Халықты әлеуметтік қорғау саласындағы арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсынатын ұйымдарда ішкі құжаттаманы жүргізу қағидалары

2016 жылғы « ___ » _________

№ ____ бұйрығымен

бекітілген

2. Осы Қағидалар Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын құрайтын және «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісімен қызметтік ақпараты бар мәліметтерді қамтитын құжаттарға қолданылмайды.

3. Басқарушылық қызметтегі құжаттандыруды құпия емес сипаттағы құжаттармен қағаз жеткізгіште ұйымдастыру тәртібі «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 10129 болып тіркелген) талаптарына сәйкес жүзеге асырылады.

4. Басқарушылық қызметте пайдаланылатын құжаттардың құрамы ұйымның функцияларымен, мәселелерді шешу тәртібімен (жеке-дара өкiм жүргiзу тәртібімен немесе алқалық тәртіппен), басқа ұйымдармен байланыс жасау көлемімен және сипатымен айқындалады.

5. Мыналар:

1) осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Ұйым отырыстарының хаттамаларын тіркеу кітабы;

2) осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Ұйымға жіберілген және онда тұратын адамдардың қозғалысы жөніндегі бұйрықтарды тіркеу кітабы;

3) осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Ұйым жұмыскерлерінің жеке құрамын есепке алу журналы (бұдан әрі – Есепке алу журналы);

4) осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша Ұйымда тұратын адамдарды тіркеу журналы (бұдан әрі – Тіркеу журналы);

5) осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша қызметтерді алушылардың жеке ісі;

6) қызметтерді алушылардың жеке жұмыс жоспарлары (бұдан әрі – жеке жоспар);

7) осы Қағидаларға 6-қосымшаға сәйкес нысан бойынша мамандандырылған кабинеттердің паспорттары Ұйымның құжаттары болып табылады.

6. Осы Қағидалардың 5-тармағының 6) тармақшасында көрсетілген құжатты қоспағанда, осы Қағидалардың 5-тармағында көрсетілген құжаттар нөмірленіп, тігіледі, Ұйым басшысының қолымен және ұйымның мөрімен бекітіледі.

7. Құжаттаманы жүргізуді, ұйымдарда құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуын бақылауды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функциялар жүктелген құрылымдық бөлімше жүзеге асырады.

Егер ұйымдарда штат кестесі бойынша басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функцияларды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше көзделмесе, бұл міндеттер жауапты лауазымды адамға жүктеледі.

8. Құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі функциялар жүктелген қызметкер ауысқан кезде құжаттар мен істер қабылдау-тапсыру актісі бойынша жаңадан тағайындалған лауазымды адамға беріледі.

9. Құжаттың мәтінінде немесе сандық деректерде жіберілген қате қате сөздерді немесе сандарды сызып тастап, үстінен нақтыланған деректерді жазу жолымен түзетіледі.

Барлық енгізілген түзетулер, толықтырулар, өзгерістер ескертіледі, Ұйым басшысының қолымен және мөртаңбамен бекітіледі.

11. Негізгі қызмет бойынша және жеке құрам бойынша бұйрықтарды тіркеу кітаптары Ұйымға жіберілген және онда тұратын адамдардың қозғалысы жөніндегі бұйрықтарды тіркеу кітабына ұқсас бөлек жүргізіледі.

13. Есепке алу журналында аттестаттау комиссиясы шешімінің күні мен нөмірі көрсетіле отырып, аттестаттау нәтижелері белгіленеді.

14. Штаттан тыс жұмыскерлер туралы мәліметтер жазбасы Есепке алу журналына қойылатын талаптармен ұқсас бөлек журналда жүргізіледі.

4. Тіркеу журналын жүргізу тәртібі
15. Тіркеу журналы тұрақты сақталатын құжат болып табылады және Ұйымда тұратын адамдар туралы мәліметтерді қамтиды.

16.Ұйымда тұратын адамдардың тегі Ұйымға түскен күніне қарамастан, тізімге әліпбилік тәртіппен енгізіледі.

Әліпбидің әрбір әрпі үшін жеке-жеке беттер ашылады және әрбір әріп бойынша өз алдына жеке нөмірленеді.

Тұратын адамдарды Тіркеу журналына жазудың реттік нөмірі сонымен қатар оның жеке ісінің нөмірі болып табылады, ол бөлшек түрінде қойылады.

Ұйымда тұратын адамдар шығып кеткен кезде Тіркеу журналына бұйрықтың нөмірі мен күні жазылып, шығып кету себебі көрсетіледі.

17. Ұйымнан уақытша шығу Тіркеу журналына жазылмайды.

18. Бұрын Ұйымнан шығып кеткен адам қайта түссе, оның деректері «түскен күні» бағанында Тіркеу журналына «қайта оралды» деген белгімен жазылады.

19. Тіркеу кітабының барлық беттері сол немесе өзге әріптерге толық пайдаланылған жағдайда, жазбаларды жалғастыру әрбір әріп бойынша кейінгі нөмірлер тәртібімен жаңа кітапта жүргізіледі.

Жеке іс қызметтерді алушы Ұйымда тұрған кезең ішінде және ол шығарылғаннан немесе қайтыс болғаннан кейін де сақталады, «75 жыл» деген грифпен құжат ретінде мұрағатқа беріледі.

21. Қызметтерді алушылардың жеке ісінде мынадай құжаттар сақталады:

1) қызметтерді алушының жазбаша өтініші, ал кәмелетке толмаған және әрекетке қабілетсіз адамдар үшін – заңды өкілінің Қазақстан Республикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрінің 2015 жылғы 26 наурыздағы № 165 бұйрығымен (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 11038 болып тіркелген) бекітілген Халықты әлеуметтік қорғау саласында стационарлық жағдайда арнаулы әлеуметтік қызмет көрсету стандартына немесе Халықты әлеуметтік қорғау саласында жартылай стационарлық жағдайда арнаулы әлеуметтік қызмет көрсету стандартына (бұдан әрі – Стандарттар) 1-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жазбаша өтініші немесе медициналық ұйымның қолдаухаты;

2) қызметтерді алушының жеке сәйкестендіру нөмірі (бұдан әрі – ЖСН) бар жеке басын куәландыратын құжаттың көшірмесі;

3) мүгедектік туралы анықтаманың көшірмесі («Қазақстан Республикасында зейнетақымен қамсыздандыру туралы» 2013 жылғы 21 маусымдағы Қазақстан Республикасының Заңында белгіленген зейнеткерлiк жасқа жеткен, өзіне-өзі қызмет көрсетуге қабілетсіз және денсаулық жағдайына байланысты арнаулы әлеуметтік қызметтер көрсетуге мұқтаж қарт адамдар (бұдан әрі – қарттар) үшін талап етілмейді);

4) Стандарттарға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша медициналық карта;

5) мүгедекті оңалтудың жеке бағдарламасынан үзінді-көшірме (қарттар үшін талап етілмейді);

6) он сегіз жастан асқан адамдар үшін – соттың адамды әрекетке қабілетсіз деп тану туралы шешімінің көшірмесі (бар болса);

7) қарттар үшін – зейнетақы куәлігінің көшірмесі;

8) Ұлы Отан соғысының қатысушылары мен мүгедектері және оларға теңестірілген адамдар үшін – Ұлы Отан соғысының қатысушысы мен мүгедегі және соларға теңестірілген адам мәртебесін растайтын куәліктің көшірмесі;

9) жергілікті атқарушы органның арнаулы әлеуметтік қызметтерді ұсыну туралы шешімі;

10) облыстардың, Астана және Алматы қалаларының халықты әлеуметтік қорғау саласындағы уәкілетті органдарының, аудандық (қалалық) жұмыспен қамту және әлеуметтік бағдарламалар уәкілетті органдарының жолдамасы;

11) Ұйым әкімшілігіне сақтауға берілген құжаттар түпнұсқаларының алынғаны туралы қолхат;

12) Ұйымға тіркеу туралы бұйрықтың көшірмесі;

13) егер жеке іс тиесілі адамға қатысты мәселе қаралған болса, МТК отырыстарының хаттамаларынан үзінді-көшірмелер.

22. Жеке басын куәландыратын құжаттың, мүгедектік туралы анықтаманың, зейнеткерлік куәліктің, Ұлы Отан соғысының қатысушысы мен мүгедегі және соларға теңестірілген адам мәртебесін растайтын куәліктің, зейнетақы немесе әлеуметтік жәрдемақылар алуға арналған жеке кітапшаның түпнұсқалары тұратын адамның жазбаша келісімімен Ұйым әкімшілігінде сақталады.

Тұратын адамнан құжаттарды қабылдау құжаттарды қабылдаған адам мен құжаттарды сақтауға берген адамның қолымен расталған Қабылдау-тапсыру актісі арқылы жүзеге асырылады.

23. Қызметтерді алушылардың жеке ісін Ұйым қызметтерді алушы Ұйымға түскен сәттен бастап және ол шыққанға дейін оның әрқайсысына жүргізеді.

24. Қызметтерді алушы бір Ұйымнан екінші Ұйымға өткен (ауысқан) кезде істегі құжаттардың тізімдемесімен Жеке іс Қабылдау-тапсыру актісі бойынша онымен бірге беріледі. Жеке іске оны шығару туралы бұйрықтың көшірмесі, Стандарттарға 5 немесе 6-қосымшаларға сәйкес нысан бойынша жеке жоспарлар, жеке жоспардың орындалуы (мониторингі) жөніндегі журналдар (бұдан әрі – Журнал) қоса беріледі.

25. Қызметтерді алушылардың жеке істерін Ұйым әкімшілігі уәкілеттік берген адам жүргізеді. Жеке істердің дұрыс жүргізілуіне мониторингті Ұйым басшысының әлеуметтік жұмыс жөніндегі орынбасары жүзеге асырады.

6. Жеке жоспарды әзірлеу және жүргізу тәртібі
26. Жеке жоспарды әрбір қызметтерді алушыға Стандарттарға сәйкес нысан бойынша және мерзімдерде Ұйымның әлеуметтік қызметкерлері, дәрігерлері, педагогтары мен басқа да мамандары (бұдан әрі – ұйым мамандары) әзірлейді.

27. Жеке жоспардың іс-шаралары арнаулы әлеуметтік қызметтердің 8 түрінің әрқайсысы бойынша бөлек көрсетіледі және пайдаланушының жақсы жақтарын іздеуге және жандандыруға, позитивті ресурстарды анықтауға және өзіндік әлеуметтік орта дағдыларын қалпына келтіруге немесе қалыптастыруға бағытталған.

28. Әрбір көрсетілген іс-шара іске асыру мерзімін (апта, ай, тоқсан) қамтиды. Іс-шараны орындау бойынша жұмыстың көрсетілген кезеңі нақты мерзімдер арқылы жеке жоспарда көрсетіледі.

29. Ұйым мамандары қажет болған жағдайда мониторинг қорытындысы бойынша қызметтерді алушылардың жеке жоспарларын түзетеді.

30. Қызметтерді алушылардың жағдайындағы өзгерістерді қадағалау және кейіннен онымен жұмыс жүргізуге арналған іс-шараларды түзету үшін қызметтерді алушының жеке жоспарына мониторинг жүргізіледі.

31. Жеке жоспарға енгізілген іс-шаралардың сапалы орындалуына мониторингті Ұйымның әлеуметтік жұмыс жөніндегі маманы тоқсанына бір реттен жиі емес тәртіпте жүзеге асырады.

Қызметтерді алушылардың жағдайындағы өзгерістерді Ұйым мамандары тоқсан сайын (қажет болған жағдайда ай сайын) қарауға тиіс. Мәліметтер журналға тоқсан сайын, жеке жоспарға жүргізілген мониторингтен кейін бір жұмыс күні ішінде енгізіледі.

32. Журнал әрбір қызметтерді алушыға жеке-жеке жүргізіледі.

Қызметтерді алушының жағдайындағы позитивті өзгерістер туралы белгі жеке жоспарда жоспарланған әрбір іс-шара бойынша жасалады.

Егер жүргізілген іс-шаралардан кейін қызметтерді алушылардың жағдайында өзгерістер болмаса, бұл туралы белгі жасалады.

Қажет болған жағдайда қызметтерді алушылардың жағдайында өзгерістер ай сайын енгізіледі.

33. Жеке жоспарды түзету кезінде Журналда қандай қызметтің түрі қайта қаралуға жататыны көрсетіледі, сондай-ақ қызметтерді алушының жағдайын жақсартуға бағытталған кейінгі іс-шараларды әзірлеу үшін ұсынымдар көрсетіледі.

34. Жыл қорытындысы бойынша Журнал мен жеке жоспар қызметтерді алушының жеке ісіне тігіледі.

35. Жүрналдың дұрыс жүргізілуіне мониторингті Ұйым басшысының әлеуметтік жұмыс жөніндегі орынбасары жүзеге асырады.

37. Паспортты жүргізуге жауапты адам Ұйым басшысының бұйрығымен айқындалады.

38. Мамандандырылған кабинеттің паспортын кабинетті жүргізуге жауапты адам толтырады және тоқсан сайын (немесе) паспорттың деректері өзгерген жағдайда жаңартылып отырады.

Халықты әлеуметтік

қорғау саласындағы

арнаулы әлеуметтік

қызметтерді ұсынатын

ұйымдарда ішкі

құжаттаманы жүргізу қағидаларына

1-қосымша

ХАТТАМАЛАРЫН ТІРКЕУ КІТАБЫ

20 __ жылғы «___» ________ басталды

20 __ жылғы «___» ________ аяқталды
(Жасалған жері)

Р/с	Хаттаманың тіркеу №	Хаттама шығарылған күн	Хаттаманың қысқаша мазмұны	Кім қол қойды (тегі, аты, әкесінің аты (бар болса), лауазымы)
1	2	3	4	5

Халықты әлеуметтік

қорғау саласындағы

арнаулы әлеуметтік

қызметтерді ұсынатын

ұйымдарда ішкі

құжаттаманы жүргізу қағидаларына

2-қосымша

қозғалысы жөніндегі

БҰЙРЫҚТАРДЫ ТІРКЕУ КІТАБЫ

20 __ жылғы «___» ________ басталды

20 __ жылғы «___» ________ аяқталды
(Жасалған жері)

Р/с	Бұйрықтың тіркеу №	Шығарылған күні	Бұйрықтың атауы	Кім қол қойды (тегі, аты, әкесінің аты (бар болса), лауазымы)
1	2	3	4	5

Халықты әлеуметтік

қорғау саласындағы

арнаулы әлеуметтік

қызметтерді ұсынатын

ұйымдарда ішкі

құжаттаманы жүргізу қағидаларына

3-қосымша

ЕСЕПКЕ АЛУ ЖУРНАЛЫ

20 __ жылғы «___» ________ басталды

20 __ жылғы «___» ________ аяқталды
(Жасалған жері)

Жұмыскерлердің жеке құрамын есепке алу

(Жұп бетi)

қорғау саласындағы

арнаулы әлеуметтік

қызметтерді ұсынатын

ұйымдарда ішкі

құжаттаманы жүргізу қағидаларына

4-қосымша

Нысан

ЖУРНАЛЫ

20 __ жылғы «___» ________ аяқталды

(Тақ бетi)

Халықты әлеуметтік

қорғау саласындағы

арнаулы әлеуметтік

қызметтерді ұсынатын

ұйымдарда ішкі

құжаттаманы жүргізу қағидаларына

5-қосымша

Қызметтерді алушының ЖЕКЕ ІСІ №

(Жасалған жері)

фотосуретке

арналған орын

Тегі, аты, әкесінің аты (бар болса)

______________________________________________

Туған күні (күні, айы, жылы)______________________________

Диагнозы_________________________________________________

Ұлты__________________________________________

Түскен күні_________________________________________

Қайдан келді___________________________________________

Әлеуметтік мәртебесі________________________________________

Ата-аналары туралы мәліметтер (мүгедек балалар үшін) (Т.А.Ә.( бар болса), туған күні, олардың болмау себебі және оны растайтын құжаттың түрі, оның № және күні)

_____________________________________________________________________

Үйінің мекенжайы

Халықты әлеуметтік

қорғау саласындағы

арнаулы әлеуметтік

қызметтерді ұсынатын

ұйымдарда ішкі

құжаттаманы жүргізу қағидаларына

6-қосымша

Қабинеттің бейіні ______________________________________________

Алаң (ш.м.) _________________________________________________

Жұмыс орындарының саны ________________________________________