Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Учет особо ценных документов.Весь комплекс работ с ОЦД должен быть направлен на со- хранность документов, поэтому учет этих документов играет особую роль, являясь основой обеспечения физической сохран- ности документов в Архиве. Особо ценные фонды, части фондов, дела учитываются как в общей учетной документации, так и в учетных документах, введенных для учета особо ценных: список фондов, содержащих особо ценные дела (прило- жение № 3), опись особо ценных дел (приложение № 4), реестр особо ценных описей (приложение № 5), карточка фонда, Во всех учетных документах для особо ценных дел фондам, описям, делам присваивается свой порядковый номер, сохраняется только шифр, присвоенный им по общим учетным документам. Список фондов, содержащих особо ценные дела, необхо- дим для ведения суммарного учета фондов, содержащих особо ценные документы. В него вносятся в валовом порядке все фон- ды, имеющие особо ценные документы. Опись особо ценных дел составляется для проведения по- единичного и суммарного учета особо ценных дел фонда. Если все или большинство дел рассматриваемой описи фонда отнесе- ны к категории особо ценных дел, то новая опись особо ценных дел может не составляться. В таких случаях к имеющейся описи следует добавить сведения о страховом копировании и фонде использования особо ценных дел. Если же особо ценных дел в фонде немного, то опись составляется на особо ценные дела по всем имеющимся в фонде описям на основании утвержденных Аннотированных перечней. Систематизация в описи особо ценных дел ведется в поряд- ке возрастания номеров описи, номеров дел фонда. Опись особо ценных документов содержит сведения о номере описи, номере дела, о копировании особо ценных дел, указывается заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле. К описи составляется титульный лист (приложение № 6), где ука- зываются название архива, номер и название фонда, номер опи- си особо ценных дел и ее порядковый номер. К заголовкам осо- бо ценных дел составляется аннотация, где аргументируется отнесение документа или всего дела к ОЦД. В конце аннотации указываются страницы с особо ценными документами. Нумера- ция дел в описи продолжается до четырехзначного числа, после чего опись считается законченной и заводится новая опись (опись № 2). В конце описи составляется итоговая запись, в которой должны иметься сведения о количестве особо ценных и скопи- рованных дел. Опись составляется в 3 (трех) экземплярах, из которых пер- вый экземпляр хранится в учреждении, остальные передаются в Архив, где один экземпляр описи ОЦД находится со страховы- ми копиями описей постоянного хранения фонда; третий – с описями фонда пользования Архива. Реестр описей особо ценных дел ведется для обеспечения сум- марного учета описей особо ценных дел. Каждой описи присваи- вается порядковый номер по реестру описей. В реестре указыва- ется номер фонда и номер описи. Графы «количество дел», «коли- чество листов», «количество экземпляров» заполняются после за- вершения работы по выявлению ОЦД фонда. В реестре в конце каждого года составляется итоговая запись. Сведения реестра о ко- личестве описей особо ценных дел учитываются при составлении «Сведений об изменениях в составе и объеме фондов ведомствен- ного архива учреждения» на 01.01. каждого года. Карточка фонда заводится для обеспечения учета особо цен- ных дел в фондовом каталоге ведомственного архив учрежде- ния. Она составляется после завершения работы по выявлению ОЦД по фонду. В основной учетной документации к: номеру фонда в списке фондов, номерам фондов и описей в листах фонда, номеру описи дел на титульном листе описи, номеру дела в описи в графе «Примечание», номеру фонда на карточке фонда добавляется отметка о наличии особо ценных дел – через дефис ставится индекс «ОЦД». После окончания работы по выявлению ОЦД на обложках особо ценных дел, ярлыках коробок, в топографических указате- лях к номерам фондов и описей, в которых находятся особо цен- ные документы, в правом верхнем углу необходимо также про- ставить штамп «ОЦД». жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|