Глава 10 Как распределять приоритеты

Помню, еще в те времена, когда я работал на нефтеналивном флоте помощником капитана, мне удалось попасть на встречу с руководством компании. Я помню, как вице-президент компании "Стандард ойл оф Калифорния" на вопрос: "Как вы все успеваете делать?", ответил мне: "Просто я всегда держу под рукой список необходимых дел". Сначала я пропустил этот ответ мимо ушей, даже не подозревая о его значении.

Спустя много времени, когда я уже был преподавателем по инвестированию, в одном из городов Америки мне довелось по­обедать с одним предпринимателем, который фактически держал весь этот город в своих руках.

Он был председателем правления газовой и электрической компании, президентом пяти промышленных фирм и совладель­цем дюжины других предприятий. По всем меркам он был оли­цетворением успеха в предпринимательстве.

Я задал ему тот же самый вопрос о том, каким образом он ус­певает много сделать, и получил тот же ответ: "Это - легко. У меня есть список "Что надо сделать". Но это был необычный список. Он сказал мне, что для него этот список был игрой. Ко­гда он приходил утром на работу, то, прежде всего, составлял список дел, которые он хотел бы сделать в течение дня. Вечером он проверял, что из этого списка осталось невыполненным, и оп­ределял счет игры с самим собой.

Его целью было добиться "сухого" счета, чтобы ни одно из намеченных дел не осталось нереализованным. Он играл в спи­сок "Что надо сделать", как иные играют в лотерею.

Он вычеркивал номер за номером по мере того, как в течение дня открывались возможности для выполнения различных дел: ведя намеченные разговоры по телефону, делая запланированные замечания во время выступлений на заседаниях, обсуждая планы с женой вечером.

Он всегда старался начинать с самого важного. В конце же дня он делал такие звонки, писал такие письма или осуществлял такие дела, которые не были самыми важными, но могли сделать его счет "сухим". О списке "Что надо сделать" вспоминали снова и снова преуспевавшие бизнесмены и крупные правительствен­ные служащие, с которыми я беседовал.

Поэтому на одном из моих семинаров я спросил присутство­вавших, кто из них составлял подобные списки. Оказалось, что почти все. Тогда я задал им вопрос, сколько из них добросовест­но составляли такие списки каждый день, размешали дела в по­рядке их важности, вычеркивали дела по мере их исполнения. Я обнаружил, что лишь меньшинство вели такие списки каждый день.

В то же время многие составляли подобные списки, лишь ко­гда у них было особенно много дел, и они боялись забыть неко­торые из них, а для их исполнения у них было мало времени.

Список каждодневных дел

Мой богатый папа также не был исключением из правила. Он говорил: "Если вы хотите достичь успеха в жизни вы должны быть так же аккуратны в обращении со временем, как и с деньгами.

Люди, занимающие высокое положение, и люди, занимающие скромное положение, - все знают о списках "Что надо сделать". Разница между ними лишь в том, что люди, оказавшиеся навер­ху, используют списки "Что надо сделать" каждый Божий день и применяют его для того, чтобы более продуктивно контролиро­вать свое время. Люди же, не достигшие вершин, знают об этом инструменте, но не умеют им правильно пользоваться".

Мой опыт подсказывает, что главный секрет умения делать больше и делать лучше - это составлять список "Что надо сде­лать" каждый день, держать его постоянно перед глазами и ис­пользовать его в качестве гида во время вашего дневного пере­хода. Так как список "Что надо сделать" является существенным инструментом, помогающим контролировать время, давайте рас­смотрим его более внимательно.

Он предельно прост: его заглавие - "Что надо сделать", потом - перечень различных дел, которые вы собираетесь сделать. Об­ращение с ним тоже несложно: вычеркивайте дела, которые вы выполнили, добавляйте новые дела, если в этом возникает необ­ходимость, перепишите его заново к концу дня или раньше, если его станет трудно читать.

Сохраняйте свои списки

Мой богатый папа раскрыл мне еще один секрет обращения со списком "Что надо сделать". Секретом успеха является умение сохранять эти списки. Для этого лучше держать их вместе и не писать на разрозненных клочках бумаги, которые теряются. Мо­жет быть вам лучше записывать их в одной записной книжке, или хранить эти списки в специальном блокноте, или в особой папке.

Еще один секрет обращения с таким списком - это ежене­дельный анализ накопившихся записей и вычеркиваний.

Я никогда не покупаю одежду, если в ней нет кармана, в ко­тором я мог бы держать свой список "Что надо сделать".

Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные дела? Должны ли вы включить в список лишь дела ис­ключительные? Нужен ли вам список, в котором будет упомяну­то только то, что вы сможете сделать сегодня или только то, что вы непременно решили сделать сегодня?

Существует много вариантов, и у различных людей сущест­вуют разные способы решений. Я рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться не­сделанными без особого внимания с вашей стороны. Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей в ваш список "Что надо сделать".

Хотя может показаться странным увидеть перечень таких дел, как "проконсультироваться с бухгалтером о возможности полу­чения кредита 800000 долларов на новую инвестицию в недви­жимость" в том же списке, в котором будет упомянуто "купить открытку для поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет молока", но это будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день.

Если вы будете пользоваться вашим списком "Что надо сде­лать" для работы над следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные проекты. Таким об­разом, вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать над ними. Прежде чем вы начнете выполнять за­дания вашего списка, просмотрите его и подумайте, какие дела вы можете поручить другим.
Используйте время других людей

Речь не идет о няне для ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут ли вам справиться с этими делами люди, находящиеся в положении равном с вами или даже выше вас: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений стоящих перед вами проблем.

Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете по­пытаться составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно, обязательно сделайте так. Я очень часто так делаю, передавая часть дел своим поверенным, особенно это касается брокеров на бирже. Лучше, пускай я заработаю немного меньше, но у меня нет необходимости каждый день бывать на бирже.

Не исключено, что вы заранее знаете о невозможности вы­полнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно вы­полнить, и дела, которые вы не сможете сделать, что лучше де­лать, (а что не делать), чем положиться на волю случая.

Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приорите­ты. Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности низка, потому что за­дания, которые они выполняют, относятся к группе "В".

Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее - это взять ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б" или "В" в зависимости от их важности для вас.

Постарайтесь внимательнейшим образом отнестись к распре­делению приоритетов. Мой богатый папа любил повторять фра­зу: "Боже, дай мне силы сделать то, что я могу сделать, терпи­мость, чтобы смириться с тем, что я не могу сделать и мудрость, чтобы отличить одно от другого".

Лично я люблю раскрашивать записи в списке и помечаю ме­нее значимые дела черным цветом, а более значимые - красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я рекомендовал разделять список на три ли­стка: на первом записывались дела "А", на втором - дела "Б", а на третьем - многочисленные дела из группы "В". При этом, чтобы списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В".

Поэтому всякий раз, если вы обращались к списку "В" преж­де, чем дела из первых списков не были завершены, вы осозна­вали, что используете свое время не самым лучшим образом.

Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно группи­ровать по-разному. Их можно распределить в зависимости от ха­рактера дел: "поговорить по телефону", "написать", "подумать", "принять решение", "продиктовать". Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел (допустим, "инвестирование, бизнес") или по общему месторасположению (несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно объе­динить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (не­сколько дел, требующих внимания вашего банкира).

Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке

А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания "А" до того, как приступили к делам "Б", а дела из категории "Б" исполняйте до того, как сделаете дела "В". Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего списка, но, скорее всего, у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми. Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так полу­читься, что вы не сделаете все дела "А". Иногда вы сможете сде­лать дела "А" и "Б". Другой раз - все дела "А", "Б" и лишь не­сколько дел "В". Лишь редко вы сможете добраться до конца вашего списка.

При выполнении списка важна не сокрушительная победа над ним, а ваше активное участие в правильном использовании вре­мени. Если вы справились с выполнением дел из группы "А", не спешите переходить к делам "Б" и "В", а подумайте: не вклю­чить ли в список другие дела "А", о которых вы думали, но не включили.

Раз уж у вас появилось дополнительное время, почему бы не начать эти дела сегодня? Многие служащие, домашние хозяйки и научные работники приходили на мои семинары, не только по­тому, что хотели обучиться инвестированию, но и для того, чтобы "их организовали". Через пару месяцев большинство из них сообщало, что они "стали более организованными" благодаря тому, что они регулярно определяли задания на день и распреде­ляли их в порядке важности.

Правильное использование времени пригодится не только на работе, но и дома. Нет необходимости внедрять трудовой ритм в домашнюю жизнь, но вы сможете лучше организовать выполне­ние необходимых дел с помощью списка "Что надо сделать" и, избавившись от них, сумеете лучше расслабиться.

Если вы будете делать больше дел "А" и меньше дел "В", то ваши ценности постепенно изменятся. Старые дела из категории "А" будут давать стимул для появления новых дел "А" и "Б", а старые дела "Б" уходить на второй план и превращаться в дела "В". Некоторые же дела "В" вы будете постепенно удалять из вашего списка.

Изменения в иерархии ваших ценностей отражают не только перемены в ваших вкусах, но и ваше самосовершенствование. Допустим, год назад выполнение дома не сделанных на работе дел было для вас делом "А". Но сейчас у вас изменились вкусы, и курсы по инвестированию, которые были для вас год назад де­лом "Б", переместились в группу "А". Еще полгода назад пере­дача своих капиталов менеджеру взаимного фонда было для вас делом "А". Однако с тех пор вы изменили свое отношение к ин­вестированию, и придерживаться приоритетов полугодовой дав­ности означало просто замедлить процесс продвижения к своей цели, и попросту терять свои деньги, недополучая возможного дохода.

Если вы уже инвестор, который постоянно повышает объем инвестирования, в нынешнем году уже не будете считать сделки в 100000 долларов делами из группы "А". Теперь вашей главной целью будут контракты в 250000 долларов и выше, сделки менее 250000 долларов перейдут в категорию "Б", а сделки менее 100000 долларов будут делами "В". При этом, если вы будете постепенно отказываться от ряда дел из категории "В", то он сможет больше усилий посвятить наиболее выгодным сделкам из группы "А".

Мой опыт свидетельствует о том, что большинство инвесторов только выиграют, если они на 20 процентов сократят число своих сделок, сосредоточившись на наиболее прибыльных и пер­спективных.

Возможно, осваивая контроль над временем, вашим делом "А", на первых порах, станет изучение того, как вы тратите каж­дые пять минут. Только так вы сможете разобраться, куда у вас уходит время. Однако по мере того, как вы добьетесь совершен­ства в анализе ваших расходов, постоянное самонаблюдение за расходом времени станет для вас делом "В", а потом будет осу­ществляться автоматически.

Правда, если вы снова пожелаете проверить или усовершен­ствовать ваш контроль над временем, то наблюдение за расходо­ванием вами драгоценных минут снова может стать делом "А". Человек, который научился правильно расходовать время, не бу­дет тратить его попусту, придерживаясь устаревших целей или пытаясь довести до абсолютного совершенства одно из дел "А". Он будет стремиться осуществить каждое дело "А" и будет пом­нить, что как только он решил, каким образом ему стоит исполь­зовать время, он должен немедленно воплотить в жизнь свое ре­шение
Глава 11

Дела, которые лучше оставить несделанными

Вероятно, многие из вас не раз с энергией занимались пустя­ковыми делами (чтобы получить удовлетворение оттого, что вы хорошо с ними справляетесь), в то время как гораздо более важ­ные дела простаивали, потому что вы боялись приступить к ним, не справиться с ними или сделать их плохо.

"Главное - результат, а не возможность говорить себе: "Но я же работаю", - говорил мой богатый папа. - Слишком многие люди зациклены на безопасности работы, отдают ей большинст­во своего времени, имея при этом очень немного, тратя все до конца месяца, опять рассчитывают на зарплату".

Возьмем упрощенный пример: наведение порядка в письмен­ном столе. Вряд ли это будет вашим делом "А", если только за­валы на вашем столе не сделали невозможной работу на нем. Однако, так как это дело легкое, и его результаты станут сразу же очевидными, то вы готовы потратить на наведение порядка на столе лишние несколько минут без особой необходимости, вме­сто того, чтобы встать из-за стола и сделать какое-то дело из группы "А".

Или, например, начальник, самолет которого улетает через сорок пять минут, задерживается на работе для того, чтобы дать самые последние указания своим подчиненным. Он отдается со­блазну заняться делами из категории "В", ставя под угрозу дело "А", так как рискует опоздать на самолет.

Избегайте ловушки

Почему у людей часто возникает стремление погрязнуть в ни­чтожных, пустых делах?

Мой богатый папа объяснял это так: "Люди боятся выйти из своей зоны комфорта, особенно, если это связано с каким-либо, хотя бы малейшим риском. Очень часто мы слышим: "Вложения капитала - опасно", хотя намного более опасно жить в долгах на зарплату и ждать, что компания или правительство позаботятся о тебе в старости".

Одна из причин этого состоит в том, что многие из дел высшей категории не могут по своей природе быть выполнены хо­рошо. Отчасти это объясняется тем, что многие из них никогда прежде не осуществлялись вами или компанией, в которой вы работаете, или владеете.

Поведение таких людей можно сравнить с поведением до­машней хозяйки, которая вырезала из журнала еще один замеча­тельный кулинарный рецепт и уже имеет в своей коллекции бо­лее пятисот не испробованных рецептов. Она испытывает боль­шое удовлетворение от нового приобретения, но, в сущности, она занимается пустой тратой времени, потому что она даже не пытается попробовать те рецепты, которые она собрала.

Она тратит время на резку прессы вместо того, чтобы накор­мить себя, своего мужа и своих детей замечательными кушанья­ми, которые описаны в собранных ею рецептах. Возможно, она развлекает себя фантазиями о том, каким замечательным кули­наром она является, но на самом деле она - хорошая состави­тельница досье, но не выдающаяся повариха.

Не следует рассчитывать на то, что вы сразу же добьетесь со­вершенства в осуществлении дела "А". С реализацией такого де­ла связаны поиск не опробованных, новых методов, риск, неоп­ределенность, а возможно и поражение. Дело "А-1" может ока­заться чрезмерно сложным или потребует слишком много вре­мени. Оно может потребовать согласования точек зрения людей, которые не хотят согласия или не способны его достичь.

Когда существует столько обстоятельств против того, чтобы вы занимались трудным делом "А-1", разве не удивительно, что вы начинаете искать дело, с которым вы сможете успешно спра­виться?

Не занимайтесь самообманом

Например, вы инвестор, и делом из категории "А" является изучение новой схемы инвестирования, в связи с изменением в налоговом законодательстве. Делами из категории "Б" и "В" яв­ляются ваши приобретения недвижимости по привычным схе­мам. Вы знаете, что легко сможете сделать все мелкие и легкие дела из категории "В". Вы успокаиваете себя тем, что вы делаете их для того, чтобы освободиться и приступить к делу "А-1".

Вы очень ловко придумали обоснование, позволяющее вам оставаться дома, пока вы как следует не уберете с дороги все "Б" и "В" с тем, чтобы впоследствии приступить к "А-1". Благодаря этому дела "Б" и "В" получают приоритет по сравнению с "А-1".

Исполнение дел вне зависимости от их значимости и затрат времени может доставить вам приятное ощущение. Так как вы не делаете сначала дела "А", то вы можете тратить время на дела "В" и испытывать ощущение, что вы делаете свою работу хоро­шо, начиная легкие дела и быстро их завершая, вычеркивая их из вашего списка.

Но не обманывайте себя: вы не приступаете к делам "А" не потому, что у вас не хватает времени, а только потому, что вы занимаетесь пустяковыми делами "В".

Правило 80/20

Когда я имею дело с людьми, которые утверждают, что они перегружены, один из способов, который им может помочь - это облегчить их жизнь, воздержавшись от дел "В". Однако люди не решаются отказаться от этих дел. Поэтому я предлагаю им пра­вило 80/20.

Правило 80/20 гласит: "Если все предметы разместить в по­рядке их ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20 процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности приходится на предметы, со­ставляющие 80 процентов от их общего числа".

Возможны некоторые отклонения от этого соотношения, но я думаю, что в целом правило 80/20 - верное. Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел - 2 дела обеспечат вам 80 процентов успеха. Найдите эти два дела, включите их в группу "А" и осу­ществите их.

Оставьте остальные 8 несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодо­творных дел.

Это правило действует и в мире инвестиций: 20 процентов инвестиций принесут 80 процентов прибыли.

Нижеследующие примеры из каждодневной жизни позволят вам почувствовать большую уверенность, если вы сосредоточи­тесь на задачах, приносящих наибольшие результаты, даже если вы будете игнорировать многие задачи с наименьшей отдачей:

80 процентов стоимости торговых сделок обеспечивает 20 процентов всех клиентов.

80 процентов производства обеспечивает 20 процентов пред­приятий.

80 процентов времени, пропущенного по болезни, приходится на 20 процентов работающих.

80 процентов досье, находящегося в употреблении, приходит­ся на 20 процентов папок досье.

80 процентов грязи скапливается на 20 процентов площади пола, по которой больше всего ходят.

80 процентов стирки приходится на 20 процентов предметов одежды.

80 процентов лучшего телевизионного времени приходится на 20 процентов программ, наиболее любимых телезрителями.

80 процентов времени читатели газет тратят на чтение 20 процентов материалов, опубликованных в газете.

80 процентов телефонных звонков делают 20 процентов теле­фонных абонентов.

80 процентов еды поглощается в 20 процентах наиболее по­пулярных ресторанов.

Необходимо напоминать себе снова и снова об опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах дел, которые дают наиболее обильные плоды.

Мой богатый папа после того, как он приобрел один из самых больших своих "красных отелей" (кто не знает, это цель игры в ''Монополию"), о нем стали писать газеты, к его мнению неожи­данно стали прислушиваться многие влиятельные люди города и даже политики.

Он рассказывал, что однажды кандидат на местных выборах попросил у него совета за два месяца до начала выборов. Его со­перником был опытный политический деятель, который в тече­ние многих лет занимал выборные посты.

Он отдавал себе отчет в том, что для своей победы ему при­дется использовать время, оставшееся до выборов, с максималь­ной отдачей. Но он уже согласился выступить перед многими группами избирателей и обнаружил, что его расписание основательно перегружено. У него оставалось мало времени для встреч с большими аудиториями и обедов, на которых будут присутст­вовать влиятельные люди.

Он понял, что не сумел проявить разборчивости в тот момент, когда принимал приглашения для выступлений. Он понял, что уже не может отменить те встречи, на которые он обещал прий­ти, и поэтому решил проявлять большую осторожность в рас­пределении приоритетов, когда он будет принимать новые при­глашения.

Мы внимательно просмотрели перечень его состоявшихся и будущих выступлений и обнаружили, что 80 процентов его воз­действия на общественное мнение было результатом 20 процен­тов его выступлений. 80 процентов его времени отняли выступ­ления, которые мало способствовали популяризации его про­граммы.

Кроме того, именно эти выступления так его вымотали, что у него уже не оставалось сил для выступлений, которые могли су­щественно повлиять на избирателей.

Кандидат вспомнил, что Никсон потратил последние дни из­бирательной кампании 1960 года на визиты в малолюдные шта­ты, такие как Аляска, Гавайские острова, Вайоминг, чтобы со­хранить верность своему обещанию - посетить все 50 штатов страны. Кеннеди же сосредоточил свои усилия на крупных шта­тах, которые помогли ему получить победу большинства избира­телей.

К концу нашей кампании политик пришел к выводу, что он может отказаться от нескольких выступлений для малозначащих аудиторий, так как окончательной договоренности о них еще не было. Вместо этого он добился организации встреч с аудитория­ми, которые могли оказать большое влияние на исход голосова­ния.

Это решение оправдало себя: он победил на выборах.

Одним из лучших способов найти время для дел "А" - это сократить число дел "В", на которые вы тратите время.

"Что я не должен делать?" - вот вопрос, который вы должны ставить перед собой, когда вы знакомитесь с делами ''В". Мой богатый папа учил меня: "Научись говорить "нет" людям и делам, которые пожирают твое время, не давая сосредоточиться на

главном".

Подумайте о том большом удовлетворении, которое вы испы­таете, когда без каких-либо трудов избавитесь, по крайней мере, от одного из дел "В" в вашем списке "Что надо делать". Вместо того, чтобы думать: "Мне это надо делать", старайтесь подумать: "А может быть мне это не надо делать?"

Превратите "В" в "ВЯ"

Представим себе, что в вашем списке написано: "Помыть ма­шину". Вы поставили это дело в группу "В", но вам хочется, улу­чив при первой возможности полчаса, вымыть машину, чтобы вы­черкнуть это дело из списка и забыть о нем. Гораздо лучше вы­черкнуть его из списка и забыть о нем, решив, что это дело вооб­ще не стоит делать. Многие из дел "В" можно превратить в дела, которые я называю "ВЯ", то есть те, что можно откладывать на неопределенно долгое время без малейшего ущерба для себя.

Дела "ВЯ" включают: разобрать груды журналов, проверить содержимое морозильного шкафа, хотя за последнее время там вряд ли что-то изменилось и т.д. и т.п. Можно вспомнить мно­жество таких же мелких и пустячных занятий или дел, которые со временем решатся сами собой, или же вопросов, о которых лучше забыть, если только о них не напомнит кто-то со стороны.

Некоторые из дел "В" следует нарочно подвергнуть испыта­нию превращением их в дела "ВЯ". Можно позволить им немно­го "постареть", чтобы узнать, не скончаются ли они естествен­ной смертью. Такими делами "ВЯ" могут быть: поливание сада, когда есть основания считать, что скоро пойдет дождь, сгребание снега со двора накануне возможной оттепели, сбор газет для их уничтожения за несколько дней до визита бойскаутов, собираю­щих макулатуру, подготовка выступления на собрании, которое, скорее всего, не состоится.

Когда я не уверен, можно ли полностью игнорировать то или иное дело, я делаю небольшую пометку против него - "возможное "ВЯ" - и я уверен, что в дальнейшем вернусь к не­му, если это действительно окажется важным делом. Раз в месяц я заглядываю в свой список и с удовольствием вычеркиваю не­востребованные дела.

Многие из дел "В" можно легко превратить в дела "В" без

90
особого вреда. Конечно, некоторые дела "В" следует делать.

При всей их незначительности существует возможность су­щественного ущерба, если вы их не сделаете вовремя. Вы може­те сделать эти дела более приемлемыми, если вы будете рас­сматривать их в более широком контексте.

Мой настоящий отец имел большой опыт расходования вре­мени на дела подобного рода. Так как он был правительствен­ным чиновником, ему приходилось тратить целый день на под­готовку ответа члену конгресса США по ничтожному вопросу, но я его понимаю сейчас, хотя в детстве часто спрашивал: "Папа, зачем ты это делаешь?" Он не мог забывать, что это дело надо сделать точно и аккуратно, потому что он - государственный служащий, и лучше не раздражать членов конгресса. Хотя, в ко­нечном итоге, все это ему мало помогло.

По этой же причине я иногда посвящаю большую часть вре­мени выяснению причин отсрочки во внесении пустячного пла­тежа на сумму в 20 долларов 17 центов в банк, потому что не следует забывать, что 40 процентов моих прошлогодних доходов пришло именно потому, что с банкиром у меня сложились очень хорошие отношения, и я имею у него репутацию аккуратного за­емщика.

Некоторые дела, такие как заправка бензобака, которые отно­сятся к классу "В" и могут быть отложены, превращаются в ис­точники большого кризиса, если их откладывать на неопреде­ленно долгое время. Вы мало что выиграете, если будете заправ­лять бензобак, когда он заполнен на три четверти. В то же время нет необходимости говорить, что, если вы чересчур затянете с этим делом "В", то вы потеряете очень много времени, застряв посреди дороги с пустым баком, особенно, если рядом не будет бензоколонок и проезжающих машин.

Аналогичным образом не стоит откладывать на неопределенно долгий срок такие скучные дела, как приобретение страховки и составление завещания, даже если вы абсолютно уверены в по­жарной безопасности вашего дома и в своем крепком здоровье.

Запомните, что дела 'В" редко достигают кризисной стадии без предупреждения.

Они постепенно поднимаются по лестнице.

Обычно люди чувствуют, как меняется значимость дела

Если вы сообразительный человек, то давно усвоили, что не­которые дела класса "В" превращаются в источник кризиса. По­этому самым правильным отношением к делам "В" является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного сигнала, который может подсказать вам опасность его перерас­тания в кризис. После этого сигнала нужно быстро предотвра­тить его развитие, разом решив простую проблему.

Если вы можете отложить уборку квартиры, стирку белья, со­ставление досье или учет на один день, отложите эти занятия. Просто в вашей жизни будет меньше уборки, стирки, составле­ния досье или учета.

Если вы будете постоянно оказывать сопротивление делам "В", вы существенно увеличите число дел, которые превратятся в дела "ВЯ". Всегда будьте готовы задать вопрос: "Произойдет ли что-нибудь страшное, если я не сделаю дело "ВЯ". Если вы на это можете с уверенностью ответить: "Ничего страшного не произойдет", тогда не делайте этого.

Расставьте ваши дела по своим местам. Не позволяйте, чтобы бумаги, относящиеся к делам высокого класса "А", оказались по­гребенными под ворохом дел "В". Закрепите на вашем письмен­ном столе особое место для дел "А". Выделите специальный ящик для бумаг класса "В", в который вы будете складывать не­значительные дела, чтобы они вам не мешали. Такой ящик дол­жен быть как можно большего размера. Для таких дел можно даже выделить целый шкаф. Начните с того, что разделите ваши бумаги на две небольшие пачки из дел '"А" и "Б" и большую пач­ку из дел "В". Постарайтесь рассортировать дела "Б", выделив из них часть для пачки "А", а часть - для пачки "В". Затем положи­те бумаги "А" в особое место, а бумаги "В" - в особый ящик.

Если вы не расчищали ваш письменный стол в течение не­скольких месяцев, уберите все с его верхней части, вытащите все из его ящиков и положите на большую поверхность. Из этих бу­маг вы сможете отобрать те, что можно распределить на три час­ти - "А", "Б" и "В". Остальное - ненужный хлам, который мож­но тут же выбросить.

Если операция проведена успешно, то вам понадобится не од­на мусорная корзина.

Самое главное в таком порядке - это отделять важные дела '"А" от менее значительных дел "В". Если у вас много докумен­тов и переписки, вам необходимо разделить их на категории "А", "Б" и "В".

Каждая домашняя хозяйка заслуживает своего домашнего стола

Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на ог­ромное количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о новинках моды, направляли предложения от различных производственных и оптовых фирм, посылали про­спекты, местные газеты, формы отчетности и счета. Ему прихо­дилось открывать все эти конверты, просматривать их содержи­мое. Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с мыслями о том, как улучшить свое дело. Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не мог точно решить, что делать со многими из них.

К тому же, он не хотел расставаться с рядом идей, которые он * запечатлел в письменной форме. Однако он не пытался распре­делить свои бумаги в зависимости от их значимости, поэтому груда бумаг на его столе возрастала до угрожающих размеров. Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после по­лучения утренней корреспонденции распределять ее по степени важности, выкладывая наиболее значительные послания на са­мый верх. Кроме того, я посоветовал ему складывать все бумаги, относящиеся к делам "Б" и "В" в правый ящик стола. На сле­дующий день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю корреспонденцию лишь по мере того, как у него появлялось сво­бодное время. Часто, возвращаясь домой, он жалел, что так и не добрался до того или иного письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял к ''сегодняшней" почте.

Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте.

В целом же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не требовались, и лишь 20 процентов от­ложенных бумаг оказывались необходимыми. Когда ящик ока­зался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он

переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний ящик опять оказался заполненным до отказа. То­гда он разобрал нижний ящик и выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две-три недели он повторял эту процедуру.

В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную корзину. Возможно, что большая часть бу­маг, которые он вынимал из правого нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать.

Поэтому я предложил ему складывать то, что он хотел сбе­речь, в специальную коробку, на которой он написал: "'Дела "В", взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1-30". Потом он та­ким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти материалы хранились в течение года. Через год он бегло про­сматривал накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими вещами, которые оказались ненуж­ными. Теперь он уже без всяких колебаний выбрасывал почти все и оставлял лишь две-три бумаги, которые сохраняли для него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот же день.

Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тя­желой работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его записка о необходимости переделать пол­ки, на которых были разложены свитера, оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и рас­порядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, по­тому что он перестал продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была теперь неуместной, пото­му что тот сам уволился через пару недель после подготовки этого меморандума.

Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это не означает, что вам вообще не следует дотраги­ваться до бумаг. Однако вы можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с ней происходит по мере ее превращения из входящей в ис­ходящую. В этом случае вы никогда не утонете в бумагах.

Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. При этом обратите внима­ние на необходимость сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.)

Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы сле­дует сразу же выбрасывать, какие - направлять другим людям, а какие - складывать в архив.

Лично я заставил своего секретаря рассортировывать почту на три папки: "Принять меры", "Информация" и "Отложено". Папку "Принять меры" я прочитывал немедленно и тут же реа­гировал соответственно содержанию бумаг.

Папку "Информация" я помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде или в самолете.

Я укладывал папку "Отложено", в которой находились перио­дические публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же когда мне хотелось отдохнуть от со­средоточенной работы над более важными делами.

Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и за­вершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует.

Если вам следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указа­ния, попросите вашего секретаря приготовить вам ксерокопию бумаги. Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет дик­тофон.

Те, кто умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии времени, которую они получают с помо­щью этой техники.

Я экономлю еще больше времени, надиктовывая своему сек­ретарю лишь ключевые мысли и позволяя ей привести их в лите­ратурную форму. Только один раз, зато с толком!

Одно из моих правил гласит: "Берите каждую бумагу в свои руки лишь один раз". Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо. Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное прочтение письма.

Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным действиям. Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе. Иногда более правильные решения приходят в голову только после дол­гого размышления.

Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: "Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это не­возможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана".

Если вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой шажок пригодится.

Например, я могу взять бумагу и подумать: "Это - малопри­ятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело закрутится". Таким образом, я хотя бы немного продвигаю дело вперед, продумав следующий шаг, который я предприму. Когда бумага вновь попадет ко мне в руки, я уже не положу ее обратно, пока не наберу номер телефона.

С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необхо­димо. Мне жаловалась моя секретарша на своего предыдущего начальника, который стремился достичь такого совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их, по меньшей мере, три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим количеством опечаток.

Пусть ваш секретарь получает от вас готовый текст, который можно отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редакти­ровать свое письмо, подумайте, существенно ли возрастет цен­ность отредактированного варианта, если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет ожидать новой редакции.

Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебирае­те бумаги, задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге. Задайте себе вопрос: "Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть". А потом немедленно приступите к делу.

Как справиться с информационной перегрузкой

Когда меня спрашивают: "Как успеть все сделать?", часто от­вечаю: "Точно так же, как есть слона. Откусил немножко, потом еще откусил. Важно, с какой стороны начинать откусывать".

Многие люди не умеют отделить главное от несущественного, "А" от "В", когда дело касается новостей в их области или теку­щих событий. Учитывая ограниченность времени, какая должна быть дозировка ежедневных газет, еженедельных и ежемесячных журналов и книг в вашем информационном питании?

Тратите ли вы час в день на газету, час в неделю на журналы, час в месяц на книги? Или же вы позволяете ежедневным собы­тиям идти своим чередом, уделяя главное внимание ежемесяч­ным журналам и книгам, написанным специалистами в данной области?

"Правильного" ответа на такие вопросы быть не может, все зависит от вашего решения. Я лишь предлагаю, чтобы вы при­нимали эти решения сознательно, а затем воплощали их в жизнь.

Если вы приняли решение, что не стоит уделять чтению газет больше десяти минут, но заметите, что тратите на них более ча­са, то вы вправе усомниться в правильности своего решения. Возможно, вы решите тратить на чтение газет больше времени.

Многие люди жалуются, что у них не хватает времени на чте­ние книг, посещение семинаров, которые бы им пригодились в их работе.

В то же время у них в течение месяца находится немало часов для чтения газет. Возможно, это объясняется тем, что газеты по­стоянно находятся под рукой, их стоимость сравнительно невели­ка и их читают не только ради новостей, но и ради развлечения.

Книги же, которые желают прочитать, необходимо поискать, они стоят дороже газет, а их чтение требует "серьезного" на­строя.

В результате большинство людей читают сотни газет в тече­ние года и лишь единицы книг.

Если вы почувствовали необходимость в чтении книг для ва­шей работы, постарайтесь читать их так, как вы читаете газету, прибегая к следующей процедуре. Составьте список книг, кото­рые вы бы хотели прочитать для повышения вашего профессио­нального уровня и расширения общего кругозора. Пусть ваш секретарь присоединяет одну из книг, обозначенных в этом спи­ске, к вашим входящим бумагам. Пусть она одновременно заби­рает у вас книгу, которую она доставила вам вчера.

Ничего страшного, если вы вчера не успели взглянуть на эту книгу. В любом случае, вы бы вряд ли до нее добрались. Так же, как и чтение газеты, вы начинаете с просматривания заголовков, постарайтесь начинать знакомство с книгой с чтения кратких описаний ее содержания, изложенных издателями на обложке и суперобложке. Потом быстро просмотрите книгу, порой оста­навливаясь на отдельных местах, привлекших ваше внимание.

Уделите этому занятию не больше времени, чем вы обычно уделяете ознакомлению с газетой. Изложение материала в неху­дожественном произведении во многом определяет и способ его чтения. Автор начинает с программного заявления и сводит его к двум-трем ключевым фразам, которые являются основными те­зисами книги. Потом он развивает главные положения своего программного заявления более пространно, заполняя этим целую книгу.

Ваша задача, как читателя, состоит в том, чтобы обнаружить эти ключевые идеи даже в книге, насчитывающей более 500 страниц, и найти их применение к вашей конкретной ситуации.

Предисловие и перечень глав, а также краткие аннотации, ко­торые часто помещают в начале или в конце книги, помогут вам в этом. Вы можете вчитываться внимательно в текст лишь в том случае, когда речь идет о чем-то важном для вас. Таким образом, вы сумеете извлечь много пользы из книги за сравнительно ко­роткое время.

С помощью этого метода вы сможете резко поднять качество вашего чтения и одновременно увеличить количество книг, с ко­торыми вы ознакомились. По мере того, как все большее число книг будет появляться на вашем письменном столе, вы будете все лучше ориентироваться в имеющейся литературе. Вместо чувства беспокойства по поводу того, что вы так и не "добрались" до чтения серьезной литературы, у вас появится ощущение уверенности, что ряд книг, которые вы не прочитали, для вас не представляет интереса и не заслуживают вашего вни­мания.

С другой стороны, постоянное общение с литературой будет способствовать тому, что вам попадутся такие книги, которые потребуют тщательного изучения и заслужат нескольких часов вашего внимательного ознакомления.

Люди быстро забывают прочитанное. Поэтому, даже если вы внимательнейшим образом прочитаете книгу, вряд ли вы сумеете все в ней запомнить. Если вы попытаетесь пересказать содержа­ние этой книги другу, вы, вероятно, обнаружите, что сможете вспомнить из нее лишь несколько наиболее ярких эпизодов. Так как вы все равно мало что запомните, то необходимо проявлять разборчивость и читать лишь то, что стоит запомнить.

Возможно, что в течение жизни вы собрали целую библиоте­ку, состоящую из книг, которые особенно привлекли ваше вни­мание. Когда-то вы их внимательно изучали, но со временем вы, вероятно, забыли многое из них. Вам следует воспользоваться методом чтения газет для того, чтобы просмотреть эти книги и восстановить в памяти содержащиеся в них главные мысли.

Порой вам попадается книга, которая может оказаться полез­ной для вас в будущем. Не тратьте времени на ее чтение сейчас, все равно вы забудете многое из прочитанного. Вместо этого, попросите вашего секретаря записать название книги в специ­альное досье на память.

Если вам кажется, что такой способ знакомства с книгами не­сколько поверхностен, взгляните на полезный эксперимент. Уч­тите, что даже если вы будете читать книги хотя бы столь же по­верхностно, как и газеты, вы все же сумеете поглотить новые и полезные для вас идеи. Кроме того, вы увидите, что ваше чтение будет доставлять вам больше удовольствия по мере того, как вы сможете прочитывать больше за меньшее время.

Стоит ли вам обучаться ускоренному чтению? Чем быстрее вы читаете, тем больше вы экономите время. Однако я обнару­жил, что очень мало людей, которые прошли курсы ускоренного чтения, сумели сохранить те навыки, которые они приобрели во время учебы. У большинства людей, освоивших новые приемы чтения, ускоренные темпы сохраняются в течение нескольких недель, но затем восстанавливается прежняя скорость.

Разумеется, если вам по долгу службы приходится много чи­тать, такие курсы вам помогут, потому что те, кто читает регу­лярно не менее двух часов в день, могут сохранить приобретен­ное ими умение ускоренного чтения. Однако я считаю, что в чтении важнее сообразительность, чем скорость. Другими сло­вами, постарайтесь избавиться от чтения "В", не приносящего удовлетворения, не дающего информации или неинтересного, и получить больше времени и энергии для чтения "А" (сохраняя вашу обычную скорость).

У меня и моей жены Ким есть привычка читать друг другу книги вслух. Так мы прочитываем по двадцать книг в год. Мы бы могли прочесть эти книги про себя гораздо быстрее. Однако более рациональный способ - не обязательно лучший. Читать книги вслух не рационально, но это замечательный способ про­водить время вместе.