Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Карточный указатель фондовКарточный указатель фондов позволяет вести поиск фондов по их названиям. В указатель включаются сведения о названии фонда, его номере, объеме и крайних датах документов. Если название фондообразователя менялось, то в указатель включа- ется каждое название. Группировка названий фондов внутри указателя производится в соответствии от характера хранимых документов. В основу может быть положена группировка по разделам согласно производственно-отраслевому признаку, на- пример: Высшие органы государственной власти (Ф. 5-Н – Ад- министрация Президента Республики Казахстан), партийные ко- митеты (Ф.139 – Киргизский областной комитет РКП (б)), кон- трольные комиссии (Ф. 718 – Киргизская областная контрольная комиссия РКП (б)) и т.д. Внутри основных рубрик производится дальнейшая группировка названий однородных фондов по при- знакам характера деятельности, подведомственности. Например, раздел «Комсомольские органы» может состоять из подразделов: губернские, уездные, окружные и волостные комитеты, производс- твенные комитеты комсомола, районные (сельские) комитеты комсомола, комитет комсомола и др. Таким образом, характерным для системы учета документов является их взаимодополняемость и сопоставимость данных. Это позволяет вести учет архивных документов на всех стадиях их хранения и по любым классификационным группам, начиная от листа фонда и кончая архивным фондом. Эти особенности учетных документов могут быть прослежены на примере про- анализированных выше форм. Название и номер фонда, впервые записанные в списке фондов, повторяются во всех учетных до- кументах. Повторяются данные об объеме документов. Объем документов, принимаемых в архив, указан в книге поступлений, объемы по фондам даются в листе фонда, где этот показатель выводится на основе итоговых записей в описях, затем в виде количества хранимых документов на 1 января текущего года этот показатель включается в карточку фонда, а объем докумен- тов архива определяется как сумма объемов документов всех хранимых в архиве фондов. То есть, показатели объема доку- ментов, указанные в итоговых записях описей данного фонда, должны совпадать с аналогичным показателем в листе фонда и карточке фонда. Если этот показатель в различных учетных до- кументах одного фонда имеет различное цифровое выражение, то, следовательно, в учете документов фонда допущена ошибка, которая должна быть оперативно устранена. Например, показа- тель количества хранимых в архиве фондов, должна совпадать с количеством соответствующих карточек фондов. Взаимодопол- няемость учетных документов может быть прослежена на при- мере определения количества листов документов. Этот показа- тель, основанный на нумерации листов в деле, в виде суммы указывается в заверительной надписи, это же сумма указывается в описи. Такие особенности учета имеют очень важное значение в обеспечении сохранности документов, поскольку позволяют осуществлять контроль за количеством хранимых документов. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|