Андрей Калугин,
менеджер по маркетингу компании Microsoft
Microsoft — очень гибкая компания, ориентированная на ко-
мандную работу. Подавляющее большинство сотрудников яв-
ляется членами тех или иных виртуальных команд, которые
работают над самыми разными проектами. В таких услови-
ях чрезвычайно важно эффективно решать задачи синхрони-
зации сотрудников (не только по времени, но и по информа-
ционному полю — все должны обладать последней версией
«правды»), организации встреч, расстановки приоритетов и
повышения личной эффективности.
Электронная почта является средством номер один в на-
ших коммуникациях. Есть несколько навыков эффективной работы с электронной почтой, ко-
торые я могу порекомендовать.
1. Проверка почты в заранее определенные временные окна приводит к тому, что вы не
переключаете постоянно мозг на проверку почты в режиме онлайн и концентрируетесь на
выполнении запланированных на день заданий. Проверку почты необходимо превратить
в такое же запланированное каждодневное задание с установленным временем начала
и окончания.
2. Отключение нотификатора о пришедшем письме позволит не отвлекаться на вновь по-
ступающие сообщения. В идеале можно отключить и иконку панели задач, показываю-
щую наличие новых сообщений.
3. Автоматическое складирование внешних писем с низкой важностью и сообщений, где я
стою в поле «СС» (получение копии), в отдельные папки позволяет избавить «Входящие»
от второстепенных писем, не требующих оперативного реагирования. Таким же образом
складируются все письма, которые я получаю, будучи подписчиком корпоративных рас-
сылок.
В нашей компании есть правило — мы должны отвечать на письмо в течение суток. Ска-
жу честно: зачастую выполнить это бывает нелегко. Но для отделения приоритетных писем от
внешних отправителей я использую автоматическое правило, которое выставляет для таких
сообщений соответствующую категорию и окрашивает их в синий цвет. В итоге в папке «Вхо-
дящие» я сразу вижу письма, требующие наиболее быстрого ответа.
Использование при работе с почтой режима сортировки писем по «Разговору» (Conver-
sation) помогает мне избавиться от необходимости перечитывать одни и те же сообщения
с длинных обсуждений. Перейдя к последнему письму достаточно прочитать его один раз, что-
бы увидеть всю дискуссию.
Кроме того, сейчас в Microsoft проходит процесс интеграции электронной и голосовой
почты. Возможность получить голосовое сообщение (если я не отвечаю на звонок стационар-
ного телефона) непосредственно в папку «Входящие» Outlook позволяет мне не пропустить
звонок важного клиента или партнера.
Коммуникаторы и смартфоны (на платформе Windows Mobile, конечно же), которыми обес-
печены практически все сотрудники компании, являются чрезвычайно удобными карманны-
ми Outlook со всеми соответствующими преимуществами: мгновенное получение электрон-
ной почты, поддержка календарей, аутлуковская адресная книга (в том числе возможность
поиска по глобальной корпоративной адресной книге). Вся информация актуализируется
практически мгновенно через сотовые сети. Находясь в командировке, я могу без проблем
приглашать своих коллег на планируемую мной встречу или подтверждать либо отклонять по-
лученные приглашения. При этом я сразу же получаю подтверждения или отклонения моего
приглашения.
Встречи — это наше все. Командный принцип работы предполагает, что 20-60% рабоче-
го времени в неделю может уходить на встречи и непосредственное взаимодействие с кол-
легами.
В нашей компании принято, что все сотрудники ведут календари в Outlook, отмечая время,
когда они заняты или свободны. Кроме этого календари всех сотрудников открыты для чтения
коллегами. Это экономит массу времени и нервов при планировании встреч и собраний. Чем
больше людей приглашается на встречу, тем больше нервов экономится.
Обычно к пятнице накапливается масса всякой мелочовки, которую не хотелось бы остав-
лять на следующую неделю. Поэтому я блокирую свой пятничный календарь с обеда и до ве-
чера. Таким образом, я становлюсь «неприглашаем» на встречи и могу заняться подчищени-
ем недельных «хвостов».
Работая в таком режиме, необходимо выработать в себе способность отклонять и игно-
рировать менее важные встречи, не влияющие на выполнение моих непосредственных про-
ектов (а приглашать у нас любят много куда). Как правило, бывает достаточно попросить вы-
слать протокол встречи (который пишется практически на каждом собрании) и поделиться
своими соображениями по почте.
Выберите, пожалуйста, в вариантах отве-
тов один пункт. Если это вариант А, запиши-
те себе один балл; вариант В — два балла;
вариант С — три балла; если в компании не
делается ничего из перечисленного — ноль
баллов.
Достарыңызбен бөлісу: |