Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющие-ся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы?

Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:

- документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);

- документы по аттестации и установлению квалификации;

- различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);

- документы, подтверждающие вредные условия производства;

- списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);

- книги прописки жильцов;

- а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 N 358-Р "Об улучшении сохранности документов по личному составу" рекомендовало учреждениям и организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан. Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу. Это вопросы правового положения архива, его материально-технической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.
Ответственность
Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена Уголовным кодексом РФ.

Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функция-ми, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.

Как правило, юридическое лицо если и создает архив, то документы по личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов. Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т.д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.
Основные технические требования к архиву
Нет необходимости подробно описывать технические требования к помещению архива. Все параметры достаточно четко изложены в специальных нормативно-методических пособиях. Отметим лишь, что это помещение должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Более сложен вопрос по определению штатной численности работников, необходимых для обслуживания архива, так как утвержденных нормативов по этому вопросу не имеется. Однако необходимые расчеты можно сделать на основании применения Укрупненных норм по делопроизводственным и архивным работам, разработанным Всероссийским институтом документоведения и архивного дела в 1991 году. Эти расчеты показывают, что на обслуживание 5 тысяч дел, хранящихся в архиве, и проведение с ними всего комплекса работ (обеспечение физической сохранности, учет, комплектование архива, выдача дел во временное пользование, исполнение справок социально-правового характера) необходим как минимум один штатный специалист, обладающий достаточной квалификацией. К тому же следует учесть, что в настоящий момент в условиях проведения пенсионной реформы резко возросли объемы справочной работы. Только государственные архивы за 2002 год исполнили более 9 млн. социально-правовых запросов. К сожалению, нет данных, сколько подобных запросов было выполнено архивами организаций и предприятий, но можно предположить, что это тоже гигантская цифра.

1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.

2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.

3. Экспертиза ценности документов и дел.

4. Описание дел, передаваемых в архив организации.

5. Передача документов в архив организации.

Итак, рассмотрим особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы (дела).

1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работни-ков организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должнос-ти, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем боль-шая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работ-ников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т.д. Данные виды приказов хра-нятся 5 лет. Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хране-ния и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.

2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

3. Личные дела. В личных делах все документы располагаются только в хронологичес-ком порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязатель-ном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

- порядковый номер документа, включенного в опись;

- номер и дата документа (если это необходимо);

- наименование документа;

- количество листов в документе;

- примечание;

- итоговая запись о количестве документов, включенных в личное дело.
Оформление дел
Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

- оформление обложки дел по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле;

- составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);

- подшивку или переплет дела.

На обложке дела указывается:

- наименование организации;

- индекс дела по номенклатуре дел организации;

- заголовок дела;

- даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);

- количество листов в деле.

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела.
Экспертиза ценности документов и дел
Экспертиза дел проводится в несколько этапов:

- при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;

- в процессе формирования дел;

- при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.
Составление описей
Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной форме отдельно от описей дел постоянного и временного хранения. Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

- каждое дело, вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;

- заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;

- если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово "тоже".

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений.
Работа с запросами
При выполнении социально-правового запроса работник архива или лицо, за него отвечающее, делает только архивную справку о месте работы, стаже, занимаемой должности.

Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требуемые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива, в случае необходимос-ти, представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Препроводи-тельное письмо на бланке организации подписывается только руководителем организации или лицом, его замещающим. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.

Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только самому работнику организации, руководителю структурного подразделения, в котором он работает, или руководителю организации. Остальные работники к документам по личному составу не имеют права доступа. Выдача дел производится только под расписку работника, которому дело выдается, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.
Архив ликвидированной организации
При ликвидации организации документы передаются или организациям-правопреемникам или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.
Из Уголовного кодекса РФ
1. Халатность, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение должностным лицом своих обязанностей вследствие недобросовестного или небрежного отношения к службе, если это повлекло существенное нарушение прав и законных интересов граждан или организаций либо охраняемых законом интересов общества или государства, наказывается штрафом в размере от ста до двухсот МРОТ или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

2. То же деяние, повлекшее по неосторожности смерть человека или иные тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок до пяти лет.