Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан



бет7/39
Дата24.01.2024
өлшемі451.28 Kb.
#489781
түріСправочник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   39
Алпысбаева Н.К. Справочник по архивной работе (1)

Состав учетных документов АП РК.


Учет документов в архиве ведется по основным и вспомо- гательным учетным документам. Введение основных учетных документов обязательно, а виды вспомогательных учетных до- кументов определяются в процессе работы архива.
Основными учетными документами в архиве являются:

  • книга учета поступления и выбытия документов;

  • книга учета поступления страхового фонда и фонда поль- зования документов (приложение 2);

  • список фондов;

  • лист фонда;

  • описи дел и документов;

  • опись особо ценных дел;

  • описи страхового фонда особо ценных документов (при- ложение 7);

  • реестр описей особо ценных документов (приложение 8);

  • дело фонда;

  • карточка фонда;

  • паспорт архива;

  • паспорт архивохранилища (приложение 11);

  • учетные базы данных;

Вспомогательными учетными документами являются:

  • карточный указатель фондов;

  • книги и карточки учета выбытия дел;

  • карточки учета состояния фондов;

  • внутренние описи (приложение 12);

  • лист-заверитель (приложение 13);

  • книга фондов;

  • книга учета личных дел;

  • книги учета дел по личному составу.

Книга учета поступлений


Книга учета поступления и выбытия документов – учетный документ предназначена для учета всех текущих и итоговых из- менений в составе и объеме фондов и дел в архиве на 1 января каждого года. Она дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены доку- менты; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; правильно вести отчетность о приеме архивных докумен- тов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление пер- вым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового
номера в книге указываются основные данные о каждом поступ- лении и выбытии: когда, от кого и на основании какого доку- мента поступили, название фонда, годы, объем и состояние этих документов, какие номера фонда им присвоены или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены, о выделении дел, не подлежащих хранению. Каждое поступление получает порядко- вый номер, независимо от того, состоит оно из документов одного или нескольких фондов. На основе записей книги учета поступле- ний и выбытия документов составляются лист фонда, паспорт ар- хива, а также сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
При первичном поступлении документов в архив фонду присваивается номер по списку фондов. Если поступившие до- кументы являются частью уже имеющегося в архиве фонда, то в соответствующей графе книги проставляется его номер. При поступлении или выбытии неописанных документов в графе 6 делается соответствующая отметка «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах (приложение 1).
Ежегодно в книге учета поступления или выбытия докумен- тов подводится суммарный итог количества поступивших и вы- бывших за год дел.




Достарыңызбен бөлісу:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   39




©dereksiz.org 2024
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет