Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан

Состав учетных документов АП РК.

• 
  книга учета поступления и выбытия документов;
  
• 
  книга учета поступления страхового фонда и фонда поль- зования документов (приложение 2);
  
• 
  список фондов;
  
• 
  лист фонда;
  
• 
  описи дел и документов;
  
• 
  опись особо ценных дел;
  
• 
  описи страхового фонда особо ценных документов (при- ложение 7);
  
• 
  реестр описей особо ценных документов (приложение 8);
  
• 
  дело фонда;
  
• 
  карточка фонда;
  
• 
  паспорт архива;
  
• 
  паспорт архивохранилища (приложение 11);
  
• 
  учетные базы данных;
  

• 
  карточный указатель фондов;
  
• 
  книги и карточки учета выбытия дел;
  
• 
  карточки учета состояния фондов;
  
• 
  внутренние описи (приложение 12);
  
• 
  лист-заверитель (приложение 13);
  
• 
  книга фондов;
  
• 
  книга учета личных дел;
  
• 
  книги учета дел по личному составу.
  

Книга учета поступлений

Книга учета поступления и выбытия документов – учетный документ предназначена для учета всех текущих и итоговых из- менений в составе и объеме фондов и дел в архиве на 1 января каждого года. Она дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены доку- менты; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; правильно вести отчетность о приеме архивных докумен- тов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление пер- вым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового
номера в книге указываются основные данные о каждом поступ- лении и выбытии: когда, от кого и на основании какого доку- мента поступили, название фонда, годы, объем и состояние этих документов, какие номера фонда им присвоены или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены, о выделении дел, не подлежащих хранению. Каждое поступление получает порядко- вый номер, независимо от того, состоит оно из документов одного или нескольких фондов. На основе записей книги учета поступле- ний и выбытия документов составляются лист фонда, паспорт ар- хива, а также сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
При первичном поступлении документов в архив фонду присваивается номер по списку фондов. Если поступившие до- кументы являются частью уже имеющегося в архиве фонда, то в соответствующей графе книги проставляется его номер. При поступлении или выбытии неописанных документов в графе 6 делается соответствующая отметка «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах (приложение 1).
Ежегодно в книге учета поступления или выбытия докумен- тов подводится суммарный итог количества поступивших и вы- бывших за год дел.

жүктеу/скачать 451.28 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: