Современность
история архивной жизни фонда
жүктеу/скачать 1.92 Mb.
|
| история архивной жизни фонда. В первые же полгода по документам лесхоза сделано две газетные публикации, подготовлена журнальная. Некоторые документы – в копиях, конечно – экспонировались на двух наших выставках. Началась работа по усовершенствованию научно-справочного аппарата.
В конце года мы с удивлением узнали, что Комитет, согласовав документы постоянного хранения как личный состав, требует передачи этих дел обратно в организацию для проведения повторной экспертизы ценности. И это – несмотря на то, что 59 дел расчетных ведомостей организаций-предшественниц лесхоза за 1933- 1947 годы были приняты на муниципальное хранение как документы ликвидированных организаций и поставлены на учет. Очевидно, это обусловлено тем, что в годовом отчете Комитета. несмотря на представленные архивом сведения о приеме этих документов, они не значатся. Опись, в которую было включено160 личных дел работников организаций-предшественниц и самого лесхоза за 1941-1962 годы составлялась как опись дел постоянного хранения ОАФ «Лесхоз и его предшественники». После решения Комитета об изменения сроков хранения дел, включенных в нее, она была согласована как единая опись дел лесхоза по личному составу. В настоящее время ее необходимо переработать, выделив из нее дела предшественников. Заметим, что опись была согласована в конце 2006 года. Мы вынуждены были обратиться к руководству города. История эта еще не завершена, но мы надеемся на её счастливое окончание. При прежней системе руководства отраслью, одной из важных функций которой был контроль архивистов-профессионалов за деятельностью органов управления архивным делом на местах подобная ситуация вряд ли могла бы сложиться. С сожалением приходится констатировать, что взаимоотношения сложившиеся межу органами управления архивным делом субъектов, муниципальных образований с соответствующими архивами - с одной стороны, а также между органами управления субъектов и органами управления муниципальных образований – с другой стороны не способствуют эффективному развитию отрасли в целом.
О. А. Кайда Нижневартовск СПЕЦИФИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНОВ ВЛАСТИ НА ТЕРРИТОРИИ БЕЛОЙ СИБИРИ В ГОДЫ ГРАЖДАНСКОЙ ВОЙНЫ В сложившейся традиции изучения истории отечественного делопроизводства период Гражданской войны, особенно истории белых правительств, не выделяется в самостоятельный исторический этап и остается не изученным. Особенность данного факта объясняется сформировавшейся в советское время периодизацией истории делопроизводства, являющейся неизменной по настоящее время. История отечественного делопроизводства при этом разделена на два значимых этапа: дореволюционный и советский. При такой постановке периодизации отсутствует необходимость в изучении особенностей документационного обеспечения управления белых правительств. В исследованиях четко обозначена «демаркационная линия»: «После октября 1917 года наряду с разрушением государственной машины российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство»41. Между тем документирование деятельности белых правительств значимо отличается от периода министерского делопроизводства дореволюционной России и его необходимо выделять как самобытный период, являющийся специфическим продолжением ранее сложившейся системы. Следует отметить, что единых нормативных документов по вопросам организации системы документационного обеспечения управления в структуре органов власти Белой Сибири созданы не были. Однако по вопросу организации структуры власти и делопроизводства из Омска на места рассылались инструкции, временные положения и штатные расписания. Все они опирались на дореволюционные положения, но были откорректированы с учетом сложившихся чрезвычайных обстоятельств. Структура документационного обеспечения органов власти в годы Гражданской войны на территории Белой Сибири представляла собой систему, обеспечивающую налаженную, строго определенную работу с деловыми и официальными документами. Она формировала деятельность государственных канцелярий всех уровней. С учетом того, что территория Белой Сибири находилась на военном положении, следует отметить большую степень милитаризации системы делопроизводства. Влияние чрезвычайных факторов на процесс создания властных структур белых правительств на территории Сибири в годы Гражданской войны подчеркивается многими исследователями как определяющая характеристика. Важно помнить, что любое управленческое действие сопровождается созданием документации и определяет её характерные особенности. Данный аспект, в свою очередь, меняет представление о процессе документационного обеспечения органов власти и управления Белой Сибири. Несмотря на частые изменения структуры органов власти и управления белых правительств, документационное обеспечение их не претерпело изменений. С приходом к власти новые правительства закрепляли сложившуюся систему. Однако следует отметить, что каждое правительство меняло приоритеты в применении нормативных актов, что является отличительной особенностью документационного обеспечения органов власти Белой Сибири. Анализ нормативных актов, вышедших в свет за время деятельности белых правительств на территории Белой Сибири позволяет сделать вывод о том, что каждое из функционировавших правительств избирало в качестве основного (по частоте издания) разные виды нормативных актов. Однако метод приспособления документации к потребностям органов власти и управления Белой Сибири приводил к изменению восприятия системы документационного обеспечения управления: документы, призванные регулировать управленческие процессы, были переведены в категорию организационных. Особенностью документационного обеспечения всех сибирских правительств была жесткая регламентация. Ужесточение мер объяснялось в первую очередь повышением статуса документной информации. Однако стоит отметить и тот факт, что белые правительства функционировали в условиях дефицита: подготовленных специалистов; слабой оснащенности необходимыми материалами, в том числе и архивными; нехватки бумаги (многие документы оформлялись на бланках советских организаций) и т. д. Таким образом, преодоление кризисных ситуаций конкретизировало направленность регламентации в системе управления. Все отделы министерств и местных органов самоуправления функционировали по единой делопроизводственной схеме. Все входящие документы проходили через общую регистратуру. Каждое продвижение документов четко регистрировалось во «входящих» и «исходящих» журналах42. Они представляли собой типографский реестр с графами: № по порядку; время поступления; № общего входящего; № поступившей бумаги; № общего исходящего; содержание бумаг; когда и куда бумага отправлена; когда бумага исполнена и в какое дело приобщена43. Кроме того, в разных отделах существовали либо отдельные журналы для регистрации «входящей» и «исходящей» документации44, либо сводные журналы. На всех документах проставлялись штемпеля канцелярий (того учреждения, куда документ приходил), в которых указывался входящий номер по порядку и дата поступления документа. Документооборот государственных учреждений представлял собой сложную систему. Каждый документ обязательно проходил через управляющего делами и руководителя учреждения. Такая маршрутная схема замедляла поступление документов, адресованных в отделы их непосредственного исполнения. В результате стали появляться циркуляры для точной рассылки документов. Яркой особенностью системы управления на территории Белой Сибири является формирование обособленных характеристик процесса документационного обеспечения управления. Делопроизводственные традиции в системе управления прошли процедуру трансформации в условиях чрезвычайной обстановки и милитаризации власти. В связи с этим изменился основной характер издаваемых на территории Белой Сибири распорядительных и информационно-справочных документов. Был накоплен опыт формирования и внедрения в систему документационного обеспечения управления нового кадрового состава. Таким образом, изменение специфики выполнения делопроизводственных операций позволило органам власти и управления осуществлять процесс документационного руководства и взаимосвязи в условиях Гражданской войны. Система документационного обеспечения управления в совокупности со многими другими факторами обеспечивала жизнеспособность структуры антибольшевистской власти на территории Белой Сибири в годы Гражданской войны.
Д. В. Родькин Екатеринбург ФОНД ВОЕННО-СТРОИТЕЛЬНЫХ ЧАСТЕЙ ГАРНИЗОНА СВЕРДЛОВСК-45 АРХИВА СЕВЕРОУРАЛЬСКОГО УПРАВЛЕНИЯ СТРОИТЕЛЬСТВА КАК КОМПЛЕКС АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Изучение истории создания и развития советской атомной промышленности приобрело сейчас особую актуальность. В настоящий момент российское общество проявляет повышенный интерес к секретам и тайнам советской эпохи. Люди хотят узнать больше о той стране, в которой жили. Атомный проект представляет собой пример успешного решения Советским Союзом сложнейшей научно-технической задачи в крайне сжатые сроки в условиях ограниченности материальных ресурсов. До конца 1990-х годов большая часть архивных материалов, связанных с объектами ядерно-оружейного комплекса, была закрыта для свободного доступа. Результатом отсутствия информации стало появление «мифа об атомном ГУЛАГе». Будто бы на объектах Атомного проекта трудилось огромное количество заключенных, они находились в ужасающих условиях и гибли тысячами от радиации. Рассекречивание материалов об Атомном проекте во второй половине 1990-х годов расширило и углубило источниковую базу исследований, что позволило историкам изменить подход к проблеме и наметить новые направления научного поиска. Стало очевидно, что история атомной промышленности требует освобождения от устаревших догм и оценок, определения роли и места в ней не только государственных деятелей и руководителей крупнейших предприятий, но и рядовых тружеников атомной промышленности, от труда которых зависела судьба грандиозных планов. На строительстве объектов Атомного проекта было задействовано три основные группы строителей: вольнонаемные рабочие, заключенные и военные строители. Однако в работах историков, изучающих проблемы организации строительства объектов атомной отрасли, главное внимание сосредоточено на трудовом использовании в основном заключенных. Эти исследования, безусловно, важны, поскольку разрушают "миф об атомном ГУЛАГе", но они создают неполную картину строительства. Другие категории строителей незаслуженно забыты. Особенно возмущены ветераны военно-строительных частей, которые внесли не меньший, чем заключенные, вклад в создание основы ядерного щита России. Универсальным оправданием для исследователей атомной промышленности, многие из которых не являются жителями закрытых городов и работниками соответствующих предприятий, служит утверждение о закрытости или отсутствии источников по истории военных строителей. На примере фонда военно-строительных формирований гарнизона Свердловск-45 мы попытаемся опровергнуть данный тезис; актуализировать значительный массив документов, позволяющий провести исчерпывающее исследование контингента военных строителей, задействованных на строительстве одного из ключевых предприятий советского Атомного проекта – завода №814, ныне ФГУП «Комбинат «Электрохимприбор». Завод № 814 был предназначен для обогащения урана методом электромагнитной сепарации. Строительная организация завода №814, получившая №1418, была организована приказом Министра внутренних дел СССР №00851 7 августа 1947 года. Начальником строительства был назначен инженер-подполковник М.А. Зарицкий. В августе 1947 года прибыли первые строители города. Основной рабочей силой строительства в начальный период были заключенные в количестве 3390 человек.45 В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР № 3573-1433сс от 25.09.1948г. и приказом МВД СССР №001486 от 24.01.1949г. для проведения строительно-монтажных работ на объекте №1418 в военных округах были сформированы военно-строительные части46. Управление военно-строительных частей строительства (УВСЧ) №1418, восковая часть 0556, было сформировано 23 декабря 1948 года. Начальником УВСЧ был назначен подполковник В.А. Мельников.47 В состав УВСЧ вошли следующие подразделения: 6 отдельных военно-строительных батальонов (ОВСБ) №№ 808-813 и военный госпиталь № 2436. В 1949–1952 г. УВСЧ упразднялось, его функции выполнял штаб 9-го Отдельного военно-инженерного строительного полка, в который были объединены военные строители. В январе 1952 г. УВСЧ было воссоздано. К 1954г. в его структуру входили следующие войсковые части: 50-й военно-строительный полк (ВСП) (в/ч 11026); 138-й ВСП (в/ч 01060); 130-й ВСП (в/ч 20180); 23-й ВСП (в/ч 01059); 16-й автотранспортный полк (в/ч 11108); 375-й отдельный дорожно-строительный батальон (ОДСБ) (в/ч 11025); Отдельный батальон механизации строительных работ – главная контора строймеханизации (ГКСМ); Военный госпиталь № 2436. К 1958 г. строительные батальоны и отдельные специализированные роты были преобразованы в военно-строительные отряды (ВСО), полки – в отделы ВСО, а УВСЧ – в 229-е Управление военно-строительных отделов (УВСО). В 1960–1961 гг. из состава УВСО были выведены главная контора строймеханизации, 16-й автотранспортный полк, 375-й ОДСБ, военный госпиталь. 17 декабря 1962 г. УВСО и в/ч 01059 были расформированы, их личный состав вошел в состав 10025-го (202-го) военно-строительного полка (в/ч 01060). В 1970–1973 гг. УВСО было воссоздано вновь. В 1973 г. упразднено окончательно. После упразднения УВСО военные строители были объединены в 202-й военно-строительный полк (в/ч 01060). В апреле 1998 г. 202-й военно-строительный полк был расформирован, военные строители были выведены с объекта. Архив полка, рассекреченный в 1995-1997 гг., был передан в группу фондов (архив) ФГУП «Комбинат «Электрохимприбор» (далее – АЭХП), а в 2000 г. его передали в группу фондов (архив) Строительно-промышленного акционерного общества «Североуральское управление строительства» (далее – АСУС). На хранение передавались только документы, созданные в штабах военно-строительных формирований. Документация Министерства обороны, многие дела и документы для служебного пользования передавались в архив Уральского военного округа. АСУС принял 1500 единиц хранения, объединенных в 23 фонда по воинским частям и структурным подразделениям. В каждом фонде одна-две описи. Передаче подлежали книги приказов по личному составу, по гарнизону; исторические справки и формуляры; лицевые счета личного состава, алфавитные книги учета личного состава, переписка по несчастным случаям за 1986-1998 гг. При этом передача производилась в сжатые сроки и без должного контроля со стороны муниципального архива.
Небрежное отношение к документам, составляющим научную и практическую ценность, не замедлило сказаться на качестве работы архива. С 2005 г. АСУС стал получать большое количество архивных запросов на подтверждение факта службы в военно-строительных частях гарнизона Свердловск-45. Заведующая АСУС столкнулась с проблемой неупорядоченности дел, невозможностью быстро найти необходимые сведения. Весной 2007 г. в связи с реформированием АСУС было принято решение переформировать архивные дела военно-строительных подразделений в единый фонд, состоящий из десяти описей, сформированных по видам документов: Опись 1 «Приказы командиров частей по личному составу»;48 Опись 2 «Приказы коменданта по гарнизону за 1955-1986 гг.»;49 Опись 3 «Алфавитные книги учета личного состава за 1948-1998 гг.»; Опись 4 «Лицевые счета личного состава за 1948-1998 гг.»; Опись 5 «Исторические справки и формуляры 229-го УВСЧ и линейных подразделений»;50 Опись 6 «Алфавитные книги и списки безвозвратных потерь за 1955-1961 гг.»; Опись 7 «Переписка по политической части 10032-го ВСО и 23-го отдела ВСО за 1958-1964 гг.»; Опись 8 «Переписка по несчастным случаям за 1986-1998 гг.»; Опись 9 «Приемопередаточные акты за 1958-1961 гг.»; Опись 10 «Книги почета и материалы по истории подразделений». Переформирование архива завершится осенью 2007 г. Данная работа позволила:
Все дела фонда имеют большую научную и практическую ценность. Особо следует сказать об исторических справках и формулярах войсковых частей, ведение которых было обязательным в Советской армии. Данные документы, составляющие отдельные дела, в сжатом виде содержат всю необходимую информацию о подразделениях. В соответствующих разделах формуляров и справок содержатся сведения о структуре, численности, укомплектованности подразделений, источниках пополнения и причинах убыли личного состава; партийно-политической работе с военнослужащими. Исторические справки дополнительно содержат развернутую информацию о трудовой деятельности и быте военных строителей. Важными являются приемопередаточные акты и переписка по политчасти, позволяющие восстановить реальную картину быта военных строителей 1950-1960-е годы. Документы фонда находятся в хорошем состоянии. Дела прочно прошиты в стандартных обложках, имеют аккуратно оформленные внутренние описи, листы-заверители и карточки учета использования. Листы дел тщательно пронумерованы, не имеют пропусков и литерных номеров. Для допуска к фонду необходимо соответствующее отношение от научной организации или письмо-запрос от гражданина. Руководство предприятия после личной встречи с заявителем допускает его неограниченную работу с фондом сроком на год. Знакомство с делами происходит прямо в тесном хранилище, не оборудованном хорошей вентиляцией и отоплением. Таким образом, после реформирования фонд военно-строительных частей гарнизона Свердловска-45 становится упорядоченным комплексом архивных документов, содержащим необходимую информацию обо всех сторонах жизни военных строителей. Использование этих документов позволяет воссоздать истинную картину строительства первых объектов атомной отрасли, определить реальное соотношение контингентов рабочей силы и степень их участия в строительных работах. Кроме того, данные материалы могут быть использованы для исследования военных строителей как особого вида войск. Т. А. Селезнева Екатеринбург ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВНЕДРЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Создание предприятия, компании, корпорации – это два взаимосвязанных процесса: формирование производственно-управленческой структуры, порождающей потоки информации, и формирование структуры, которая управляла бы этими потоками. Общеизвестно, что последняя задача в идеальном варианте решается путем внедрения комплексной системы автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности. Сегодня руководители большинства организаций уже не ожидают чудес от внедрения автоматизированных систем, понимая, что само по себе даже отличное программное обеспечение не решить проблем, стоящих перед организациями. Каждому менеджеру достаточно ясно представляется, что комплексная автоматизация управленческих процессов невозможна, если отсутствует рациональная организация управления, что бессмысленно ожидать положительного эффекта от внедрения системы автоматизации делопроизводства, если в организации не упорядочен традиционный документооборот, не оптимизированы процессы документирования и работы с документами. Россия вступила в мир современных информационных технологий управления на достаточно высоком уровне их развития. Российским организациям практически не пришлось поддерживать старые компьютерные системы, жалея давние капиталовложения. Однако, вписаться в этот уровень оказалось не так просто. Существует достаточно много примеров систем (в том числе и очень известных) внедренных, запущенных в эксплуатацию, но принесших минимальный эффект. Одной из важнейших причин невысокой эффективности автоматизированных систем является недостаточное организационное обеспечение их внедрения и эксплуатации. Появление на рабочих местах управленческого персонала персональных компьютеров, повсеместное формирование корпоративных вычислительных сетей явилось основой принципиально новой технологии работы с документами и информацией. Но развернуть новую технологию на неподготовленном месте невозможно. На каждом новом технологическом этапе старая технология в той или иной мере наследуется. Элементы старой технологии, как правило, не пропадают, а становятся либо частью новой технологии, либо сохраняют концептуальное значение. Например, в традиционных системах ДОУ используется карточная система регистрации документов. С внедрением автоматизированной регистрации регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе исчезает, но ввод информации в систему в отечественных разработках зачастую осуществляется с помощью электронной регистрационной карточки, которая является компьютерным аналогом регистрационно- контрольной карточки (РКК). Аналогичные процессы происходят при переходе от традиционного контроля исполнения документов и поручений к автоматизированному. Необходимость организационного обеспечения внедрения и эксплуатации автоматизированных офисных систем осознается руководством большинства современных организаций. Тем не менее, руководитель, принявший решение о внедрении автоматизированной офисной системы, сталкивается с серьезными проблемами, поскольку методическое обеспечение новых технологий существенно отстает от требований практики. На современном рынке присутствует великое множество разнообразных офисных программных продуктов. Сведения о них носят главным образом рекламный характер. Полноценное представление об автоматизированной системе сложно составить, основываясь на рекламных материалах компании–разработчика и на ее демонстрационной версии. Выбрать программный продукт, наиболее адекватно отвечающий потребностям конкретной организации, достаточно сложно. Сегодня существует только один методический документ, помогающий в выборе автоматизированной системы. Это Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в организациях, подготовленные ВНИИДАД в 2003 г. Что касается методических рекомендаций по организационному обеспечению внедрения и эксплуатации автоматизированных офисных систем, то таковые практически отсутствуют. Определенную помощь практикам могут оказать статьи в специализированных журналах об опыте внедрения и эксплуатации автоматизированных офисных систем в конкретных организациях. За последнее десятилетие можно насчитать достаточно много подобных публикаций, но, как правило, они посвящены отдельным узколокальным проблемам. Безусловно, организационное обеспечение внедрения и эксплуатации автоматизированной офисной системы в зависимости от специфики деятельности предприятия, объема документооборота, количества работающих и иных факторов может проводиться в различном объеме и различными методами. Внедрение системы на малом предприятии с простой организационной структурой, небольшим количеством сотрудников и незначительным объемом документооброта требует меньшей организационной подготовки. При внедрении офисной системы на крупном предприятии, в организации со сложной или нестандартной структурой управления, большим количеством работающих и значительным объемом документооборота необходимо проведение масштабной, детальной организационной подготовки и последующего организационного обеспечения эксплуатации. Принято выделять три основных этапа создания сетевых систем автоматизации процессов ДОУ и управленческих процессов вообще. С некоторой долей условности эти этапы, как правило, называют предпроектным, проектным и послепроектным. жүктеу/скачать 1.92 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|