Современность

Неотъемлемой составляющей предпроектного этапа является стадия осознания потребности в нововведении, стадия подготовки и принятия управленческого решения, от обоснованности и своевременности которого во многом зависят результаты последующих этапов.

Важнейшей составляющей предпроектного этапа является экспертное (информационное) обследование документной деятельности организации, анализ состояния делопроизводственного обслуживания и определение необходимой степени реорганизации. Поскольку документная деятельность пронизывает всю управленческую деятельность (каждая управленческая функция, каждая управленческая ситуация реализуется документационно), объем этого обследования может быть весьма значителен. Иными словами, детальное обследование документной деятельности стремится к обследованию деятельности организации в целом. На этапе анализа одинаково важно получить общие представления о деятельности организации в целом и деятельности отдельных элементов организации как структуры.

Прежде, чем вести речь о структуре делопроизводственного обслуживания, функциях документационного обеспечения, необходимо разобраться в целях и задачах организации, поскольку без этого невозможно понять, что же нужно автоматизировать. Для этого на стадии экспертного обследования производится анализ структуры фирмы, сложившейся практики взаимодействия между руководством и исполнителями, сложившейся системы обработки и движения документов, основных функций и задач персонала.

Наибольшую трудность на этом этапе представляет отслеживание для дальнейшего воспроизведения на программном уровне сложившихся в организации деловых взаимоотношений. Современное предприятие, организация – это сложный организм, состоящий из многих частей, которые взаимодействуют по определенным правилам. Эти правила существуют независимо от того, сформулированы они в явном виде, зафиксированы в соответствующих уставных, нормативных и распорядительных документах или нет. Одна из важнейших задач экспертного обследования является выявить, формализовать эти правила.

Рассматривая такую сложную систему, как организация, необходимо помнить, что в организации одновременно осуществляется много различных процессов. Описание процессов – чрезвычайно сложная задача, которую не всегда удается решить. Это естественно, ибо процесс в целом не может быть представлен как сумма частных процессов, процесс подчиняется другой логике. Способом решения проблем анализа процессов, является представление процессов как лежащих наряду друг с другом блоков (и объединение их на одном материале).

Немаловажным вопросом на этапе анализа является вопрос о принципах и методах самого экспертного обследования. В ходе работы используются различные методы:

1. 
   изучение комплекса учредительных, уставных и нормативных документов организации;
   
2. 
   наблюдение за работой специалистов, регистрация всех выполняемых задач и действий;
   
3. 
   сбор информации посредством собеседования – проведения бесед и совещаний-семинаров с руководством фирмы и отдельных структурных подразделений;
   
4. 
   проведение совещаний с руководящим составом и специалистами;
   
5. 
   анкетирование специалистов и персонала;
   
6. 
   заполнение вопросников;
   
7. 
   самофотография рабочего дня различных категорий работающих.
   

В ходе изучения комплекса учредительных, уставных и нормативных документов организации рассматриваются:

1. 
   Устав организации,
   
2. 
   перечень структурных подразделений, служб и отдельных должностных лиц, представляющих самостоятельные участки деятельности организации;
   
3. 
   схема управления фирмой;
   
4. 
   приказ о распределении обязанностей.
   
5. 
   схема взаимоотношений с фирмами-клиентами – структура информационных и документных связей организации с деловыми партнерами, фирмами-клиентами;
   
6. 
   инструкция по делопроизводству;
   
7. 
   номенклатура дел организации;
   
8. 
   положения о делопроизводственной, секретарской, кадровой и других службах, осуществляющих функции, связанные с документной деятельностью организации;
   
9. 
   должностные инструкции работников фирмы, связанных с документной деятельностью;
   
10. 
    табель форм, видов и разновидностей применяемых документов или бланки и образцы заполнения используемых форм, видов и разновидностей документов;
    
11. 
    инструкция или положение об охране коммерческой (служебной) тайне;
    
12. 
    описи дел постоянного и длительного хранения;
    
13. 
    документы по учету объема документооборота и др.
    

Формулируются задачи организации в целом. Определяются виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы компании. Формулируются и описываются функции организации, отдельно обеспечивающие функции и функции менеджмента. Описывается организационная структура фирмы – структурных (организационных) звеньев организации: структурных подразделений, служб, отдельных должностных лиц.

Все вышеперечисленное связано с инвентаризацией изучаемых объектов и составлением перечней. В ходе такой организационной инвентаризации все объекты учета (виды деятельности, функции, организационные звенья) по перечисленным позициям выявляются, фиксируются, помещаются в списки и нумеруются. Оформляться эта информация может в виде перечней, таблиц, анкет.

Формулируются функции структурных звеньев. Выявляется и описывается система административного подчинения структурных звеньев, функционального взаимодействия элементов системы, их функциональных и информационных связей.

На этом этапе закрепляются виды деятельности, обеспечивающих функций и функций менеджмента за структурными звеньями (кто что делает и кто за что отвечает), определяются зоны ответственности структурных подразделений служб и отдельных должностных лиц и специалистов за реализацию видов деятельности и выполнение прочих функций. По форме составления эта работа напоминает игру в крестики-нолики. В соответствии с числом структурных звеньев задают строки, а в соответствии с числом функций – столбцы (или наоборот). Если данное звено выполняет данную функцию, отвечает за выполнение данной функции, на пересечении соответственной строки и столбца ставят крестик (если нет нолик). Во многих организациях сотрудники четко не представляют, за что конкретно они отвечают. Нет четко прописанных должностных инструкций. А там, где инструкции имеются, они не всегда отражают реальное положение вещей. Даже там, где каждый сотрудник четко знает свои права и обязанности, целостной картины нет ни в одном документе.

Описываются функции, которые должны выполняться и в перспективе подлежат автоматизации на каждом рабочем месте. Формулируется и описывается технологии работы каждого структурного звена (а при необходимости и каждого пользователя будущей системы) по форме как должно быть.

Ход и результаты экспертного обследования документируются.

Вместо проведения углубленного экспертного (информационного) обследования документной (хозяйственной, финансовой, производственной) деятельности организации в некоторых случаях может быть проведено экспресс-обследование основных направлений документной деятельности и анализ постановки ДОУ. В ходе экспресс-обследования изучаются следующие аспекты деятельности организации:

1. 
   структура управления фирмой;
   
2. 
   основные функции структурных подразделений, служб и отдельных должностных лиц – поставщиков и потребителей документной информации проектируемой системы;
   
3. 
   сложившаяся практика взаимодействия между структурными подразделениями, руководством и исполнителями;
   
4. 
   сложившаяся система подготовки, обработки и движения организационно-распорядительных и кадровых документов;
   
5. 
   функции, задачи и объем работ персонала делопроизводственной, секретарской , кадровой и других служб, связанных с документной деятельностью организации.
   

Часто возникает необходимость поэтапного перевода на новую технологию структурных подразделений организации. В таком случае на этапе экспертного обследования определяется круг структурных звеньев, подразделений, которые будут переведены на новую технологию в первую очередь, и очередность перевода других структурных подразделений и служб. Первыми на новую технологию переводят, как правило, службы, непосредственно занимающиеся делопроизводственным обслуживанием. В первую очередь системы целесообразно включить также одно или несколько основных производственных подразделений - в порядке накопления информации. Поэтапный перевод структурных звеньев на новую технологию часто бывает предпочтительнее, поскольку в организациях, где сильно запущен менеджмент, где все устроено неправильно – получить идеальное решение сразу в целом, как правило, абсолютно невозможно.

Общий итог экспертного обследования:

1. 
   Составление сводного анализа делопроизводственного обслуживания и разработка плана организационно-технических мероприятий по совершенствованию структуры делопроизводственного обслуживания и оптимизации делопроизводственных процессов.
   
2. 
   Выявление и регламентация системы взаимосвязи и делегирования полномочий администрации и структурных подразделений организации для создания условий оптимальной организации документационного обеспечения управления.
   
3. 
   Разработка структуры делопроизводственного обслуживания организации.
   

Производится инвентаризация видов, разновидностей и форм документов, используемых в организации. Не редки случаи, когда на предпроектной стадии выясняется, что вообще никто не знает, какие виды и разновидности документов существуют и используются на фирме. Определяется состав документных форм, виды и разновидности применяемых в организации документов. Из документооборота изымаются лишние, дублирующие или просто ненужные документы.

Производится унификация текстов документов, т.е. выработка четких требований к изложению текстов. Унифицированные словесные обороты требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления официальных документов, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок.

Производится упорядочение документооборота, разрабатываются рациональные документопотоки. Важно разобраться с информационными потоками, поддерживающими бизнесс- процессы. Достаточно часто встречаются фирмы, у которых большое количество ПК, сетевого оборудования, программного обеспечения. Но, если присмотреться внимательно, выяснится, что 80% ключевых бизнесс-процессов информационно не поддерживается. Автоматически рассчитывается заработная плата, подготавливаются различные бланки и тексты договоров, контрактов, писем и прочих документов, изготавливается замечательная рекламная продукция, но общая организация управления информационно не затрагивается. Одни и те же документы и информация поступает в организацию часто неоднократно, много раз используется различными людьми, много раз интерпретируется, но в конечном итоге не доводится до того, кому она больше всего нужна. Бывает, выясняется, что в существующей бумажной системе вообще нет понятия маршрута документа.

На этом этапе делается прорисовка схем всех или основных документопотоков. Проектирование документопотоков предполагает следующие основные аспекты:

1. 
   выявление пунктов обработки документной информации и пунктов технической обработки собственно документов;
   
2. 
   определение основных параметров потоков поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;
   
3. 
   составление схем движения основных групп, видов и разновидностей документов;
   
4. 
   выявление оптимальной последовательности прохождения документов по пунктам поставки, потребления и обработки документной информации.
   

Максимально унифицируются процессы подготовки и обработки документов. Важным условием эффективности будущей АСДОУ является четкая регламентация (формализация) и единообразие процессов подготовки и оформления документов на всех пунктах прохождения, технологическое и информационное единство на всех уровнях системы.

Итог подэтапа оптимизации делопроизводства:

1. 
   разработка Табеля форм документов применяемых в организации;
   
2. 
   четкая регламентация (формализация) и единообразие процессов подготовки, оформления, прохождения документов;
   
3. 
   определение прав доступа должностных лиц к документной информации;
   
4. 
   определение зон ответственности и закрепление видов деятельности по делопроизводственному обслуживанию по уровням управления;
   
5. 
   составление схем наиболее рационального движения основных групп, видов и разновидностей документов, разработка единой схемы документооборота организации.
   

Автоматизированную систему необходимо внедрить. Внедрение – очень непростой процесс, потому что люди все время сопротивляются и не хотят следовать инструкциям. Причем, сопротивление чаще проявляется бессознательно, а не по злому умыслу. Внедрение новой технологии часто осуществляется в обстановке нервозности, вызванной тем, что персонал туманно представляет перспективы работы в новых условиях. Часть сотрудников опасается, что их квалификация, знания, навыки недостаточны для работы в новых условиях.

Одна из важнейших составляющих внедрения – адаптация персонала к новым условиям работы. Основными составляющими адаптации персонала, в свою очередь, являются организация обучения будущих пользователей автоматизированной системы и проведение разъяснительной работы среди сотрудников.

Информирование персонала, правильно организованная разъяснительная работа – непременное условие адаптация персонала. Недостаточная информация порождает слухи. Слухи порождают нервозность (а иногда и панику) в коллективе. Нервозная обстановка усложняет внедрение новой технологии. Кроме того, на этапе внедрения системы возможно временное увеличение объема работы персонала (за счет временного дублирования информации существующей и внедряемой систем, за счет времени на обучение и т.п.).

На этом этапе производится тиражирование и распространение в среде пользователей пользовательских инструкций и иных методических документов, при необходимости - разъяснение их положений.

Разрабатываются программы обучения различных категорий персонала и организуется обучение персонала в группах или индивидуально.

Важнейшей составляющей этапа внедрения и организационного обеспечения в целом является нормативное обеспечение перехода на новую технологию. Нормативное обеспечение включает следующие мероприятия:

1. 
   разработку подробных инструкций пользователям автоматизированной системы;
   
2. 
   внесение соответствующих изменений и дополнений в существующие нормативные документы или разработка новых;
   
3. 
   определение прав доступа должностных лиц к информации и функциям внедряемой системы – внесение соответствующих изменений в положение об охране коммерческой тайны;
   
4. 
   подготовка проекта и издание приказа, юридически закрепляющий переход на новую технологию. Приказом вводятся в действие новые нормативные документы, закрепляется распределение полномочий по делопроизводственному обслуживанию.
   

Не следует недооценивать значение подэтапа нормативного обеспечения, поскольку ответственность отдельных должностных лиц за выполнение конкретных поручений зачастую оказывается не отраженной в должностных инструкциях, а сложившаяся практика – не соответствующей официально утвержденным документам. Общая задача этого подэтапа – приведение в полное соответствие новой технологии и локальной нормативно-методической базы деятельности организации.

Т. В. Соловьева
Екатеринбург

ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ РАБОТЫ

Период 90-х гг. XX века был очень сложным по характеру и масштабу преобразований в жизни России. Переход к рыночной экономике вызвал появление новых хозяйственных структур, ликвидации, реорганизации существовавших организаций. Это потребовало от архивистов решения новых проблем. Закономерно, что одной из них стала работа с архивами ликвидируемых организаций.

Число ликвидирующихся организаций велико и по сей день. В качестве примера можно привести данные Федеральной службы государственной статистики за сентябрь 2004 г.: в течение этого месяца в Свердловской области количество официально ликвидированных организаций составило 205 единиц, а в Российской Федерации – 8829⁵¹.

Ликвидация предприятий и организаций регулярно происходила и в советское время, но тогда была отработана четкая и понятная процедура обеспечения сохранности архивных документов. Все организации страны, вне зависимости от их численности и месторасположения, имели строгую подчиненность. Какие бы масштабные реформы ни проводились, всегда можно было найти ведомство, которое отвечало за конкретную организацию, а значит, и должно было взять на себя заботу об ее документах. Порядок передачи документов на хранение был достаточно хорошо отлажен.⁵²

В изучении данной проблемы термин «ликвидированная организация» можно использовать с определенной долей условности. Согласно Гражданскому кодексу РФ ликвидируется организация в случае, если у нее не остается правопреемников. При реорганизации предприятия собственники документов не обязаны передавать их на хранение в архив. Однако проблемы с сохранностью архивов организаций возникают не только в случае исчезновения организации, но и в случае ее преобразования (объединения с другой, разделения) или смене формы собственности. Можно выделить несколько типичных ситуаций, в которых появляются проблемы с сохранностью документов: 1) фирма давно ликвидирована, документы остались в помещении, затем арендованном или купленном другой организацией; 2) организация пережила столько переформирований за 90-е годы, что сложно восстановить вехи ее существования и обнаружить архив; 3) документы целенаправленно «уничтожены» в ходе смены собственника или формы собственности; 4) организация находится на стадии ликвидации, но у нее нет возможности на должном уровне сохранить архив (ограничены материальные средства, нет квалифицированных кадров, нет понимания значимости сохранения документов). В каждом из перечисленных случаев есть свои особенности работы с документами. Но есть и общие черты, в результате чего можно объединять эти организации под названием ликвидированных.

Из вышесказанного следует, что рассматриваемая проблема комплексная, сложная. Ее также можно рассматривать как совокупность проблем, которые встают перед государством, архивной службой и ликвидирующейся организацией в процессе сохранения ее документов. Традиционно, в публикациях по данной теме приводятся первые две точки зрения (государства и архивной службы). Но, с любой позиции, на данный момент главной является проблема законодательного регулирования.

Основными федеральными законами, регулирующими процедуру ликвидации организации являются: ФЗ РФ N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" от 26 октября 2002 г. (с изменениями от 22 августа, 29, 31 декабря 2004 г., 24 октября 2005 г.), ФЗ РФ N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г., ФЗ РФ № 129-ФЗ
«О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8 августа 2001 г. (ред. от 02.07.2005), ФЗ РФ № 40-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций" от 25 февраля 1999 г., Гражданский кодекс РФ (1994 г.).

В них есть некоторые противоречия. Так, статья 129, часть 3 Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)" содержит формулировку "конкурсный управляющий вправе передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению, в соответствии с федеральными законами. Что противоречит Федеральным законам "Об архивном деле в Российской Федерации" и "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций", которые обязывают ликвидационные комиссии или конкурсного управляющего организовывать упорядочение и передачу по договору в архив архивных документов ликвидируемой организации.⁵³

Наиболее полно данная проблема раскрыта в статье Н.А. Хромцовской⁵⁴, в которой прослеживается эволюция законодательного регулирования данной проблемы в последние десятилетия. Автор приходит к выводу, что был шанс решить проблему через Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц» 2000 г. Но данный закон не предусмотрел обязательной передачи документов на «государственное» хранение, т.к. это осложнило бы процесс ликвидации организаций.

Существуют локальные варианты решения данной проблемы: через принятие законов об архивном фонде субъектов федерации, в которых в качестве обязательного документы для исключения из Единого государственного реестра организация должна предоставить справку из архива о передаче документов. Или разработка на уровне управлений архивами субъектов методических документов, например, «Памятка по организации работы конкурсных управляющих с документами постоянного хранения и по личному составу при процедуре банкротства предприятий», разработанная Управлением архивного дела администрации Алтайского края⁵⁵. В Республике Татарстан налажена работа с Министерством земельных и имущественных отношений, которое информирует Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан, присылая копии распоряжений о ликвидации предприятий. На основании распоряжений затем устанавливаются контакты с конкурсными управляющими.⁵⁶ Управлением архивами Свердловской области в 2004 г. также были разработаны Методические рекомендации по организации работы с документами учреждений, организаций, предприятий, находящихся в стадии ликвидации, банкротства, которые, к сожалению, не выложены на сайте Управления и поэтому не доступны широкому кругу пользователей.⁵⁷ Также устанавливаются контакты между Управлением архивами Свердловской области и саморегулируемые организациями арбитражных управляющих, Арбитражным судом Свердловской области.