Рефераты Қызылорда, 2011 ж. Кіріспе

Қолжазба құқығында

Қызылорда, 2011 ж.

Соңғы онжылдықта жиналған ақпаратпен алмасуды қамсыздандыру мәселелеріне көп көңіл бөліне бастады. Осыған орай қолданбалы ақпараттық жүйелердің маңыздысы электронды құжат айналымы жүйесі болып табылады. Сондықтан да тек мемлекеттік органдардығана емес, сонымен қатар қарапайым мекемелерде де электронды құжат айналымы жүйесінің жұмыс істеуі қазіргі күні өте өзекті.

Мекемеде электронды құжат айналымы жүйесін қолдану құжаттарды басқаруды, бизнес-процестерді автоматтандыруды, ақпараттарды сенімді түрде сақтау және олардың қауіпсіздігін қамтамасыз ету сияқты мәселелерді шешеді.

Қазіргі күнгі рынокта мемлекеттік органдарда функциялары бір-біріне ұқсас электронды құжат айналымы жүйесі бар. Олардың қатарына Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландыру орталығының сайты; www.e.gov.kz – «Электронды үкімет» порталы; http://koltanba.ucoz.ru/ – «Электрондық цифрлық қолтаңба» сайтындағы ақпараттық жүйелерді жатқызуға болады. Бұлардың барлығы да мемлекеттік қызмет көрсетуді автоматтандырып, қағаз түріндегі құжат айналымын автоматтандыру үшін арналған. Олардың функциялары, логикасы, архитектурасы және ондағы ақпараттың сақталу форматтары да әр түрлі болғанмен, олардың барлығы тек бір ғана мақсатты жүзеге асырады.

Электронды құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) – аймақтық алыстатылған ақпараттық массивтер арасында телекоммуникация каналдары арқылы ақпараттарды беру үшін арналған программалық кешен.

Біздің қазіргі қоғамымыз ақпараттық қоғамға айналғандықтан, электронды құжат айналымдарын ақпараттық қамсыздандыру маңызды мәселе болып отыр.

• 
  Қазіргі таңдағы электронды құжат айналымы жүйелеріне талдау жасау. Олардық артықшылықтары мен кемшіліктерін саралау.
  
• 
  Ақпараттық жүйелердің ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмдерін талдау.
  
• 
  Құжат ағындарымен жұмыс жасауда архитектурасы оңтайландырылған электронды құжат айналымы жүйесін жасау.
  
• 
  Хат-хабар есебінің бірыңғай ішкі ведомстволық деректер қорын құру.
  
• 
  Құжаттардың жобаларымен ұжымдық жұмыс жасау үшін тетіктерді беру.
  
• 
  Статистиканы алу үрдістерін автоматтандыру.
  

• 
  Бірыңғай ақпараттық кеңістікке біріккен жүйелерді құруға мүмкіндік беретін кешенді әдістер ұсынылған.
  
• 
  Құжат ағындарын оңтайлы түрде автоматтандыратын электронды құжат айналым жүйесінің алгоритмі жасалды.
  
• 
  Электронды құжат айналымын ақпараттық қамсыздандыруды автоматтандыратын ақпараттық жүйе жасалды.
  

Отандық тарихнамада Г.А. Сексенбаеваның [1], А.Адельгужиннің [2] диссертацияларында құжаттардың тарихи дерек ретінде зерттелуі іс жүргізу мен құжаттанудың мұрағаттанумен, деректанумен тығыз байланыстарын ашып көрсетуде үлкен септігін тигізді.

Тақырыптың арнайы зерттелу деңгейі диссертация жұмысының бірінші тарауында беріледі.

Қазақстанда мемлекеттік органдарда электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру құжаттама мәселелерін шешуді жаңа сапалық деңгейге көтерді. Елімізде іс жүргізудің нормативтік құқықтық базасына сипаттама беріп, талдау жасап, оның жетістіктері мен кемшін тұстарына баға беруде А. Адельгужиннің [2], Е.К. Жүсіповтің [3] мақалалары құнды. М.Х. Жақыпов [4]; Е. Джерембаев [5]; А.К. Көпбосынова [6] мемлекеттік органдардағы электрондық құжат айналымының жайына және оның дамуы мәселелеріне тоқталады. Электрондық құжат айналымы мен электрондық мұрағат үшін электрондық құжаттардың ортақ мәселесін А. Слободянук [7], Е. Самойленко [8] қарастырады. Отандық тарихнаманы талдау елімізде іс жүргізу мен құжаттанудың теориялық негізінің әлі де қалыптасу үстінде екенін көрсетеді.

Құжаттанудың қалыптасуы мен дамуына 1960-70-ші жж. баса назар аударылды. К.Г.Митяев, Я.З.Лившиц, П.В.Веселов пен В.Г.Акопян зерттеу еңбектерінде құжаттанудың іс жүргізу тәжірибесін жинақтап, қорытындылап ғылыми-теориялық негізін қалауға атсалысты. Іс жүргізуді ары қарай жетілдіру үшін қолданбалы ғылыми зерттеулерді дамытуға үлкен мән берілді. Алғаш іс жүргізудің зерттеу әдістерін С.М.Мингалев, А.К.Иванов пен Р.А.Поспелова т.б. қарастырады. Алайда жалпы сипаттамасын берумен ғана шектелген олар зерттеу әдістерінің тиімді қолдану жақтарын нақты көрсетіп бере алмады. Құжаттанудың зерттеу әдістерін жеке қарастыруға соңғы жылдары Бардаев, Столяров көңіл бөлгенмен, сипаттамасын ғана береді.

1990-шы жж. қоғамдағы демократиялық өзгерістер, ортақ ғаламдық ақпараттық кеңістікке жол ашылуы, компьютерлік технологияның дамуы іс жүргізуді автоматтандыру, электрондық құжат мәселелерін алға шығарды. З.Залаев, И.Н.Киселев электрондық құжаттардың мәселелерін алғашқы болып көтеріп, олардың қолданбалы мәселелеріне көбірек назар аударылатынын көрсетеді. Үшінші мыңжылдықта ақпараттандыру мемлекет пен азамат, қоғам мен бизнес арасындағы қатынастарды жылдам реттеудің құралына айналды.

• 
  Электронды құжат айналымы архитектурасының алгоритмін таңдау әдістері.
  
• 
  Электронды құжат айналымы жүйесінің артықшылықтары мен кемшіліктерін саралау.
  
• 
  Жасалған электронды құжат айналымы жүйесінің мүмкіндіктерін талдау.
  

• 
  Мәліметтерді сақтаушы электронды құжат айналымы жүйелерін ақпараттық қамсыздандыру мәселелері бойынша әдістер;
  
• 
  Қорғалған, сенімді құжат айналымы жүйесін құру үшін қажетті ақпараттық қауіпсіздік шараларын ұйымдастыру.
  

- Электронды құжат айналымын автоматтандырудың ақпараттық жүйесін құру //«Ақпараттық-инновациялық технологиялар: ғылым, білім және бизнестің интеграциясы» атты ІІ халықаралық ғылыми-тәжірибелік конференция материалдары - Алматы, 2011.

- Электронды құжат айналымы жүйесінде деректерді бейнелеуде хронологиялық ағаш әдісін қолдану //«Білім мен ғылымның инновациялық дамуы: бәсекеге қабілетті мамандар даярлаудың проблемалары мен болашағы» халықаралық ғылыми-тәжірибелік конференция материалдары. - Қызылорда, 2011.

- Функционирование электрононого документооборота с позиций разработчика //«Қ.И.Сәтбаев атындағы ҚазҰТУ Хабаршысы», Техникалық ғылымдар бөлімі. - Алматы, 2011.

- Электронды құжат айналымы жүйесін автоматтандыру жолдары мен тиімділігі //«Ақмешіт Хабаршысы». - Қызылорда, 2011.

Зерттеу еңбегінің құрылымы. Зерттеу жұмысы кіріспеден, үш тараудан, қорытындыдан, кестелер мен суреттерден, пайдаланылған әдебиеттер тізімі және қосымшадан тұрады.

Кіріспе бөлімінде зерттеудің ғылыми аппараты: өзектілігі, мақсаты, міндеттері, пәні, нысаны, әдістері, зерттеудің ғылыми болжамы көрсетіліп, диссертацияның практикалық мәнділігі, ғылыми жаңалығы және қорғауға ұсынылған қағидалар баяндалды.

«Электронды құжат айналымы жүйесінің теориялық негіздері» атты бірінші тарауда қазіргі ақпараттық қоғамдағы электронды құжат, электронды құжат айналымы жүйесі түсінігі, анықтамасы, оның маңызы, ерекшеліктері мен артықшылықтары, сонымен қатар құжаттарды және бизнес-процестерді автоматтандыру үшін электронды құжат айналымы жүйесін құру мәселелері, Қазақстандағы электронды құжат айналымы жүйесінің қалыптасуы мен даму кезеңдері атап көрсетілді.

«Электронды құжат айналымы жүйесінде ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмдері» атты екінші тарауда зерттеу тақырыбына сәйкес электронды құжат айналымы жүйесін құру және оны ақпараттық қамсыздандыру әдістері қарастырылып, ақпараттық қамсыздандыру алгоритмдерін құрудың бірнеше мысалдары құрылды. Атап айтқанда, деректерді бейнелеу формасы, деректерді құрылуы, электронды құжат айналымы программалық кешенінде ақпаратты өңдеу модульдерін байланыстыру, хронологиялық деректерді бейнелеу жолдары көрсетіліп, электронды құжат айналымы жүйесінің ақпараттық қамсыздандырудың тиімді әдістері мен алгоритмдері жасалды. Сонымен қатар электронды құжат айналымы жүйесінде құжат ағындарын оңтайландыру мәселесі де толық зерттелді.

«Электронды құжат айналымын автоматтандыру ақпараттық жүйесін құру» деп аталатын үшінші тарауда мақсатқа жету үшін ақпараттық жүйені құруда ең тиімді программалық құралдар қарастырылып, деректер қорын құру үшін Borland Delphi 7 программалау ортасы таңдалып, оның мүмкіндіктері мен артықшылықтары атап көрсетілді. Сондай-ақ деректер қорын құрудың ауқымды әдістері зерттеліп, архитектурасы оңтайландырылған «Электронды құжат айналымы жүйесі» ақпараттық жүйесі жасалды және оның қауіпсіздік саясаттары жүзеге асырылды.

Қорытындыда жасалынған электронды құжат айналымы жүйесінің ерекшеліктері мен артықшылықтары, тиімділіктері көрсетілген.

Қосымшада жасалынған ақпараттық жүйенің программалық кодтары берілген.

НЕГІЗГІ БӨЛІМ
Қазіргі күні құжаттар басқарудың әмбебап құралы ретінде бөлімшелер мен жеке қызметкерлер арасында өзара байланысты қамтамасыз етеді. Бірақ қызмет көлемі өсе бастағанда мынадай қарама-қайшылық туындауы мүмкін: құжаттармен жұмыс істеу көптеген ресурстарды қажет етеді және бүкіл мекеме жұмысын бәсеңдетеді.

Қағаз түріндегі құжат айналымының кемшіліктері:

• 
  Құжаттарды іздеуге көп уақыттың кететіндігі;
  
• 
  Құжатты өмірлік циклының барлық кезеңдерінде оның қозғалысын бақылап отыру қиындығы;
  
• 
  Құжаттарды дайындау және оларды байланыстыру уақытының ұзақтығы;
  
• 
  Егер бір құжатпен бірнеше қолданушы жұмыс жасап отырған болса, онда құжат айналымын ұйымдастырудың қиындығы;
  
• 
  Есеп берулер мен журналдар алудың мүмкін болмауы немесе қиындығы.
  

Мәселені шешу жолдарының бірі арнайы программалық қамсыздандыру – электронды құжат айналымы жүйесін (ЭҚАЖ) қолдану болып табылады.

ЭҚАЖ міндеттері мен функциялардың тізбесі:

• 
  кіріс хат-хабарды тіркеу;
  
• 
  шығыс хат-хабарды тіркеу;
  
• 
  ұйымның ішкі ұйымдастыру-басшылық ететін құжаттарын тіркеу;
  
• 
  азаматтардың хаттары мен өтініштерін тіркеу;
  
• 
  электрондық құжаттардың жобаларын құру;
  

1-сурет. Кіріс құжаттарының электронды түрге айналуы

2-сурет. Субьект мәліметтерін электронды өңдеудің сызбасы

Электронды құжат айналымы жүйесінің механизмінің баптауы автоматты түрде орындалады және априорлы анықтама, атрибуттар түріндегі метаақпарат (скаляр, жіберілім, тасымалдау), құжат жағдайының модельдері (бастапқы, құрылған, орындалған, өшірілген), олармен орындалатын операциялар тізімін ұсынады (3-сурет) [9].

3-сурет. Электронды құжат айналымы жүйесін құрудың принципиалды сызбасы

ЭҚАЖ жобалауға мүмкіндік беретін алгоритмдер мына талаптарды қанағаттандыруы тиіс:

1. 
   Қосу, редактілеу, өшіру және әр түрлі типті және әр түрлі өлшемдегі мәліметтермен жұмыс жасау мүмкіндігі.
   
2. 
   ЭҚАЖ-не беру арқылы орындалатын сол ақпараттық басқа ақпараттық жүйелермен бірге жұмыс істей алу мүмкіндігі.
   
3. 
   ЭҚАЖ-де типтік бизнес-процестерді құру есебінен әрбір ақпараттық жүйенің ішкі қолданбалы процестерінің бірігу мүмкіндігі.
   
4. 
   Құжаттарды басқару мүмкіндігі (құру, редактілеу, құжаттарды өшіру, құжаттармен жұмыс істеу тарихын енгізу, құжаттар арасына сілтеме орнату, метамәліметтердің бөліктерін толтыруды автоматтандыру, мәліметтерге бірге ену мүмкіндіктерімен қамтамасыз ету, құжаттар версияларын басқару, ішкі ақпараттық жүйелерде орналасқан құжаттарға сілтеме беру мүмкіндігі).
   
5. 
   Маршрутизация мүмкіндігі (қатты және динамикалық маршрутизацияны қолдау, құжаттармен және есептермен жұмыс істейтін қолданушылардың ағымдағы қызметінің мониторингі, құжаттардың ағымдағы жай-күйін бақылау, периодтық құжаттарды автоматты түрде жасау).
   
6. 
   Ақпаратты сақтау және беру қауіпсіздігі (аутентификация, авториазация, ЭҚАЖ обьектілеріне ену құқықтарын шектеу, т.б.) [10].
   

Қойма (Storage). Ең алғашқы мәселе деректердің ішкі қоймасын ұйымдастыру болып табылады. Ақпаратты бейнелеуді анықтау үшін жоғарыда қарастырылған екі форманың бірін көрсету жеткілікті; әрбір нақты деректер жиыны әртүрлі машина оқитын және көптеген адам оқитын формалары болуы мүмкін. Кез келген жағдайда ішкі бейнелеулер екеуден кем болмайтындықтан, құжат айналымы жүйесінің ең қажетті элементі ақпараттың ішкі қоймасы болып табылады.

Деректер қоймасы келесі функционалдылықты қамтамасыз етуі қажет:

• 
  деректердің барлық құрылымдарын тез қарап шығу және оның ішкі көпмүшеліктерін алу мүмкіндігі;
  
• 
  жұмыс сеанстары арасында тез сақтау және қалпына келтіру мүмкінліктері;
  
• 
  транзакцияларды қолдау;
  
• 
  ақпаратты жүктеу және қарап шығу интерфейстерін қолдау.
  

• 
  ішкі деректер көзінен белгілі бір форматтағы деректерді қабылдайды;
  
• 
  қоймадан формат сипаттамасын қабылдайды;
  
• 
  жүктеу параметрлерін қабылдайды (қоймаға қандай деректер бөлігін және қалай орналастыруға болатыны туралы қызметтік ақпарат сақтайды);
  
• 
  форматқа сәйкес келіп түскен деректерге талдау жүргізеді және мәндер ағынына айналдырады;
  
• 
  жүктеу параметрлеріне сәйкес деректер ағынын шектейді (өзгертеді);
  
• 
  нәтиже шығаратын мәндер ағынын қоймаға жүктеу интерфейсі арқылы бағыттайды.
  

Сақтау модулі мына мәселелерді шешеді:

• 
  қоймадан белгілі бір деректерді сақтау үшін контрагенттен тапсырма алу;
  
• 
  осы тапсырманы қарап шығу интерфейсінің командалар жүйесіне айналдыру;
  
• 
  қойманы қарап шығу және контрагент сұранысы бойынша деректер ағынын, сондай-ақ осы контрагенттердің өңдеуіне қажет сұраныс берілген деректерді бейнелеу үшін керек метаақпараттарды алу;
  
• 
  контрагент қабылдайтын файл форматы түрінде (егер контрагент – автоматтандырылған жүйе болса) немесе адам оқитын форматта (егер контрагент – адам болса) қоймадан алынған метаақпаратты қолдана отырып деректер ағынын ұсыну.
  

Жоғарыда қарастырылған мәселелерді ескере отырып, қойма күйі шектеулері қанағаттандырылмауы да мүмкін, егер де деректерді жүктеу кезеңінде кіріс ақпараттары ағынын форматтық бақылау орындалса. Тексеру модулі осы мәселені шешу үшін арналған.

Жоғарыда сипатталған сыртқы интерфейстің 4 модулі – бұлар логикалық макрокомпоненттер, тәжірибеде олардың ішкі құрылымы өте күрделі болып келеді. Дегенмен электронды құжат айналымы жүйесінде осы модульдер ғана жұмыс жасайды, және контрагент олардың өзара әрекеттесуі кезінде болатын шынайы процесстер туралы білмеуі тиіс. Логикалық деңгейде, электронды құжат айналымы жүйесінің қатысушысының осы модульдермен жасайтын жұмысы және ақпаратты сақтауы келесі шектеулер арқылы жүзеге асырылады:

• 
  қолданушы деректерді жүктеу модуліне бере алады, сондай-ақ осы деректердің қоймаға жүктелуі шарттарын көрсетіп, ақпараттың қоймаға жүктелу процесін басқарып және жүктеу нәтижесі туралы хаттама алып отыра алады;
  
• 
  қолданушы қоймадағы сақталған деректер мазмұнын, олардың жұмыс сеанстары арасында қайта сақталып отыратындығын біледі;
  
• 
  қолданушы қойма күйін тексеру процесін басқара алады және тексеру нәтижесі туралы хаттама ала алады;
  
• 
  қолданушы сақтау модулін басқара алады, деректердің сақталу шарттары мен деректерді қабылдау шарттарын бере алады;
  
• 
  негізінен, қолданушы-адам деректерді визуальды қолданушы интерфейсі арқылы өзіне жүктей алады [11].
  

Сурет 4. Электронды құжат айналымы программалық кешенінде ақпаратты өңдеу модульдерін байланыстыру

Тәжірибеде жиі кездесетін ақпарат түрлері ішінде хронологиялық деректер құрылымының маңызы зор. Бұл деректер құрылымы деректерді өзгерту барысында ескі ақпарат жоғалып кетпейді, тек белгілі бір күйге ауысатын ақпаратты сақтау және өңдеу жүйелерін құру кезінде қолданылады [12].

«Хронологиялық деректер құрылымы» термині әр түрлі уақытта кез келген деректер құрылымы базасының әр түрлі күйіне өзгере алатын ақпараттық құрылымға жатады.

Алгоритмдерді жазу үшін Delphi тіліне ұқсас тілдер қолданылады. Алгоритмдерді жазу кезінде ChTree класы құрылады, ол хронологиялық ағаш және қарапайым ағашты сипаттайтын класс болып табылады.

Әрі қарай абстрактілі деректер типі «хронологиялық ағаш» қарастырылады, ол келесі операцияларды қолдайды:

GetChParent (ObjectID, Timestamp) – торап идентификаторы мен уақыт мезеті бойынша торап түбірі идентификаторын шығарады.

GetChLChild (ObjectID, Timestamp) – торап идентификаторы мен уақыт мезеті бойынша сол жақ бөлік торабының идентификаторын шығарады.

GetChRBrother (Object, Timestamp) – торап идентификаторы мен уақыт мезеті бойынша оң жақ бөлік торабының идентификаторын шығарады.

GetCut (Timestamp) – осы уақыт мезетінде хронологиялық ағаштың кесімі болып табылатын ағашты шығарады.

AddLink (ObjectID, ParentID, Start) – ағымдағы хронологиялық ағашқа байланыс қосады. Бұл байланыс ParentID обьектісі Start уақытанан бастап ObjectID обьектінің түбірі екендігін білдіретін ақпарат.

Жоғарыда көрсетілген операциялар мүмкіндік береді:

• 
  хронологиялық ағаш бойынша кез келген жаңалық жасауға;
  
• 
  кез келген уақыт мезетінде ағаш кесімін алуға;
  
• 
  реляциялық кестеде еркін ретпен сақталған байланыстар тізімінен хронологиялық ағаштарды инициалдау.
  

Процедуралық программалау тілдерінде программаның жұмысы операторларды ретімен орындау бойынша, ал логикалық программалау тілдерінде ол қатаң логикалық ережелерге сәйкес өзгертулер енгізу ретінде қарастырылатын. Объектіге бағдарлы оқиғалық программалау тілінде программаның жұмысы негізінен оқиғалар тізбегінен және түрлі объектілердің осы оқиғаларға жауабынан тұрады. Олардың визуалды түрлері - Visual Basic тілі Q Basic программалау тілі негізінде, Delphi (Дельфи) Объектілі Паскаль (Object Pascal) тілі негізінде Windows операциялық жүйесін басшылыққа алып құрылған (visual - көзбен көру, экрандық). Олар, әсіресе, Delphi программалау тілі - кез келген қосымшаны дайындауға болатын жылдамдығы тез, қуатты тіл. Сондықтан да «Электронды құжат алмасу жүйесін» құруда осы Delphi программлау тілі қолданылды [13].

Электрондық құжаттың ақпарттық жүйесін жасауда Delphi прогаммасының көптеген мүмкіндіктерін пайдаланылды, себебі Delphi жергілікті және таратылған деректер қоймасын құруды және жүргізуді қамтамасыз етеді. Жұмыс Borland Software Corporation фирмасының “Borland Delphi Enterprise Version 7.0” бағдарламалау тілінде жасалынған. Бұл программадағы мәліметтер базасы Microsoft Access 2003 мәліметтер базасын басқару жүйесінде құрылған және ол базамен ADO технологиясы бойынша байланысқан.

Программаның жұмыс барысы: программа іске қосылмас бұрын пароль арқылы қолданушыға ену рұқсатын береді. Бұл базадағы мәліметтерді қорғау мақсатында құрылған.

5-сурет. Қолданушылардың программаға ену рұқсатын алу көрінісі

• 
  БД Документы
  
• 
  Отправка документа
  
• 
  Прием документа
  
• 
  О разработчике
  
• 
  Закрыть
  

6-сурет. Негізгі терезе көрінісі

7-сурет. Жаңа қолданушы енгізу формасы

8-сурет. Электронды құжатты жіберу және қабылдау терезелерінің көрінісі

10-сурет. «О программе » терезесінің көрінісі

1. 
   Қазіргі ақпараттық қоғам жағдайында электронды құжат айналымы жүйесін қолдану қазіргі ақпараттық қоғамның маңызды мәселелерінің бірі болып табылады.
   
2. 
   Күн өткен сайын ақпарат көлемі, мемлекеттік басқарудың нәтижелілігі мен сапасын арттыру үшін мемлекеттік ақпараттық жүйелерінде жасалып жатқан көрсеткіштер саны артып, соған сәйкес бизнес-құрылымдар мен мемлекеттік органдар арасында құжат айналымы көлемі де артып келеді. Осы мәселелерді ескере отырып, жоғарыда қарастырылған «Электронды құжат айналымы» жүйесін қолдану құжаттармен жұмыс жасауды автоматтандырып, қолданушы уақытын үнемдеуге септігін тигізеді.
   
3. 
   Электронды құжат айналымы шеңберінде деректерді бейнелеу формалары, сондай-ақ деректер қоймасы, деректерді сақтау, жүктеу модульдерін біріктіре қолдану әдісі электронды құжат айналымы жүйесін ақпараттық қамсыздандырудың ең тиімді әдісі болып табылады.
   
4. 
   Мекемеде электронды құжат айналымы жүйесін локальды желілерге қосылған болса, онда әр түрлі жұмыс орындарында жинақталатын қалған ақпараттық массивтермен интеграцияланады, ал егер ішкі желілерге қосылған болса, өзара әрекет етуші субьектілердің тәуелсіз ақпараттық ресурстарының арасында ақпарат алмасу функцияларын автоматтандырады.
   
5. 
   Зерттеу жұмысының нәтижесі болып отырған электронды құжат айналымы жүйесі құжаттарды тіркеу және оларды сақтау олардың тез, әрі оңай табылуы мен сенімді түрде сақталуын қамтамасыз етеді.
   

Қорытындылай келе, тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен қатар қарапайым мекемелерде де электронды құжат айналымы жүйесін пайдалану құжат айналымын ұйымдастырудың ең оңтайлы әдісі екендігіне көз жеткізуге болады. Жоғарыда қарастырылған «Электронды құжат айналымы» жүйесінің артықшылықтары мыналар болып табылады:

• 
  Жүйенің масштабталуы;
  
• 
  Әр түрлі программалық-аппараттық платформаларды қолдауы;
  
• 
  Құжаттардың барлық спектріне рұқсат беруді басқару;
  
• 
  Басқа ақпараттық жүйелермен интеграциялануы;
  
• 
  Жұмыс орындары интерфейстерінің бірнеше топтарының болуы;
  
• 
  Заңды маңызы бар электронды құжат айналымын құру механизмдерінің болуы;
  
• 
  Жіберілетін құжаттың құпиялылығын сақтау үшін оны шифрлап жіберу, сондай-ақ шифрланған құжатты ашу мүмкіндіктерінің болуы;
  
• 
  Бір формада отырып, электронды пошта хаттарын ашу мүмкіндігінің болуы.
  

Жоғарыдағы кестеден көрініп тұрғандай, кез келген мекемеде электронды құжат айналымы жүйесін мемлекеттік құрылымдар мен коммерциялық мекемелерге ендіру арқылы жалпы және кадрлық басқару шығындарын едәуір азайтуға болады. Бұл жүйені ендіру әсіресе коммерциялық мекемелер үшін өте тиімді болып табылады.

2. Адельгужин А. Құжаттау және мұрағат ісі жөніндегі нормативтік құқықтық база // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 1(1). - Б. 14-20.

3. Жүсіпов Е. «Басқару қызметін құжаттамамен қамтамсыз ету туралы» ҚР Заңын қабылдау қажет //Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 2(2). - Б. 23-25.

4. Жакыпов М.Х. Об организации электронного документооборота в государственных органах Республики Казахстан // http://www.aic.gov.kz/documents/002_jaki.doc

5. Джерембаев Е. Қазақстан Республикасының Ұлттық банкіне «электрондық құжат айналымын» ендіру //Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 1(1). - Б. 48-50.

6. Копбосынова А.К. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов в государственных органах Республики Казахстан // Матер. Респ. семинара-совещания «Электронный документооборо и электронные архивы» 26 сентября 2006 г. – Алматы, 2006. - С. 32-38.

7. Слободянук А. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру туралы // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 4(4). - Б. 13-17.

8. Самойленко Е. Электронный архив в организации: предпосылки и получаемый эффект // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 7(7). - С. 73-77.

9. Землянский А. А. Информационные технологии в экономике. – М.: КолоС, 200. – 336с.: ил. – (Учебники и учеб. пособия для студентов высш. Учеб. заведений).

10. Завозкин С.Ю. Об одном подходе построения архитектуры для реализуемой системы электронного документооборота. // Труды V Всероссийской научно-практической конференции «Недра Кузбасса. Инновации.». – Кемерово: ИНТ, 2006. С. 172-176.

11. Гудов А.М. Метаданные документа системы электронного документооборота, 2005, С.137-141

12. Юмин И.Ф. Электронные документы и архивы: теория и практика // Отд. арх. – 1999.- № 3. – с. 109-112.

13. Арлазарова В.Л., Емельянов Н.Е. Прикладные аспекты построения систем на основе доукментооборота.// «Документооборот. Прикладные аспекты». – М.: Институт системного анализа РАН, 2004.

ДИССЕРТАЦИЯ ТАҚЫРЫБЫ БОЙЫНША ЖАРИЯЛАНҒАН ЖҰМЫСТАРДЫҢ ТІЗІМІ

1. Электронды құжат айналымын автоматтандырудың ақпараттық жүйесін құру // «Ақпараттық-инновациялық технологиялар: ғылым, білім және бизнестің интеграциясы» атты ІІ халықаралық ғылыми-тәжірибелік конференция материалдары. - Алматы, 2011.

2. Электронды құжат айналымы жүйесінде деректерді бейнелеуде хронологиялық ағаш әдісін қолдану // «Білім мен ғылымның инновациялық дамуы: бәсекеге қабілетті мамандар даярлаудың проблемалары мен болашағы» атты халықаралық ғылыми-тәжірибелік конференция материалдары. - Қызылорда, 2011.

3. Функционирование электронного документооборота с позиций разработчика // «Қ.И.Сәтбаев атындағы Қазақ Ұлттық техникалық университетінің Хабаршысы». Техникалық ғылымдар бөлімі. - Алматы, 2011.

4. Электронды құжат айналымы жүйесін автоматтандыру жолдары мен тиімділігі // «Ақмешіт Хабаршысы». - Қызылорда, 2011.

ЖУМАБАЙ ГУЛЗАТ ЖУМАБАЙКЫЗЫ
Методы и алгоритмы информационного обеспечения на основании электронного документооборота
6М070300 – Информационные системы
Актуальность исследования. Использование на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) решает такие важные задачи, как автоматизация работы с документами и бизнес-процессами, обеспечение безопасности и надежности хранения информации.

Таким образом, актуальной является задачи разработки системы, позволяющей на своей основе различными способами интегрировать существующие на предприятии информационных систем, а также обеспечиивающий автоматизацию управления документами с бизнес-процессами.

1. 
   Провести анализ существующих систем электронного документооборота.
   
2. 
   Разработать методы и алгоритмы информационного обеспечения на основании систем электронного документооборота.
   
3. 
   Разработать метод выбора оптимальной архитектуры систем электронного документооборота.
   
4. 
   Реализовать систему электронного документооборота и провести ее апробацию и процесса управления документопотоками.
   

1. 
   Предложены комплексные методы, обеспечивающие создавать системы, обьединяющие в единое информационное пространство.
   
2. 
   Предложены методы и алгоритмы систем электронного документооборота на основе решения задачи оптимизации стоимости документопотоков.
   
3. 
   Реализована информационная система, обеспечивающие автоматизацию управления документами и бизнес-процессами.
   

1. 
   В работе представлены научно-практические обоснованные актуальные идеи по решению информационного обеспечения на основании систем электронного документооборота.
   
2. 
   Выявлены основные методы и алгоритмы информационные обеспечения.
   
3. 
   Реализована информационная система электронного документооборота, позволяющая автоматизировать управление документами и бизнес-процессами.
   

Thus, an actual problem is problems of system engineering which allow on the basis with various methods to integrate existing information systems and also which provide automation of management by documents and business processes

1. To conduct the analysis of the existent systems of electronic circulation of documents.

2. To develop methods and algorithms of a supply with information on the basis of systems of electronic document circulation.

3. To develop a method of a choice of optimum architecture of systems of electronic document circulation.

4. To create system of electronic document circulation and to spend its approbation and managerial process the document streams.

The subbject of research: process of working out of methods and algorithms of a supply with information on the basis of electronic document circulation in the conditions of an information society.

The objects of research: methods of a supply with information of information systems, algorithms, electronic documents, the document streams, management of electronic documents and process of their movement.

The methods of research is essence of theoretical and practical problems. The structural system analysis, the theory of databases, the theory of automation of designing, methods of the obektno-focused programming, optimisation methods are used.

Innovation of research:

1. Offered complex methods which allow to create the systems uniting in a uniform information field are offered.

2. Offered methods and algorithms of systems of electronic document circulation on the basis of the decision of a problem of optimisation of cost the document of streams.

3. Elaborated the information system which allow automation of management by documents and business processes.

1. In the research represented scientific-practical based actual ideas for the decision of a supply with information on the basis of systems of electronic document circulation.

2. Revealed basic methods and algorithms supplies with information.

Developed the information system of electronic document circulation which allows to automate management of documents and business processes.