Доклад Проект: „Функционален анализ на общинските администрации Троян и Севлиево

2.3.2. Годишни цели на звената

Източник: Анкетно проучване сред ръководния състав в общинска администрация Троян, 2013 г.

От документалното проучване на предоставените документи, Консултанта установи, че процесът на целеполагане разбиран, като „разпределение” на годишните цели на администрацията по звена (дирекции и отдели) е нарушен. От една страна, констатираната липса на годишни цели на администрацията, не позволя да се извърши анализ на обвързаността между целите на отделните звена и на администрацията в цялост. До 2013 г. практически е трудно осъществимо да се направи пряка връзка между стратегическите цели и работните планове, тъй като в по – голяма си част в тях са залегнали по-скоро оперативни цели за изпълнение на задължения описани в устройствения правилник.

От 2013 г. целеполагането на ниво звено (дирекция / отдел) се обвързва с Програмата за управление на общината за мандат 2011 - 2015 г. В началото на януари 2013 г. са проведени серия от срещи между кмета на община Троян с всеки един от ръководителите на отделните звена, за уточняване на планираните дейности за 2013 г.

Обобщеният преглед на годишните цели на административните звена показва, че са използвани различни форми и подходи за полагане на целите. Независимо, че за отделните звена няма изрична препоръка за ползване на стандартна матрица за поставяне на ежегодни цели считаме, че за улесняване на процеса на полагане и отчитане на резултатите е препоръчително отделните звена да използват унифицирания модел за полагане на целите показан в таблица 6. Този модел ще съдейства за по – коректно отчитане на постигнатите резултати и сравнение спрямо заложените, респективно ще позволи да се оцени ефективността на дейността както на администрацията в цялост, така и на отделното звено (дирекция / отдел).

Прави впечатление, че при разписването на годишните планове част от тях се отнасят към рутинни дейности описани като задължения в устройствения правилник на общината независимо, че чрез някои от тях може да бъде измерено равнището на изпълнение. Усилията да се осигури обвързаност с Програмата за управление води до директно пренасяне на приоритетите и дейностите от програмата към годишните планове, които трудно могат да бъдат класифицирани като цели на звеното. Независимо, че в тези случай отделните звена са посочили, какви дейности са включени за конкретната година следва да се има предвид, че изпълнението на заложените цели и приоритети в Програмата за управление е свързано с времевия хоризонт 2011 – 2015 г. Това на практика позволя да бъде отчетено изпълнението и/или неизпълнението на предвидените дейности, но не и изпълнението на отделните приоритети залегнали като цели на отделните звена. Това налага извода, че в годишните планове на отделните звена целите не са отразени ясно и конкретно, а фокусът се концентрира върху дейности и приоритети включени в програмата за управление и устройствения правилник. От друга страна акцентирането само и единствено върху изпълнението и отчитането на Програмата за управление на общината оставя на заден план останалите действащи стратегически, планови и програмни документи в общината. В нито един от годишните планове не са показани връзките с ОПР и секторните стратегически документи, независимо от отчетената съгласуваност между тях и Програмата за управление. Консултантът осъзнава обективните трудности, при формулиране на целите на звената от общинска администрация, особено по отношение на общата администрация и звена в специализираната администрация, чиято дейност е рутинна и поддържаща спрямо администрацията в цялост.

В същото време за отчитане на изпълнението на годишните планове е необходимо да се посочват и очакваните резултати. Анализът показва, че в нито един от предоставените годишни планове, резултатите не са посочени изрично. Типично за показателите е, че те показват промяната в състоянието на засегнатите от политиката преди и след нейното изпълнение, както и последствията от тази промяна спрямо обществото като цяло.

В приложените таблици от 7 до 21 са представени описаните в годишните планове приоритети и дейности и е направена оценка на съответствието с изискванията за конкретност, измеримост, съгласуваност, постижимост и определеност във времето (т.нар модел SMART).

Обща администрация

Разгледани са годишните планове за 2013 г. на:

• 
  Отдел „Услуги на гражданите“;
  
• 
  Отдел „Правно и административно обслужване“;
  
• 
  Отдел „Бюджет и човешки ресурси“;
  
• 
  Отдел „Счетоводство“
  
• 
  Звено „Обществени поръчки“.
  

• 
  Дейност 1 – „Цифровизация на регистрите по гражданско състояние“
  
• 
  Дейност 4 – „Закупуване на софтуер и внедряване на "Акстър WEB услуги"- към дейността са въведени „Публични регистри“ и ГИС система (взаимодействие с отдел „ТСУ, кадастър и регулация“);
  
• 
  Дейност 8 – „Въвеждане на принципа за обслужване на "едно гише" за бизнеса“;
  
• 
  Дейност 11 – „Изграждане на отделна секция с информация за Общински център за административно обслужване в сайта на общината“;
  

Както изтъкнахме дейност 3 „Комплексни административни услуги в електронна област Ловеч“ е с време хоризонт до 2015 г. Нещо повече, проектът се изпълнява на национално ниво, а едно от важните условия при дефиниране на краткосрочните цели е те да бъдат управляеми. В тази връзка при залагане на национални цели и задачи следва да се търсят дейности пряко свързани с отговорностите на общинска администрация с ясни срокове и показатели.

По отношение на формулирането на дейност 7 „Търсене на механизми за обратна връзка с потребителите“ следва да обърнем внимание на неясната и трудно измеримо изпълнение на дейността. На практика и в момента общината ползва система за обратна връзка с потребители, която включва голяма част от елементите включени в плана на отдела, ако съдим по отговорите от проведеното анкетно проучване. От друга страна, резултатите от изпълнение на дейността е трудно определим за гражданите и ползвателите на административните услуги.

Отчитаме известни слабости по отношение на критерия „Конкретност“ и „Измеримост“, доколкото те са свързани с формулирането на дейностите. Както и при останалите годишни планове съществен пропуск е не посочване на показатели за изходно и целево състояние, които да дават възможност да се проследи посоката на промяна. Например индикативен показател характеризиращ качеството на предоставяните административни услуги може да бъде „Удовлетворени ...% от потребителите на административни услуги в община Троян“ или „..% граждани ползвали електронни административни услуги“.

Прави впечатление, че част от мерките по естество касаят други звена от администрацията – напр. „Оптимизиране на контролните функции по отношение събираемостта на приходите от общинска собственост, терени и земеделски земи“.