Техническое задание на автоматизацию процессов согласования договорной документации, обработки заявок и первичной документации ООО «Феникс» на базе платформы Docsvision 5

жүктеу/скачать 226.53 Kb. бет 11/16 Дата 01.06.2023 өлшемі 226.53 Kb. #474576 түрі Техническое задание

Пример ЧТЗ (1) — копия

Бұл бет үшін навигация:

• Настройка представлений информации
• Представление по договорам
• Представления по заданиям
• Настройки маршрутов обработки и согласования документов

Состояния

Подготовка	На согласовании	На доработке	На подписании	Действует	Отменен	В архив
Чтение карточки	А, И, Р, СБ	А, И, Р, С, СБ	А, И, Р, С,	А, И, Р, С,	А, И, Р, С, П	А, И, Р, С, П	А, И, Р, С, П
Изменение карточки	А, И	А, С	А, И	А, П	А	А	А
Изменение полей на вкладке «Основная»	А, И	А, И	А, И	А	А	А	А
Изменение полей на вкладе «Дополнительно»	А, И	А, С	А, И, С	А, С,	А	А	А
Удаление карточки	А, И, СБ	А, СБ	А	А	А	А	А
Отменить	И	С	И, А
Добавление корпоративных процедур		ДЭиФ
Отправить на согласование	И, А		И
Остановить согласование		И, А
Перевести в состояние «Действует»				А
Редактирование ссылок	А, И	А, И, С, Р	А, И, С	А, С	А, И	А	А
Редактирование файлов	А, И	А, И, С, Р	А, И, С	А, С	А, И	А	А
Редактирование вкладки «Комментарии»	И, А, Р	А, И, Р, С	А, И, Р, С,	А, И, Р, С, П	А, И, Р, С, П	А, И, Р, С, П	А, И, Р, С, П

9. Настройка представлений информации

   1. Общая информация

Представления – способ табличного отображения информации о группе документов или заданий. Каждая строчка представления – документ или задание.
По результатам эксплуатации системы настройки перечисленных ниже представлений могут быть изменены силами Заказчика в рамках стандартной функциональности платформы: добавлены новые колонки, группировки, изменен порядок колонок и сортировки.
Все перечисленные ниже представления настраиваются Исполнителем в конструкторе представлений. Для этих представлений должна быть создана отдельная папка «Феникс».

2. Представление по договорам

Договоры. В представлении должны выводиться следующие поля карточек договоров:

• 
  Номер;
  
• 
  Дата создания;
  
• 
  Инициатор
  
• 
  Организация
  
• 
  Предмет;
  
• 
  Вид;
  
• 
  Контрагент;
  
• 
  Дата начала действия;
  
• 
  Дата окончания действия;
  
• 
  Сумма;
  
• 
  Сумма доп. соглашений – общая сумма всех связанных дополнительных соглашений;
  
• 
  Состояние.
  

Сортировка возможна по любому полю. По умолчанию должна быть по полю «Дата создания», по убыванию.

3. Представления по заданиям

Мои задания. В представлении выводятся следующие поля карточек заданий:

• 
  Вид задания;
  
• 
  Вид и номер связанного документа;
  
• 
  Автор;
  
• 
  Название;
  
• 
  Дата отправки;
  
• 
  Дата завершения плановая;
  
• 
  Состояние.
  

Сортировка должна быть по полю «Дата завершения плановая по возрастанию». Задания, до плановой даты завершения которых осталось меньше трех суток, должны подсвечиваться желтым цветом (цвет фона строки), просроченные задания должны подсвечиваться красным (цвет фона строки).
Мои завершенные задания. В представлении выводятся следующие поля карточек заданий:

• 
  Вид задания;
  
• 
  Вид и номер связанного документа;
  
• 
  Автор;
  
• 
  Название;
  
• 
  Дата отправки;
  
• 
  Дата завершения плановая;
  
• 
  Дата завершения фактическая.
  

Сортировка должна быть по полю «Дата завершения фактическая по убыванию».
Все задания. В представлении выводятся следующие поля карточек заданий:

• 
  Вид задания;
  
• 
  Вид и номер связанного документа;
  
• 
  Автор;
  
• 
  Название;
  
• 
  Текущие исполнители;
  
• 
  Дата отправки;
  
• 
  Дата завершения плановая;
  
• 
  Дата завершения фактическая;
  
• 
  Состояние.
  

Сортировка должна быть по полю «Дата отправки» по убыванию.

10. Настройки маршрутов обработки и согласования документов

    1. Общие настройки

Все маршруты обработки документов и заявок (далее - документ) настраиваются Исполнителем с использованием модуля «Конструктор бизнес-процессов».
Для каждого вида документов будет настроен отдельный бизнес-процесс обработки, рассылающий задания в порядке, описанном в соответствующих разделах.
Формат названий рассылаемых заданий: <Вид задания> <Вид согласуемого документа> <Номер документа>.
Если поле карточки, которое определяет согласующих на каком-либо этапе согласования, не заполнено, то этап согласования должен пропускаться.
Содержание заданий на согласование должно быть следующим: «Вам на согласование поступил документ. Пожалуйста, ознакомьтесь с приложенным документом и укажите свое решение, нажав на соответствующую кнопку».
Содержание заданий на подписание должно быть следующим: «Вам на подписание поступил документ. Пожалуйста, ознакомьтесь с приложенным документом и укажите свое решение, нажав на соответствующую кнопку».
Содержание заданий на корректировку должно быть следующим: «Отправленный Вами на согласование документ был не согласован. Замечания согласующих находятся в листе согласования. Пожалуйста, откорректируйте приложенный документ согласно замечаниям, согласующих и отправьте его на повторное согласование, нажав на соответствующую кнопку. Если согласование документа нужно остановить, нажмите кнопку «Отменить документ».
По ходу согласования документов должен формироваться лист согласования, доступный из карточки документа, а также из заданий на согласование и корректировку документа. Формы листов согласований приведены в приложениях: для листа согласования договоров – форма согласно Приложению 1, для листа согласования остальных документов, отправляемых на согласование – форма согласно Приложению 2. Запись данных в листы согласования производится после завершения заданий на согласование или корректировку.
Если согласующий принимает отрицательное решение по согласуемому документу, то должно открываться окно для ввода комментариев, без ввода которых задание на согласование завершаться не должно.
На всех этапах согласования документам присваивается состояние «На согласовании».
На всех этапах корректировки документам присваивается состояние «На доработке».
На этапе подписания документу присваивается состояние «На подписании».
На этапах согласования, у инициатора должна быть возможность отозвать документ с согласования. При этом документ должен переводиться в состояние «Подготовка», а разосланные задания на согласование должны отзываться.
На этапах исполнения у инициатора должна быть возможность отменить исполнение документа с вводом причины. При этом документ должен переводиться в состояние «Отменена», задания на исполнение должны отзываться, и текущим исполнителям должно отправляться уведомление на электронную почту с указанием ссылки на заявку и причины отмены.

2. 
   
   жүктеу/скачать 226.53 Kb.
   
   Достарыңызбен бөлісу: