Тәжірибе бойынша есеп мазм ұ н ы
Қазақстанда құжаттау және іс қағаздарын жүргізу: құжаттардың кешенді жіктелуі
жүктеу/скачать 57.45 Kb.
|
| Қазақстанда құжаттау және іс қағаздарын жүргізу: құжаттардың кешенді жіктелуі
Өндірістік(қашықтық) практикада— белгілі бір құжаттарды толтыру, жүргізу мақсатында бізді бір немесе бірнеше адам құрған топтарға бөлді. Қызмет мақсаты құжаттармен танысу және дұрыс толтыруды көздейді. Қатысушыларының саны 5 баладан тұрды. Өндірістік практикада - алдын-ала белгіленген құжаттарды үлестерінің негізінде құрылған бірлестік. Оның мүшелерінің (жеке және заңды иегерлері) қоғамның міндеттемелерін орындауда жауапкершіліктері жоқ, олар тек өз үлестерінің мөлшерінде ғана тәуекелділік жасай алады. Өндірістік практикада сонымен қатар біз құрылыс корпорациялардың құжаттардың дұрыс толтыруын үйрендік.Құрылыс корпорациясыті ұйымдастыру үшін құрылтай келісім шарты жасалады, онда: - кәсіпорынның аты; - мекен-жайы; - негізгі қызмет бағыттары; - қызмет түрлері; - капитал мөлшері; - қоғам мүшелерінің үлестері көрсетіледі. Айта кететін бір жәй - серіктестіктерді ұйымдастырушылардың ақша қаражаттарынан басқа кұнды материалдық заттар түрінде заттық үлестері, мәселен, автокөлік, жылжымайтын мүліктер болуы да мүмкін. Қоғамдастық мүшелерінің құқығы жылына бір немесе екі рет өткізілетін жалпы жиналасында анықталады да, ал одан әрі ол тереңдетіліп, дамып отырады. Жалпы жиналыстың маңызды шешімдер қабылдауға құқығы бар, атап айтқанда: - жылдық балансты бекітеді; - кірісті белгілі бір мақсатты көздеп, орынды пайдаланады; - шығындарды неғұрлым аз жұмсау жолдарын айқындайды; - қоғамның төрағасын сайлауды немесе қайта сайлауды көздейді, оған әр түрлі мәселелер бойынша міндеттержүктейді. Қоғамдастық жұмысын бақылауды бақылау комиссиясы, экономикасы дамыған елдерде бақылау кеңесі іске асырады, оның мүшелерін жалпы жиналыста тағайындайды. 1. Осы Заң Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес жауапкершілігі шектеулі және қосымша жауапкершілігі бар серіктестіктердің құқықтық ережелерін, оларға қатысушылардың құқықтары мен міндеттерін, серіктестіктердің құрылу тәртібін, қызметін, қайта ұйымдастырылуы мен таратылуын белгілейді. 2. Шетелдің қатысуымен құрылатын жауапкершілігі шектеулі және қосымша жауапкершілігі бар серіктестіктердің ерекшеліктері шетелдік инвестициялар туралы заң актілерімен белгіленуі мүмкін. 3. Қосымша жауапкершілігі бар серіктестікке осы Заңның ережелері қолданылады, өйткені осы Заңның 3-бабында өзгеше жағдай көзделмеген. Егер серіктестіктің құрылтай құжаттарында оның белгілі бір мерзімге немесе нақты бір мақсатқа қол жеткізу үшін құрылатыны көзделмесе, Құрылыс корпорациясы белгіленбеген мерзімге құрылған болып есептеледі. 2. Құрылыс корпорациясы заңды тұлға болып табылады.3. Құрылыс корпорациясы өзінің міндеттемелері бойынша өзіне тиесілі барлық мүлікпен жауап береді. Серіктестік өз қатысушыларының міндеттемелері бойынша жауап бермейді. 4. Серіктестіктің жарғылық капиталға салымдарын толық енгізбеген қатысушылары оның міндеттемелері бойынша әрбір қатысушының салым енгізбеген бөлігінің құны шегінде ортақ жауапты болады. Сонымен қатар жетекшім маған құжаттардың толтыруын үйретті ол мен бірге бірнеше құжаттардың үлгілерін беріп сол үлгілеріне қарап өзіміз толтырдық.Жетекшік мындай негізді басты назарына алатындығын атап кетті: 1.Құжаттардың дұрыс толтыруы 2. Құжаттардың ретімен толтыруы 3.Құжаттардың ретімен орналастыру Жіктелімнің негізі ретінде құжаттың ең маңызды, жіктелудің мақсаттарына сай келетін белгісін алады. Басқаларды қамтитын жіктелім, олардың тобы болады, ал оған кіретін жіктелімдер, оның түрлері болады. Бір жіктелім төменгі жіктелімнің тобы, ал жоғарғы жіктелімнің түрі болуы мүмкін. Жұмыс үдерісінің өнімділігін арттыру үшін, мамандар, құжаттардың жалпы ұқсастықтары мен айырмашылықтарына қарай, олардың топтарға жіктелуін жүргізеді. Осылайша топтарға бөлу құжаттама жүйесімен алдағы Құжаттардың жіктелуіне қойылатын өлшемдер Көптеген үлгілік құжаттарды ресімдеу, қатал сәйкестендірілген. Дегенмен, жалпы алғанда құжаттарды келесі белгілері бойынша жіктеген дұрыс: түрлері бойынша – ұйымдастырушылық-өкімдік, анықтамалық-ақпараттық, қызметкерлердің жеке құрамы бойынша, жазбаша өтінімдер; атауы бойынша – құжат атауларының отыздан астам түрлері бар; қызметі бойынша – құжаттар фактілерді, хабарламалар мен құбылыстарды (есеп, хаттама, акт) белгілеу құралдары және ақпаратты қашықтықтан беру (хат, телеграмма, факс) құралдары ретінде ажыратылады; нысаны бойынша – жеке, әр құжат мазмұнының өз ерекшеліктері болады (мысалы, баяндау хат); трафареттік, құжаттың бір бөлігі басылып шығарылады, ал қалған бөлігі құжатты жасағанда толтырылады; және үлгілік, біртектес кәсіпорындар тобына жасалған құжаттар. Әдетте, барлық үлгілік және трафареттік құжаттар баспаханада немесе көбейткіш аппараттарда басылады. шығарылуына қарай – қызметтік, кәсіпорынның (ұйымның) мүдделерін қозғайды; және жеке, нақты бір адамға қатысты және атаулы болып табылады; мазмұны бойынша – қарапайым (бір ғана мәселеге қатысты) және күрделі (бір мезгілде бірнеше тақырыпты қарастырады); жасалу орнына қарай – ішкі (осы кәсіпорынның қызметкерлері жасайтын құжаттар) және сыртқы (басқа кәсіпорындардан, ұйымдардың және жеке адамдардан келіп түсетін құжаттар). Сыртқы құжаттар, өз кезегінде, шығыс (кәсіпорыннан шығатын) және кіріс (кәсіпорынға жіберілген) құжаттарға бөлінеді; жұмыс кезеңі бойынша – алғашқы жазылған құжат (автордың құжат мәтінімен жұмыс істегенін көрсететін, қолмен жазылған немесе машинамен жазылған) және таза жазылған құжат (мәтіні алғашқы жазылған нұсқасынан көшіріліп алынған немесе түзетусіз жазылған құжат); орындау мерзіміне қарай – жедел, белгілі бір мерзімде орындалуын талап ететін; және жедел емес, орындау мерзімі белгіленбеген; құпиялығына қарай – таңбасыз (ашық); қызмет бабында пайдалану үшін; құпия құжаттар; сақталу мерзімдеріне қарай – белгілі бір мерзімде сақталуға және тұрақты кезеңге (мерзімсіз) сақталуға жататын; көрсетілген мәселелердің саны бойынша құжаттар қарапайым (бір ғана мәселеге қатысты) және күрделі (бір мезгілде бірнеше мәселені қамтиды); түпнұсқалығына қарай құжаттардың түпнұсқалары және көшірмелері болады (басқа құжаттың ақпаратын, оның барлық сыртқы белгілерін немесе олардың бір бөлігін жаңғыртады); бейне түсі бойынша құжаттар бір түсті және көп түсті болып бөлінеді. Құжаттардың жіктелуі ретінде жіктелудің нәтижесіне байланысты әртүрлі белгілерін негізге алуға болады. Жіктелімнің негізі ретінде құжаттың ең маңызды, жіктелудің мақсаттарына сай келетін белгісін алады. Басқаларды қамтитын жіктелім, олардың тобы болады, ал оған кіретін жіктелімдер, оның түрлері болады. Бір жіктелім төменгі жіктелімнің тобы, ал жоғарғы жіктелімнің түрі болуы мүмкін. Сөйтіп, «кинофотоқұжаттар» «құжаттар» жіктелімінің түрі, ал «киноқұжаттар» мен «фото құжаттар» жіктелімінің тобы болып табылады. Топ (жіктелім) – бұл құжат түрлерінің бөлінуі арқылы ашылатын, бөлінудің бірінші деңгейі. Түрі – құжаттар бөлінуінің екінші деңгейі. Бұл ретте «құжат» ұғымы құжаттардың түрлеріне бөлінеді. Түрлер жіктелуінің әр бөлімін қандай да бір белгісі бойынша құжат түрі деп атауға болады (таңбалық құралдарының сипаты бойынша, құжаттау әдісіне материалдық тасығышына қарай және басқа). Бөлінуінің үшінші деңгейі – түр тармағы. Одан кейін әртүрлілік және т.с.с., осы жіктелудегі нақты құжаттың соңғы орны анықталғанға дейін. Жарияланған және жарияланбаған құжат, мерзімдік және мерзімдік емес құжат және т.с.с. Құжаттардың жіктелуіндегі жоғарыда аталған жалпы өлшемдерден бөлек, құжаттарға тән басқа да белгілер бар. Атап айтқанда, біз ақпараттық және материалдық құрамдас бөлігі бойынша құжаттардың жіктелуіне тоқталайық, сондай-ақ құжаттардың сыртқы ортадағы қызмет ету жағдайы бойынша жіктелуіне тоқталайық. Құжаттардың жіктелуі – ол көп сатылы, иерархиялық және оларды топтарға, түрлері, түрлердің тармақтары және әртүрлілігі бойынша дихотомиялық бөлу. Топ (жіктелім) – бұл, осы жиынтықты басқа объектілерден ажырататын, нақты бір ортақ белгісі бар, құжаттардың жиынтығы. Иерархия – құжаттардың төменгі сатыдан жоғарғыға қарай орналасу тәртібі . Дихотомия – бір жіктелімдегі құжаттардың екі қарама-қарсы түрге, түр тармағына, әртүрлілікке және т.с.с. жүйелі түрде бөлінуі. Құжаттардың ақпараттық құрамдас бөлігі бойынша жіктелуі Құжаттардың мазмұны бойынша жіктелуі. Бұл құжаттардың жіктелуіндегі ең басты белгісі. Құжаттарды түрлерге, түрлердің тармақтарына бөлу құжаттың арнайы білім саласына, тақырыпқа, затқа, мәселеге қатыстылығына сәйкес жүзеге асырылады. Құжаттардың мазмұнына қарай жіктелуі іс-тәжірибеде айдарлар тізімі, жіктеуші, жіктеу кестелері және т.с.с. арқылы жүзеге асырылады. Тақырыбы, заты, сондай-ақ негізгі мағыналық аспектілері, құжаттардың жіктелуін құру үшін негіз бола алатын, лексикалық бірліктер (негізгі сөздер, дескрипторлар) арқылы сипатталуы мүмкін. Негізінде құжат мазмұнының (мағынасының) белгісі бар жіктелуді семантикалық деп атайды. Құжаттардың ақпаратты жалпылау деңгейі бойынша жіктелуі. Ақпаратты жалпылау деңгейі бойынша құжаттар бастапқылар мен қосымшаларға бөлінеді. Бастапқы құжат, оқу, зерттеу, тәжірибе, өңдеу нәтижелерінің мазмұндамасы (сипаттамасы) болып табылатын ақпаратты қамтиды және сипаты бойынша ерекшеленеді. Мұндай құжат, ғылыми, өндірістік, басқару, шығармашылық және басқа да қызметтің (ресми, ғылыми, оқу, анықтамалық, жарнамалық, әдеби-көркемдік құжат) тікелей нәтижесі болып табылады. Оның мақсаты алғашқы ақпаратпен қамтамасыз ету болып табылады. Қосымша құжат бір немесе бірнеше бастапқы құжаттардың аналитикалық-синтетикалық өңдеуінің нәтижесі болып табылады. Қосымша, немесе ақпараттық, құжат, ақпараттық талдау жолымен (библиографиялық, рефераттық, шолу) бастапқы құжаттар туралы мәліметтерді қамтиды. Оның міндеті – қоғамды қосымша ақпаратпен қамтамасыз ету. Құжаттардың ақпаратты белгілеудің таңбалық құралдарының сипаты бойынша жіктелуі. Құжаттардағы ақпарат қандай да бір таңбалар арқылы беріледі. Ақпаратты белгілеу, беру және қабылдау таңбалық құралдарының ерекшеліктерін ескеретін, жіктеулерде мәтіндік және мәтіндік емес құжаттарды ажыратады. Ақпарат кез келген хаттың әдісімен жазылған, мәтіндік құжаттың негізгі түрлерінің бірі, жазбаша құжат болып табылады. Ол, мазмұны жазбаша түрде көрсетілген, әдеби құжат. Яғни, «мәтіндік құжат» терминінің синонимдері «жазбаша» немесе «әдеби құжат» сөз тіркестері болуы мүмкін. Жазбаша құжаттарға қолжазбалық, машинамен басылған және баспа құжаттар болуы мүмкін, өйткені оларда сөйлеу ақпараты жазба таңбалары арқылы бекітіледі. Тасығыштарға жазба таңбаларын түсіру құжаттардың арасындағы ерекшеліктерді көрсетеді. Мәтіндік емес құжат ноталық, картографиялық және басқа да таңбалар арқылы жазба түрінде ресімделеді. Бұған: иконалық, идеографиялық, дыбыстық және матрицалық құжаттарды жатқызуға болады. Оларды вербалды емес (ауызша емес) деп жиі атайды. Иконалық құжат – таңбасы көрсетілген объектіге (сурет, фотосурет, кинофильм, т.б.) ұқсас құжат. Бұл құжаттың бір түрі, бейнелер сурет, графика, фотосуреттер арқылы берілетін, изографиялық құжат болып табылады. Идеографиялық құжат – таңбасы ретінде, шынайы заттар мен құбылыстарды көрсетпейтін шартты белгі қолданылады (карта, ноталар, сызулар). Бұл жіктелімге картографиялық және ноталық құжаттар жатады. Дыбыстық құжат – ақпаратты дыбыспен бекітіп, дыбыс арқылы береді. Бұны фоноқұжат деп атайды (грампластинка, магниттік жазба). Матрицалық құжат «матрицалық тілдің» құралдарымен орындалады, яғни, матрицалар-код ұяшықтарынан тұрады, солар арқылы машинаның «оқуына» қолайлы нысанда, ақпараттың кодтауы жүзеге асырылады (перфокарталар, магниттік және оптикалық дисктер). Дыбыстық және матрицалық құжаттар,тек қана техникалық құралдар, оның ішінде дыбыс қабылдайтын, жобалаушы аппарат немесе компьютер арқылы орындайтын, техникалық-кодталған жіктелімге жатады. Кешенді құжат екі немесе одан да көп ақпаратты бекітетін таңбалық құралдардан тұрады. Грампластинка түріндегі музыкалық қосымшасы бар журнал, мәтіні бар диапозитивтер жинағы, электрондық ноталық пернетақтасы бар кітап. Құжаттардың ақпараттың жазылған өлшемі бойынша жіктелуі. Бұл белгі бойынша бір, екі және үш өлшемді (көлемді) құжаттар. Бір өлшемді ортада ақпаратты жазу Морзе әліппесі (екілік коды), «бір жолда» немесе желілік реттілік арқылы жүзеге асырылады. Өлшемі (үлгі) мен көлемі (парақтар саны) бар, құжаттардың көпшілігі – екі өлшемді болып келеді. Мұндай тасығыштарда жазу екі өлшемді қамтиды. Бұл әріптер, цифрлар, ноталар, графикалық және көркем суреттер, сызықшалы кодтау, магнит таспасының дыбыстық қарығы. Үш өлшемді ортада голограммалар мен растрлық мөр жазылады (мысалы, жыпықтайтын суреттері бар күнтізбелер). Ақпараттың жазу өлшемімен құжаттың (оның материалдық негізінің) кеңістікте алатын орны анықталады. Құжаттардың ақпаратты қабылдайтын бағытталуы бойынша жіктелуі. Белгілі таңбалық құралдар арқылы бекітілген ақпаратты адам тікелей және жанама қабылдауы мүмкін. Семантикалық мазмұнын қабылдау субъектісі бойынша барлық құжаттар адаммен оқылатын (техникалық құралдарсыз адам оқитын құжаттар) және машинамен оқылатын, яғни, құжаттағы ақпаратты автоматты түрде, магнитофон, телевизор, принтер, дисплей және тағы да басқа қосымша құралдар арқылы дыбыстау үшін арналған құжаттар деп бөлінеді. Машинамен оқылатын құжаттарды жазу тасығыштың құрылымын өзгерту арқылы жүзеге асырылады. Сыртқы түрі бойынша адам мұндай құжаттардағы жазбаның сипаты туралы ештеңе болжамдай алмайды, өйткені ол техникалық әдіспен орындалған. Құжаттардың ақпаратты қабылдайтын арналар бойынша жіктелуі. Құжаттағы ақпарат әртүрлі сезім мүшелері арқылы қабылдануы мүмкін (көру, есту, түйсіну). Мазмұнын жазу үшін пайдаланатын, таңбаларды қабылдау арналары арқылы визуалдық, тактильді, аудиальды және дыбыс-бейне құжаттары бар. Визуалдық – ол адам көру арқылы қабылдайтын құжат (жазбаша мәтіндер, графикалар, суреттер, сызулар, кез келген тасығыштағы, оның ішінде диапроектор, телевизор және ЭЕМ фотосуреттер). Тактильді құжаттың мазмұны жанасу, яғни, түйсіну арқылы қабылданады (соқырларға арналған кітап). Аудиальды – бұл дыбыстық немесе естілетін құжат, мазмұны тек қана дыбыс арқылы қабылданады (музыкалық компакт-диск). Дыбыс-бейне құжат – мазмұны бірден көру және есту арқылы қабылданады (дыбыстық кинофильм, бейнедиск, компьютерлік мультимедиа технологиясы және т.б.). 7. Құжаттардың таратылу деңгейі бойынша жіктелуі құжаттарды жарияланған, жарияланбаған және жарияланбайтын деп бөледі. Кең ауқымда және бірнеше рет пайдалануға арналған, тиражы бар (тираждау әдісіне тәуелсіз), сондай-ақ шығу мәліметтері бар құжатты жарияланған деп атайды. Жарияланбаған құжат кең таратылуға жатпайтын ақпаратты қамтиды, сондықтан оны тираждамайды, және оның саны да шектеулі болады (диссертация, депозиттелген қолжазба және т.с.с.). Жарияланбайтын құжаттарға, нақты басқару шешімдерге қажетті, бір рет қана пайдаланатын құжаттарды жатқызады (әкімшілік-шаруашылық, жоспарлы-экономикалық, қаржылық-бухгалтерлік және басқа да ұқсас құжаттама). Құжаттардың құжаттау әдісі бойынша жіктелуі. Құжаттау әдісі бойынша (немесе ақпаратты тасығышта бекіту) құжаттарды қолжазба, баспа, механикалық, магниттік, фотографиялық, оптикалық, лазерлік және электрондық деп бөледі. Қолжазба – жасағанда хаттың таңбалары қолмен жазылатын, жазбаша құжат. Бұл мағынада қолжазба немесе қолжазба құжат деп қолмен жазылған сөздік мәтінмен бірге, бейнелеу өнерінің туындысын, сондай-ақ сызу немесе картаны айтуға болады. Баспа – бұл, полиграфиялық немесе басқа әдіспен (теру, жедел полиграфия құралдарымен, көшірмелі-көбейту техникасымен, ЭЕМ баспа құралдарымен және т.с.с.) дайындалған құжат. Мұндай құжаттарды баспалар мен баспаханалар шығарады. Баспа құжатында оның бетіне бояу қабатын жағу арқылы ақпарат жүзеге асырылады. Алайда, таңбаларды өрнектеу мен сығып шығару әдісі де қолданылуы мүмкін (соқырларға арналған кітаптардағы Л.Брайль қарпі). Қазіргі уақытта баспа құжат – құжаттардың ең кең таралған жіктелімі: ол кітаптарды, брошюраларды, газеттерді, журналдарды, күнтізбелерді, карталарды және т.с.с. қамтиды. Мұндай құжаттарды көбінесе баспа туындылары немесе басылымдар деп атайды. Механикалық – бұл ақпарат механикалық әдіспен: жылжымалы тасығыштың үстіндегі жырашық кескісінің көмегімен жасау жолымен (грампластинкалар, фонографиялық валиктер) немесе перфоратордың көмегімен тесіктерді тесу жолымен (перфокарталар, перфоленталар және т.с.с.) жолымен жүзеге асырылады. Магниттік – бұл, магнит өрісінің әсерімен тасығыштың жағдайын өзгерту арқылы ақпаратты жазу жүзеге асырылатын құжат (магнит таспасы, дискеттер, бейне дисктер және т.с.с.). Фотографиялық – бұл, фотографиялық әдіспен (фотосуреттер, диафильмдер, диапозитивтер, кинофильмдер, микрофишалар, микрофильмдер) жасалатын құжат. Оптикалық – бұл, ақпаратты жазу оптикалық сәулеленудің электромагниттік алаңының тоғыстырылған түйіні арқылы жүзеге асырылатын құжат (компакт-диск, оптикалық жазуы бар фоноқұжаттар). Лазерлік – бұл ақпаратты жазу және оқу лазер сәулесі арқылы жүзеге асырылатын құжат (оптикалық сәуле, голограмма). Құжаттардың тағы бір дербес жіктеуі бар – ЭЕМ жадындағы мәліметтер жиынтығы ретінде электрондық құжат. Бұл ЭЕМ арналған ақпараттың дыбысы жазылған құжат. ЭЕМ мәтінін дыбыстау екі жолмен жүзеге асырылады: дисплей экранында немесе мәтінді басып шығару арқылы. Құжаттардың материалдық құрамдас бөлігі бойынша жіктелуі Құжаттың екінші атрибуттық құрамдас бөлігі – оның заттай (субстанциялық) нысаны, ақпарат тасығыштың материалдық платформасы. Құжаттардың ақпарат тасығыштың материалы бойынша жіктелуінде құжаттар жасанды және табиғи материалдық негіздегі құжаттар жіктеліміне бөлінеді. Қазіргі уақыттағы құжаттардың жасанды тасығыштағы түрлері қағаз және полимер (полимер-таспалы және полимер-пластинкалы) құжаттар болып табылады. Қағаз қужат қағазда немесе өзінің қасиеттері бойынша қағазға ұқсайтын, басқа материалдарда (папирус, пергамент немесе қазіргі замандағы қағаздың синтетикалық алмастырушылар) жасалады. Қағаз құжаттар жіктеліміне кітаптар, журналдар, газеттер, ноталар, карталар, нормативтік құжаттар мен соларға ұқсайтын баспа түрлері, сондай-ақ перфокарталар, қағаз перфотаспалар, фотосуреттер және т.с.с.жатады. Таспалы құжат таспа негізінде жасалады (кино, диафильм, диапозитив, микро афиша, магниттік фонограмма). Пластинкалы құжаттар пластмасса негізінде орындалған (грампластинка, дисктер). Кейбір жеке жағдайларда олар металл немесе әйнек негізде жасалады. Ақпараттың жасанды тасығыштарын ойлап шығарғанға дейін оны табиғи материалдарға жазған: топыраққа, ағаш қабыршығына, шөпке (папирус), теріге (пергамент), тасқа (петроглифтер) және т.с.с. Қазір табиғи материалдар ақпаратты тасығыштар ретінде өте сирек қолданылады. Ақпарат тасығыштың материалдық құрылымы немесе нысаны бойынша жіктелуі. Әр құжатта өзінің материалдық тасығышының белгілі сыртқы нысаны бар. Құжаттың дәл сол нысаны (құрылымы) бойынша кітапты газеттен, грампластинканы дискеттен ажыратуға болады. Ақпарат тасығыштың материалдық құрылымы бойынша: парақтық, кодекстік, карточкалық, таспалық, дискті, құрамдастырылған құжаттар деп бөлінеді. Парақтық – бұл кез келген үлгідегі бір немесе бірнеше парақ түріндегі құжат (парақша, газет, плакат, географиялық карта). Бір бірінің үстіне қойылған парақтар бір буманы құрайды (карта колодасы, картотека, каталог). Ұзындығы бойынша біріктірілген бума кодекс болады. Кодекстік, немесе блоктық құжат, блок-кодекс үлгісінде жасалған, яғни, парақтар өзара бір жағынан ғана бекітілген (кітаптар блогы, альбом, журнал). Карточкалық – бұл, карточкалар жиынтығынан немесе белгіленген үлгідегі перфокарталардан тұратын құжат (открытка, каталог, пошталық, ойын, күнтізбелік картасы). Таспалық – ақпарат жазылған материалдың үздіксіз жолақшасы. Таспаны шиыршықтап орауға немесе гармошка ретінде жинауға болады (мысалы, ширма-кітап, шпаргалка, принтер таспасы). Сондай-ақ, таспалық құжаттарға папирус бумасы, перфотаспа, магнитофон таспасы, кино және бейнетаспасы және т.с.с. Дискті құжат – диск түріндегі ақпарат тасығыш, яғни, шиыршықталған таңбалардың реттілік қатар (пластинка, дискета, компакт-диск, видеодискі). Ақпаратты шоғырланған жолдарға орналастырады (магниттік, магнитті оптикалық және оптикалық дискілер, грампластинкалар). Құрамдастырылған құжатта екі немесе одан да көп ақпарат тасығыштың нысаны бар (кітап пен кассетадан тұратын комплект; слайдтар мен грампластинкалар жиынтығы). Құжаттардың сыртқы ортада қызмет ету жағдайлары бойынша жіктелуі Құжаттың мазмұнына да, үлгісіне де жатпайтын жіктеудің ортақ белгісі, құжаттарды сыртқы ортада, яғни, уақыт пен кеңістікте қызмет ету жағдайлары бойынша бөлу белгісі болып табылады. Бұған: үнемі жарыққа шығуын (мерзімділік), құжаттың сыртқы баспада шыққан орны мен уақытын және т.б. жатқызады. Құжаттардың үнемі жарыққа шығу жүйелілігі бойынша жіктелуі мерзімді және мерзімді емес құжаттарды айқындайды. Мерзімді құжаттар – ол белгілі бір уақыт аралығында нөмірлері мен күндері қойылып шығатын, бір үлгіде ресімделіп шығатын құжат (газет, журнал, сериялық және сүрелі басылым, мысалы, жылсайынғы есеп). Мерзімді емес құжаттар – жарыққа бір рет қана шығатын және жалғасы жоқ құжаттар (кітаптар, карталар, афишалар, перфотаспалар, оптикалық дисктер, дискеттер, грампластинкалар және т.с.с.). Одан басқа, жарыққа шығу жүйелілігіне қарай жыл сайынғы, тоқсан сайынғы, ай сайынғы, апта сайынғы және күн сайынғы құжаттар болады. Құжаттардың сыртқы ортада шығу уақыты бойынша жіктелуі. Сыртқы ортада шығу уақыты бойынша құжаттың түпнұсқа, көшірме, телнұсқасы болады. Ресми құжаттың түпнұсқасы – бұл заңдық күші бар, құжаттың алғашқы (немесе дара) данасы. Құжаттың көшірмесі – басқа құжаттың ақпаратын және оның барлық сыртқы белгілері немесе бөлігін көрсететін құжат. Телнұсқа – түпнұсқаның заңдық күшін иеленген, ресми құжаттың көшірмесі. Құжаттардың шығу орнына қарай жіктелуі жергілікті құжатты (бір облыстың, қаланың, бір немесе бірнеше ауданның, кәсіпорынның, мекеменің, шаруашылықтың немесе оқу орнының шегінде жарамды); аймақтық құжатты – елдің бір немесе бірнеше аймағынан шыққан және соларға таратылған; ұлттық немесе жалпы мемлекеттік (ел көлемінде) және шетелдік (шет елдерде басылып шығарылған) құжаттарды қарастырады. Басқару аппаратының тиімділігі мен жылдамдығынан басқа, құжаттардың жіктелуі: орындаушылардың жауапкершілігін арттыру, ақпараттың айқын бөлінуі, ақпараттық-анықтамалық аппаратты пайдалану арқылы еңбек шығындарын үнемдеу сияқты мақсаттарды көздейді. Қажетті деректемелер мынадай: құжат түрінің атауы – «ҚОЛХАТ», құжаттың жасалған күні және жасалған орны, тараптардың әрқайсысының Т. А. Ә., ЖСН, жеке басын куәландыратын құжаттарының деректері, тұрақты мекенжайлары. Жол-көлік оқиғасы болған жағдайда тараптардың көлік құралдарының сипаттамаларын және жәбірленуші келтірілген залалды өтеу ретінде алған соманы жазумен көрсету қажет. Сонымен қатар, жәбірленушінің екінші тарапқа наразылығының жоқ екендігін көрсету керек (растау). Қолхатты жасаған адамның қолтаңбасын қоюды ұмытпаңыз. Құжат қолмен, бір немесе екі данада жазылады, оны жазған кезде бос жолдар қалдырылмайды, егер бос жол қалдырылса, оған сызықшалар қою керек. Қажет болған жағдайда мәмілеге қатысатын куәгерлерді шақыруға болады, олар да өзерінің жеке деректері мен мекенжайын көрсетіп, қолхатқа қол қояды. Сондай-ақ қолхатты нотариуста растауға болады. Құжаттарды алу туралы қолхатты қалай жасау керектігі туралы толығырақ «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» ЖЭН-да ХҚЭДО сарапшылары ұсынған «Қолхаттың заңдық күшке ие болуы үшін, оны қалай жасау керек» мақаласынан оқыңыздар. жүктеу/скачать 57.45 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|