Состав учетных документов АП РК.
Учет документов в архиве ведется по основным и вспомо- гательным учетным документам. Введение основных учетных документов обязательно, а виды вспомогательных учетных до- кументов определяются в процессе работы архива.
Основными учетными документами в архиве являются:
книга учета поступления и выбытия документов;
книга учета поступления страхового фонда и фонда поль- зования документов (приложение 2);
список фондов;
лист фонда;
описи дел и документов;
опись особо ценных дел;
описи страхового фонда особо ценных документов (при- ложение 7);
реестр описей особо ценных документов (приложение 8);
дело фонда;
карточка фонда;
паспорт архива;
паспорт архивохранилища (приложение 11);
учетные базы данных;
Вспомогательными учетными документами являются:
карточный указатель фондов;
книги и карточки учета выбытия дел;
карточки учета состояния фондов;
внутренние описи (приложение 12);
лист-заверитель (приложение 13);
книга фондов;
книга учета личных дел;
книги учета дел по личному составу.
Книга учета поступления и выбытия документов – учетный документ предназначена для учета всех текущих и итоговых из- менений в составе и объеме фондов и дел в архиве на 1 января каждого года. Она дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены доку- менты; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; правильно вести отчетность о приеме архивных докумен- тов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление пер- вым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового
номера в книге указываются основные данные о каждом поступ- лении и выбытии: когда, от кого и на основании какого доку- мента поступили, название фонда, годы, объем и состояние этих документов, какие номера фонда им присвоены или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены, о выделении дел, не подлежащих хранению. Каждое поступление получает порядко- вый номер, независимо от того, состоит оно из документов одного или нескольких фондов. На основе записей книги учета поступле- ний и выбытия документов составляются лист фонда, паспорт ар- хива, а также сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
При первичном поступлении документов в архив фонду присваивается номер по списку фондов. Если поступившие до- кументы являются частью уже имеющегося в архиве фонда, то в соответствующей графе книги проставляется его номер. При поступлении или выбытии неописанных документов в графе 6 делается соответствующая отметка «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах (приложение 1).
Ежегодно в книге учета поступления или выбытия докумен- тов подводится суммарный итог количества поступивших и вы- бывших за год дел.
Достарыңызбен бөлісу: |