Определение эффективности проектов финансирования

Соображения относительно налогообложения. Финансовый отдел должен обратить особое внимание высшего руководства на налоговое законодательство и правила, которые могут повлиять на планы компании.

Финансовый отдел должен определить наиболее выгодный путь использования прибылей — будь это финансирование расширения деятельности компании, выплата дивидендов, погашение долговых обязательств или другие цели. Тщательное финансовое планирование часто показывает, что компания должна в данный момент накапливать наличные средства, чтобы иметь их на предстоящие нужды — уплату налогов, погашение долгов, по которым наступают сроки, замену основных средств и т. д. Компании обеспечивают будущие потребности в средствах путем создания резервов и фондов.

Резервы отличаются от фондов тем, что в фондах наличные средства аккумулируются, в резервах же нет. Резервный счет не дает гарантии, что фирма будет иметь сумму, указанную в счете, когда она потребуется. Чтобы иметь уверенность, что наличность будет, когда понадобится, руководство должно дополнять свои резервы соответствующими фондами. Например, если компания имеет резерв для замены основных средств, она должна также отложить наличные средства в отдельный фонд, чтобы обеспечить сумму, достаточную для замены основных средств, когда они станут непригодными.

Имеются три категории резервов: стоимостные резервы, резервы обязательств, резервы за счет прибыли.

Фирма, имеющая значительные фонды наличных средств, обычно должна их инвестировать. Однако она должна помнить, что фонды накапливаются с определенной целью. Компания едва ли должна использовать излишние фонды наличных средств для вложений в товарные запасы, для уплаты долгов, сроки уплаты которых наступили, или для замены вышедших из строя основных средств. Использование фондов в этих целях будет либо распылять капитал либо связывать его на неопределенное время.

Большинство компаний вкладывает свободные фонды в краткосрочные векселя и другие ценные бумаги, срок погашения которых истекает менее чем через год. Такие вложения приносят сравнительно низкий доход, но они очень ликвидны и имеют широкий диапазон колебаний сроков погашения. Другим безопасным способом получения дохода на излишние фонды является вложение их в сертификаты банковских депозитов. В принципе эти сертификаты похожи на сберегательные вклады, но они имеют определенный срок и удостоверяются сертификатами вместо записей в банковскую книжку.

Глава VIII.Техника составления квалифицированных отчетов

Способность ответственного финансового руководителя и его аппарата подготавливать и представлять отчеты является конечным критерием достоинства финансовой службы компаний, Финансовый отдел составляет отчеты по широкому кругу вопросов: кассовые операции, прибыль на вложенный капитал, оборачиваемость товарного запаса, оборот дебиторских счетов. Система финансовой отчетности должна представлять точные данные руководству, когда ему это требуется.

Финансовая служба не может ограничиться только сообщением цифр. Она не должна принуждать лиц, которым представляются отчеты, утомительно корпеть над ними, анализируя и осмысливая весь поступающий материал.

Ведущаяся компанией документация содержит массу подробной информации. Из этой массы деталей финансовый отдел должен отобрать и объединить нужные данные в форме отчетов, ознакомившись с которыми руководство сможет узнать истинное положение вещей с целью выработки или изменения политики и контроля фактической деятельности в соответствии с установленной политикой.

Система ведения документации должна предназначаться для того, чтобы обеспечить поступление нужной информации из записей в составляемые отчеты, требующиеся для руководства и других лиц. Хорошая система отчетов основана на хорошей системе ведения документации.

Регулярные отчеты. Регулярные отчеты периодически повторяются; в большинстве случаев они стандартного формата и охватывают определенный период времени — обычно неделю, месяц или квартал. В них приводятся данные о текущих операциях и периодически повторяющихся проблемах. Эти «регулярные» отчеты, уже рассмотренные и наглядно показанные и других главах, дают представление о непосредственных результатах сбытовой деятельности и производства с помощью показателей валовой прибыли, чистой прибыли, окупаемости вложенного капитала и других подобных показателей. Обычно они представляют собой цифровые данные по всей компании, а также по каждому большому отделу или производственному участку. В них сравниваются фактические цифровые данные с бюджетными наметками. Данные в них систематизированы. Отчеты часто содержат нужные соотношения и сравнения с данными за предыдущие отчетные периоды («лучше или хуже») и с бюджетными наметками. Большей частью регулярные отчеты просты, но тем не менее основательны. Краткий комментарий к отчету или пояснительная записка способствуют пониманию теми, кто читает отчет, сложных статистических данных, которыми заполнены все регулярные отчеты.

Специальные отчеты. Финансовый отдел обеспечивает высшее руководство компании специальными или аналитическими отчетами по многим вопросам. Эти отчеты могут предназначаться для совета директоров, финансового комитета, президента компании или других представителей руководства. Они включают анализ того, что имело место, а также оценку текущих операций и прогнозы возможных операций в будущем. Они обычно носят пояснительный характер и затрагивают некоторые проблемы или важные проекты, такие, как проекты капитальных затрат, или специальные проблемы вроде политики в отношении дивидендов. Специальные отчеты или сообщают руководству о положении дел с осуществлением важных проектов или обстоятельно информируют об общем развитии деятельности компании. Во многих случаях они затрагивают определенные структурные подразделения компании, которые испытывают трудности или имеют исключительно хорошие показатели. Во всех этих отчетах рассматриваются факторы, которые оказывают решающее влияние на общую деятельность компании.

Специальные бухгалтерские и финансовые отчеты обычно содержат как минимум следующую информацию:

- исходные данные, включая данные о прежней себестоимости производства и другие сведения, предназначенные для ознакомления руководства компании с темой отчета;

- текущие данные для информирования руководства о состоянии данного вопроса в настоящее время;

- анализ факторов, приведших к данному положению дел на анализируемом участке работы, точно указывающий организационную ответственность и показывающий, какой отдел, филиал или даже отдельное лицо добились успеха или наоборот, потерпели неудачу в выполнении возложенных на них функций;

- рекомендации относительно мероприятий по устранению существующих проблем или общему улучшению деятельности компании;

- оценку возможного улучшения при осуществлении альтернативных мероприятий.

Очевидно, что такие всеобъемлющие отчеты должны касаться лишь чрезвычайно важных проектов, проблем и операций. Они имеют отношение к надвигающимся событиям, имеющим особое финансовое значение или к прошедшим событиям, приведшим либо к значительным убыткам, либо к исключительно хорошим финансовым результатам. В этих отчетах финансовые отделы должны показывать взаимодействие причин и следствий. Ответственный финансовый руководитель и другие работники, подготавливающие отчеты, должны находить и выявлять проблемы, объясняя их с точки зрения причин и возможных последствий на будущее. Они должны поддерживать тенденции, привлекая внимание дирекции к наиболее важным сторонам возникших проблем.

При составлении всех аналитических отчетов финансовые отделы обращаются к регулярным и промежуточным отчетам для получения необходимых данных. Те, кто готовит аналитические отчеты отбирают данные, которые наиболее важны для темы их отчета. После отбора они соответствующим образом организуют данные, выбирая и выделяя сведения, относящиеся к делу, чтобы более отчетливо показать причины и следствий.

Чтобы быть уверенным в наличии достаточного количества информации, на основе которой можно делать выводы в аналитических отчетах, финансовые отделы должны располагать рядом данных, которые можно было бы получить в любое время. Регулярные отчеты и постоянные финансовые и бухгалтерские записи должны обеспечивать систематическое снабжение по крайней мере следующей информацией:

- доход на собственный чистый капитал;

- доход в процентах от чистой суммы реализации;

- оборачиваемость товарных запасов;

- ликвидность;

- коэффициент ликвидности;

- соотношение краткосрочных активов к краткосрочным обязательствам;

- отношение задолженности к собственному чистому капиталу.

Цель всех аналитических отчетов одинакова: просеять финансовые и бухгалтерские данные, отобрать наиболее важную и интересную информацию для дирекции в четкой и сжатой форме. Полнота данных является существенной базой для отчетов.

Слишком часто руководство получает отчеты, основанные на поверхностных данных. Бывает, что составитель только и делает, что повторяет устаревшие данные, которые руководство уже знает. Возможно, метод составления отчета правилен, однако автор терпит серьезную неудачу вследствие того, что не всесторонне использует факторы, связанные с темой его отчета.

Предположим, что прибыли компании в течение длительного времени снижались. Дирекция начинает составлять бюджет на следующий год и просит финансовый отдел подготовить критический обзор предшествовавших операций, который служил бы своего рода руководством. Она не хочет пересказа всех предыдущих отчетов, подготовленных ранее финансовым отделом. Дирекция хочет иметь новые факты, она хочет иметь логически аргументированные выводы. Она хочет знать, почему доход снизился и что можно сделать для того, чтобы выправить положение. Финансовый руководитель не может просто доложить, что «дела идут плохо, но должны быть изменены к лучшему». Он должен сравнить текущую прибыль с прибылью, предусмотренной в бюджете. Он должен сравнить доход за текущий год с доходами за предыдущий год. Он должен дать разбивку доходов и других показателей хозяйственной деятельности по видам продукции и по отделам. Он должен рекомендовать меры, рассчитанные на то, чтобы фирма вновь стала получать достаточную прибыль.

В своих отчетах руководству финансовый отдел должен практиковать «учет ответственности». Другими словами, он должен отождествить расходы с лицами, ответственными за контроль.

Финансовый отдел должен детализировать отчеты, с тем чтобы показывать данные о деятельности самого маленького структурного подразделения. Он должен выделять исключения из установленных норм или стандартов производственной деятельности. Он должен выделять необычные ситуации.

При последовательном применении во всех финансовых отчетах идея учета ответственности дает каждому представление о том, чего от него хочет руководство. Такой учет точно определяет ответственность. Для того чтобы должным образом использовать идею учета ответственности в составлении отчетов, финансовый отдел должен делать сравнения.

Метод сравнения. По существу финансовые отчеты выражают взаимоотношения между фактами. Абстрактные факты зачастую ничего не значат. Но когда они сравниваются с фактами, взятыми из предыдущей хозяйственной деятельности, или с данными, предусмотренными в бюджетах, они приобретают большое значение. Данные о текущем уровне товарных запасов, капиталовложениях, краткосрочных обязательствах могут быть интересными, но мало что значащими, если их не сравнивать с прошлым уровнем товарных запасов, капиталовложений и обязательств. Мало кто не согласится, что сведения о скорости оборота товарных запасов, об обороте капиталовложений и отношении оборотных средств к краткосрочным обязательствам намного более полезны, чем простые данные по этим статьям.

Отдельные факты имеют очень небольшое значение для занятого управляющего. Абсолютные величины могут для него совершенно ничего не значить. Он хочет знать, как выглядит сегодняшняя цифра в сравнении со вчерашней или как фактические цифры выглядят в сравнении с бюджетными наметками. Для того чтобы обеспечить руководство этими сопоставлениями составитель отчета должен:

- сравнить текущие данные о скорости оборота товарных запасов, отношения основного и оборотного капитала и иные отношения с соответствующими данными предшествующего доклада;

- сравнить абсолютные величины за ряд предыдущих отчетных периодов;

- сравнить фактические операции в настоящий момент с запланированными по бюджету с помощью как коэффициентов, так и абсолютных величин.

Руководство всегда глядит в будущее. Для того чтобы представить будущее, оно должно иметь представление о прошлом. Какова общая тенденция? Какова тенденция в отделе А? А в отделе В? Какова тенденция сбыта? Отчеты, указывающие тенденции, представляют гораздо большую ценность для руководства, нежели отчеты, которые ограничиваются простым изложением цифровых данных. Если руководство требует отчет, показывающий размеры дохода за последний месяц, то отчет должен содержать также данные о доходе за предыдущий месяц, а также сопоставление цифр за оба месяца с бюджетными наметками. Коэффициенты и проценты помогают делать сравнение. Например, отчет мог бы выражать кассовую наличность как 5% от всех активов, счета кредиторов как 3% от всех обязательств и издержки производства реализованной продукции как 85% от чистой суммы реализации.

При изложении сравнений составитель отчета должен с надлежащей осторожностью учитывать колебание цен. Например, при отношении издержек производства реализованной продукции к чистой сумме реализации 85% в данном году и, скажем, 88% в следующем увеличение может быть вызвано результатом как снижения продажных цен в течение второго года, так и более быстрого роста цен на сырье, чем на продукцию. Какова бы ни была причина увеличения, будь то рост стоимости сырья, увеличение стоимости рабочей силы или накладных расходов, отчет должен точно указывать руководству причину.

При подготовке отчета, при представлении сравнительных данных руководству составитель отчета должен различать изменения, не имеющие важного значения, и изменения, требующие корректирующих мероприятий. Он должен сконцентрировать свое внимание на важных исключениях из норм, предусмотренных в бюджетах или уже достигнутых в хозяйственной деятельности. Чтобы подготовить такой отчет, который требуется для руководства, составитель отчета должен изучить методы учета, познакомиться со статистическими методами, техникой прогнозирования и техникой ведения записей.

Как писать отчет? Прежде всего простота. Принципы, которые применяются при составлении документов вообще, в равной мере используются и при составлении финансовых документов и отчетов. Прежде всего документ должен быть простым, без педантичных выражений и слов, направленных скорее на то, чтобы поразить читателей эрудицией составителя документа, нежели дать им информацию. Немногословность значит многое.

Умелый составитель отчета сочетает личные местоимения Я, Мне, Ваши и Мы с активными глаголами, для того чтобы сделать предложения ясными, живыми. Вместо того чтобы написать «Проверка бухгалтерских книг в от деле А была проведена нижеподписавшимся», он пишет: «Я проверил бухгалтерские книги в отделе А...». Он пишет уверенно, доходит до главного. Читатель любит именно такой стиль. Прежде чем начать писать, автор собирается с мыслями. Он излагает факты в логической последовательности и, если это возможно, в порядке их важности для читателя. Он опускает детали, которые не нужны читателю, избегает длинных, растянутых выводов и замечаний. Когда он сказал то, что хотел сказать, он останавливается. Зачем писать два абзаца или два предложения, если смысл можно передать одним абзацем или одним предложением?

Автор старается делать свои отчеты простыми. Он уделяет тщательное внимание форме, но не связывает ею себя. Заглавия и названия носят описательный характер или вообще опускаются. Заголовки столбцов и пояснительные надписи должны соответствовать материалу. Технический язык и выражения, столь обычные для финансистов, не должны встречаться в отчетах, выходящих за пределы финансовых отделов. Отчеты должны быть краткими и четкими, включать в себя только необходимую информацию. И чем выше служебное положение лиц, которым представляются отчеты, тем больше необходимость выражать мысли с помощью небольшого количества слов и тем более точными должны быть приводимые в них данные.

Своевременность. Отчеты должны быть своевременными. Совершенно очевидно, что финансовые отчеты представляют большую ценность, когда события, освещаемые ими, еще свежи в памяти тех, кто получает отчеты. Многие финансовые отчеты устаревают еще до того, как они завершаются. Может пройти несколько недель, прежде чем финансовый отдел сможет собрать информацию, необходимую для составления отчета. Затем в случае, если проблема является сложной, много времени может занять анализ имеющейся информации и разработка рекомендаций о проведении соответствующего курса действий. К этому времени, конечно, проблема может зайти настолько далеко, что в отношении ее нельзя будет ничего предпринимать.

Наряду с отчетами, составление которых затягивается надолго после возникновения в них необходимости, руководству часто направляются такие финансовые отчеты, которые уклоняются от рассмотрения основных вопросов, не делают выводов и не дают рекомендаций. Такой отчет не стоит потраченного на его чтение времени. Это ненужный труд, и работник, подготовивший его, заставляет тратить время впустую. Хуже того, проблема, которой занимался составитель отчета, остается неразрешенной. Он не должен бояться стать на какую-то точку зрения и смело сделать свои выводы, предоставляя читателю решить, является вывод правильным или нет.

Хотя на финансовые отделы оказывают нажим, чтобы заставить их быстрее подготавливать отчеты, тем не менее никогда не следует жертвовать точностью ради быстроты. Если оценки недостаточно хорошо подготовлены, то подробности, основанные на финансовой и отчетной документации и правильной процедуре учета, должны восполнять данные, приведенные в отчетах.

Последовательность и осторожность — эти два общепринятых условия учета — являются наиболее важными в системе финансовой отчетности.

Кроме основной способности уметь ясно мыслить, нужна лишь практика, чтобы научиться хорошо писать. Стоит однажды усвоить это, и уже никогда не забудешь, как это делать. Конечно, не все отчеты представляются в письменной форме. Финансовый отдел часто передает руководству необходимую информацию по телефону или в личных беседах. В некоторых случаях финансовые отделы должны представлять свои отчеты как в устной, так и в письменной форме. По особенно сложным проблемам ответственный финансовый руководитель может созвать конференцию с участием заинтересованных лиц. На заседании он или его представитель может представить письменный отчет, освещающий данную проблему, а сложные аспекты обсуждаемого вопроса объяснить устно. Он может также дать подробную информацию, с тем чтобы помочь остальным понять факторы, которые сделали необходимым подготовку данного отчета. Присутствующие могут задавать вопросы по тем частям отчета, которые могут оказаться не совсем понятными. Представляя и объясняя отчет каждому, имеющему отношение к данному вопросу, финансовый руководитель экономит большое количество времени и сил.

Финансовые отчеты, представляемые руководителям среднего ранга, обычно более эффективны, если они составлены в кратком сводном виде, в значительной степени аналогичном отчетам, представляемым высшим руководителям.

Лица, входящие в категорию руководителей среднего ранга, являются ответственными за главные производственные подразделения и выполняют свои обязанности в рамках широких задач, определенных высшим руководством. Среднее руководство более тесно связано с непосредственными операциями, нежели высшее руководство. Но в то же время у него важные функции в области планирования. Среднее руководство имеет дело больше с повседневными операциями и с большим количеством отдельных проблем, нежели высшее руководство. Отчеты, представляемые среднему руководству, должны содействовать решению проблем па этом уровне.

Низшие руководители (непосредственные начальники и мастера) координируют и контролируют ведущиеся работы. Отчеты для руководства на этом уровне должны помогать в осуществлении их непосредственных обязанностей. Отчеты мастерам и непосредственным начальникам должны быть простыми, изложенными совершенно нетехническим языком с ограниченным кругом факторов, имеющих прямое отношение к выполняемым работам.

Лица, получающие финансовые отчеты, независимо от их должностного положения, имеют весьма различную подготовку, рабочие методы и личные качества. Те из них, кто обладает большим финансовым опытом, привыкли иметь дело обычно с весьма подробной информацией о стоимостных показателях, большим количеством цифр и статистических данных. Другие, не столь опытные в области учета и не имеющие финансовой подготовки, обычно предпочитают простые, «наглядные» сведения. Имея подготовку в области финансов, служащий, составляющий отчеты, может иметь склонность включать в них большое количество подробностей, перегружать отчеты обширными статистическими таблицами. Финансовыми отчетами обычно пользуются не бухгалтеры, а люди, имеющие подготовку и опыт в работе по сбыту продукции, в инженерном деле и общем руководстве. Финансовые отчеты должны быть понятны для тех, кому они представляются, но тем не менее содержать всю необходимую учетную и финансовую информацию.

Рассылка. Для того чтобы обеспечить передачу отчетов всем тем лицам, которым они нужны, финансовый отдел должен иметь список для рассылки, отчетов. Финансовый отдел должен направлять отчеты тем лицам, которым они нужны, но не следует посылать финансовые отчеты лицам, которым они не нужны или которые не желают их получать. Управляющий или мастер, получающий один за другим отчеты, не имеющие к нему отношения, по всей вероятности, не обратит должного внимания на тот отчет, который как раз содержит важную для него информацию.

Подобно другим руководящим подразделениям финансовый отдел часто сообщает совершенно ненужную информацию. Возможно, что когда-то такая информация и была для кого-то важной, но не теперь. Тем не менее финансовый отдел продолжает включать ее по привычке в отчеты для руководства. Лица же, получающие эту информацию, либо вовсе в ней не заинтересованы, либо получают другие отчеты, содержащие эту же информацию. Чтобы избежать такой бесплодной работы, финансовый отдел должен периодически пересматривать свои отчеты, чтобы не собирать и не распространять ненужную информацию.

Финансовые отчеты могут и должны обеспечивать руководство ценной информацией относительно текущего положения и возможных результатов запланированных мероприятий. Однако отчеты финансового отдела по широкому кругу проблем и конкретных работ не означают их вмешательства в непосредственные операции. Финансовая служба является управленческой функцией; ее основная обязанность собирать и передавать информацию, а не вмешиваться в административное руководство производством.