Жылдарға арналған территорияны дамыту бағдарламасы 2 9 Мұрағат ісі жағдайды сараптау

мемлекеттік мұрағаты

Облыс мемлекеттік мұрағаты Өскемен қаласында үш ғимаратта орналасқан: Головков, 26/1, Крылов, 39, Потанин, 12а көшелері.

Облыс мемлекеттік мұрағатының тәжірибелік жұмысы Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік есепке алу және сақтаумен қамтамасыз етілуіне, оның құрылуына, ведомствалық мұрағаттармен ұйымдастырушылық- әдістемелік басқару және мекемелерде іс жүргізуде құжаттарды ұйымдастыру, ақпараттық-іздестіру жүйесін, ғылыми ақпаратты құру және құжаттарды пайдалануға бағытталған.

Облыс Ұлттық мұрағат қорын құру және толтыру үш аймақ бойынша қызмет көрсетеді: Өскемен қаласы, Глубокий және Ұлан ауданы.

Облыс мемлекеттік мұрағаты өз жұмысын мақсатқа қойылған жиынтық жоспарлармен және Қазақстан Республикасы ақпарат және байланыс Министрлігінің ұсыныстары бойынша жылдық жұмыс жоспармен жүзеге асырады.

Облыс мемлекеттік мұрағатының құрылымы мен соңғы штаттық санақтары облыс мұрағаттар және құжаттама басқармасымен бекітіледі. 2010 жылдың 1 қарашасы бойынша облыс мемлекеттік мұрағатының штат саны 90,5 адамды құрайды, олардың 55,5 – мұрағатшы-мамандар, 35 – техникалық қызметкер, кәсіби дайындалған мамандарда жетіспеушілік көп. Жұмысты қаржыландыру облыстық бюджет бойынша жүзеге асырылады.

2010 жылдың 1 қарашасында облыс мемлекеттік мұрағатында қағаз түрінде 706238 сақтау бірлігі (с.б), 21936 с.б. ғылыми-техникалық, аудиовизуалды құжаттама, 9711 жеке тек бойынша санауға алынған. Кеңестік кезеңге дейінгі істер саны - 6177 сақтау бірлігі, сақтандыру қоры негативтері кадрлері 246152.

Жабық және ашық түрдегі құжаттар, жеке текті құжаттардың мұрағат сақтауына түсудегі облыс мемлекеттік мұрағатының жинақтау көзі болып, жалпы 647 санын құрайтын мекеме, ұйым, кәсіпорын, азаматтар табылады.

Құжаттарды сақтау мақсатында облыс мемлекеттік мұрағатының ведомствалық сақтау сатысында мекемелер мен кәсіпорындарға іс жүргізу және құжаттарды ведомствалық сақтау саласында әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсетіледі, дәрістер, семинарлар, біліктілікті жоғарылату курстары жүргізіледі.

Жыл сайын мемлекеттік сақтауға облыс мемлекеттік мұрағатының жинақтау көздері - мекемелерден, ұйымдардан, кәсіпорындардан, азаматтардан 5000-нан астам с.б. қабылданады. Сол себепті мемлекеттік сақтауға түскен құжаттар көлемінің өсуі мен облыс мемлекеттік мұрағатының кадрлық әлеуетінің арту динамикасының арасында сәйкессіздік байқалады, сондай-ақ мұрағат қоймаларының аумағынан да байқауға болады. Мұрағат қоры санының артуы кезінде, соның салдарындағы жеке және заңды тұлғалардың мемлекеттік сақтауға түскен құжаттары бойынша жүгінулерінің артуы кезінде де қызметкерлер саны сол бұрынғы қалыпта қалады.

Әр жыл сайын облыс мемлекеттік мұрағаты азаматтар мен әлеуметтік-құқықтық , тақырыптық, генеологиялық сипаттағы 12-13 мың сұранысты орындайды. Соңғы жылдары түскен сұраныстар санының тұрақты артуы байқалды, сондай-ақ олардың тақырыптарының өзгерісі де көп деңгейде.

«Шығыс Қазақстан облысының электрондық мұрағаты» ақпараттық-аппараттық кешенін дамыту мақсатында облыс мемлекеттік мұрағаты қажетті материалдық-техникалық базамен, жалпыжүйелік және мамандандырылған бағдарламалық қамтулармен қамтамасыз етілді. Бөлімшелерге жергілікті жүйе жүргізілді, облыс мемлекеттік мұрағаты қызметкерлерінің бірігіп жұмыс істеулерін қамтамасыз етеді. облыс мемлекеттік мұрағатының бас корпусын мемлекеттік органдардың Бірыңғай көліктік жүйеге қосу жүргізілді, сондай-ақ бөлінген арна бойынша Интернет желісіне қосты, облыс мемлекеттік мұрағаты Электрондық қызмет көрсету Орталығының виртуалды қабылдауымен өзіндік жұмыс істейді. Облыс мемлекеттік мұрағатында атқарушы органдардың құжаттарын сканерлеу жұмысы мен оларды атау базаларына енгізу жүргізілді.

«Бейнехана» атау базасына енгізу жұмысы жүргізіледі. Әкімшілік-территориялық бірлік төңірегіндегі өзгерістерді қадағалаушы «Әкімшілік-территориялық бөлу» атау базасы өңделді. «Электрондық қор каталогы» қорлардың орналасу орнын, қор нөмірлерін, тізімдеме саны мен құжаттардың соңғы күндерін жедел тауып беруге жәрдем жасайды, Шығыс Қазақстан облысы Әкімінің интернет-порталымен қор каталогының және одан да күрделірек, «Мұрағат тіркеуі», «Естелік Кітабы», «Атау каталогы» атау базаларының бірігуі. Негізгі мұрағат базасында электрондық карточка түріндегі атрибуттық ақпараттар бар және одан барлық белгілерімен, қолдарымен, мөрлерімен, т.б. қағаз түріндегі құжаттардың электрондық бейнелерін табуға болады.

Электрондық қызмет көрсету орталығының виртуалды қабылдауымен бірге ұйымдастырылған «Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағаты» сайты (http://e-arhiv.vko.gov.kz) ресми сайты ашылды., облыс мемлекеттік мұрағаты жұмыстарының бағыттары бойынша қажетті ақпараттары бар атау базалары, нормативті-әдістемелік әдебиет, мақалалар, анықтамалықтар, құжаттар жинағы, кітапшалар, виртуалды көрмелер дайындалды, сирек кездесетін бірегей басылымдардың, Кеңес Үкіметіне дейінгі газеттердің, жеке текті құжаттардың сканерленген түрлерінің таралымы орын алды.

Неғұрлым жиі пайдаланылатын құжаттарды сақтау мақсатында негізгі құжаттарды электрондық түрге көшіріп сақтау бойынша жұмыс жүргізіліп жатыр. 2010 жылы электрондық түрге 5992 скан-бейне көшірілді.

Облыс мемлекеттік мұрағаты негізгі бағыттарының бірі, мемлекеттік сақтауда жатқан мақала түрінде іріктеліп алынған құжаттарды жариялау, фотоқұжаттық көрмелерді әзірлеу, анықтамалықтар, құжатар жинағын, кітапшалар шығару болып табылады.

• 
  Мұрағаттық іс саласындағы еңбек өтілдері зор мамандардың бар болуынде және жас мамандарға өздерінің тәжірибелерін үйрете алуында;
  

• 
  Облыс мемлекеттік мұрағатының атақ-даңқының жиналуы, республиканың алдыңғы қатарлы мұрағат мекемелерінің бірі болуы;
  

• 
  Мұрағат ісі төңірегіндегі мәліметтерді сұрай келетін азаматтарды оперативті және анық мәліметтермен қамтамысз ететін, сондай-ақ алыс шалғайдағы елді мекендерде тұратын тұрғындардың ақпараттық осалдығына көмек көрсететін, «Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының» белсенді жұмыс істеп тұрған веб-сайты;
  

• 
  Электрондық қызмет көрсету Орталығының виртуалды қабылдауымен бірігуі;
  

• 
  Бірыңғай көліктік жүйеге қосылуы.
  

• 
  Құжаттарды сақтаудың заманауи талаптарына жауап беретін облыс мемлекеттік мұрағаты ғимаратының болмауында (облыс мемлекеттік мұрағаты үш ғимаратта орналасқан, олардың екеуі арнайы мұрағаттық үлгідегі үлгі-жоба бойынша салынған, біреуі ыңғайлы, жаьындарды күшейтуді талап етеді; мұрағат қоймалары құжаттарға – 100 % толы);
  

• 
  Құжаттарды қабылдауға және сақтауға орын аз;
  

• 
  Еңбекақы төлемі қанағаттанарлықсыз, сонымен қатар кадрлар тұрақсыз;
  

• 
  Мұрағат мамандықтарына сәйкес келетін жас мамандардың жетіспеушілігі;
  

• 
  Облыс мемлекеттік мұрағаты үш ғимаратының бір-бірінен алыс орналасуы, ғимараттар арасында жергілікті есептеу желісінің болмауы;
  

• 
  Жұмыс көлемінің артуының және облыс мемлекеттік мұрағаты кадрлық әлеуетінің мемлекеттік сақтауға ағымдағы түскен құжаттармен сәйкессіздігі, сондай-ақ штаттық бірліктердің жетіспеушілігі;
  

• 
  Жүгіністердің көп көлемде түсуіне және штаттық бірліктердің жетіспеушілігіне байланысты оларды орындау мерзімдері бұзылуда;
  

• 
  Сұраныстарды орындау кезінде қажетті мәліметтерді құжаттарды бет бойынша қарау жолымен қолмен іздеу, оларды орындау мерзімдерінің бұзылуы – автоматтандырылмаған.
  

• 
  «Электронды мұрағат» бағдарламалық-ақпараттық кешенін дамыту;
  

• 
  Облыс мемлекеттік мұрағатының негізгі бағыттағы жұмыстары бойынша атау базаларын құру керек;
  

• 
  Мұрағат ісі саласындағы сапалы қызмет көрсетулермен қоғамды қамтамасыз ету;
  

• 
  ШҚО Әкімі интернет-порталына, ШҚО Әкімінің ресми сайтына, жергілікті өкімет органдарына шығу, мемлекеттік органдардың (МО БКЖ) Бірыңғай көліктік желісі арқылы ғаламторға шықпай-ақ ЭҚО шығу.
  

• 
  Электронды құжаттарға толық мәтінді оперативті кіру;
  

• 
  Мұрағат құжаттарына азамматардың кең тұрғыда кіру рұқсаты;
  

• 
  Ғылыми, әлеуметтік-мәдени және тарихи мағынасы бар, жеке текті, арнайы құжаттамалық құжаттармен облыс мемлекеттік мұрағатын жүйелік, сонымен қатар электрондық тұрғыда да толықтыру;
  

• 
  Ғылыми-анықтамалық аппаратты толық жетілдіру және дамыту: мұрағаттық анықтамалық жинақтарды құру (мұрағаттық тізімдемелер, тізімдер, қорлар, каталогтар, жол көрсеткіштер, құжат бейнелері), автоматтандырылған электронды ақпараттық – іздеу жүйелерін құру;
  

• 
  Құжаттар жинағын, анықтамалықтарды, өз күштерімен кітапшалар шығару;
  

• 
  Облыс үшін тарихи маңызы бар облыс орталығының атаулы шараларына сапалы бейне түсірілімдер жүргізу.
  

• 
  Облыс мемлекеттік мұрағатын материалды-техникалық жабдықтауға және «Электрондық мұрағат» бағдарламалық-ақпараттық кешенін ары қарай дамытуға қаржының болмауы;
  
• 
  Қажетті нормативті-құқықтық базаның жетіспеушілігі.
  

• 
  Облыстың мұрағат ісін дамыту
  
• 
  «Электрондық мұрағат» құру және дамыту
  

- Дұрыс жағдайда өрт қауіпсіздігімен және өрт сөндіру құралдарымен қамтамасыз ету, мемлекеттік өрт органдарының қадағалауы кезіндегі ескертулерді жою;

- қойылған талаптарға сәйкес мұрағат құжаттарын сақтауда жабдықтармен қамтамасыз ету.
Тапсырмалар:

- Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтаумен қамтамасыз етуге көмек;

- мұрағат құжаттарын сақтау талаптарын, өрт қауіпсіздігін ережелерін сақтау (сорап-өршіткіш алу, газбен өрт сөндіру станцияларын орнату, желдеткіш жүйесін жөндеу).
Жетістік жолдары

Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын сақтаумен қамтамасыз ету, мұрағат құжаттарын сақтауға қойылған талаптарды сақтау жетістігі, мүмкін газбен өрт сөндірудің автоматтық заманауи станциясының қызмет көрсетуі, Потанин, 12 көшесіндегі ғимараттағы желдеткіш жүйесінің жөнделуі, газбен өрт сөндіру станцияының баллондарын қайта зарядтау, Головков, 26/1 көшесіндегі ғимараттағы ішкі өртке қарсы су құбырларының сорап-өршіткіштері, облыс мемлекеттік мұрағаты ғимараттарындағы ағаш сөрелерді өрттен қорғағыш құраммен өңдеу жолымен жеткен болар.

- Облыс мемлекеттік мұрағатының материалдық-техникалық базасын жаңарту;

- электрондық құжаттарға оперативті толық мәтінді кіру рұқсаты мүмкіндіктерімен қамтамасыз ету;

- азаматтар мен заңды тұлғалардың мұрағат қорларына кіру рұқсаттарын кең мүмкіндіктерімен қамтамасыз ету;

- ШҚО Әкімі интернет-порталына, ШҚО Әкімінің ресми сайтына, жергілікті өкімет органдарына шығу, мемлекеттік органдардың (МО БКЖ) Бірыңғай көліктік желісі арқылы ғаламторға шықпай-ақ ЭҚО шығу.

- Облыс мемлекеттік мұрағатының сайтын бірегей, қызықты, талап етілген ақпараттармен толықтыру;

- Облыс мемлекеттік мұрағаты арасындағы жергілікті байланысты үзбеу.

Тапсырмалар:

- қажетті құрал-жабдықтарды сатып алу (компьютерлер, веб-конференцияларды өткізуге арналған веб-камералар, құжаттарды сандық форматта пленкалы таратушы заманауи сканерлер (микрофишалар), құжаттарды қайта қалпына келтіретін құрал-жабдықтар, Потанин мен Крылов көшелеріне арналған серверлер, лицензиялы бағдарламалық қамтулар);

- ескі құрал-жабдықтарды ауыстыру;

- облыс мемлекеттік мұрағатының жұмыс бағыттарына байланысты атау базаларын құру;

- мұрағат құжаттарын сандық форматқа аудару;

- электрондық құжатайналымды енгізу;

- құжаттарды қалпына келтіру және өшіп қалған мәтіндерді заманауи әдістермен қалпына келтіру;

- облыс мемлекеттік мұрағатының жұмыс бағыттары бойынша қажетті ақпараттарды, сирек бірегей басылымдарды, кеңестік кезеңге дейінгі газеттерді, анықтамалықтарды, құжаттар жинақтарын, кітапшаларды, құрылған атау базаларын сайтта тарату, қызмет көрсетілім бойынша сауалнамаларды сайтта жүргізу, виртуалды көрмелер ұйымдастыру;

- ғимараттар арасында жергілікті есептік желіге рұқсат;

- ғылыми веб-конференцияларды өткізу;

- облыс орталығындағы атаулы жайттарға байланысты сапалы бейнетүсірілімдер жүргізу;

- облыс мемлекеттік мұрағатын электрондық тасымалдаушы құжаттармен толтыру, оларды жаңартылған бағдарламалық қамтуларға көшіру мүмкіншілігі және олардың жариялануы.

Компьютерлермен, веб-конференцияларға арналған вебкамералармен, микрофишалар үшін сканерлермен, құжаттарды қалпына келтіруге арналған құрал-жабдықтармен, Потанин мен Крылов көшелеріндегі ғимараттар серверлермен, лицензиялы бағдарламалық қамтулармен қамтамасыз етілген; іздеуге, жинақтауға, сараптауға, таратуға, ақпаратты беруге, құжаттарға жылдам және тиімді кіруге, облыс мемлекеттік мұрағатының жұмыс бағыттары бойынша құрылған атау базаларына арналған ақпараттық жүйелерді өңдеу; облыс мемлекеттік мұрағатының бағыттары бойынша қажетті ақпараттар, сирек бірегей басылымдар, кеңестік кезеңге дейінгі газеттер, анықтамалықтар, құжаттар жинағы, кітапшалар таратылған облыс мемлекеттік мұрағаты сайтын ақпаратпен толтыру және қолдау, Электрондық қызмет көрсету орталығының виртуалды қабылдауымен байланыс орныққан, қызмет көртетілімінің сапалылығына байланысты сауалнамалар, виртуалды көрмелер жүргізіледі; құжаттарды қағаз және пленкалы тасымалдаушы арқылы сандық форматқа аудару, құжаттарды қалпына келтіру және өшіп қалған мәтіндерді заманауи әдістермен қайта қалпына келтіру; электрондық құжатайналымды енгізу және ғимараттар арсында жергілікті есептік желіні тарату, өз күштерімен атаулы тарихи жағдайларға байланысты бейнетүсірілімдер жүргізу.

- құжаттамалық қамтамасыз ету және іс жүргізудің негізгі сұрақтары және құжаттарды ведомствалық сақтау бойынша қызмет жұмысшыларын оқыту-үйрету жолымен ведомствалық сақтау сатысында құжаттарды сақтаумен қамтамасыз ету

- құжаттамалық қамтамасыз ету мен іс жүргізудің негізгі сұрақтары және құжаттарды ведомствалық сақтау бойынша қызмет жұмысшыларын оқыту-үйрету

- іс жүргізу және құжаттардың ведомствалық сақталуы саласында нормативті-құқықтық құжаттардың құжаттамалық жұмыстар мекемесіндегі тәжірибесіне ену.
Жетістіктер жолы:

Біліктілікті жоғарылату курстарын жүргізу, байқаулар, семинарлар, құжаттамалық қамтамасыз ету және ведомствалық мұрағаттар қызметтерінің жұмысшылары үшін мультимедиялық көрсетілімді дәрістер жүргізу, және олардың жұмысын бақылау.

- мұрағат құжаттарын жариялау;

- құжаттар жинақтарын, анықтамалықтарды, кең таралым үшін кітапшаларды жариялау.
Тапсырмалар:

- ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесін жетілдіру және дамыту: мұрағат анықтамалықтарының жинағын (мұрағат тізімдемелері, қор тізімдері, каталогтар, жол сілтегіштер, көрсеткіштер, құжат шолулары), автоматталған электрондық ақпараттық-іздеу жүйесін құру;

- телебағдарламаларға, конференцияларға, мәжілістерге қатысу;

- фотоқұжаттамалық көрмелер, басылымдар, мұрағат құжаттары төңірегіндегі мақалалар дайындау.

Мұрағат материалдары негізіндегі басылымдар мен мақалаларды жариялау, көрмелер өткізу (соның ішінде виртуалды), халықаралық конференцияларға, жиналыстарға, телебағдарламаларға қатысу, қор тізімдерін, каталогтар, жол сілтегіштер, көрсеткіштер, құжат шолуларын құру және айқындау, жазылмалы көрмелер үшін планшеттер дайындау.

- мұрағат ісі, құжаттану, іс жүргізу саласында озық тәжірибені нығайту.

- Қазақстан Республикасының мемлекеттік орталық мұрағаттарында сынақ ісінен өту;

- Қазақстан Республикасынгың облыстық мұрағат мекемелерімен тәжірибе алмасу;

- Қазақстан үшін тарихи және мәдени құндылық саналатын құжаттардың мұрағаттық көшірмелерін мұрағаттардан, кітапханалардан және шет ел мемлекеттеріндегі ғылыми мекемелерден іздеп табу.

Орталық мемлекеттік мұрағаттарға сынақ ісі үшін жолсапарлар, республикамыздаң облыстық мұрағаттарына тәжірибе алмасуға жіберу, мұрағаттарға, кітапханаларға және Қазақстан үшін тарихи және мәдени құндылық саналатын құжаттардың мұрағаттық көшірмелерін іздеп табу үшін көрші мемлекеттердің ғылыми мекемелеріне жіберулер.