз у раз, день у день, рік у рік, тому що при відмінюванні в цих словоспоченнях з’являється два граматичних значення: з дня на день, з року в рік); діалектико-матеріалістичний, механіко-математичний, політико-економічний, військово-морський, воєнно-стратегічний (в останньому випадку перша основа закінчується на -ко або починається частиною військово- (воєнно-).

2. Іменники й утворені від них прикметники (як правило, іншомовного походження), у яких одне граматичне значення (одне закінчення): блок-система, стоп-кран, крекінг-процес, генерал-губернатор, людино-день, член-кореспондент, тонно-кілометр, норд-ост, віце-адмірал, екс-чемпіон, унтер-офіцер.

3. Субстантивовані словосполучення, що означають переважно назви рослин: чар-зілля, люби-мене, брат-і-сестра, іван-та-мар’я.

4. Складні прислівники, утворені від прикметників, займенників і числівників за допомогою префікса по- і суфіксів -и, -і, -е, -ому: по-київськи, по-латині, по-перше, по-новому (і на-гора). При цьому їх слід відрізняти від однозвучного позиційного поєднання прийменника з іншими частинами мови: по новому мосту, працювати по перше число включно, на гору тощо.

5. Складні прийменники, що починаються з частини з- (із-): із-за, з-за, з-поза, з-на, з-під, з-серед (у них первинно два граматичних значення перетворюється на одне: із чого?, за чим? – із-за чого?).

6. Складні іменники з частиною пів-, якщо далі йде власна назва: пів-України, пів-Франції (але півогірка, півлітра, пів’яблука).

7. Прикладки, якщо вони стоять у постпозиції і утворюють одне поняття ріка Хорол (ріка яка? – Хорол) – (що?) Хорол-ріка): молодець хлопець – хлопець-молодець; красуня дівчина – дівчина-красуня (а також мас-медіа, експрес-аналіз тощо). Якщо пояснюваний іменник і прикладка можуть мінятися місцями, між ними завжди ставиться дефіс: дівчина-грузинка й грузинка-дівчина, художник-пейзажист і пейзажист-художник.

8. Складні слова з частками -бо, -но, -от, -то, -таки, коли вони виділяють значення окремого слова (стій-бо, читай-но, тільки-но, тому-то, як-от, як-то, якось-то, умів-таки), а також з частками -будь-, -небудь, казна-, бозна-, чортзна-, хтозна- у складі займенників або прислівників: будь-коли, хто-будь, який-небудь, казна-чий, бозна-куди, чортзна-що, хтозна-де (але: кому би то, хто б то, таки читав, хтозна на чому, казна в чому, будь у чому).

9. Літерні абревіатури з цифрами (літак Ту-154; 7-А клас); терміни, до складу яких входить літера алфавіту (Т-подібний); літерні скорочення від складних слів з дефісним правописом (с.-д. – соціал-демократ); складні слова, перша частина яких позначається цифрою (25-процентний); скорочені іменники, в яких наводиться початок і кінець слова (т-во – товариство).

Абревіатури утворюються по-різному: від початкових частин окремих слів (Донбас – Донецький басейн), початкової частини першого слова і початкових звуків наступних слів (райвно – районний відділ народної освіти), початкової частини першого слова і повного другого слова (демблок), початкових звуків або початкових букв кожного окремого слова (власне абревіація: неп – нова економічна політика; СНД – Співдружність Незалежних Держав) тощо.

а) складноскорочення пишуться з великої літери, якщо вони є власними назвами, тобто виконують адресну функцію і вживаються на позначення установ одинично: Держкіно, Міненерго, Укратом, Промінвестбанк;

б) з малої літери пишуться складноскорочення, якщо вони є родовими назвами: держадміністрація, облвиконком, міськрада.

Запис абревіатур залежить від того, чи збереглися вони у свідомості їхніх носіїв як абревіатури. Так, великими літерами пишуться абревіатури, які не відмінюються (СНД, США, ГЕС, ТЕЦ, МТС, ВНЗ) і не утворюють нові слова, а малими, якщо вони відмінюються і перетворилися на звичайні слова-корені, за допомогою яких будуються нові слова (неп, бо за часів непу, непівська модель економіки; вуз, бо у вузах, вузівський підручник). В останньому випадку це вже не абревіатури, бо, наприклад, абревіатурою для слова вуз виступає форма ВНЗ. Отже, вживання слова виші, яке не утворює нові слова, штучне, і в діловому мовленні небажане.

При комбінованому записі деяких абревіатур в одному слові поєднуються два способи словотвору (ДонНТУ: складноскорочення від власної назви Донецький і невідмінювана абревіатура від національний технічний університет), або поступового переходу абревіатур до розряду звичайних слів, коли вони починають відмінюватися, що й підкреслюється додаванням закінчення (СНІДу).

Наприклад, слово ПТУ (пе-те-у) – абревіатура, бо воно має літерну вимову, ознаки середнього роду і може бути твірною основою похідних слів у розмовному стилі (петеушник), а написання б-ка (бібліотека), д-р (доктор), л-ра (література), та ін. (та інше), сб (субота), півн.-зах. – північно-західний, Півн. крим. канал – Північнокримський канал, п/к (під керівництвом) – скорочення, оскільки вони не збігаються з вимовою і з окремою граматичною характеристикою слів.

При їхньому написанні слід пам’ятати про такі вимоги:

а) слова не скорочуються на голосну, якщо вона не початкова, і на м’який знак. Наприклад, слово селянський може мати такі варіанти: сел., селян., селянськ.;

б) при збігу однакових приголосних скорочення треба робити після першого приголосного: стін. календар (стінний календар), ден. норма (денна норма);

в) при збігу різних приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після останнього приголосного, залежно від структури слова, наприклад: власноруч. або власноручн. (власноручний), але тільки власт. (властивий), бо скорочення іншим способом буде незрозумілим).

Приклади фіксації найуживаніших скорочень наведені в додатках.
Правопис афіксів залежить від додаткових лексичних значень, які вони передають у слові. У практиці ділового мовлення найчастіше труднощі виникають при вживанні префіксів пре-, при-, прі-, не- і суфіксів дієприслівників:

1. Префікс при- має значення «наближення, приєднання, неповноти дії» (присісти, прибити), префікс пре- вживається у значенні «дуже» (преосвященство, премудрий), а префікс прі- (що відповідає рос. про-) пишеться у словах: прірва, прізвище, прізвисько.

2. Префікс не- треба відрізняти від однозвучної заперечної частки. Не зі словами пишеться разом, якщо це префікс і йдеться про констатацію факту, і окремо, якщо це заперечна частка. Наприклад, у слові незараховано, у словосполученнях непоширене речення, неширока річка, непровітрена кімната – це префікси, а в реченнях Річка не широка, а вузька, Це не червона верба, Ніхто не бореться або Кімната не провітрена (її не провітрили) – це заперечні частки.

Заперечну частку не треба відрізняти від префікса недо-, що означає неповноту дії (недопечений, недоїдати).

3. Суфікси дієприслівників -учи, -ючи, -ачи, -ячи, що означають додаткову дію, треба відрізняти від однозвучних дієприкметників із закінченням -і, що фіксують ознаку предмета. Наприклад: Перевіряючи діяльність підприємства, перевіряючі органи дійшли позитивного висновку (дійшли «як?» перевіряючи – це дієприслівник, що виражає обставину способу дії; органи «які?» перевіряючі – дієприкметник, що виконує роль означення).
4.3. Термінологія ділового спілкування
Терміни – це слова або словосполучення, які утворюються для точного вираження відомих у світі спеціальних понять, процесів, явищ, предметів і вживаються у специфічній сфері мовлення, а отже, вони прагнуть до інтернаціоналізації (або спільнослов’янського вживання): атом, молекула, інжиніринг, маркетинг, ангідрид, мікроелемент, квадрат, куб, меморандум, ультиматум, наукоємке виробництво (а не наукомістке), стартова доріжка (а не стежка), вібраційний грохот (а не гуркіт). Проте не можна або не рекомендується вживати в діловому і науковому стилях російський чи інтернаціональний варіанти, якщо в українській мові є власний усталений термін: не справка, а довідка; не час (60 хвилин), а година; не неділя (7 днів), а тиждень; не відзив, а відгук; не положительний, отрицательний, а позитивний, негативний; не угол, а кут; не раствор, а розчин; не гелікоптер, а вертоліт тощо. Не випадково, оскільки більшість термінології прийшла в українську мову з російської, ділова мова починає все більше виробляти власні лексичні звороти. Так, певна різниця спостерігається у використанні архаїчної лексики. Вона, як правило, замінюється словами сучасної української мови. Порівняйте: рос. нижеподписавшийся, вышепоименованный, содеянное, возмездие (старослов’янізми) і укр. нижчепідписаний (підписаний нижче), вищеназваний, учинене (зроблене), відплата. Неологізми ж у більшості випадків мають паралельні словесні форми. Побудовані за одним принципом, вони різняться хіба що елементами калькованого перекладу: стыковка // стиковка, состыковаться // зістикуватися, лунник // місячник, прилуниться // примісячитися, реактор // реактор, капрон // капрон, лавсан // лавсан, универсам // універсам тощо.

Крім зазначених правил, слід пам’ятати про наступне:

1. Термін має вживатися тільки з одним значенням у зафіксованій у словнику формі, наприклад: закритий склад (грам.), зачинений склад (приміщення для зберігання чогось).

2. При користуванні терміном слід суворо дотримуватися правил утворення від нього похідних форм, наприклад: акт (документ), акта, актувати, актований, актування; але акт (процес), акту.

3. При наявності кількох варіантів (українських чи іншомовних, загальновживаних чи неологізмів) у діловому стилі слід вибирати той, який не має експресивних або емоційних відтінків, тобто кодифікований варіант, що ввійшов до загального вжитку і зрозумілий для більшості: краще не відсоток, а процент; не консалтинг, а консультування. При цьому у межах одного документа слід уживати тільки один варіант, бо синонімія руйнує точність і ясність тексту.

4. Терміни слід відрізняти від професіоналізмів – слів або висловлювань, властивих певній вузькій професійній групі людей, поставлених в особливі умови життя і праці. Оскільки це, як правило, звичайні слова, ужиті у незвичайному значенні або у незвичній формі, їхнє використання у діловому стилі небажане – вони базуються на метафоричних асоціаціях, невідомих для більшості, тому провокують двозначність (наприклад, козел у металургів, будівельників; уточнити свої обсяги або проголосувати питання в управлінців).

5. Стійкі фразеологічні звороти у практиці наукового й ділового стилів не вживаються за причини їхньої емоційної забарвленості й метафоричності. Проте це не стосується термінологічних словосполучень типу з метою, відповідно до, в порядку, по лінії, згідно з, брати до уваги, доказ від супротивного, здати в експлуатацію, головний стрижень, до відома, опанування методами, удосконалення методів, звернутися на адресу, незважаючи на тощо (при цьому зловживання канцеляризмами типу загострити питання, на сьогоднішній день недоречне й небажане).

6. У практиці ділового мовлення не слід плутати пароніми – слова, які мають подібне звучання, але не мають спільного лексичного значення: абонент – абонемент, повстати – постати, туристичний – туристський, тактичний – тактовний, комунікативний – комунікаційний, музичний – музикальний, дипломат – дипломант – дипломник, приймальня («кабінет», іменник) приймальна («комісія», прикметник), дружний («колектив») дружній («приязний») тощо. При нерозумінні значень цих термінів слід звертатися до словників, наприклад, до «Словника паронімів української мови» Гринчишина Д.Г. і Сербенської О.А. (див. список літератури).

7. У законодавчих актах, наказах, розпорядженнях, офіційному листуванні не дозволяються художньо-поетичні образні вислови та емоційно забарвлені слова і допускається часткове використання застарілих слів (нижчепідписаний, вищезгаданий, вельмишановний тощо), а також сталих форм синтаксичних конструкцій письма з використанням канцелярської термінології і «книжних» слів на -ання, -ення, -іння, -ство, -цтво, -ість, -ува, -ти, -ння, -ття, -ен-, -учи, -ючи, -вши (зайнятість, здійснення, сумісництво, виконувати, здійснювати, посвідчення, прибуття, знайдений, працюючий, призначений, враховуючи, розглянувши).

Отже, точний вибір потрібного слова з його вписаним у контекст значенням набуває не тільки теоретичного, а й суто практичного значення (див. про це в таблицях «Лексичний мінімум», винесених до додатків).

У правовому контексті імена й назви несуть тільки адресне й інформативне навантаження: національне, історичне, статеве або адміністративно-територіальне, що в багатьох випадках зумовлює зміст, характер, соціальні дії і вчинки конкретного суб’єкта чи об’єкта номінації. Так, кіно – це «кіно» взагалі з відповідним лексичним значенням, а група «Кіно» – вокально-інструментальний ансамбль, який асоціюється зі співаком Віктором Цоєм і несе про нього відповідний обсяг інформації. Кальміус як слово – абсолютна «терра інкогніто» для сучасної людини (у його основі дві давньотюркські частини: кала – «грязюка» і міюс – «кут, ріг»), проте Кальміус як власна назва вказує на конкретну річку в Донбасі, інформуючи про те, хто проживав на цій місцевості або яка мова обслуговувала її мешканців. Власні назви Іван, Жан, Ян, Вано мають чітку національну ідентифікацію (українець, француз, поляк, грузин) і характеризують самі об’єкти, пов’язуючи їх із конкретними асоціаціями, як і поняття Севастополь («героїчний»), Одеса («місто неповторного гумору»), Володимир («Мономах»), що накладає відбиток на самих носіїв цих імен.

Із цього погляду процес масових перейменувань під час революцій або «демократичної перебудови» (Луганськ – Ворошиловград – Луганськ; Єлізаветград – Зинов’євськ – Кірове – Кіровоград; Маріуполь – Жданов – Маріуполь; Юзівка – Сталіно – Донецьк; Алєксєєво – Чистякове – Торез тощо) є свідченням правового невігластва і зміни власної історії як об’єктивної реальності, які закінчуються людськими трагедіями й соціальними катаклізмами. Усвідомлення «недоторканності» власної назви є обов’язковою умовою правової коректності ділової мови. Основною юридичною складовою документа, а отже, й офіційного імені як його основного атрибута, є принцип збереження інформації про власника (первинного або сучасного, якщо інформація про нього загублена), а відтак, тільки встановлення інформації про власника забезпечує правильність норм передачі власних назв в різних мовних контекстах.

За цими нормами власні назви іншою мовою не перекладаються (будь-який переклад є актом перейменування, бо Кузнецов не може перетворитися на Ковальова, Михаїл Саакашвілі на Михайла, Владимир Путін на Володимира, Анна в Ганну, а Ніколай у Миколу, як і місто Ніколаїв в Миколаїв), але передаються фонетичні і структурні особливості української (чи якоїсь іншої) мови, якщо вони не руйнують адресну або інформативну функцію. Наприклад, село Красне («красиве»), а не Червоне чи Красноє; вул. Рєчна (а не Річкова чи Річна); Дьяков – Дьяков (а не Дяков чи Дяків); рос. Святогорск – укр. Святогірськ з пом’якшеним суфіксом -ськ- і чергуванням [о] – [і] у закритому складі (бо йдеться про Святі гори); але рос. Углегорск – Вуглегорськ (а не Вуглегірськ, бо йдеться про місто) з фонетичною «протезою» [в] і пом’якшеним суфіксом -ськ-; рос. Горловка – укр. Горловка (а не Горлівка, бо первинний «власник» – російський гірничий інженер на прізвище Горлов), рос. Севастополь, Мариуполь, Константинополь – укр. Севастополь, Маріуполь, Константинополь (грецьке походження назв із коренем -поль – «місто»), але рос. Тернополь, Доброполье – укр. Тернопіль, Добропілля (від слов’янського поле) тощо. У випадках, коли зміни торкаються адресної або інформативної функцій (-рєч- – -річ-, -гор- – -гір-, -ов- – -ів-, -поль- – -піль-), йдеться не про звуки як категорії фонетики, а про фононіми чи морфоніми – мінімальні міжмовні одиниці онімного простору (гр. онім – «ім’я»), які ідентифікують об’єкт чи суб’єкт номінації з погляду права.

Проте у власних назвах з інформативною значимістю для всього світу переклад перетворюється у спосіб її передачі різними мовами: Северный Ледовитый океан – Північний Льодовитий океан, Первое мая – Перше травня, Южные авиалинии – Південні авіалінії, улица Большая Житомирская – вулиця Велика Житомирська, Большой каньон – Великий каньйон, Южная Америка – Південна Америка, Южный автовокзал – Південний автовокзал (вони мають важливу для всіх інформацію про розмір, взаємне розміщення, напрямок руху, сторони світу); рос. пр. Освобождения Донбасса, пл. Независимости, вулиці: Строителей, Преподавателей, Железнодорожников, Октябрьской революции, 8 Сентября – укр. пр. Визволення Донбасу, майдан Незалежності, вулиці: Будівельників, Викладачів, Залізничників, Жовтневої революції, 8 Вересня (у цих випадках це «меморіальні» назви, до яких умовно можна додати слово «імені», що в деяких випадках підкреслюється ще й датою, наприклад, вул. 8 Березня – «імені 8 Березня» як міжнародного жіночого дня). Але: Сєвероморськ, Владивосток, Первомайськ, м-н Южний, вул. Совєтська (у цих назвах інформація про сторони світу, напрямок руху або політичний устрій неважлива або втрачена)

При цьому у будь-яких випадках треба враховувати особливості вимови і граматичної структури мови спілкування.
Особливості української вимови

Передача російської букви «и». Найчастіше російська буква «и» в основах власних назв передається як «і»: Нікітін, Ніколаєв, Сахалін,Тагіл. Проте «и» пишеться тоді, коли вимова [і] в українському контексті неможлива, а саме:

а) після шиплячих і [ц]: Чичиков, Щипачов, Анциферов, Перечин;

б) у префіксі при- і суфіксах -ик-, -ич-, -иц-, -ищ-: Приморськ; Ратников, Углич, Станкевич, Бронниці, Радищев (тому що в українській мові немає префікса прі- (за винятком прірва, прізвище, прізвисько, де префікс наближається за значенням до російського -про);

в) якщо у споріднених українських словах виступає «и»: Миргородський, бо мир; Пивоваров, бо пиво; Писарев, бо писати;

г) у прізвищах, що закінчуються на -их: Легких, Польских – Легких, Польських.

Передача російського звука [‘е]. Найчастіше в основах власних назв російський звук [‘е] передається як «е»: Державін, Нева, Онегін. Буква «є» можлива лише для передачі м’якої вимови попереднього приголосного звука:

а) у суфіксах -єв- або -єєв-, якщо вони стоять не після шиплячих, [ц] або [р]: Малєєв, Корнєєв, Соболєв, Фадєєв (але: Лазарев, Плещеєв);

б) якщо у споріднених українських словах виступає «і»: Бєликов, бо білий; Мєшков, бо мішок; Мєркулов, бо міркувати (але Білик, Білоусенко, бо це прізвища українські).

В інших випадках треба передавати власні назви якнайближче до звучання у мові-джерелі (рос. Пугачёв – укр. Пугачов, рос. Афанасьев – укр. Афанасьєв, фр. Bordeaux – укр. Бордо, рос. Ильин – укр. Ільїн, рос. Гурьин – укр. Гур’їн). При цьому слід пам’ятати про специфіку передачі суфіксів -ськ-, -цьк-, -зьк-, -ець- у прізвищах слов’янського походження, м’яку, тверду і роздільну вимову в українських та іншомовних словах, про фонетичні процеси, пов’язані з подовженням і подвоєнням, спрощенням, чергуванням та ін.: рос. Забайкалье, Беспалов, Раздоры, Подкопаева, Рассыпное, Харцызск, Воинов, Измаилов, Токарь, Кравец – укр. Забайкалля, Безпалов, Роздори, Підкопаєва, Розсипне, Харцизьк, Воїнов, Ізмаїлов, Токар, Кравець тощо.
Особливості передачі граматичної структури власних назв.

1. За правом первинного власника чоловічі прізвища відмінюються, бо вони вписані в юридичний контекст: Терлак Микола – Терлака Миколи; Шевченко Тарас – Шевченка Тараса; Навка Ілля – Навці Іллі (але: Олег Чапні – Олегу Чапні; Олексій Толстих – Олексія Толстих; від Живаго, Дурново тощо), а жіночі – ні, бо вони за звичаєвим правом не володіють родовою спадкоємністю, а відтак, у них первинно прізвище «за належністю: Красько Ніна – Красько Ніни; Сидаш Олена – Сидаш Олени (але: Сорока Тетяна – Сороці Тетяні, Мурза Людмила – Мурзи Людмили, бо ці прізвища формально жіночого роду). При цьому у подвійних прізвищах на знак спільної спадкоємності відмінюються всі частини: Донецький державний університет економіки і торгівлі імені М.І.Тугана-Барановського; твори І.Нечуя-Левицького, а не Туган-Барановського, Нечуй-Левицького тощо.

2. При відтворенні російських прізвищ типу Толстой, Крамськой (рос. Толстой, Крамской) і українських типу Чепурний (рос. Чепурной) слід враховувати належність цих осіб до певної національності (у російській мові під наголосом у прикметників чоловічого роду закінчення -`ой, а в українській – -ий). Проте в російських географічних назвах прикметникового походження завжди буде закінчення -ий: Белый Яр – Бєлий Яр, Великий Устюг – Великий Устюг, Крутой Лог – Крутий Лог.

3. Пом’якшений кінцевий [ц’] свідчить про слов’янське походження власної назви: Кравець, Швець, Кролевець, Перепелиця (але Ліфшиц, Клаузевіц, Кац, Зац).

4. Російські географічні назви від присвійних прикметників утворюються за допомогою суфікса -о, і тому не відмінюються (Іваново, Домодєдове, Останкіно), а українські – за допомогою закінчення -е (Рівне – до міста Рівного, Ханжонкове – у місті Ханжонковому). Але і в російській, і в українській мовах відмінювання географічних назв відрізняються від відмінювання однозвучних прізвищ: рос. был в Пушкино (у місті), был у Пушкина (у поета); укр. поїхав до Єнакієвого (до міста) поїхав до Єнакієва (до товариша).

5. За правом первинного власника назви населених пунктів (і, ширше, географічних назв) відмінюються за звичайними моделями першої, другої або третьої відмін, крім випадків, коли рід або складна структура власної назви не дозволяє цього робити при вживанні номенклатурних термінів: Київ – до Києва, Одеса – в Одесі, Рівне – до м. Рівного, Ханжонкове – у м. Ханжонковому, Прип’ять – на Прип’яті (але: до міста Одеса, у місті Волноваха – ж.р. власної назви не узгоджується із с.р. слова місто; на річці Дон – ч.р. гідроніма не узгоджується із ж.р. слова річка; до міста Кривий Ріг, від міста Красний Лиман – складна географічна назва не узгоджується з номенклатурним терміном) тощо. Проте на відміну від назв міст назви залізничних станцій або портів (вторинні власники) не відмінюються: до ст. Біла Церква, біля ст. Житомир, від порту Маріуполь, до аеропорту Донецьк тощо.

6. При звертаннях в українській мові вживається тільки кличний відмінок як форма, що спочатку виникла для спілкування з Богом (Боже, Отче), потім з його «намісниками» – князем, царем (княже, батюшко), власниками прізвищ (тільки аристократами), і, нарешті, тими, хто мав право щось вирішувати (Мікуло Селяниновичу, Олександре Володимировичу тощо). Із цього погляду нехтування цим відмінком при діловому спілкуванні принижує гідність людини, до якої звертаються з проханням. Кличний відмінок має закінчення -у (-ю), -е в іменниках чоловічого роду другої відміни однини (Іваненку, Юрію, Іване) і -о, -е (-є), -ю – в іменниках першої і третьої відміни (Варваро, Надіє, Лесю). Мовний етикет вимагає наступних форм:

– при звичайному звертанні на ім’я і по батькові – Шановний Євгене Степановичу, Шановна Ольго Петрівно;

– при звертанні зі словом пан, пані – за іменем (Шановний пане Андрію! Шановна пані Олено!), за прізвищем з ініціалами (Шановний пане Н.П. Пилипчук, Шановна пані К.Д. Шевченко!), за ступенем, званням або першою посадою (Шановний пане професоре, Шановний пане сержанте, Шановний пане ректоре). При цьому багатокомпонентне звертання (пане ректоре Іванчук, пані Олено Степанівно) або звертання типу пане слюсаре не рекомендується.

7. Імена по батькові, що з’явились в історії східних слов’ян для фіксації прав на передачу спадщини за чоловічою лінією, утворюються за допомогою суфіксів (-ович (-йович) для синів і -івн- (-ївн) для дочок), які додаються до основи батьківського імені (буквально: «син або дочка кого?»): Юрій – Юрійович, Юріївна; Ігор – Ігорович, Ігорівна; Євген – Євгенович, Євгенівна; Іван – Іванович, Іванівна; Євгеній – Євгенійович, Євгеніївна, Микола – Миколович, Миколівна; Миколай – Миколайович, Миколаївна. Винятки становлять імена по батькові типу Лукич (і Лукович), Ілліч (і в розмовному стилі Ількович), Савич (і Савович), Кузьмич (і К`узьмович).

8. У контексті права не можна загальним назвам кафедр, організацій або комітетів з відповідними функціями надавати статусу власних назв: не кафедра «Менеджмент і господарське право», кафедра «Розвідка корисних копалин» або факультет «Економіка», а кафедра менеджменту і господарського права, кафедра розвідки корисних копалин, факультет економіки тощо (бо вживання великої літери, лапок і називного відмінка позбавляють ці об’єкти лексичного значення і «шифрують» їхню діяльність. Парадокс, але такий «шифр» мають сьогодні майже всі організації, підприємства, установи і заклади держави, що позбавляє їх правової парадигми: Державний вищий навчальний заклад «Донецький національний технічний університет» (значить, навчаються в ДВНЗ, а не в Донецькому національному технічному університеті), Закрите акціонерне товариство «Новокраматорський металургійний завод» (значить, працюють не на заводі, а в ЗАТ), Комунальна дошкільна виховна установа «Ясла-садок №25» (а що тоді відвідує маля?), Комунальна лікувально-профілактична установа «Центральна міська лікарня м. Докучаєвська» (так це установа чи лікарня?), Комунальний навчальний заклад «Донецький педагогічний коледж» (навчаються у невідомому комунальному закладі, а не в Донецькому педагогічному коледжі).

Отже, при офіційній передачі власних назв у документах слід орієнтуватися на об’єкт, на його соціально-правовий, національний або культурно-історичний статус, а вже потім працювати зі словом, відображаючи у ньому фонетичні і структурні особливості української мови.

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – основний вид писемного ділового мовлення, що містить інформацію, зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати і передавати її в часі та просторі. Він оформлений у встановленому порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Юридична сила документа – це надана чинним законодавством властивість службового документа, яка є підставою для того, щоб вирішувати правові питання, здійснювати правове регулювання й управлінські функції.

У суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Однією з похідних функцій вважається управлінська. В управлінській діяльності документи широко використовуються, оскільки вони є джерелом і носієм інформації, підставою для проведення довідково-пошукової роботи і прийняття рішень, а також способом удосконалення внутрішньої організації підприємства чи установи.

Відповідно до загальних ознак документи поділяють на такі групи:

• 
  за способом фіксації інформації: письмові , графічні, фото- й кінодокументи; фотодокументи;
  
• 
  за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні;
  
• 
  за назвою: заява, автобіографія, резюме, протокол, наказ, доручення тощо;
  
• 
  за походженням: службові та особисті;
  
• 
  за місцем складання: зовнішні та внутрішні;
  
• 
  за формою: стандартні та індивідуальні;
  
• 
  за терміном виконання: нетермінові (звичайні, безстрокові) та термінові;
  
• 
  за ступенем гласності: несекретні (звичайні, для службового користування) та секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні);
  
• 
  за стадіями створення: оригінали та копії;
  
• 
  за складністю: прості та складні;
  
• 
  за терміном зберігання: тимчасового зберігання (у межах 10 років), тривалого зберігання (обмежується 10 роками), постійного зберігання.
  

• 
  видаватися повноважним органом згідно з його компетенцією;
  
• 
  не суперечити чинному законодавству;
  
• 
  бути складеним за встановленою формою;
  
• 
  відповідати завданням, базуватися на фактах , бути достовірним і переконливим;
  
• 
  містити конкретні вказівки і пропозиції;
  
• 
  бути належно відредагованим та оформленим.
  

Усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна поділити на такі групи:

1. 
   Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).
   
2. 
   Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).
   
3. 
   Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні і пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, телеграми, телефонограми).
   
4. 
   З кадрово-контрактових питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові угоди, контракти).
   
5. 
   Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особові та ін.).
   

1. 
   Державний герб (розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації).
   
2. 
   Емблема організації чи підприємства (розміщується поряд з назвою організації (можна також використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку).
   
3. 
   Зображення державних нагород (розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа).
   
4. 
   Код підприємства, установи, організації (розташовується у верхньому правому кутку).
   
5. 
   Код форми документа (розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи).
   
6. 
   Назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника) (розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка).
   
7. 
   Повна назва установи, організації, підприємства автора документа розташовується у верхньому лівому кутку (може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом).
   
8. 
   Назва структурного підрозділу (розташовується у верхньому лівому кутку).
   
9. 
   Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, факс, номер рахунку в банку (розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Артема, 131, м. Донецьк – 50, т. 305-07-75, розрахунковий рахунок № 34267547 в Укрсоцбанку м. Донецька МФО № 564323).
   
10. 
    Назва виду документа (розташовується зліва або посередині рядка в усіх документах, крім листів).
    
11. 
    Дата (документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання до-кумента ставлять у лівій верхній частині ра-зом з індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується цифровим (29.09.2012) або словесно-цифровим способом у документах матеріально-фінансового характеру (29 вересня 2012 року).
    
12. 
    Індекс (розташовується у верхній частині сторінки зліва. Він включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/46, де 02 – шифр структурного підрозділу; 10 – номер справи; 46 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії).
    
13. 
    Посилання на індекс і дату вхідного документа (розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 03-10/234 від 23.11.2012, де 03 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 234 – порядковий номер).
    
14. 
    Місце складання або видання (розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи іншого населеного пункту, де видається документ).
    
15. 
    Гриф обмеження доступу до документа (розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «для службового користування», «таємно» і т.п.).
    
16. 
    Адресат (розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка).
    
17. 
    Гриф затвердження (розташовується у верхній правій частині документа. Це спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на певне коло структурних підрозділів чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: слово „Затверджую”; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження.
    

18. 
    Резолюція (містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщується у правому верхньому кутку чи на будь-якій площі сторінки, крім полів. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання; термін виконання; особистий підпис керівника; дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання є особа, наведена в резолюції першою. Резолюція має силу розпорядчого документа, бо пише її керівник установи або його заступник).
    
19. 
    Заголовок до тексту (друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа і, як правило, починається з прийменника „про”).
    
20. 
    Відмітка про контроль (розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. ЇЇ проставляють за формою «К» або «Контроль»).
    
21. 
    Текст (складається зі вступу, доказів і закінчення).
    
22. 
    Відмітка про наявність додатків (розташовується ліворуч у верхній половині сторінки).
    
23. 
    Підпис (засвідчує, як правило, перший примірник. До складу підпису входять: зазначення посади (ліворуч); ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч); підпис (посередині). Підписи кількох службових осіб розташовуються у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи розташовуються на одному рівні).
    
24. 
    Гриф погодження (це зовнішнє узгодження, яке розташовується нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці, і складається зі слова «узгоджено» або «погоджено», назви посади службової особи, з якою узгоджується документ (включаючи назву установи), особистого підпису, його розшифрування, дати).
    
25. 
    Віза (вживається для внутрішнього узгодження і складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис. Зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою).
    
26. 
    Печатка (прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові і прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: до статутів, положень, які вимагають печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму без герба).
    
27. 
    Відмітка про засвідчення копій (розташовується у правому верхньому кутку (пишеться слово «копія»). Під реквізитом «підпис» пишеться слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвідчується печаткою).
    
28. 
    Прізвище виконавця та номер його телефону(обов’язковий реквізит на вихідних документах (листах, довідках, висновках), який друкується на всіх примірниках у нижньому лівому кутку останньої сторінки документа).
    
29. 
    Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить: стислу довідку про виконавця; слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця).
    
30. 
    Відмітка про наявність документа в електронній формі (розміщується після тексту в нижній частині. Містить: повне ім’я файлу і його місце зберігання; код оператора; інші пошукові відомості).
    
31. 
    Відмітка про надходження (містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: назву організації; дату надходження; індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа).
    
32. 
    Запис про державну реєстрацію (фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади».