Мақсаты: Жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда жəне алқалық органдардың мəжілістерінде мəселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мəлімет беретін құжат екендігін түсіндіру. Берілген оқу материалын мұқият оқыңыз

1. 
   Берілген оқу материалын мұқият оқыңыз , конспект жазыңыз
   

Мекеме жұмысының бағыты мен тыңдалған, қаралған мәселенің ерекшелігіне қарай жазылатын хаттамалар көп. Мысалы, мәжіліс хат­тамасы, кеңес хаттамасы, тексеру хаттамасы, жауап алу хаттамасы т.б. Бұлардың әрқайсысының мазмұндық тұрғыдан алғанда ерекшелігі болғанымен, барлығының жазылуы мен рәсімделуінде көп өзгешелік жоқ. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне ұйым хатшысы жа­уапты болады. Хаттама қысқаша да, толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.

Хаттаманы хатшы отырыс кезінде жүргізеді. Жиналысқа қатысушылардың сөздерін конспекті етіп жазып отырады. Кейбір жағдайларда стенография жасайды немесе диктофонға жазып алады.

Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін.

Қысқа хаттамаларда ( оның мәтінінде ) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мәтіні келтірілмейді.

Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі.

Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған шешімінің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.

Мәтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тындалған мәселе, сөйленген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады.

Осындай үлгі бойынша басқарудың алқалық органдарының ресми мәжілістерінің хаттамалары жасалады.

Хаттама – жиналыстарда, мәжілістерде мәселелерді талқылау және шешімдер қабылдау фактісін белгілейтін құжат.

Хаттаманы хатшы жиналыс, мәжіліс кезінде жүргізеді. Хаттамада негізгі мәліметтер көрсетіледі:

- мекеменің атауы;

- құрылымдық бөлімшенің атауы;

- құжат түрінің аты (хаттама);

- жиналыстың, мәжілістің күні;

- құжаттың тіркеу нөмірі, айы, күні, жылы;

- қатысқандар туралы мәлімет (саны, аты-жөні, лауазымы);

- күн тәртібі;

- төрағаның және хатшының қолы.

Құжатты дұрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі. Бұл іс қағаздарының барлық түрлеріне қойылатын талап. Жеке іс қағаздарындағы мәліметтің берілуі ондағы тілдік бірліктердің қызметі, әрқашан заңмен астасып жататындығына төмендегі жеке іс қағаздары үлгілерінен алынған мысалдар мен фактілерді талдау барысында көз жеткізуге болады.Мысалы, хаттама, Хаттама – мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның, кеңестің жиналысы мен мәжілістерінде, отырысында тыңдалған, құралған, таоқыланған мәселелер барысы жазылатын ресми құжат.Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне ұйым хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқаша да, толық түрде жазылады. Толық жазылған хаттама ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.

Хаттамаға жазылған немесе рәсімделген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады. Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн көрсетіледі. Мысалы, 12-14.11.1999ж. Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді. Хаттама тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі жазылады.