Кафедра меңгерушісі Джарасова Г. С

Қосымша әдебиеттер

1. 
   Б. Бурибаев, Р. Дузбаева, А. Махметова. Основы информатики и вычислительной техники. Сборник задач и упражнений. Алматы: «Мектеп», 2005.
   

Microsoft Access МҚБЖ қолданыс облыстарына келесілерді жатқызуға болады:

• 
  Кіші бизнесте (бухгалтерлік есепте, тапсырыстарды енгізуде, тұтынушылар жайлы ақпараттарды енгізгенде т.б);   
  
• 
  Үлкен ұйымдарда (жұмыс топтарын тіркейтін қосымша, ақпаратты өңдеу жүйесі); 
  
• 
  Жеке МҚБЖ ретінде (адрестер бойынша көмекші құрал, кітаптар тізімі т.б ).
  

Қарапайым тілмен атйқанда мәліметтер қоры жазулар мен файлдардың белгілі бір ретпен реттелген жиыны.

МҚБЖ негізгі 3 функцияға ие: мәліметтерді анықтау, мәліметтерді өңдеу, мәліметтерді басқару.

Ассess-те ақпаратты сақтаудың көптеген түрі бар. Осы МҚБЖ жұмыс жасағанда қолданылатын негізгі объектілер келесілер:

MS Access МҚ жүктегенде келесі терезе ашылады. Файл – Құру (Создать) – Жаңа МҚ (Новая БД) командасын орындаймыз: (Сурет 1)

1. 
   MS Access терезесінің жоғарғы жағындағы бірінші жол Тақырып жолы.
   
2. 
   Екінші жол Мәзір қатары .
   
3. 
   Мәліметтер қоры (База данных) тақтасы.
   
4. 
   Веб-торап тақтасы.
   
5. 
   Оң жақта Есептер облысы (Область задач) орналасқан.
   

1. 
   Мәліметтер қоры дегеніміз не?
   
2. 
   Мәліметтер қорын басқару жүйесі дегеніміз не?
   
3. 
   MS Access қандай мәліметтер қорына жатады?
   
4. 
   Негізгі объектілерін атаңыз.
   
5. 
   Қандай тақталар бар?
   

Әрбір Access мәліметтер базасының құрамында бір немесе бірнеше кестелерден тұратын байланысқан объектілер суреттеледі. Өрістер объектінің атрибутына немесе қасиетіне сәйкес құрылады. Әрбір өріс үш элемент арқылы сипатталады:

1. 
   Өріс (Поле – fіtld name) – өріс аты, кестеде қайталанбауы тиіс;
   
2. 
   Мәліметтер типі (Тип данных – Data type) – өрістегі мәліметтер ти­­пі;
   
3. 
   Сипаттама (Описание – Descrіptіon) – өріс қызметіне түсі­нік­­­теме беру;
   

– Мәтіндік (Текстовой – Text) – ұзындығы 255 символға дейінгі мәтіндік информацияны сақтау үшін қажет;

– МЕМО өрісі (Поле МЕМО – Memo) – 32000 символға дейінгі көлемдегі мәтіндерді сақтай алады. Оның ерекшелігі – өрістегі информациялар басқа бір жерде сақталып, ал өрістің өзінде сол информациялардың қайда орналасқанын анықтайтын көрсеткіштер сақталады;

– Сандық (Числовой – Number) – сандық мәліметтерді сақтау үшін қажет. Осы типтегі өрістің көлемін бірнеше нұсқалардан таңдауға болады: бүтін, көп разрядты бүтін, жылжымалы нүктелі. Бүтін сандар -32768 бен 32767

– Дата/уақыт (Дата/время – Data/tіme) – күн/ай/жыл форматында мерзімді және сағат:минут:секунд pm не am (pm – 12.00-ден кейін, ал am –12.00-ге дейін) форматында уақыт мөлшерін сақтау үшін қажет. Бұл типтегі өріс форматын алдын ала таңдап алған дұрыс. Өріс форматының мүмкіндіктері: Күннің толық форматы (мысалы, 3.01.03 09:00:12); қысқа форматы (мысалы, 12.07.01); орташа форматы (мысалы, ЗІ-окт-03); ұзын форматы (мысалы, 21 мая 2001г.);

– Ақшалай (Денежный – Currency) – ақшалай көрсетілген информация­ларды енгізу үшін қажет. Жалпы, оларды сандық типтегі өріске де енгізуге болады, дегенмен осы типте жұмыс істеу ыңғайлы. Өріс форматындағы тізімнен қажетті ақша бірліктерін таңдауға, олардың үлгісін беруге болады. Өте үлкен сандардың дәл мәнін сақтау үшін (+/-900 триллион) жиі қолданылады;

– Санауыш (Счетчик – Counter) – жазбалар реттік нөмірін анықтау үшін қолданылады. Автоматты түрде бірден басталып, жазбаларды қайталанбайтын осы өріс мәні арқылы анықтап отыру үшін қажет (бұл өріс мәндерін теруге, өзгертуге болмайды);

– Логикалық (Логический – yes/no) – логикалық мәліметтерді (Иә/Жоқ, 0/1, Ақиқат/Жалған, т.с.с.) сақтау үшін керек;

– OLE объектісі ( Объект OLE – OLE object) – Wіndows қолданбалы программаларынан алынған OLE технологиясын сүйемелдейтін құжаттарды, кестелерді, графиктерді және басқа объектілерді сақтау үшін қолданылады. Оның мәндерінің жазылу түрі өріс форматындағы мәліметтер тізімінен таңдап алынады. Қай формат таңдалса да, кестеде логикалық өріс жалаушалармен кескінделеді. Жалаушаны тышқанмен шертіп "Иә" мәні  белгісін орнату арқылы, ал "Жоқ" мәні өрісті бос қалдырылу арқылы енгізіледі.

Бұдан басқа, “Жалпы” (“Общие”) ішкі бетінде өрістің бірсыпыра қасиеттер жиыны беріледі, “Алмастыру” (“Подстанов­ка”) ішкі бетінде басқару элементінің типі көрсетіледі. Олар Access өрістердің 11 түрлі сипаттамаларын, яғни қасиеттерін көрсете алады, бірақ қасиеттердің нақты тізімі өріс типімен анықталады. Енді өрістердің негізгі қасиеттерін қарасты­рып шығайық:

1. 
   өрістің ені (размер поля) – мәтіндер үшін алдын ала келісім бойынша 50 символ болып алынған, сандық өрістер үшін мына типтердің біреуі алынады: Байт (Байт), Бүтін сан (Целое), Ұзартылған бүтін сан (Длинное целое), Жылжымалы нүкте (С плавающей точкой) ені 4 немесе 8 байт, Репликация коды (Код репликации);
   
2. 
   формат (формат) – қағаздағы және экрандағы информация түрін анықтайды;
   

4) ондық таңбалар саны – сандық және ақшалық өрістер үшін үтірден кейінгі разрядтар саны;

5) қолтаңба (подпись) – формалар мен басылымдарға арналған өрістер сипаттамасы (өрістер аты ретінде қолданылады);

6) алдын ала бекітілген үнсіз келісім мәні (значение по умолчанию) – өрісте автоматты түрде бірден пайда болатын мәндер, бірақ оларды кесте немесе форма режимінде өзгерістуге немесе жаңадан енгізуге болады;

7) мәнге қойылатын шарт (условие на значение) – Access-тің енгізілген мәнге реакциясын анықтайтын логикалық өрнек;

8) қате түралы хабарлама (сообщение об ошибке) – өрістегі информация мәнге қойылған шартты қанағаттандырмаған жағдайда шығатын хабарлама;

9) міндетті түрде толтырылатын өріс (обязательное поле) – өріске мән беру қажеттілігін анықтайды;

10) бос жолдар (пустые строки) – өрістердің нөлдік мәндерін тағайын­дай­ды, олар бос жолдардан басқаша болып саналады;

11) индекстелген өріс (индексированное поле) – мәліметтер іздеуді жеделдету үшін осы өріс бойынша индекс құру қажет пе, жоқ па соны анықтайды.

Мәндердің енгізілу форматын беретін олардың қалқасын (маска) құруға арналған негізгі символдар 1-кесте­де келтірілген.

1 кесте

1. 
   (###) - ### - ### – 325477370 санын енгізгенде, ол өрісте келесі түрде көрінеді (325)-477-370;
   
2. 
   > – Алматы мәнін енгізгенде ол АЛМАТЫ сөзіне түрленеді.
   

– индекс – алғашқы кілт – бұл әрбір жазбаны бір мәнді түрде анықтайтын өріс немесе өрістер комбинациясы;

– индекс – екінші реттегі кілт – сұрыптау немесе іздеу барысында қолданылатын өріс немесе өрістер комбинациясы.

Индекстер құру үшін өрістерді алдын ала белгілеп Кілт белгішесін немесе Түр/Индекстер меню командасын қол­да­нуға болады. Соңғы команда индекс атауы, индекстеу өрістері және сұрыптау реті көрсетілуі тиіс сұхбат терезе шығарады.

Кесте немесе форма өрістері өріс түрінде көрінуі керек пе, тізім түрінде ме, әлде тізімі бар өріс түрінде көрінуі керек пе осыны анықтайтын басқару элементінің түрі “Алмастыру” ішкі бетінде сипатталады. Егер өріс үшін Тізім (Lіst box) немесе Тізім бар өріс (Combo box) басқару элементтері таңдалса, онда тізімнің жолдары үшін мәліметтердің шыққан жерін және тізімнің басқа да бірқатар белгілерін анықтайтын қосымша қасиеттер шығады. Мәліметтер шыққан көзі кесте болып табылады, онымен жұмыс барысында үздіксіз байланыс орнатыл­атындықтан, ол тізімнің ең соңғы нұсқа екендігін, яғни өзектілігін қамтама­сыз етеді.

Егер өріс түрін анықтау кезінде Алмастыру шебері таңда­лса, онда “Алмастырулар” ішкі бетіндегі қасиеттер мәні Шебер арқылы толтырылады.

Кестелер - МБ-ның негізгі объектілері. МБ жасау алғашқы кесте құрудан басталады. Ал, кестеде оның өрістері және сол ерістердің типтері мен касиеттері анықталады. Access-те кесте құрудың 5 тәсілі бар. Кесте ішкі беті­н­ ашып, Құру (Создать) батырмасына шертсек, 1 сурет­те көрсетілген Жаңа кесте сұхбаттасу терезесі шығады. Бұл терезеде жаңа кесте құрудың бірнеше тәсілдері көрсетілген.

1 сурет. Мәліметтер базасын құру режимін таңдау терезесі

Мысалға объект ретінде автомобильді алайық. Бұл объектінің өрістерінің сипатта­масы 2 кестеде келтірілген.

К


онструктормен

2 кесте “Авто” кестесінің өрістері

“Алмастыру” ішкі бетімен жұмыс істеу тәсілдерін қарастырайық. “Түс” өрісімен жұмыс істеу ыңғайлы болу үшін “Авто түсі ” деген өрісі бар “Авто түсі” анықтамалық кестесін құрайық. Бұдан кейін “Алмастыру” ішкі бетінде “Авто” кестесінің “Түс” өрісі үшін қажетті тағайындауларды орнатайық. “Басқару элементінің типі” қасиеті үшін “Тізімді өріс” (Поле со списком) мәнін таңдаймыз. “Жолдар шыққан жерінің типі” (Тип источника строк) қасиеті үшін “Кесте/Сұраныс” мәнін береміз. “Жолдар шыққан жері” қасиеті үшін “Түс (Цвет)” кестесін алып, “Қосылған бағана” (При­сое­диненный столбец) мен “Бағана сандары” мәндері ретінде 1-ді көрсетейік. Осы мысалмен Конструкторда жұмыс істеу кезі 4 суретте көрсетілген. “Авто” кестесіне мәліметтер ен­гізу үшін мәліметтер базасы терезесінде бұл кестені белгілеп алып, “Ашу (Открыть)” батырмасын шерту керек. Кестедегі “Авто ко­ды” өрісі санауыш болып табылады, оған мәлімет енгізілмейді, ол автоматты түрде толтырылады. “Түс (Цвет)” өрісінде ашылған тізім шығады, одан керекті мәндерді алуға болады (5 сурет).

“Марка” өрісімен жұмыс істеу қолайлы болу үшін, ішінде “Марка коды” және “Авто маркасы” сияқты 2 өрісі бар, “Авто маркасы ”анықтамалық кестесін құрайық. ”Авто” кестесінде ”Мар­­­­­­ка” өрісі үшін керек­ті “Алмастыру” (Подстановка) жаса­йық. “Элементтер басқару типі” (Тип элемента управления) қа­­сиет­тер үшін “Тізімі бар өріс” (Поле со списком) мәнін таңдап алайық. “Жолдардың шығу көзі” (Тип источника строк) қасиеттеріне “Кесте/сұраныс” (Таблица/запрос) мәнін таңдап алайық, “Авто маркасы” өрісінің құрамын енгізетін сұраныс құ­ра­йық. “Жолдардың шығу көзі” (Источник строк) қасиетінде көп нүктесі бар квадратты шертеміз, одан кейн сұранысты құрастыратын терезе ашылады. Бұл терезеге кесте атын енгізіп, сол кестеден мәліметтер алынады және өріс аты соның мәндерін таңдау үшін пайдаланылады. Сұрыптау реттілігін де бе­ру­­ге болады, онда мәліметтер бастап­қы кестеде сақталған түрінен басқаша түрде реттеліп көрсетіледі.

“Жолдардың шығу көзі” (Источник строк) қасиетінде SQL тілінде құрылған сұраныс пайда болады. Сұраныстар құ­руға 6 жұмыста кеңірек тоқталамыз. “Қосылған бағана” (При­сое­диненный столбец) және “Бағана саны” (Число столбцов) қасиеттері үшін 1 мәнін береміз. 6 суретте “Ал­мастыру”(Подстановка) ішкі бетінде “Марка” өрісі қасиеттерін беру үшін қолда­ны­ла­тын Сұраныстарды құрастырушы (Построитель запросов) келтірілген.




Шебердің бетперде құрудағы мүмкіндіктерін қарас­ты­ра­йық. “Авто” кестесі үшін Конструктор режиміне кіріп, “Шыға­рылған күні” өрісі үшін осы шеберді шақырайық. 8 суретте сұхбаттасудың бірінші қадамы келтірілген, мұнда мерзімді көр­сету үшін формат таңдау қажет, ал 9 суретте сұхбаттасудың 2-ші қадамы келтірілген, мұнда таңдалынған форматқа сәйкес мерзімді енгізу үшін құрылған бет перде көрсетілген.

4. Кестелер шебері режимінде кесте құру

Кестелер шеберін таңдау арқылы үлгі бойынша кесте құру мүмкіндігіне ие боламыз. Бұл жерде кесте үлгісін және осы кестеге арналған өріс үлгілерін көрсету керек. Өріс атауларын қажет­тілік туып жатса өзгертуге болады. Ары қарай Шебердің ұсыныс­тарын жүзеге асыра отырып, сұхбаттасуды аяқтау керек. Бұл ре­жим­де кесте құру мысалдары 11-14 суреттерде келтірілген. Сұх­баттасудың бірінші қадамында (10 сурет) барлық кестелерді және олардың өрістерін қарап шығу керек, өйткені құрылып жатқан кестеде осы өрістердің қайсысын қолданылатынымызды біз алдын ала ойластыруымыз керек.

> белгісі бар квадрат курсор тұрған бір өріс жаңа кестеге енгізілетінін білдіреді, ал >> белгісі сол жақтағы барлық өрістердің кестеге енгізілетінін біл­діреді, < белгісі өрістің жаңа кестеден алып тасталынатынын, ал << белгісі барлық өрістің жаңа кестеден жойылып, өз орындарына қалатынын біл­діреді. Сонымен қатар мұнда жаңа кестеге әр түрлі кест­елерден алынған әр түрлі өрістерді кірістіруге болады.

Егер жаңа кес­тенің қандай да бір өрісінің атын өзгерту керек болса, курсорды осы өріске орналастырып, Өріс атын өзгерту (Переи­ме­новать поле) батырмасын басу қажет. Жаңа кестені құрып біткеннен кейін, Ары қарай (Далее) батырмасын басу керек.

Сұхбаттасудың 4-ші қадамында кесте құрылып біткеннен кейін тұтынушының кестемен қандай іс-әрекет орындайын деп отырғанын көрсету қажет. Практикада кестенің құрылымын өзгерту іс-әрекетін таңдаған дұрыс. Дайын (Готово) батырмасын басқаннан кейін құрылған кестенің сипаттау терезесі Кон­структор режимінде ашылады, мұнда кесте құрылымына қажетті өзгерістер енгізуге болады.