Звіт про роботу комунальної установи Луцького міського трудового архіву

Комунальна установа Луцький міський трудовий архів є місцевою архівною установою для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду. Після проведення останньої реєстраційної дії 19.02.2007р. відповідно до Положення розширилися завдання архівної установи по прийому та зберіганню документів з особового складу та документів тимчасового терміну зберігання підприємств, установ та організацій розташованих на території міста.

Станом на 15 вересня 2012 року до архіву передано 15000 справ. Прийом здійснено відповідно до норм «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій», зареєстрованих в Міністерстві юстиції України від 07.05.2001р. № 407 15598; Закону України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом».

За звітний період завершено перевезення архівних справ, стелажного обладнання, офісних меблів до нововиділеного відремонтованого приміщення, що по вул. Бенделіані, 7. Змонтовано 80 стелажів, стелажі та їх полиці пронумеровано. Розкладено на полиці та систематизовано 15000 архівних справ. Встановлено топографічні та постелажні покажчики в архівосховищах.

З метою захисту документів від попадання сонячного проміння придбано 350 картонажів. У стадії завершення картонування документів (закартоновано 10956 архівних справ). У зв’язку із перевезенням проводиться суцільне перевіряння наявності справ, що зберігаються в архіві, документально оформляються його результати. На протязі цього року звірено 6104 справи.

Основним напрямком діяльності архіву являється соціально-правовий захист громадян. У зв’язку із значним збільшенням обсягів прийнятих документів значно збільшилась і кількість звернень громадян. Працівниками архіву забезпечений кваліфікований і своєчасний розгляд запитів. Тільки за 2011 рік архівною установою надано громадянам 1762 архівних довідки, на протязі 2012 року – 1312 довідок. Кількість звернень у 2011- 2012 роках з часу створення архіву зросла у 20 разів. Основні планові показники з розвитку архівної справи на 2011, 2012 роки виконані, частина з них перевиконана.

№ п/п	Основні напрями роботи	План на 2011рік	Факт за 2011 рік	План на 2012рік	Факт за І півріччя 2012 рік
1.	Ремонт документів з паперовою основою	- арк.	100 арк.	- арк.	32 арк.
2.	Оправлення та підшивка документів	-	-	- од.зб.	80 од.зб.
3.	Описування документів з особового складу	36 од.зб.	125 од.зб.	- од.зб.	85 од.зб.
4.	Картонування	1388 од.зб.	3732 од.зб.	1200 од.зб.	1023 од.зб.
5.	Перевіряння наявності документів	3209 од.зб.	3466 од.зб.	3200 од.зб.	4763 од.зб.
6.	Приймання документів на державне зберігання	500 од.зб.	1646 од.зб.	700 од.зб.	463 од.зб.
7.	Погодження на ЕК описів справ	- од.зб.	125 од.зб.	-	-
8.	Виконання запитів	1000	1762 запита	1000	1104 запита
9.	Розглянуто на особистому прийомі	100	100	100	75
10.	Збільшення протяжності стелажного обладнання	-	-	144 пог. м	15 пог. м
11.	Встановлення охоронно-пожежної сигналізації	1	1	-	-

Пріоритетними напрямками розвитку архівної справи у звітному періоді було здійснення заходів щодо поповнення джерельної бази архіву та виконання визначених функцій у сфері обслуговування інформаційних потреб громадян. Постійно поповнюється електронна база даних про наявність документів в архіві та їх хронологічні рамки.

За підсумками фінансово-господарської діяльності за 2011 рік установа вийшла з фінансовим результатом – 10,2 тис. грн. прибутку. Надані платні послуги на суму 91,5 тис. грн.

Фактично отримані кошти за надання платних послуг були спрямовані на:

• 
  заробітну плату і нарахування - 44,5 тис. грн.;
  
• 
  придбання основних фондів і НМА - 10,0 тис. грн.;
  

- сплату податків і зборів – 4,8 тис. грн.;

• 
  пеня – 0,7 тис. грн. ;
  
• 
  сплату комунальних послуг – 6,4 тис. грн.;
  
• 
  інші операційні витрати – 14,3 тис. грн. (періодичні видання, послуги охорони, комісія банку, послуги зв’язку тощо);
  
• 
  матеріальні витрати – 2,7 тис. грн.;
  
• 
  послуги сторонніх організацій – 1,9 тис. грн.;
  

За 8 місяців 2012 року архівом надано платних послуг на суму

24,917 тис. грн.

Кошти використані на:

• 
  сплату комунальних послуг – 3,0 тис. грн.;
  

- сплату податків і зборів – 0,5 тис. грн.;

• 
  охоронно-пожежну сигналізацію – 2,6 тис. грн.;
  
• 
  послуги зв’язку – 0,6 тис. грн.;
  
• 
  періодичні видання – 0,7 тис. грн.;
  
• 
  придбання канцелярських та інших матеріалів – 2,5 тис. грн.;
  
• 
  послуги банківської установи – 3,5 тис. грн.;
  
• 
  придбання картонних коробок – 5,0 тис. грн.;
  
• 
  транспортні послуги – 0,3 тис. грн.
  

Разом з тим слід відзначити, що в роботі залишається ряд проблем. Є труднощі з фінансуванням архівної установи, не в повному обсязі виконується затверджена Програма забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян у м. Луцьку на 2012 рік.

З метою покращення роботи архіву слід прискорити створення належних умов для зберігання та використання документів:

- провести ремонтні та монтажні роботи додатково виділених площ (90кв.м) у приміщенні, що по вул. Бенделіані, 7;
- обладнати архівосховища системою мобільних і стаціонарних стелажів;

- виконати заплановані Програмою заходи щодо зміцнення матеріально-технічної бази, протипожежного та охоронного режимів схоронності документів;

- обладнати сховища світлозахисними жалюзями ;

- зосередити увагу на якісному перевірянні наявності архівних справ, проведенні їх 100% картонування;

- впроваджувати сучасні інформаційні технології, забезпечувати своєчасний кваліфікований розгляд звернень, запитів, які надходять до архівної установи.

Завідувач Комунальної установи

Луцького міського трудового архіву Л. Карєва