Тақырыпт ық жоспар
-сабақ. 4.4.тақырып.Құжат айналымын ұйымдастыру
жүктеу/скачать 1.64 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Бақылау сұрақтары
- Бақылау тапсырмасы: 1.Келесі сөз тіркестермен 3 сөйлем құрастырыңыз: құжат айналымы, шығыс құжат, ішкі құжат, кіріс құжат, тіркеуге түседі. 13-сабақ.
- 4.5.тақырып.Құжаттарды тіркеу және анықтамалық-ақпараттық құрылымды ұйымдастыру
| 12-сабақ.
4.4.тақырып.Құжат айналымын ұйымдастыру. Іс қағаздардың жұмысы Қазақстан Республикасының мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі №33 бұйрығының талаптарына сәйкес болу қажет. Барлық хат-хабар Жарғының және «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулықтың талаптарын ескере отырып, өздері әзірлеген фирмалық бланкілерде ресімделеді. Құжаттары көп мекемелерде, мысалы: қаулы, шешім, бұйрық сияқты құжат түрінің атауы типографиялық әдіспен басылған бланкілерді пайдаланады. Барлық құжаттардың азат жолы: сол жағынан және жоғарыдан – 20мм (2см), оң жағынан және төменнен – 10мм (1см) болуы қажет. Құжат айналымын ұйымдастыру барысында сол құжаттармен жүргізілетін жұмыстарының біртұтас технологиялық сызбасын (схема) әзірлеу; жұмыс функцияларын регламентеу; олардың орындалуын бақылау; құжат айналымының көлемін талдау; құжат айналымының көлемін ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс бөлек есепке алынады, ішкі құжаттар бөлек есепке алынады. Кіріс құжаттары – сырттан келетін құжаттар. Шығыс құжаттары – сыртқа кететін құжаттар. Ішкі құжаттары – мекеменің ішіндегі жұмыстарға байланысты құжаттар. Құжат жұмысы уақытында сапалы орындалса, қосымша құжаттарға сұраныс болмайды. Бақылау сұрақтары: 1)Іс қағаздардың жұмысы неге сәйкес болуы қажет? Іс қағаздар қандай бланкілерде ресімделеді? Жазу, толтыру технологиясы парақта қай ережеге сәйкес болуы қажет? Құжат айналымын қалай ұйымдастырады? Қай кезде қосымша құжаттарға сұраныс болмайды? Бақылау тапсырмасы: 1.Келесі сөз тіркестермен 3 сөйлем құрастырыңыз: құжат айналымы, шығыс құжат, ішкі құжат, кіріс құжат, тіркеуге түседі. 13-сабақ. 4.5.тақырып.Құжаттарды тіркеу және анықтамалық-ақпараттық құрылымды ұйымдастыру Есепке алуды және орындауды қажет ететін барлық құжаттар тіркеуге алынуы тиіс.Құжатты және оның қосымшаларын тіркеген кезде тіркеу нөмірі, оның қосымшаларын тіркеген кезде тіркеу нөмірі қойылады және бастапқы мәліметтері енгізіледі. Құжаттар ұйымдарда бір рет тіркеледі: кіріс құжаттар – келіп түскен күні, шығыс және ішкі құжаттар – қол қойылған күні тіркеледі. Келесі жылға өткен (қалған), іс жүргізу қызметі аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін құжаттар қайта екінші тіркеуге жатады. Тіркеу жұмысы құжат түрлеріне, авторлары мен мазмұнына сәйкес құжат топтары бойынша жүргізіледі. Құжаттарды тіркеуді құжаттама қызметі бір орталықтан жүзеге асырады.Құжаттарды тіркеу кезінде олардың нөмірі болады. Реттік нөмір жыл басынан бастап өсіп отыратын хаттамалар, бұйрықтар, еңбек келісім- шарттары сияқты құжаттарға қойылады.Құжаттарды тіркеу-есепке алу нысандары:карточкалық,журналдық,автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі деректер.Анықтамалық-ақпараттық құжаттарға хаттар,жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, сенімхат, шағым (претензия), талапарыздар (исковые заявления), шағымдану (докладная записка), түсініктеме (объяснительная записка), факстер және электрондық пошта жатады. Қолданылатын сөздер мен сөз тіркестері:ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, Сіздің ұсыныңызды мұқият қарап, ерекше жағдайда, есепке ала отырып, басшылыққа ала отырып, назарға ала отырып, сәйкес, мақсатында, т.б. Қызметтік хаттар түрлері: 1.қызметтік – служебные 2.ілеспе – сопроводительные 3.хабарлама хат – письмо-извещение 4.жарнамалық хаттар – рекламное письмо 5.шақыру хаты – письмо-приглашение 6.растау хаты – письмо-подтверждение 7.ескертпе хаты – письмо-напоминание 8.бастама хат – инициативное письмо 9.кепілдік беру хаты – гарантийное письмо 10.коммерциялық хат – коммерческое письмо 11.жауап хат – письмо-ответ Хат мәтіні екі бөліктен тұрады. Алдымен хатты жазуға себеп болған жағдайлар көрсетіледі, содан кейін екінші бөлігінде негізгі мақсаты айтылады (ұсыныс, тілек, өтініш, бас тарту (отказ), кепілдік). Мәтінді құрастырғанда мынадай үлгілер пайдаланылады: -өтінемін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды т.б. жүктеу/скачать 1.64 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|