Помимо всего прочего, понятие «менеджмент», в современных условиях уже само по себе будет более понятно абитуриентам и студентам, т. к. ассоциируется с применением компьютерных технологий, в отличие от понятия «обеспечение управления», которое является лингвистическим рудиментом тридцатилетней давности и вызывает в памяти в первую очередь какие-то архаизмы прошедшей эпохи. С использованием понятия «документационный менеджмент» связано и усиление правовой, регламентирующей составляющей в составе учебных дисциплин, которая должна быть более четкой, чем при достаточно расплывчатом понятии «управление».
Кроме того, следует учесть, что понятие «документационный менеджмент» применимо к деятельности, связанной с внедрением систем электронного документооборота и их эксплуатации по аналогии с понятием «информационный менеджмент», которое давно уже является общепризнанным термином в сфере автоматизированных информационных систем, но не может в полной мере распространяться на системы электронного документооборота. Это связано со спецификой электронных документов, которые должны быть юридически значимыми в отличие от любой другой информации на электронных носителях.
В настоящее время деятельностью по внедрению систем электронного и смешанного документооборота, разработкой «под заказ» номенклатур дел, инструкций, регламентов и политик в сфере работы с документами широко занимаются консалтинговые фирмы и, учитывая, что. консалтинговая деятельность имеет свою специфику, по нашему мнению, будет целесообразно вместо «Документоведение и документационное обеспечение управления» назвать специальность «Документационный менеджмент и консалтинг», что уже своим названием показывает существенное расширение сферы возможного применения выпускаемых специалистов и будет привлекательным не только для будущих студентов, но и для большого круга работодателей. И будущим молодым специалистам и руководству компаний (которое также не отличается солидностью возраста) – это понятие гораздо ближе.
Преимущество понятия документационный менеджмент также в его краткости универсальности, т.к. пока оно толком не определено, то оно потенциально может вместить все, что нужно УМО и при этом быть доступным для понимания руководства уровня топ-менеджеров. Сейчас функциональных определений с термином «менеджмент» уже немало, например существуют учебники по «административному менеджменту», «инновационному менеджменту», на международном уровне, в настоящее время в соответствии с международным стандартом ISO 27001 широко применяется понятие менеджмента информационной безопасности (которое имеет отношение исключительно к управлению, а не к экономике).
Таким образом, «менеджмент» – есть не что иное, как современное уточнение того содержания, которым и наполняется специальность и куда спокойно вмещаются все предложения по стандартам и РГГУ, и ПАГС, и УрГУ, а возможное дополнение названия по поводу консалтинга позволяет расширить сферу популярного использования специалистов, т. к. в условиях перехода к информационному обществу растет число консалтинговых фирм, которые оказывают информационные услуги и у специалистов такой направленности есть разнообразные перспективы, тем более, что внедрение СЭД все чаще происходит в рамках консалтинговых услуг.
В рамках актуализированного наименования специальности можно рассмотреть вопрос о введении специализаций в цикле магистратуры: по традиционному документационному обеспечению управления, управлению информационными ресурсами, электронными информационно-документационным пространством, архивоведению, аутсорсингу и консалтингу в работе с документами, и др. направлениям.
При принятии принципиального решения имеющихся наработок вполне достаточно для подготовки в сжатые сроки единого проекта федерального государственного образовательного стандарта, рассчитанного на перспективу развития специальности.
По нашему мнению такая смена названия специальности в перспективе может позволить не только сохранить ее в новых непростых условиях выживания, но и достаточно интересно модернизировать её.
Р
аздел 1
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ СПЕЦИАЛЬНОСТЕЙ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИИ»
И «ИСТОРИКО-АРХИВОВЕДЕНИЕ»
Н. А. Гайдамакин, О. Н. Соболев
Екатеринбург
О НЕОБХОДИМОСТИ ВВЕДЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬНОГО
УЧЕБНОГО КУРСА «АНАЛИТИКО-СИНТЕТИЧЕСКАЯ
ПЕРЕРАБОТКА ТЕКСТА И СОСТАВЛЕНИЕ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ»
Эффективность функционирования любых организационных структур (органов власти, учреждений, организаций, предприятий) независимо от сферы их деятельности и иной специфики во многом зависит от качества управления. В свою очередь эффективность управленческой деятельности в значительной степени определяется качеством разработки и исполнения служебных документов. Наличие устойчивых навыков составления и анализа служебных документов является важнейшим компонентом профессиональной квалификации сотрудников — исполнителей документов, необходимым условием профессиональной, т. е. управленческой, дееспособности руководителей организаций, структурных подразделений.
Особое значение такие навыки имеют и для работников информационно-аналитических подразделений. Служебная документация — это и один из основных источников информации, используемых в деятельности данных подразделений, и основной результат, «продукт» их деятельности. Поэтому среди обязательных критериев профессиональной пригодности сотрудников к информационно-аналитической работе — их способность к эффективной устной и письменной речи (прежде всего, к углубленному чтению, аналитико-синтетической переработке прочитанного, оформлению результатов работы в виде информационных и аналитических документов).
Вместе с тем, как аналитико-синтетическая переработка, так и составление документов, в особенности документов аналитического характера, — это взаимосвязанные, сложные, многоаспектные творческие процессы. Однако в любой творческой деятельности существует свое ремесло.
В основе ремесла составления служебных документов лежит понимание функций документов, требований к тем или иным их разновидностям, владение официально-деловым стилем языка служебных документов, знание логики и способов письменного изложения материала, целесообразной логико-смысловой структуры документов различных видов, правил оформления и обработки документов. Ремесло аналитико-синтетической переработки документов может формироваться на базе овладения методикой эффективного чтения, изучения теоретических основ и овладения методикой таких видов переработки документов, как аннотирование, реферирование и редактирование. Конечно, правильнее говорить о едином ремесле аналитико-синтетической переработки и составления документов.
Безусловно, существуют профессиональные сферы, работников которых учат этому ремеслу целенаправленно и всесторонне. Это, в первую очередь, специалисты по документационному обеспечению управления, библиотечному и издательскому делу. Языку, в том числе языку письменной речи, профессионально обучают филологов и лингвистов. Обучают студентов этих специальностей и аналитико-синтетической переработке информации, правда, большей частью, в библиографическом и научно-информационном аспекте. К информации управленческой, служебной, массовой понятие аналитико-синтетической переработки относят редко.
Вместе с тем, подавляющее большинство руководителей, исполнителей документов, сотрудников информационно-аналитических подразделений — это, прежде всего, специалисты в самых разных предметных областях, в профессиональном образовании которых, в лучшем случае, имеются прослушанные в вузе краткие курсы по основам делопроизводства и, зачастую основательно забытый, школьный курс русского языка.
К сожалению, приходится констатировать, что в большинстве случаев составлению документов работники, в том числе будущие руководители, обучаются исключительно опытным путем по образцам и формулярам документации. Это достаточно эффективный способ обучения, но только в отношении простых и типовых документов. Сложности, связанные со стилистикой текста и логико-содержательным, смысловым аспектом нетиповых документов, для которых невозможно предложить образца-формуляра, например, документов аналитического характера, могут быть преодолены лишь на основе соответствующей целенаправленной профессиональной подготовки.
Анализ учебной литературы в этой сфере показывает, что имеется целый ряд добротных учебных пособий и учебников в сфере делопроизводства, стилистики деловых текстов, эффективных методов чтения, анализа текстов и их аналитико-синтетической переработки. Среди них можно отметить работы П.В. Веселова, Л.В. Рахманина, Е.Н. Колесника, учебник «Организация работы с документами» авторского коллектива сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления, замечательное учебное пособие И.Б. Голуб «Русский язык и культура речи», работу большого авторского коллектива (Н.С. Воеводин и др.) «Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум», пособия О.А. Андреева и Л.Н. Хромова, Н.И. Колесниковой, а также коллектива авторов под общей редакцией О.Я. Гойхмана.
Однако практически не встречаются курсы и учебные издания, в которых излагаются логические основы построения текста, техника и основные элементы описания, повествования и рассуждения. Также довольно трудно найти учебные материалы по оформительской стороне служебных документов, касающихся вопросов использования шрифтов, разработки структуры таблиц, выбора и правильного построения тех или иных видов диаграмм и других иллюстративных элементов (за исключением, конечно, материалов по правилам оформления реквизитов в соответствии с ГОСТ 6.30–2003). Вопросы аналитико-синтетической переработки документов излагаются в известных нам изданиях либо в некотором достаточно узком аспекте (применительно к научным текстам, к методике быстрого чтения и т. д.), либо по ходу дела, в ряду других вопросов.
Считаем назревшим вопрос о необходимости введения в учебные планы подготовки специалистов по всем направлениям и специальностям высшего профессионального образования комплексной дисциплины (специального курса) по аналитико-синтетической переработке текстов и составлению служебных, в том числе аналитических документов, непременно с большой долей практических занятий. Свое видение проблематики, подлежащей рассмотрению в рамках данной дисциплины, авторы изложили в двух подготовленных к изданию учебных пособиях:
1. Гайдамакин. Н.А.. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. Екатеринбург, 2007 – 20 авт.л.
2. Соболев. О.Н. Аналитико-синтетическая переработка документов: теория, методика, технология. Екатеринбург, 2007 – 6 авт.л.
Основной целью разработки первого учебного пособия являлось сведение воедино языково-стилистической, логико-смысловой (структурной) и иллюстративно-оформительской сторон разработки документов, в первую очередь аналитического характера. Несмотря на то, что термин «аналитический документ» в нормативной и нормативно-методической базе не представлен, не определен, он широко используется на практике, особенно в деятельности различных информационно-аналитических структур и подразделений. Для акцентирования внимания читателей именно на такого рода документах и на аналитической стороне подготовки других служебных документов (организационно-правовых, распорядительных, плановых и отчетных), в названии пособия в качестве отдельного объекта выделены «аналитические документы», хотя понятие «служебный документ» является родовым по отношению к, пусть и неформальному, видовому понятию «аналитический документ».
Первая глава пособия посвящена общим положениям о документах и документировании информации. Рассматриваются понятия документа и документирования информации, приводятся классификация документов, общая характеристика системы служебной документации, функции служебных документов и общие требования к ним, виды текстов в служебных документах.
Во второй главе «Язык служебных и аналитических документов» излагаются общая характеристика официально-делового стиля языка, лексические, фразеологические и синтаксические особенности текстов служебных документов.
Третья глава посвящена структурно-логической композиции служебных и аналитических документов, способам изложения текстового материала. Помимо распространенных видов служебных документов представлены такие специфические и важнейшие для информационно-аналитических подразделений документы, как информационные сообщения, аналитические обзоры, отчеты об аналитическом исследовании и ряд других (концепции, доктрины, программы), которые обычно не рассматриваются в документоведческой литературе.
В четвертой главе собран материал, касающийся оформления служебных и аналитических документов, включая содержательный аспект оформления иллюстративных элементов, которому в существующих пособиях уделяется недостаточно внимания. Заключительная глава посвящена документационному обеспечению управления.
Изложение сопровождается многочисленными примерами. В приложения вынесены рекомендации по приемам и технике составления служебных и аналитических документов, текст «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и упражнения.
Второе пособие (О. Н. Соболева) посвящено аналитико-синтетической переработке документов и имеет целью представить ее основные виды (аннотирование, реферирование и редактирование) не только как инструмент узких специалистов, но и как средство, полезное широкой категории работников.
Включение редактирования документов в понятие аналитико-синтетической переработки обоснованно: редактирование — неотъемлемая часть составления любого документа, в том числе реферата и аннотации; оно осуществляется на базе анализа и синтеза редактируемого документа, во многом аналогичных тем, которые проводятся при реферировании и аннотировании; результатом является отредактированный документ, т. е. вторичный, как и при реферировании и аннотировании, документ.
Первая глава пособия посвящена теоретическим основам и методике аналитико-синтетической переработки документов. В ней излагается общая схема познавательной, аналитической деятельности, основанная на понятии «система» (по А.А. Кокорину), которая является методологической основой всего дальнейшего описания. Приводится необходимый минимум теоретических сведений о чтении, его эффективности, культуре чтения, излагается методика чтения, основанная на применении различных алгоритмов чтения. Рассматриваются аннотирование, реферирование и редактирование документов: функции, виды и структура рефератов и аннотаций, методика их составления в виде алгоритмов для каждой составной части, содержание, виды, методика и техника редактирования.
Отличительной чертой предлагаемого пособия является наличие в нем описания компьютерных информационных технологий, которые можно использовать для поддержки рассмотренных видов аналитико-синтетической переработки документов (вторая глава): как реализованные в специализированных программах (TextAnalyst, TextReferent), так и универсальных (Microsoft Word, ИСУБД «CronosPlus»). Дается их краткая характеристика, обсуждаются методологическая база их применения и особенности работы с электронными документами, а также технологические аспекты применения этих средств.
Изложение учебного материала сопровождается примерами, вопросами для самопроверки и упражнениями. В приложения, непосредственно связанные с текстом обеих глав, вынесены технические подробности.
Оба пособия рассчитаны на широкий круг читателей, что позволяет предложить их в качестве методического обеспечения соответствующего учебного курса для студентов любых специальностей.
Данные пособия, являясь результатом осмысления авторами теории и практики рассмотренного в них предмета, а также опыта его преподавания, могут, на наш взгляд, составить основу программы и тематического плана предлагаемого учебного курса.
В. И. Дудка
Кременчуг, Украина
СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ
СПЕЦИАЛЬНОСТИ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ»
В СОВРЕМЕННОЙ УКРАИНЕ
В современной Украине не существует единого подхода к развитию специальности «Документоведение и информационная деятельность». Еще 8–10 лет назад доминирующим было мнение об отсутствии необходимости в подготовке специалистов данного профиля. Мотивационной базой такой позиции выступил постулат времен СССР об умении каждого специалиста с высшим образованием, особенно технических специалистов, обращаться с документной информацией на всех уровнях (получать, обрабатывать, сохранять, передавать). Сама информация и её носитель – документ, воспринимались как сугубо технический параметр, проблему работы с количественным увеличением которого можно будет решить путём развития ЭВМ.
Но последнее десятилетие ставит вопросы не только о количественных изменениях, но и о качественно новом подходе к вопросу работы с документом и информационными потоками.
Без ведения современного делопроизводства (организации рациональных документных потоков) невозможна работа практически ни одного офиса, предприятия, государственного учреждения. Чем лучше, эффективнее, правильнее оно организовано, тем результативнее, прибыльнее, удачнее бизнес или управленческая работа в целом. Поэтому во все времена правильной организации делопроизводства уделялось немало внимания и средств. Эта формула признана подавляющим большинством экономических субъектов и постепенно входит в учебный процесс, становясь первоочередной задачей подготовки специалиста-документоведа.
В то же время необходимо отметить, что разнообразие стартовых позиций высших учебных заведений, которые готовят специалистов-документоведов или же претендуют на право их подготовки, приводит к тому, что специальность «Документоведение и информационная деятельность» в украинском образовательном пространстве развивается, как минимум, тремя путями.
1. Главный акцент делается на современных и традиционных методах работы с документом в его классическом (бумажном) варианте. Этот подход практикуется в тех вузах, где специальность явилась продолжением направления архивистики, специальных исторических дисциплин или же библиотечного дела. Под термином «современные технологии работы с документом» понимается, как максимум, перевод документа в цифровой вариант (сканирование, цифровая фотография) или же создание копии методом компьютерного набора. Перед конечным потребителем такой подход открывает лишь перспективы работы с электронным каталогом документов, описью фондов, библиотечным каталогом в сети Интернет.
Среди сильных сторон этого пути можно отметить качественную подготовку в области оценки документа, владение технологиями его физической защиты. Кроме того, тут существуют наработанные десятилетиями методы аналитико-синтетической обработки документной информации, построены каталогизаторы, что может стать, а зачастую и становится, базой для внедрения современных технологий.
2. Классические политехнические вузы в понятие «документоведение» вкладывают умение работы с электронными базами данных, электронным документом и современные компьютерные методы получения и обработки информации. Здесь главный акцент сделан на технологической составляющей процесса обработки документной информации, что является логичным, если принять во внимание материальную базу и возможности учебных заведений этого типа. В то же время очень мало внимания уделяется вопросу оценки документа с позиции его общественной или управленческой значимости, его роли и места в системе функционирования организации или учреждения. Документ воспринимается скорее как определенный объем информации (кодированных символов), который надо получить, систематизировать и передать дальше по инстанции.
Сильными сторонами этого пути являются возможность переработки больших объемов документной информации, упрощение доступа к документу и координация деятельности физически удаленных участников процесса переработки информации.
3. Синтетический (симбиотический) подход, при котором в тех или иных вариациях делается попытка объединения первого и второго пути, что характерно для ряда молодых политехнических вузов и вузов со специализацией на управленческой деятельности. У них в наличии есть достаточная техническая база, а сама специальность «Документоведение и информационная деятельность» начала развиваться относительно недавно. Отставание во времени от старых политехнических вузов обернулось выигрышем в оценке перспектив применения специалистов-документоведов. При незначительной потере глубины профильной подготовки по отдельно взятым первому и второму направлениям имеется возможность значительно расширить сегмент, в границах которого востребованы данные специалисты за счет синтетического объединения опорных знаний и умений.
Направления в развитии специальности представлены в Схеме 1.
Представляется, что при изучении развития специальности «Документоведение и информационная деятельность» можно говорить о двух специализациях.
1. Документоведение, а именно через него специальность и была в своё время присоединена к направлению 0201 «Культура». Под документом понимался архивный документ – часть «культурно-исторического наследия» и собственно выстраивалась логика специализации.
2. Информационная деятельность (специальность логически ближе к направлению «менеджмент»).
Независимо от доминирующей специализации, идет ли речь о работе с документом или же информационными потоками, трудно переоценить значимость блока компьютерных дисциплин в подготовке специалистов-документоведов.
Схема 1
Усложнение всех видов экономической деятельности в современных условиях привело к смещению акцентов развития общества с вещественно-энергетических на информационные, что свидетельствует о формировании и становлении информационного общества. При этом стремительно развитие информационных технологий радикально изменило всю сферу производственно-хозяйственной деятельности. Экономическая деятельность в информационном обществе базируется в первую очередь на знаниях. Эти знания представляют собой «информационный ресурс», который непосредственно воздействует на материальные факторы прогресса и обеспечивает «фазовый переход знаний в силу», – эффективность предпринимательства, производства и любых управленческих решений.
Здесь и появляется необходимость в анализе и моделировании деятельности предприятий и организаций, стратегическом прогнозировании перспектив развития, профессиональном применении информационных технологий с учетом содержания анализируемой предметной области. Это уже не просто анализ и моделирование, а корректирующее информационно-аналитическое сопровождение деятельности организации, осуществляемое путем исследования, создания и использования информационных ресурсов на базе применения системы методов и технологий, основанных на знаниях, в том числе работе с документным потенциалом.
При этом характерная особенность современной ситуации состоит в том, что существует совершенно явная тенденция к развертыванию аналитической деятельности внутри предприятий и организаций и поручение ее специально выделенным для этого сотрудникам или подразделениям, роль которых и должны взять на себя специалисты-документоведы. Потребности использования возможностей, например, реинжиниринга бизнеса привели к образованию во многих фирмах специальных подразделений, на которые возлагаются задачи, связанные с развитием именно этой области. К таким подразделениям, как правило, относят отделы информационных технологий. Такая ситуация приводит, в частности, к тому, что миссия этих отделов смещается от обслуживающих функций к формированию основ конкурентоспособности предприятия. При этом, однако, большинство сотрудников этих отделов являются специалистами в области математики и компьютерных наук. Они не готовы к осмыслению своей деятельности через призму деловых и производственных целей, поскольку не обладают соответствующими навыками. Переориентация с технологии на потребителя требует психологически трудного переключения с языка традиционных технологических терминов – сайтов, байтов, пакетов и т.п. на такие, как стратегия планирования, кооперация, деловые цели, которые обеспечиваются управленческим звеном. Вакуум между «управленцами» и «технарями» постепенно заполняется подготовленными в новых условиях специалистами в сфере документоведения и информационных технологий, которые становятся необходимым звеном в цепи эффективной работы фирмы или государственного учреждения.
Достарыңызбен бөлісу: 
