Стандарт вуза управление документацией и записями ргу нефти и газа имени И. М. Губкина ств 909-01



жүктеу/скачать 286.45 Kb.
Дата04.03.2016
өлшемі286.45 Kb.
#37692
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный университет нефти и газа имени И. М. Губкина»

СТВ 909-01

Издание 6

Экземпляр №


Система менеджмента качества

Стандарт ВУЗа

Управление документацией и записями


Стр. из




УТВЕРЖДАЮ

Ректор РГУ нефти и газа


имени И.М. Губкина
_____________В. Г. Мартынов
« » ____________ 2012 г

СТАНДАРТ ВУЗА
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
РГУ нефти и газа имени И. М. Губкина СТВ 909-01

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ

Заместитель руководителя управления

менеджмента качества и контроля


_____________ Н. Ю. Гречищева
« »_________________ 2012 г.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель управления

менеджмента качества и контроля


_____________ С. Г. Иванцова
« » ______________ 2012 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1 ЦЕЛЬ 3

2 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 3

3. СОПУТСТВУЮЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 4

4. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И АББРЕВИАТУРЫ 4

4.1 ОПРЕДЕЛЕНИЯ 4

4.2 АББРЕВИАТУРЫ 5

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПО СТВ: «Управление документацией и записями» 6

5.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТА ИЛИ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ 8

5.2 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА ИЛИ ЕГО ИЗМЕНЕНИЙ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТА 8

5.3 СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА ИЛИ ИЗМЕНЕНИЯ 9

5.4 СОГЛАСОВАНИЕ ДОСТИГНУТО? 10

5.5 УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА 10

5.6 ДОКУМЕНТ УТВЕРЖДЕН? 10

5.7 Рассылка документа и изъятие недействующего документа 10

5.8 Хранение и архивирование документа 11

5.9 Оценка РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ процесса 11

6. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ СМК 12

6.1 СТАНДАРТЫ ВУЗА 12

6.2 ПОЛОЖЕНИЯ 14

6.3. методические и технологические инструкции 15

6.4 должностные инструкции 15

6.5 ЗАПИСИ 16

7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ 18

8. ПРИЛОЖЕНИЯ 19




1 ЦЕЛЬ

Стандарт ВУЗа (СТВ) определяет порядок и ответственность проведения работ по обеспечению создания, использования и совершенствования документов, необходимых для эффективного функционирования и улучшения системы менеджмента качества (СМК).

Установлены требования к разработке, оформлению, содержанию, согласованию, утверждению документов СМК, определен порядок выдачи документов пользователям, внесения изменить, а также изъятия из обращения недействующих документов.

2 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

СТВ применяется для управления документацией в структурных подразделениях федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный университет нефти и газа имени И. М. Губкина» (далее - РГУ нефти и газа им. И. М. Губкина), входящих в систему менеджмента качества.

Документация СМК университета дифференцируется по уровням, приведенным ниже:

Все документы СМК идентифицируются следующим образом:

РГУ нефти и газа имени И. М. Губкина Z УУУ-XX, где

Z – буквенный признак вида документа:

РК – руководство по качеству,

СТВ – стандарт ВУЗа (процедура),

Ит – инструкция технологическая,

Им – инструкция методическая,

Ид – инструкция должностная,

Ир – инструкция рабочая;

Ип – положение,

Р – регламент,

Дж – журнал,

Дб – бланк,

Дп – папка;



УУУ – число-код структурного подразделения;

XX – порядковый номер документа данного вида.
Документы разных уровней могут иметь одинаковый порядковый номер, различие будет в буквенном признаке: И (т, д, п, м), Д (ж, б, п).

Пример кодирования: РГУ нефти и газа имени И. М. Губкина Ит 909-01, означает РГУ нефти и газа им. И.М. Губкина Ит – инструкция технологическая, 909 – код службы качества, 01 – порядковый номер.

ВНИМАНИЕ! При использовании ссылки на документ в тексте указывается только соответствующий код и название документа, выделенные жирным шрифтом, например: Им 028-01 «Ведение делопроизводства».
ВНИМАНИЕ! Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, служебные записки и т.п.), бланки, имеющие коды федеральных, областных, городских и других организаций, а также протоколы совещаний не кодируются. Управление данной документацией осуществляется на основе Им 028-01 «Ведение делопроизводства».

ВНИМАНИЕ! Миссия, Политика в области качества университета не кодируются. Идентификацией их является дата утверждения.


3. СОПУТСТВУЮЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ


ISO 9001-2008 – Системы менеджмента качества. Требования.

Им 028-01 – «Ведение делопроизводства».

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов.


4. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И АББРЕВИАТУРЫ




4.1 ОПРЕДЕЛЕНИЯ


Ответственный исполнитель – лицо, отвечающее за исполнение документа.

Изменение – модификация, дополнение или исключение фрагментов документов.

Инструкция – установленный способ осуществления какой-либо деятельности или работы. Инструкция устанавливает «как» необходимо выполнять действие.

СТВ – стандарт ВУЗа, документ, в котором дана последовательность выполняемой какой либо работы, указана ответственность на каждом этапе, цель и область применения, сопутствующая документация. СТВ устанавливает «что» необходимо выполнять «кто» несет ответственность.

4.2 АББРЕВИАТУРЫ


УМКиК – управление менеджмента качества и контроля;

СКУ – Совет по качеству университета;

ГМ – главный менеджер;

СМК – система менеджмента качества;

Ф.И.О. – фамилия, имя, отчество;

ПФО – планово-финансовый отдел;

ОК - отдел кадров;

УБТ – управление безопасностью труда;

НД – нормативная документация;

ТД – техническая документация;

СТВ – стандарт вуза.

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПО СТВ: «Управление документацией и записями»






    1. Определение необходимости разработки или изменения документа.

Отв. лица: председатель СКУ, руководитель подразделения - в зависимости от уровня документа

    1. Разработка проекта документа или его изменений. Требования к оформлению документа.

Отв. лица: за разработку проектов документов 1, 2, 3 уровней – руководитель УМКиК ; 4 и 5 уровня ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ документов. За разработку проектов изменений ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ документов.

    1. Согласование проекта документа или изменений.

Отв. лица: ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ документа.

    1. Согласование достигнуто?

    2. Утверждение документа.

Отв. лица: ректор – за документы 1-3 уровня, положения о структурных подразделениях; ректор, проректоры, руководители подразделений – за документы 4 уровня, в зависимости от подчиненности подразделения.

    1. Документ утвержден?

    2. Рассылка документа и изъятие недействующего.

Отв. лица: ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ документа.

    1. Хранение и архивирование документа.

Отв. лица: руководитель подразделения.

    1. Оценка результативности процесса.

Отв. лица: руководитель УМКиК .




5.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТА ИЛИ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ


Отв. лица: председатель СКУ, руководитель подразделения - в зависимости от уровня документа.

Необходимость разработки нового документа или внесения изменения в зависимости от уровня документа определяют:

– для документов 1 и 2 уровней- члены СКУ;

- для документов 3 уровня - члены СКУ по представлению УМКиК;

- для документов 4 и 5 уровней – ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ документов.

В случае разработки внутреннего документа подразделения, должностных и др. инструкций, документ на Совете по качеству не рассматривается.



5.2 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА ИЛИ ЕГО ИЗМЕНЕНИЙ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТА


Отв. лицо: за разработку проектов документов – 1, 2, 3 уровней – руководитель УМКиК; 4 и 5 уровней – ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ документов. За разработку проектов изменений – ОТВЕТСТВЕННЫЕ ИСПОЛНИТЕЛИ документов.
Все документы должны содержать титульные листы, которые оформляются в соответствии с приложениями 1-5. На титульном листе классификационный признак документа (инструкция, стандарт ВУЗа и т.д.) и название печатаются шрифтом №16 Times New Roman «Полужирный», прописными буквами. Шифр документа печатается шрифтом №16 Times New Roman «Полужирный», строчными буквами.

На титульном листе и каждой последующей странице документов 2-4 уровня должен присутствовать колонтитул, содержащий:



  • код;

  • номер страницы и общее количество страниц;

  • номер издания;

  • № экземпляра.

Колонтитул набирается шрифтом №10 Times New Roman.

Нумерация количества экземпляров обусловлена количеством копий документа. Первой копии документа присваивается «№ экземпляра 1». Номера экземпляров проставляются синими чернилами, от руки. Оригиналу не присваивается номер экземпляра.

Текст документа печатается шрифтом №12 Times New Roman с одинарным межстрочным интервалом. Заголовки - шрифтом №12 «Полужирный», прописными буквами. Поля документа: левое – 25 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

На втором листе документа должно размещаться «Содержание документа», напечатанное прописными буквами, шрифтом №12 Times New Roman.

При ссылке в тексте на документ СМК указывается его буквенный признак и номер (УУУ-ХХ), шрифт «Полужирный».

Текст, на который ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ документа хочет обратить особое внимание, печатается под грифом «ВНИМАНИЕ!».

Внесение изменений проводится при изменении и выпуске новых нормативных документов, процедур выполнения работ, по результатам внутреннего аудита и т.п. Изменения вносит ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ документа.

Изменения в бумажные версии документов вносятся следующим образом:



  • зачеркиванием;

  • заменой страницы.

Замена страницы производится если для внесения изменения недостаточно места или на одной странице документа внесено более пяти изменений.

Каждое изменение, внесенное в документ, фиксируется в листе регистрации изменений (приложение 6). Изменения вносятся в графу «Краткое содержание изменения» руководителем или назначенным им сотрудником. На полях листа, где произведено изменение первоначального текста, ставят отметку «*», номер изменения и подпись лица, осуществившего изменение.

Для документов 2 и 3 уровней изменения вносят в оригинал документа, хранящегося у ОТВЕТСТВЕННОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ документа. После этого новая версия документа размещается на сайте соответствующего подразделения РГУ нефти и газа имени И.М. Губкина (www.gubkin.ru), руководители которых являются ответственными за данный документ.

. Дата внесения изменения фиксируется рядом с названием документа.

Изменения документов 4 уровня фиксируют как в оригиналах, так и во всех копиях документов.

В документы 5 уровня (записи), находящихся на рабочих местах (журналы, справки, протоколы и т.п.) вносят изменения (в том числе исправление ошибок) в следующем порядке:



  • зачеркиванием;

  • внесением новой записи;

  • проставлением подписи лица, внесшего изменение и даты.

Переиздание документов СМК проводится в следующих случаях:

  • при изменении документов 1 уровня;

  • изменение общего количества страниц в результате внесения изменений;

  • неактуальность документа;

  • количество страниц, имеющих изменения, составляют более 1/3 общего количества страниц;

  • изменения названия университета или структурного подразделения;

  • переподчинения;

  • изменения функций подразделения;

  • изменения внутренней структуры, внедрения новых управленческих схем;

  • реорганизации структурного подразделения и т.д.

Оформление, согласование, утверждение переизданных документов производится в том же порядке, как и вновь разрабатываемых.

В новом издании документа ставится очередной номер издания.


5.3 СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА ИЛИ ИЗМЕНЕНИЯ


Отв. лицо: ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ документа.

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ документа направляет проект нового документа или предложения по изменению уже существующего на согласование лицу в соответствии с титульным листом (см. приложения 1-5).



ВНИМАНИЕ! Согласование документа производится УМКиК с пометкой «СОГЛАСОВАНО» на титульном листе. Результаты согласования заносятся УМКиК в журнал Дж 909-01 (Приложение 8) .

Вновь разработанный документ УМКиК может отдать на экспертизу соответствующим должностным лицам или экспертам профильных комиссий.

Решение о дополнительном согласовании принимает Главный менеджер по представлению УМКиК, начальника УБТ.

Оформление замечаний производится в соответствии с п. 3.3.11 Им 028-01 «Ведение делопроизводства».



5.4 СОГЛАСОВАНИЕ ДОСТИГНУТО?


Если да, то по п. 5.5,

Если нет, то по п. 5.2.



5.5 УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА


Отв. лица: ректор – за документы 1-3 уровней, положения о структурных подразделениях; ректор, проректоры, руководители подразделения – за документы 4 уровня в зависимости от подчиненности подразделения.

Согласованный проект документа утверждается в соответствии с п. 3.3.5 Им 028-01 «Ведение делопроизводства».



5.6 ДОКУМЕНТ УТВЕРЖДЕН?


Если да, то по п.5.7

Если нет, то по п.5.2.



5.7 Рассылка документа и изъятие недействующего документа


Отв. лица: ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ документа

Документы 1 уровня издаются на бумажном носителе и представляются в электронной версии на сайте университета www.gubkin.ru. Бумажные копии документов 1 уровня не учитываются.

Документы 2 и 3 уровней издаются в электронной версии на страницах соответствующих подразделений сайта университета www.gubkin.ru, руководители которых являются ответственными за данный документ.

Бумажные копии документов СМК, размещенных на сайте университета, выводятся из обращения автоматически.

Оригиналы документов 2, 3 уровней хранятся в подразделениях у ОТВЕТСТВЕННЫХ ИСПОЛНИТЕЛЯХ.

Документы 2-3 уровня, как вновь разработанные, так и переизданные, вводятся в действие приказом. Предшествующее издание считается утратившим силу.

Документы 4 уровня – издаются в бумажных версиях. При размещении их на соответствующих страницах подразделений сайта университета www.gubkin.ru, руководители которых являются ответственными за данный документ, бумажные версии также выводятся из обращения автоматически. ВНИМАНИЕ! Исключения составляют Положения о структурных подразделениях (см. п. 6.2). Документы 4 уровня считаются введенными в действие после утверждения.

Документы 5 уровня могут существовать как на бумажном, так и электронном носителе.



ВНИМАНИЕ! Действующими версиями документов 2-4 уровня, размещенных на сайте университета, являются только эти (электронные) версии. Распечатывание их со страниц сайта запрещается.

При необходимости могут издаваться учтенные копии размещенных на сайте документов 2-4 уровней СМК. Возможно изготовление представительских экземпляров этих документов.

При выдаче копий документов 2-4 уровня на обратной стороне последнего листа оригинала документа фиксируется номер экземпляра копии, места, куда выдаётся копия, даты выдачи и ФИО ответственного за ведение делопроизводства. Записи вносятся ручкой в произвольной форме.

Копии документов являются действующими при наличии № экземпляра документа, проставленного синей ручкой в колонтитуле на титульном листе, подписи ответственного, выдавшего копию, даты выдачи.

На копии документов 5 уровня ставится подпись «верно» владельца оригинала или руководителя структурного подразделения.

После ввода в действие документа руководитель подразделения должен ознакомить с его содержанием подчиненный ему персонал и зафиксировать ознакомление записью в журнале Дж УУУ-XX «Журнал ознакомления с документацией СМК» (код по перечню подразделений) (приложение 7).



5.8 Хранение и архивирование документа


Отв. лица: руководитель структурного подразделения и начальник архива.

Хранение и архивирование документов всех видов производится в соответствии с п.17 Им 028-01 «Ведение делопроизводства» и Типовой номенклатурой дел университета Приказ № 153 от 27.06.06.



5.9 Оценка РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ процесса


Отв. лицо: руководитель УМКиК

Критерием результативности процесса управления документацией является:



  • количество подразделений с выявленными несоответствиями по данному СТВ к общему числу подразделений.

К несоответствиям относятся: использование устаревшей и неактуализированной документации, неучтенных копий, документов без необходимых изменений.

Оценка результативности осуществляется раз в год. Результаты оценки оформляются в соответствии с Дб 909-013 и хранятся в УМКиК.


6. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ СМК




6.1 СТАНДАРТЫ ВУЗА


СТВ- документ, описывающий процесс деятельности, осуществляемой в университете. СТВ разрабатывается руководителем того структурого подразделения университета, деятельность которого является преобладающей в описываемом процессе.

Руководитель УМКиК проверяет СТВ на соответствие требованиям документации СМК.

Автор проводит первичную апробацию разработанного СТВ в подразделениях, которые в нем задействованы. По итогам апробации документ выносится для обсуждения на СКУ.

В случае принятия положительного решения документ согласуется в соответствии с п. 5.3. данного документа.

СТВ имеет следующие разделы:

Содержание



  • перечень всех разделов СТВ с указанием страниц.

1 Цель

2 Область применения

    • указывается, в каких подразделениях универитета применяется данный СТВ.

3 Сопутствующая документация

    • указывается, на основании каких документов разработан СТВ и документы, регламентирующие процесс, описанный в СТВ.

4 Определения и аббревиатуры

    • указываются используемые в СТВ термины и аббревиатуры.

5 Описание работы и ответственность

Приводится блок-схема процесса. Блок-схема располагается слева на странице.


Блок-схема разрабатывается с использованием следующих символов и обозначений:




– начало / конец блок-схемы;



– действие, в том числе выполнение операций контроля;



– альтернатива;



– направление действия;



– перенос на следующую страницу.

Символы , в блок-схеме имеют порядковый номер и обозначают отдельное действие (операцию) процесса




5.1



Действие имеет один или несколько входов и только один выход (рис.1).


Принятие решения или альтернатива в результате выполненного действия – задается вопрос, на который всегда два ответа: положительный и отрицательный – один вход и два выхода (рис.2).

В описании должен присутствовать ответ на оба выхода.


Когда предполагается три и более ответов на один вопрос. Этот вопрос делят так, чтобы было только два ответа.

Подряд допускается ставить несколько ромбов (рис.3).



 Рис. 1












Рис. 2


Рис. 3

Все элементы блок-схемы нумеруются по порядку. Первый прямоугольник (действие) имеет номер 5.1, далее по порядку с учетом ответвлений. Последний прямоугольник в каждом СТВ должен быть «Оценка результативности процесса».

Напротив блок-схемы, справа, приводится краткое описание каждого действия с указанием ответственных лиц. Если в процессе участвуют несколько ответственных лиц, указывают конкретную ответственность каждого лица (кто? за что?).

После блок-схемы идет её подробное описание, которое печатается с новой страницы. В описании должно присутствовать следующее:



  1. для действия:

  • номер и название действия, ответственное лицо или лица;

  • кто выполняет действие;

  • как действие выполняется, на основании каких документов;

  • какие записи ведутся;

  1. для ромба (решение):

  • номер и наименование элемента (вопрос);

  • описание обоих выходов «да» и «нет»:

Если да (можно указать конкретно, что да), то …….. по п. …,

Если нет (можно указать конкретно, что нет), то …….. по п. …, т.е. указывается следующее действие.

6. Внесение изменений

– приводится лист регистрации изменений и дополнений документа.

7. Приложения


  • приводится перечень форм с названиями и кодами документов, используемых при выполнении данного СТВ. На приложения должны быть сделаны ссылки в тексте документа. Если в разрабатываемом СТВ приложений нет, то данный раздел в СТВ не включается.

6.2 ПОЛОЖЕНИЯ

В РГУ нефти и газа имени И. М. Губкина разрабатываются следующие виды положений:



  • положения о структурных подразделениях;

  • положения-инструкции;

  • положения о Советах, комиссиях, обществах и т.п.

Положение о структурном подразделении


Это документ, устанавливающий место, цель и задачи подразделения (официально выделенной структурно-функциональной единицы) университета, его функции, внутреннюю структуру, права и ответственность, а также взаимодействие с другими подразделениями.

Порядок разработки, утверждения, введение в действие и др. данного вида положения осуществляется в соответствии с п. 3.4.10 Им 028-01 «Ведение делопроизводства».

Разработка положений о научно-исследовательской лаборатории, о научно-исследовательском институте, о научно-образовательном центре осуществляются в соответствии с Ип 925-03, Ип 925-04, Ип 909-02.

Положения о подразделениях федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный университет нефти и газа имени И. М. Губкина» (далее – Университет) хранятся в виде электронных образов в информационной системе Университета, а бумажные оригиналы – в отделе администрирования, анализа и учёта Центра безопасности Университета.

Соответствующее положение предоставляется в Управление менеджмента качества и контроля для проверки. При этом ответственный исполнитель, разработавший положение, вносит необходимую информацию о передаче документа в Дж 909-01.

Управление менеджмента качества и контроля передаёт оригинал в отдел администрирования, анализа и учёта Центра безопасности для сканирования, внесения в информационную систему Университета и сшивки оригинала, фиксируя передачу в Дж 909-01.

Для получения доступа к электронной версии документа от руководителя подразделения подается Служебная записка с указанием причины получения положения и лица, которому необходимо обеспечить доступ к документу.

При необходимости, путем подачи Служебной записки, может быть получена копия положениям, путем распечатывания документа из информационной системы Университета ответственными лицами отдела администрирования, анализа и учёта Центра безопасности. Выдача копий осуществляется в соответствии с п. 5.7.

Изменения в текст оригинала положения ответственный исполнитель вносит в порядке, регламентированном п. 5.2.

Положения-инструкции

Порядок разработки, ответственность, утверждения, введение в действие и др. данного вида положения осуществляется в соответствии с п. 6.4 данного СТВ.

Другие положения


Содержание положений о Советах, комиссиях, обществах и т.п. определяется руководителем (председателями) соответствующего органа в зависимости от специфики вопросов, которые отражаются в положении.

Оформление, порядок согласования, утверждения и выдачи указанных положений определяется автором в соответствии с п. 5.1-5.9.



6.3. методические и технологические инструкции


Методические инструкции содержат порядок реализации процесса или его части.

Если инструкция регламентирует деятельность университета, обсуждение данной инструкции выносится на СКУ. В случае принятия положительного решения инструкция согласуется в соответствии с п.5.3. данного документа и утверждается ректором.

Инструкция, регламентирующая деятельность отдельных подразделений, согласуется руководителем УМКиК и утверждается вышестоящим руководителем подразделения в соответствии с организационной структурой университета.

Инструкция имеет следующие разделы:

Содержание


  • перечень всех разделов с указанием страниц.

1 Цель

    • указывается, для чего предназначена данная инструкция.

2 Область применения

    • указывается, в каких подразделениях универитета применяется данный документ.

3 Сопутствующая документация

    • указывается, на основании каких документов разработана инструкция и документы, регламентирующие вид деятельности, описанной в инструкции.

4 Определения и аббревиатуры

    • указываются используемые в инструкции термины и аббревиатуры.

5 Описание работы и ответственность

      • подробно описывается методика (порядок) осуществления вида деятельности (отвечает на вопрос «как»), указываются ответственные и приводятся ссылки на сопутствующую документацию, а также выходные документы (подтверждения исполнения деятельности по методике).

6 Внесение изменений

– приводится лист регистрации изменений и дополнений документа.

7 Приложения


  • приводится перечень форм с названиями и кодами документов, используемых при выполнении данного документа. На приложения должны быть сделаны ссылки в тексте.



6.4 должностные инструкции


Это правовой документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности, и обеспечивающий условия для его эффективной работы в университете.

Порядок разработки, согласования должностных инструкций приводится в соответствии с п. 3.4.10 Им 028-01 «Ведение делопроизводства».




6.5 ЗАПИСИ

Перечень записей, места их хранения и ответственные определены Номенклатурой дел университета.

Журналы


Каждый журнал содержит следующую информацию:

  • код в соответствии с п. 2 – Дж УУУ-ZZ;

  • полное наименование (в соответствии с Номенклатурой дел подразделения);

  • записи в журналах должны соответствовать указанным графам, должны быть легко читаемыми, идентифицируемыми.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в структурном подразделении осуществляется в Журнале регистрации внутренней и исходящей корреспонденции структурного подразделения Дж УУУ-ZZ, в соответствии с Им 028-01 «Ведение делопроизводства».

Папки

Содержимым их являются необъемные, отдельные записи. В папках хранится документация, которую нецелесообразно хранить по отдельности.


На папке должна быть указана следующая информация:

  • код –Дп УУУ-ZZ;

  • номер папки, если их несколько с таким кодом;

  • полное наименование в соответствии с Номенклатурой дел подразделения;

  • реестр (перечень) документов, находящихся в папке.

На документ, находящийся внутри папки в верхнем правом углу ставится ручкой номер согласно реестру (номер по порядку документа в папке).

ВНИМАНИЕ! Папка не кодируется, если документы, находящиеся внутри папки, имеют собственные коды.

Бланки

К бланкам относятся документы регламентированного образца.


Форму бланка, если это не оговорено Им 028-01 «Ведение делопроизводства», разрабатывает представитель структурного подразделения.

Эти документы, независимо от их формы и значимости, должны иметь:



  • Код –Дб УУУ-ZZ;

  • фамилию и подпись исполнителя и/или руководителя, указанных в документе, дату;

  • если это копия, то номер копии и подпись автора копии с соответствующей регистрацией на обратной стороне последнего листа оригинала (см. п 5.7 данного СТВ).

Код ставится на первом листе документа в любом месте вверху.

ВНИМАНИЕ! Приказы, распоряжения по ВУЗу, распоряжения по подразделению, бланки, уже имеющие коды (федеральных, областных, городских и других организаций), а также протоколы заседаний Совета по качеству университета и УМКиК не кодируются (хранятся в соответствующих закодированных папках).

В целях систематизации документации, все подразделения должны иметь перечень документов СМК, где приводятся все документы СМК регламентирующие деятельность данного подразделения, хранящиеся как в бумажном, так и в электронном виде (СТВ, положения, инструкции, папки и т.д.). Перечень составляется по форме, приведенной в Приложении 8. В перечне указывается название документа, код документа СМК и форма документа – бумажная или электронная. Перечень подписывается руководителем структурного подразделения.


7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ


ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТА


№

измене


ния

Дата внесения

Номер листа

Документ, на основании которого внесено изменение

Краткое содержание изменения


Ф.И.О. должность, подпись лица, внесшего изменение


















8. ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1 – Титульный лист СТВ;

Приложение 2 – Титульный лист инструкции технологической (методической);

Приложение 3 – Титульный лист должностной инструкции;

Приложение 4 – Титульный лист положения о структурном подразделении;

Приложение 5 – Лист регистрации изменений документа;

Приложение 6 – Журнал ознакомления с документацией СМК Дж YYY-XX.

Приложение 7 – Журнал согласования документов СМК Дж 909-01
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный университет нефти и газа имени И. М. Губкина»

СТВ YYY-XX

Издание 1

Экземпляр №


Система менеджмента качества

Стандарт вуза
Стр.nn из vv

УТВЕРЖДАЮ

Ректор РГУ нефти и газа
имени И. М. Губкина
_____________В. Г. Мартынов
« » _______________ 20.. г

СТАНДАРТ ВУЗА



Название
РГУ нефти и газа имени И. М. Губкина СТВ YYY-XX

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ

Руководитель (наименование подразделения)
_____________________
« »___________ 20..г.
СОГЛАСОВАНО

Руководитель управления

менеджмента качества и контроля
_____________ С. Г. Иванцова
« » ______________ 20… г

Приложение 2



Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный университет нефти и газа имени И. М. Губкина»

Им YYY-XX

Издание 1

Экземпляр №


Система менеджмента качества

Инструкция (название)
Стр.nn из vv

УТВЕРЖДАЮ

Проректор по направлению деятельности

(руководитель подразделения)

(См. пункт 6.4 настоящего стандарта)
________________ Ф.И.О.
« » ____________ 20.. г

ИНСТРУКЦИЯ МЕТОДИЧЕСКАЯ



Название
РГУ нефти и газа имени И. М. Губкина Им (Ит) YYY-XX

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ

Руководитель (наименование подразделения)
______________________
« »___________ 20.. г.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель управления

менеджмента качества и контроля


_____________ С. Г. Иванцова
« » _______________ 20.. г.

приложение 3



Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный университет нефти и газа имени И. М. Губкина»

Ид YYY-XX

Издание 1

Экземпляр №


Система менеджмента качества

Должностная инструкция
Стр.nn из vv

УТВЕРЖДАЮ

Должность утверждающего лица
подпись инициалы, фамилия
«­­­­____ »_______________________ 20.. г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
название должности
РГУ нефти и газа имени И. М. Губкина Ид YYY-XX

Ознакомлен



подпись инициалы, фамилия
«­­­­____ »_______________________ 20.. г.

СОГЛАСОВАНО

Юридическая служба
_________ _________________

подпись инициалы, фамилия


«­­­­____ »_________________ 20.. г.

приложение 4



Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный университет нефти и газа имени И. М. Губкина»

Ип YYY-XX

Издание 1

Экземпляр №


Система менеджмента качества

Положение о (название структурного подразделения)
Стр.nn из vv

УТВЕРЖДАЮ

Ректор РГУ нефти и газа
имени И. М. Губкина
_____________ В. Г. Мартынов
« » _________________ 20.. г

ПОЛОЖЕНИЕ О

название СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
РГУ нефти и газа имени И. М. Губкина Ип YYY-XX

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ

Руководитель (наименование подразделения)
______________________
« »___________ 20.. г.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель управления

менеджмента качества и контроля


________________ С. Г. Иванцова
« » _________________ 20.. г.

Приложение 5
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТА


№

измене


ния

Дата внесения

Номера листов

Документ, на основании которого внесено изменение

Краткое содержание изменения


Ф.И.О. должность, подпись лица, внесшего изменение





















Приложение 6
Журнал ознакомления с документацией СМК Дж YYY-XX


Дата ознакомления

ДОКУМЕНТ

Лицо, ознакомленное с документом

Название

Код

Ф.И.О.

Должность

Подпись






































Приложение 7
Журнал согласования документов СМК Дж 909-01


Дата согласования

ДОКУМЕНТ



Название

Код

Ф.И.О.




Подпись






































Приложени 8
Перечень документов СМК Дб YYY-ХХ


№ н/п

Название документа

Код документа

Место хранения документа
















жүктеу/скачать 286.45 Kb.

Достарыңызбен бөлісу:



©dereksiz.org 2024
әкімшілігінің қараңыз
    Басты бет