Қарағанды облысы әкімінің аппаратында іс жүргізу жөніндегі НҰСҚаулық

2008 жылғы « 11 » қаңтардағы

№ 03ө өкімімен

бекітілген

1. Жалпы ережелер

1. Осы Нұсқаулық Аппарат регламентіне және облыс әкімі аппараты туралы Ережеге сәйкес аппаратқа жүктелген міендеттерді орындау кезінде облыс әкімі аппаратындағы құжаттармен жұмыс істеу тәртібін белгілейді.

1) Осы Нұсқаулықпен белгіленген құжаттармен жұмыс істеу ережесі және тәртібі облыс әкімі аппаратының барлық қызметкерлері үшін міндетті.

2) Осы Нұсқаулық құпия емес сипаттағы және "Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар құжаттарды дайындау, ресімдеу және өткізу, азаматтардың өтініштерімен және хаттарымен жұмыс істеу тәртібін, сонымен қатар азаматтарды қабылдау тәртібін, облыс әкімі аппаратындағы құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру, облыс әкімдігі мен әкімінің нормативтік және құқықтық актілерін ресімдеу, келісу тәртібін белгілейді.

Құпия хат-хабарларды жүргізу тәртібі арнайы нұсқаулықпен белгіленеді.

3) Облыс әкімі аппаратының құрылымдық бөлімшелеріндегі іс жүргізу, құжаттарды тіркеу, сақтау және құжаттардың уақытында өту және орындалу жауапкершілігі олардың басшыларына жүктеледі.

4) Кеңсе – құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі аппараттың жаңа қызметкерлерін осы Нұсқаулықпен және аппарат қызметін реттейтін басқа да құжаттармен таныстырады.

2. Кіріс хат-хабарларын қабылдау және тіркеу

2. Қазақстан Республикасының және тәуелсіз мемлекеттер достастығы (ТМД) елдерінің органдарымен, ұйымдарымен және азаматтарымен хат алмасу мемлекеттік және орыс тілдерінде жүргізіледі.

3. Облыс әкімі аппаратына келіп түскен барлық хат-хабарлар сағат 9.00- дан 16.00-ға дейін Кеңсе - құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің кеңсесінде қабылданады және тіркеледі. Хат-хабарларды тіркеусіз қабылдауға және беруге тыйым салынады.

4. Конверттерді ашқан кезде құжаттардың, оның қосымшаларының арналуы мен ресімделуінің, жинақтылығы мен толықтығының дұрыстығы тексеріледі, құжаттардың нөмірлері оларда көрсстілген нөмірлермен салыстырылады.

Құжаттар жетіспейтін, пакеттердің зақымданған, конверттердегі нөмірлер мен құжаттардағы нөмірлер сәйкес келмеген жағдайда 3 данада акт жасалады (1 қосымша); бір данасы кеңседе қалады, екіншісі құжаттармен бірге арналуы бойынша беріледі, ал үшіншісі жіберушіге жіберіледі.

Дұрыс арналмаған және ресімделмеген, қате салынған құжаттар арналуы бойынша жіберіледі, немесе жіберушіге қайтарылады. Құжаттар салынған конверттер, тек олар бойынша ғана жіберушінің мекен-жайын, құжаттың жіберілген және алынған күнін анықтау мүмкін болған жағдайда жойылмайды.

Қабылданған "Жеке өзіне" деген белгісі бар пакеттер мен құжаттар тізілімде ескеріледі, адрес иесіне тікелей беріледі. Адрес иесі "Жеке өзіне" деген белгісі бар конвертті ашқаннан кейін, ондағы құжат немесе өтініш қызметтік сипатта болса, олар да тез арада кеңсеге тіркеу үшін берілуі керек.

5. Кеңседе, әдетте, белгіленген үлгідегі бланкіде ресімделген, бірінші басшының (бірінші басшының міндетін атқару ресми түрде жүктелген тұлға не облыс әкіміне арналған құжаттарға қол қоюға бірінші басшы ресми түрде өкілеттік берген тұлға) ол болмаған кезде оның орнындағы тұлғаның) қолы қойылған, сондай-ақ құжаттың күні, шығыс нөмірі, қысқаша тақырыбы көрсетілген, сауалға жауап қайтару немесе атқару туралы есеп (ақпарат) беру кезінде - облыс әкімі аппаратының Кеңсе - құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі кеңсесінің нөмірлеріне сілтеме жасалған құжаттардың бірінші даналары қабылдауға жатады. Атқарушының тегі, аты, әкесінің аты, телефон нөмірі, сондай-ақ құжат даналарының саны құжаттың бірінші бетінің қол қойған жерінен кейінгі төменгі сол жақ бұрышына немесе құжаттың бірінші бетінің сырт жағына қойылады (Мысалы: Ақашев, тел. 152469, 2-дана).

Құжат қосымшаларына құжатқа қол қойған адам бұрыштама соғуы тиіс.

Факсимелесі бар, бояуы және өзге де былғанышы бар, қандай да бір бүлінген, оның ішінде тескішпен тігілген, нобайқағазға және мемлекеттік органдар бланкілерінің көшірмелеріне шығарылған құжаттар кеңсеге қабылдауға жатпайды.

6. Дұрыс арналмаған және рәсімделмеген, қате салынған құжаттар арналуы бойынша қайта жөнелтіледі немесе жөнелтушіге қайтарылады.

Аппаратқа жұмыс уақытынан кейін және демалыс күндері келіп түскен құжаттарды бірінші қабылдау бөлмесінің кезекшісі қабылдайды.

7. Аппарат қызметкерлеріне тіркелмеген құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс істеуге тыйым салынады.

8. Келіп түскен хат-хабарлар белгіленген тәртіп бойынша тіркеледі. Осы Нұсқаулықтың 2 қосымшасында көрсетілген кұжаттар тіркелуге жатпайды.

9. Құжаттың бірінші бетінің төменгі оң жақ бұрышына кіріс нөмірі, келіп түсу күні, беттер, қосымшалар саны көрсетіле отырып, мөртабан қойылады, қосымшаларға “№____” мөртабаны қойылады.

Әр тілдегі хат-хабарларды тіркеу кезінде түпнұсқа мен аударылған мәтінге (“Аударма” белгісі бар) мөртабаны қойылады.

10. Кіріс кұжатын тіркеу кәртішкесінде келесі мәліметтер көрсетіледі: құжаттың қайдан түскені, құжаттың бет саны, құжатқа қосымша беттер саны, кіріс тіркеу индексі, құжаттың кіріс күні, жіберушінің телефоны, құжаттың шығыс нөмірі және құжаттың шығыс күні, жіберуші, мәселелер сипаты, жеткізілу түрі, сондай-ақ құжаттың бақылауы көрсетіледі.

3. Келіп түскен қызметтік хат-хабарларды

12. Құпия хат-хабарларды тек құпия іс жүргізетін маман ғана өңдейді.

13. Басшыдан қаралған хат-хабарлар алынған соң қабылдау бөлмесінің маманы басшының қойған бұрыштамасын кәртішкеге жазады, содан кейін кеңсеге арнауы бойынша тарату үшін береді. Басшының бұрыштамасы белгіленген үлгідегі бланкілерге басылады.

Бұрыштамада:

1) орындаушылар (атау септігінде – ұйымдардың атауы, барыс септігінде -лауазымды адамдардың тегі мен аты-жөні);

2) құжатты қолданудың анық және толық мазмұны немесе орындаудағы іс-қимылдардың айқын және толық тәртібі мен сипаты;

3) орындау мерзімі (қажет болғанда);

4) басшының толық жазылған жеке қолы (атының бірінші әрпі мен тегі);

5) күні (күні, айы, жылы)

6) құжаттың нөмірі;

7) төменгі жақтағы сызықтың астынан - бұрыштама қай құжатқа тиісті, сондай-ақ осы құжаттың нөмірі мен күні (3 қосымша) көрсетілуі тиіс.

14. Қабылдау бөлмесінің мамандары хат-хабарларды алғаннан кейін:

1) құжаттар мен олардың қосымшаларының компьютердің мәліметтер базасында бар екенін тексеріп, мұқият танысуға тиіс;

2) жедел хат-хабарларды, жедел-хаттарды басшыға тез арада, ал қалған бөлігін белгіленген тәртіп бойынша беругс міндетті.

15. Қабылдау бөлмесінің маманы барлық мәліметтердің дұрыс екендігіне сенімді болғаннан кейін 3 данада кәртішке үлгісін басады. 1 данасы құжатпен бірге орындаушыға жіберіледі, ал 2-ші данасы бақылаудан алынғанға дейін қабылдау бөлмесінің маманында қалады, 3-ші данасы кеңсеге беріледі. Қабылдау бөлмесінің маманы қажетіне қарай құжаттардың және олардың бұрыштамаларының көшірмесін түсіріп бұрыштамада көрсетілген адресаттарға жібереді.

16. Атқарылған құжаттар бөлім меңгерушісі тапсырма берген басшыға баяндағаннан кейін ғана іске тігілу үшін есептен шығарылады. Бұл ретте құжат авторы хат алмасуды жүйелейді, кәртішкеге мәселені қалай, кімнің және қашан шешкенін жазып, "№ ____ іске" деген белгі қойып, оны қабылдау бөлмесінің маманына береді.

Егер мәселе ауызша шешілген болса, онда құжаттың өзінде және бөлім кәртішкесінде атқарушы сөйлескен адамның қызметі мен аты-жөнін, тегін, әңгіменің қысқаша мазмұны мен күнін жазып қояды.

Қабылдау бөлмесінің маманы құжаттарды бақылаудан алу немесе оны ұзарту үшін мәліметтерді компьютердің мәліметтер базасындағы кәртішкеге енгізеді.

17. Ай сайын қабылдау бөлмесінің мамандары тіркеу кәртішкелерін есептен шығару жөнінде салыстырып тексеру жүргізеді.

18. Кеңсе - құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі келіп түскен хат-хабарлардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде зерделейді, уақытында өтуін бақылайды, құжат айналысының және құжаттардың орындалу мерзімінің қысқаруына шаралар қабылдайды, осы мәселелер бойынша талдау материалдарын әзірлейді.