Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекiту туралы
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiнi жасаудың тәртiбi
жүктеу/скачать 0.8 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Ғылыми-техникалық құжаттама құндылығына сараптама жүргiзудiң тәртiбi
- Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар iстердi қалыптастыру және өңдеу тәртiбi
- Дыбыстық-бейнелiк құжаттама құндылығына сараптама жүргiзу тәртiбi
- Электрондық құжаттар құндылығына сараптама жүргiзу тәртiбi
- 3. Ұйым мұрағатының құжаттарын сақтау Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру тәртiбi
- Iстердi орналастыру және сақтау тәртiбi
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiнi жасаудың тәртiбi 58. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт құжаттардың iстер тiзiмдемесiмен қатар жасалады. 59. Актiге құжаттардың құндылығына сараптама жасау жылының 1 қаңтарына дейiн сақтау мерзiмдерi өтiп кеткен iстер мен құжаттардың тақырыптары енгiзiледi. 60. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт екi данада жасалады, бекiтiлгеннен кейiн мемлекеттiк және ведомстволық мұрағаттарға берiледi. 61. Сақтау мерзiмдерi өтiп кеткен құжаттар тиiстi кезеңнiң iстер тiзiмдемесi мен жоюға бөлу туралы актiсi бекiтiлгеннен кейiн ғана жоюға бөлiнедi. 62. Тақырыптары актiге енгiзiлген құжаттарды қайталама шикiзат дайындаушы ұйымға өткiзуге болады немесе жойылады. Ғылыми-техникалық құжаттама құндылығына сараптама жүргiзудiң тәртiбi 63. Ғылыми-техникалық құжаттаманың негiзгi түрлерiнiң құндылығына сараптама жүргiзудiң ерекшелiгi, аталмыш сараптаманы екi кезеңде жүргiзу болып табылады. 64. Бiрiншi кезеңде жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттама бойынша тұрақты сақтауға тапсыруға жататын ғылыми-техникалық құжаттама өндiрiстiк өнiм бұйымдарының жобаларын және техникалық процестердi, жоспарлау мен күрделi құрылыс объектiлерiн таңдау жүргiзiледi. Сараптаманың бiрiншi кезеңiнiң соңғы нәтижесi жобалардың, проблемалардың тiзбесiн жасау осы Қағидаларға 15-қосымшаға сәйкес мемлекеттiк сақтауға тапсырылған ғылыми-техникалық құжаттама болып табылады. 65. Мемлекеттiк сақтауға тапсырылатын ғылыми-техникалық құжаттама жобаларының, проблемалардың тiзбесiн (бұдан әрi – тiзбе) мұрағат қызметкерi оның қызметi басталғаннан берi белгiлi бiр уақыт аралығында арнайы ұйымдармен бiрлесiп жасайды. Тiзбе бес жылда бiр реттен сирек емес жасалады. 66. Тiзбеге енгiзiлген жобаларды, бұйымдарды жүйелеу хронологиялық, тақырыптық, тақырыптық-хронологиялық белгiлерi бойынша жүзеге асырылады. 67. Тiзбенi ОСК (СК) келiседi, ұйымның басшысы және жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК бекiтедi. Тiзбеге ОСК (СК) отырысының хаттамасы немесе хаттамадан үзiндi қоса берiледi. Тiзбе екi данада жасалады, жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК келiскеннен кейiн бiр данасы ұйымға қайтарылады, ал екiншiсi мемлекеттiк мұрағатта қалдырылады. 68. Ғылыми-зерттеу және патенттiк-лицензиялық құжаттаманың құндылығына сараптама тiзбенi жасамай-ақ, бiр кезеңде жүргiзiледi. 69. Сараптаманың екiншi кезеңiнде тiзбеге енгiзiлген, жобалар, бұйымдар құрамына кiрген жобалық, конструкторлық және технологиялық құжаттар құндылығына сараптама жүргiзiледi. 70. Iстердiң тiзiмдемелерi ғылыми-техникалық құжаттаманың әр түрiне жеке жасалады (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттi-лицензиялық) және ғылыми-техникалық құжаттаманың түрiн анықтайтын сандық индекс қосу арқылы жеке нөмiрленедi. Ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнiн жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу мақсатында оларды анықтау бiр уақытта жүзеге асырылады. 71. Тұрғын үй-азаматтық құрылыс бойынша тұрақты сақтауға ғимараттардың, құрылыстардың түпнұсқалы сәулеттiк-жобалау, конструкторлық және сәулеттiк-көркем ерекшелiктерi бейнеленген жеке жобалары iрiктеп алынады. Үлгi жобалардың сериясынан тұрақты сақтауға практикада жиi қолданылатын құрылысты жобалаудың прогрессивтi әдiстерiн ескере отырып, үлгi жобалар тапсырылады. Ғимараттар мен құрылыстарды салуға арналған байлама жобалардың арасынан тұрақты сақтауға инженерлiк мәселелердiң бiрегей шешiмдерi қолданылған күрделi геологиялық құрылым және сейсмикалығы жоғары аймақтар үшiн әзiрленген жобалар келiп түседi. Эксперименттiк жобалардан тұрақты сақтауға эксперименттiк-көрнектi кенттердi, ауылдық елдi мекендердi жоспарлау мен құрылысын салу жобалары, тұрғын үй және қоғамдық ғимараттардың жобалары тапсырылады. 72. Өнеркәсiптiк құрылыс объектiлерiн тұрақты сақтауға таңдау кезiнде өнеркәсiптiк жобалау ерекшелiгi есепке алынады, ол негiзiнен жеке болып табылады, сондай-ақ қайта жаңарту объектiлерiнiң үлкен көлемiмен сипатталады. Тұрақты сақтауға елiмiздiң экономика салаларының жетекшiлерi болып табылатын жеке жобаларды, iрi объектiлер мен кешендер таңдап алынады. Жекелеген жағдайларда бiрегей көлемдiк-жоспарлау шешiмдерi бар, отандық және шетелдiк ең жаңа ғылыми-техникалық жетiстiктер ескерiлген, жаңа құрылыс материалдары, жабдықтардың жаңа түрлерi және прогрессивтi технологиялық процестер қолданылған шағын объектiлер iрiктеуге жатады. 73. Су шаруашылығы құрылысы топографиялық, геологиялық және гидрологиялық шарттарға жобалық шешiмдердiң тәуелдiлiгiмен, жер жұмыстарының үлкен көлемдерiмен сипатталады. Осының салдарынан су шаруашылығы құрылысының объектiлерiн жобалау жеке болып табылады. Iрi су қоймаларының, магистральдық каналдардың, сорғы станциядарының объектiлерi тұрақты сақтауға iрiктеп алынады. 74. Қалалардың тарихи бөлiгiн және сәулет ескерткiштерiнiң және бақша-саябақ өнерiн қайта қалпына келтiрудiң жобалық құжаттарынан тұрақты сақтауға: 1) тарихи және мәдени ескерткiштерi бар қалаларды жобалау және құрылысын салу жобалары; 2) тарих, сәулет ескерткiштерiнiң және табиғи ландшафтың күзетiлетiн аумақтарының жобалары; 3) қалалардың орталық (тарихи) аудандарын жоспарлаудың жобалары; 4) сәулет ескерткiштерi мен бақша-саябақ өнерi ескерткiштерiн реставрациялау және қалпына келтiру жобалары берiледi. 75. Тұрақты сақтауға iрiктеп алынатын жобалық құжаттаманың құрамы, әртүрлi хронологиялық кезеңде әзiрленген жобалардың практикасына байланысты. Тұрақты сақтауға жұмыс құжаттамасы келiп түседi. 76. Конструкторлық құжаттаманы iрiктеу барысында базалық модельдерге, ерекше бұйымдарға, сериялық өндiрiстiң негiзi нұсқаларына ерекше назар аударылады. Модификациялардан iс жүзiнде жаңа модельдi бiлдiретiнi ғана iрiктеп алынады. 77. «Техникалық ұсыным» кезеңiнде тұрақты сақтауға түсiндiрме жазба және техникалық ұсынымның ведомосi берiледi. «Жобаны сараптау» кезеңiнде түсiндiрме жазба және техникалық ұсынымның ведомосi берiледi. Бұл кезеңде құжаттарды тұрақты сақтауға аса күрделi өнiмдердi әзiрлеу кезiнде рұқсат етiледi. 78. «Техникалық жоба» кезеңiнде тұрақты сақтауға мынадай құжаттардың түрлерi: 1) түсiндiрме жазба; 2) техникалық жобаның ведомосi; 3) жалпы түрдiң сызбасы; 4) бұйым үлгiлерiн даярлаудың техникалық шарттары келiп түседi. 79. «Жұмыс құжаттамасы» сатысында тұрақты сақтауға: 1) бiрыңғай тораптар жалпы түрiнiң схемасы; 2) топтық конструкторлық құжаттар; 3) бұйымдардың схемасы тапсырылады. 80. Бөлшектердiң сызбалары тұрақты сақтауға конструкциясының жаңашылдығы немесе бiрегейлiгi жағдайында келiп түседi. 81. Технологиялық құжаттамаға сараптама жасау конструкторлық құжаттамаға сараптама жасаудың әдiстемесiне ұқсас. Нысандарды тұрақты сақтауға iрiктеу кезiнде мыналарды: 1) автоматтандыру дәрежесi, механикаландыру және технологиялық процестердi типке жатқызуды; 2) жеке технологиялық процестердiң түпнұсқалығын және бiрегейлiгiн; 3) осы процестердiң әрқайсысын қолданудың ауқымдылығын, процестердiң және олардың экономикалық нәтижелiлiгiн ескеру қажет. 82. Технологиялық құжаттаманың құндылығына сараптама жасауда «жұмыс құжаттамасы сатысында, сондай-ақ «тәжiрибелiк үлгi», «орнату сериясы» кезеңдерiнде ерекше техникалық шешiмдер бар болса, осы құжаттаманың маңызы зор. 83. Тұрақты сақтауға берiлетiн негiзгi технологиялық құжаттарға: 1) бағыттық карта, кешендiк карта, технологиялық құжаттардың ведомосi, технологиялық бағыттар желiлерiнiң ведомосi, үлгi (топтық) технологиялық процесте (операцияның) құрастырылатын бiрлiктердiң тiзiмi; 2) өнiмдi құрастыру ведомосi; 3) жабдықтар ведомосi, технологиялық процестiң картасы, типтiк (топтық) технологиялық процестiң картасы; 4) заттардың тұрақты технологиялық уақыт тәртiбi, өнiмдердiң, дәрiлердiң және микроорганизмдердiң тұрақты технолгиялық регламентi, зертханалық технологиялық регламент, өнiмдер мен дәрiлердiң тәжiрибелiк лектерiн эксперименттiк шығару жөнiндегi технологиялық нұсқаулықтар; 5) өнiмдердiң жаңа түрлерiнiң даярлануымен, дәрiлердiң технологиялық кепiлдемесi; 6) технологиялық карталар және заттарды, өнiмдердi, дәрiлердi және микроорганизмдердi алу технологияларын суреттеу, жиынтық технологиялық (өндiрiстiк-технологиялық) схемалар, рецептура, регламенттер, технологиялық процестер жөнiндегi ұсынымдар; 7) өндiрiстiң технологиялық режимдерiнен ауытқуларға жол беру нормалары, технологиялық паспорт, аттестаттың өнiмнiң сапасы деңгейiнiң картасы; 8) жаңа өнiмдер мен дәрiлердiң халықаралық және отандық стандарттардың талаптарына сәйкестiгi туралы жиынтық есептер; 9) бұйымдарды өңдеу мен құрастыру жөнiндегi технологиялық (техникалық) сипаттамалар мен есептiк деректер; 10) үстiңгi беттердiң, алаңдардың және дайындалатын бұйымдардың басқа да геометриялық сипаттамаларының жиынтық есептемелерi, жабдықтардың техникалық-экономикалық сипаттамасы, технологиялық процестердiң альбомдары, арнайы технологиялық жабдықтардың жиынтықтары (керек-жарақтар, аспаптар, мөртабандар), қайта орнатылатын әмбебап керек-жарақ кешенi жатады. 84. Тұрақты сақтауға осы саладағы ғылымның даму деңгейi туралы айтуға мүмкiндiк беретiн iргелi және қолданбалы зерттеулерге жататын проблемалар бойынша ғылыми-зерттеу құжаттамасы жатады. 85. Тұрақты сақтауға: 1) мемлекеттiк, халықаралық, салааралық бағдарламаларға енгiзiлген ғылыми-зерттеу және тәжiрибелiк-конструкторлық жұмыстарды орындауға арналған тапсырмалар мен талаптар; 2) ғылыми-тарихи құндылығы бар және басқа құжаттарда қайталанбайтын ақпаратты қамтитын, дербес мәнi бар, сондай-ақ көрнектi ғылым және техника қайраткерлерi жасаған кезеңдiк және аралық есептер; 3) ғылыми-зерттеу, тәжiрибелiк-конструкторлық, тәжiрибелiк-технологиялық және эксперименттiк-жобалау жұмыстарының аяқталған тақырыптары бойынша есептер; 4) жиынтық, қорытынды ақпаратты қамтитын ғылыми-зерттеу жұмыстары туралы жылдық жиынтық есептер; 5) монографиялардың, мақалалардың қолжазбалары, ғылыми дәрежелерге iзденудегi диссертациялар, авторефераттар берiледi. 86. Тұрақты сақтауға авторлық куәлiк (патент) беру туралы шешiм қабылданған өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтiнiмдер iрiктеп алынады. 87. Авторлық куәлiк (патент) беруден бас тарту туралы шешiмдер қабылданған болжамды өнертабысқа (жаңалыққа) қарастырылған өтiнiмдер iшiнен тұрақты сақтауға ұтымды ғылыми-техникалық шешiмдерi бар өтiнiмдер iрiктеп алынады. 88. Куәлiк немесе патент беру туралы шешiм қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсiптiк үлгiлерге берiлген өтiнiмдер тұрақты сақтауға iрiктеп алынады. Сондай-ақ куәлiк немесе патент беруден бас тарту туралы шешiмдер қабылданған, қаралуы аяқталған өнеркәсiптiк үлгiлерге берiлген өтiнiмдер, егер: 1) оларды ғылым мен техниканың көрнектi қайраткерлерi берсе; 2) оларда бiрегей көркемдiк-конструкторлық шешiмдер болса; 3) олардың авторлары көрмелерде дипломдармен, медальдармен және сыйақылармен марапатталған болса, тұрақты сақтауға тапсырылады. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар iстердi қалыптастыру және өңдеу тәртiбi 89. Ғылыми-техникалық құжаттамасы бар iс бiр сатыға, бiр негiзгi жиынтыққа, тақырыпқа (құрастыру бiрлiгi) жататын құжаттардан қалыптасады. Бiр сатыдағы, бiр негiзгi жиынтықтағы, тақырыптағы (құрастыру бiрлiгiндегi), көлемi жағынан едәуiр құжаттар бiрнеше iстi құрауы мүмкiн. 90. Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу кезiнде оларды сипаттау мен жүйелеудiң карточкалық тәсiлi қолданылады. Карточкаға: 1) сипатталатын iстiң мұқабасында қарындашпен жазылған жұмыс нөмiрi; 2) әзiрлеушi ұйымның ресми атауы; 3) жобаның аты (әзiрлемелер, ғылыми-зерттеу жұмыстың тақырыптары), объектiнiң нөмiрi (өндiрiстiк шифры, белгiленуi, тақырыптың, күзет құжатының нөмiрлерi); 4) негiзгi жиынтықтың (құрастыру бiрлiгiнiң), оның маркасының аты; 5) тақырып, жоба басшысының (автордың, авторлардың) аты; 6) әзiрлеме аяқталатын жыл; 7) нөмiрленген парақтардың саны жазылады. Карточкалар тiзiмдемедегi iстердi жүйелеудiң қабылданған схемасына сәйкес жүйеленедi. 91. Тұрақты сақтауға берiлетiн ғылыми-техникалық құжаттама толық ресiмдеуге: 1) сызбаларды бүктеуге; 2) мәтiндiк құжаттарды тiгуге (түптеуге); 3) парақтарды нөмерлеуге; 4) куәландыру парақтарын жасауға; 5) iстердiң мұқабаларын ресiмдеуге жатады. 92. Графикалық құжаттар үш клапанды және байлаулы папкаларға салынады. Әрбiр iске 50 парақтан аспайтын, шартты түрде А4 форматына (297Х210 мм) келтiрiлген, жуандығы үш–төрт сантиметрден аспайтын сызбалар енгiзiледi. Дыбыстық-бейнелiк құжаттама құндылығына сараптама жүргiзу тәртiбi 93. Дыбыс-бейне жазу құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу мен сақтауға iрiктеу кезiнде дыбыс-бейне жазу құжатының толықтығы және жиынтығының сақталу дәрежесi, мәтiндiк iлеспелi құжаттаманың болуы мен сапасы, дыбыс-бейне жазу құжатын ғылыми және практикалық пайдалану мүмкiндiгi ескерiледi, сондай-ақ ақпараттың қайталану мәселелерi, дыбыс-бейне жазу құжаттарының дублеттiлiгi, қабылдануы және нұсқалылығы шешiледi. Дублеттi дыбыс-бейне жазу құжаттарының iшiнен мемлекеттiк сақтауға сапасы жоғары суреттемелер, жазбалар, үлдiрлер, шығыс материалдарының қажеттi жиынтығы мен iлеспе (киноқұжаттар үшiн) материалдары бар дыбыс-бейне жазу құжаттары iрiктеп алынады. Игерiлген кино- және үнқұжаттар жеке қарастырылмайды, өйткенi кинокадрлар мен үнқұжаттардың үзiндiлерi монтаждың арқасында әртүрлi мағыналық ауыртпалығы және жеке мәнi жоқ болып келедi. Оларды ең алдымен кино және үнқұжаттардың басқа материалдарымен байланыстыру арқылы қарастыру қажет. Ғылыми-тарихи және мәдени құндылығы бар бiрнеше фото және үнқұжаттардан тұрақты мемлекеттiк сақтауға, мазмұндылығы жағынан толық, жақсы композициялары, түрлi-түстi шешiмдерi мен қолдану көлемiнiң (фотоқұжаттар үшiн) ерекшелiнген құжаттар алынады. 94. Құндылығына сараптама жүргiзу барысында қандай да болмасын бүлiнгенi бар дыбыстық-бейнелiк құжаттар айқындалады. Бүлiну, әсiресе химия-биологиялық (сарғаю, көгеру, эмульсияның қабыршақтануы) анықталған жағдайда аталған өндiрiс жылындағы, сақталу жағдайлары бiрдей барлық дыбыс-бейне жазу құжаттарына бақылау жүргiзiледi. Ақауы бар дыбыс-бейне жазу құжаттарын қайта қалпына келтiру-алдын ала өңдеу, осы жұмыстарды жүргiзудiң тәртiбiн реттейтiн салалық нормативтердiң талаптарына сәйкес жүргiзiледi. 95. 1922 жылға дейiнгi кезеңдi қоса алғандағы жасақталған дыбыс-бейне жазу құжаттары жоюға бөлiнбейдi. 1922 жылдан 1945 жылға дейiнгi кезеңдi қоса алғандағы қалыптасқан дыбыс-бейне жазу құжаттарын жою уәкiлеттi органның рұқсатымен жүзеге асырылады. Электрондық құжаттар құндылығына сараптама жүргiзу тәртiбi 96. Ұйымның қызметiнде қалыптасатын электрондық құжаттар оның орындайтын мiндеттерi мен функцияларына байланысты: 1) электрондық басқарушылық құжаттар; 2) электрондық дыбыс-бейне жазу құжаттары; 3) электрондық ғылыми-техникалық құжаттар; 4) қағазда тасығышта аналогы жоқ ерекше ақпараттық ресурстар (электрондық кадастрлар, тiркелiмдер, тiзiлiмдер, базалар және дерекқорлар, интернет-жарияланымдар және т.б.) болып бөлiнедi. 97. Мемлекеттiк сақтауға электрондық басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттарды iрiктеу олардың дәстүрлi тасығыштардағы аналогтары үшiн қабылданған өлшемдер негiзiнде жүргiзiледi. Ерекше ақпараттық ресурстар мемлекеттiк сақтауға мынадай өлшемдер негiзiнде iрiктеп алынады: 1) осы ақпараттық қорды жинақтау толықтығы, яғни заттардың немесе құбылыстардың осы сыныбы бойынша Қазақстан Республикасында бар ақпараттың жалпы көлемiмен осы ақпараттық ресурс құрамында бар ақпараттың арақатынасы; 2) ақпараттың шынайылығы; 3) ақпаратты жинау жүйесiмен айқындалатын ақпараттық ресурстың бiрегейлiгi; 4) ақпараттық ресурстың әлеуметтiк маңыздылығы. 3. Ұйым мұрағатының құжаттарын сақтау Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру тәртiбi 98. Ұйымның мұрағатындағы құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшiн мынадай: 1) материалдық-техникалық базаны (құжаттардың сақтау ғимараты және үй-жайлары, құралдары, жабдықтар, құжаттарды көшiрiп алу және зақымданғандарын қалпына келтiру құралдары және т.с.с.) құру мен дамытуды көздейтiн құжаттардың сақталуын ұйымдастыру жөнiндегi; 2) құжаттарды уақытша сақтаудың нормативтiк шарттары мен параметрлерiн (сақтаудың температуралық-ылғалдылық, жарық, санитарлық-гигиеналық, күзету режимдерi) құру мен сақтау жөнiндегi; 3) алдын алу сипатындағы (құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету, мұрағат қоймаларынан құжаттардың берiлуiн регламенттеу, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйiн тексерудi жүргiзу, аса бағалы құжаттарды табу, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру) шаралар жүзеге асырылады. 99. Сақтауды ұйымдастыру жөнiндегi шаралар жүйесi құжаттардың сақталуын және ұйымның мұрағатына құжаттар келiп түскен кезде, оларды сақтау және тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру кезiнде олардың физикалық жай-күйiн бақылауды қамтамасыз етедi. Сақтауды ұйымдастыру және сақтауға тиiстi жағдайлар жасау кезiнде құжаттардың көрiнiстi құрам ерекшелiгiн және олардың материалдық тасығыштарының ерекшелiктерiн ескеру керек. 100. Сақталудағы құжаттардың көлемi мен құрамына сәйкес ұйым мұрағатына мұрағат құжаттарын сақтауға арнайы салынған немесе ыңғайластырылған жеке ғимарат немесе әкiмшiлiк ғимараттың бiр бөлiгi берiледi. 101. Әкiмшiлiк ғимаратты салу немесе қайта жаңарту кезiнде ұйым мұрағаты үшiн арнайы үй-жайлар көзделуi мүмкiн. Арнайы үй-жай болмаған кезде мұрағат үшiн ұйымның әкiмшiлiк ғимаратында ыңғайластырылған үй-жайлар бөлiнедi. Әкiмшiлiк ғимараттағы ыңғайластырылған үй-жайларда ұйымның мұрағатын орналастыру олардың жарамдылығын (өртке төзiмдiлiгi, ұзақ мерзiмдiлiгi, конструкциясының берiктiгi, техникалық жағдайы, жылыту және ауа тазарту жүйесiнiң болуы) анықтайтын сараптамадан кейiн ғана жүргiзiледi. Сараптаманы мұрағат, пайдалану, өрт, күзет, санитарлық және өзге де бейiндi қызметтердiң өкiлдерi жүргiзедi. Сараптаманың нәтижесi актiмен ресiмделедi. Ескi, дымқыл, жылытылмайтын, санитарлық-гигиеналық талаптарға жауап бермейтiн үй-жайларды қабылдауға рұқсат етiлмейдi. 102. Ұйым мұрағаты үшiн мынадай ғимараттарды: 1) құжаттарды сақтауға арналған мұрағат қоймаларын; 2) зерттеушiлердiң жұмыс iстеуiне арналған бөлменi (оқу залын); 3) мұрағат қызметкерлерiнiң жұмыс бөлмелерiн; 4) алмалы-салмалы электрондық тасымалдауыштардың, серверлiк және коммуникациялық жабдықтардың автоматтандырылған кiтапханасына арналған бөлмелерiн ұсыну көзделедi. Қызметкерлер мен зерттеушiлерге арналған жұмыс бөлмелерi және зерттеушiлердiң жұмыс iстеуiне арналға үй-жайлар (оқу залы) мұрағат қоймаларынан жеке орналастырылады. Жұмыс бөлмелерiнен қалқалары жоқ мұрағат қоймалары арнайы орнатылған қалқалармен бөлiнедi. Бөгде адамдар мұрағат қоймасына басшының рұқсатымен және ұйым мұрағаты қызметкерiнiң қатысуымен ғана кiргiзiледi. 103. Мұрағат қоймалары химиялық заттарды немесе тамақ өнiмдерiн сақтауға немесе қолдануға байланысты зертханалық, өндiрiстiк және қойма үй-жайларынан қашықта орналастырылады. Мұрағат қоймалары өрт жағынан қауiпсiз және су басудан кепiлдендiрiлген болуы тиiс. Олардың iшiнде газ, су құбыры, кәрiз және басқа да магистральдық құбыржолдар болмауы тиiс. 104. Мұрағат үй-жайларының сыртқы есiктерiне металл парақ қағылады және берiк ысырмалары болады. Жұмыс уақытында мұрағат қоймаларын кiлттеп жабылады. Жұмыстан тыс уақытта мұрағаттың барлық үй-жайларына мөр басылады немесе пломбыланылады. Мөр (пломба) кiлттермен бiрге ұйым бойынша кезекшiге, күзетшiге немесе iшкi тәртiптiң қағидаларында белгiленген орынға тапсырылады. Ұйым мұрағатынан құжаттарды ғимараттан тысқары жерге алып шығу ұйым басшысы белгiлеген тәртiппен арнайы рұқсаттамалар бойынша ғана жүзеге асырылады. 105. Ұйым мұрағатының үй-жайлары күзет дабылдарымен жабдықталады. Орналасуы сырттан кiруге мүмкiндiк беретiн терезелерге металл торлар орнатылады. 106. Мұрағат қоймаларындағы электр өткiзгiш жасырын болуы тиiс, штепсельдiк розеткалар герметикалық қолдануда ғана пайдаланылады. Жалпы және әр қабаттағы ажыратқыштар мұрағат қоймаларының үй-жайларынан тысқару орналастырылады. 107. Ұйым мұрағатының өрт сөндiру жүйесi мен құралдарында құжаттар үшiн қауiпсiз бейтарап заттар қолданылады. 108. Мұрағат қоймаларында отты, қыздыру құралдарын қолдануға, темекi шегуге тыйым салынады. Iстердi орналастыру және сақтау тәртiбi 109. Мұрағат қоймаларындағы құжаттар есептiк құжаттарға сәйкес олардың жедел iздестiрiлуiн қамтамасыз ететiн тәртiппен орналастырылады. Мұрағатта iстердi орналастырудың тәртiбi оларды орналастыру жоспарымен (схемасымен) айқындалады. 110. Мұрағат қоймалары негiзгi сақтау құралдарымен: стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждармен жабдықталады. Ағаш стеллаждарды олардың оттан қорғайтын құралдармен өңделуi шартымен қолдануға рұқсат етiледi. Құжаттардың сақтаудың қосалқы құралдары ретiнде металл шкафтар, сейфтер қолданылады. Үн- және бейнеқұжаттарды сақтауға арналған стеллаждар ферромагниттi емес материалдан әзiрленедi. 111. Стеллаждар терезе ойықтарымен қабырғаларға перпендикуляр түрде, ал терезесi жоқ үй-жайларды – үй-жайлар мен жабдықтардың ерекшелiктерiн ескере отырып орнатылады. Сақтау құралдарын ғимараттың сыртқы қабырғаларына және жылу көздерiне жақын орналастыруға рұқсат етiлмейдi. Сақтау құралдарын орналастыру арақашықтықтың мынадай нормаларына сәйкес жүзеге асырылады: 1) стеллаждар қатарларының аралығы (басты кiрiс) – 120 см; 2) стеллаждардың аралығы (кiрiс) – 75 см; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен стеллаждардың аралығы - 75 см; 4) қабырға мен стеллаж шетi немесе шкаф аралығы (сейфтер) - 45 см; 5) еденмен және стеллаждың төменгi сөресiмен немесе шкаф (сейфтiң) аралығы – 15 см кем емес, төменгi қабаттарда – 30 см кем емес. 112. Құжаттар стеллаждарда, шкафтарда (сейфтерде) құжаттардың түрлерiне, форматына және басқа да сыртқы ерекшелiктерiне сәйкес сақтаудың алғашқы қорғау құралдарын (мұрағат қораптарын, папкаларды, арнайы қаптарды, пакеттердi және т.с.с.) пайдалана отырып орналастырылады. 113. Ақпараты қағаз тасығыштағы басқарушылық құжаттамасы бар iстер қаттама қағаздан жасалған мұрағаттық қораптарда, папкаларда немесе бумаларда орналастырылады. Ғылыми-техникалық құжаттама жабдықтар мен сызбалардың форматтарына қарай ораулы, ашық немесе басқа түрде сақталуы мүмкiн. 114. Киноқұжаттарда қорғану ракордтары болады. Бастапқы ракордтың ұзындығы 3 м құрайды, ракордтың соңғы ұзындығы - 1,5-2 м құрайды. Бастапқы және соңғы ракордтарға шифрлеу белгiсi қойылады. Сыртқы қабатта киноқұжаттарды фотографиялық өзекшелер рулонға оралған болуы тиiс. Орам бағыты – басынан соңына дейiн. Орам тығыз болуы тиiс, рулон шеттерiндегi iлгерi орам да. Магниттiк таспадағы үнқұжаттар жазбалардың дәл көшiрмесiн алу жылдамдығына байланысты түсi әртүрлi ракордтармен ресiмделедi. Бастапқы ракордқа жұмыс жүргiзбейтiн жағынан шифрлеу белгiсi қойылады. Сыртқа құжатты жұмысшы қабатпен өзекшеге оралған болуы тиiс. Сондай рулондағы iлгерi орамдардың биiктiгi 0,05 мм шамасынан артық болуы тиiстi емес. Үнқұжаттардағы орам бағыттары осындай болу керек, дәл көшiрмесiн алуда магнитофондағы жазылған рулон сағаттық тiлiне қарсы айналатын. Дыбыс-бейне жазу құжаттары сақтауындағы әрбiр бiрлiк шығаруға арналған жеке герметикалықсыз орамаға ылғал мен шаңның ену мүмкiншiлiктерiнен, жарық сәулелердiң тиюлерiнен, механикалы зақым келудiң қорғанышынан орнығады. Олардың iшiндегi құжаттардың еркiн ауысуларына кедергi болуы тиiстi. Буып-түйiлген материалдардың салғырт болуы химиялық, хлорлы, азотты асырамау, оларға буып-түйетiн материалды құжаттардың зақымдануы немесе био зақымдануы мүмкiн. Буып-түйiлген материалдардың жоғарғы сапалығы құжаттардың зақымдануына немесе жабысуына әкелiп соқтырмауы тиiс. Орама алғашқы және екiншi болып бөлiнедi. Алғашқы ораманың қолданылуы тек зиянды газды қоспалардың жоғары концентрация шарттарында ауа тазартуы жоқ болуы және шаң бойынша пайдалы. 115. Киноқұжаттар жiңiшке қағаздан немесе полиэтиленнен көп қабатты пакетке, полиэтилентерефталата және металл қорапқа тиiстi буып-түйiлген болуы керек. Пакет мөлшерiн рулон мөлшерiне тиiстi талапқа сай болады. Фотоқұжаттар қабыршақта, фото қағазға, фотопластиндермен шынылардың қышқылсыз қара жарық сәуле өтпейтiн қағаздан конверттерге тиiстi буып-түйiлген болу керек. Үнқұжаттарда магниттiк таспада полиэтилен қабыршақтан пакетке тиiстi iшiне салынған және - қорапты немесе полиэтилендiк қапқа орналастырылған (контейнер) этикеткаларға арналған ойықтармен болады. Бейнефонограмманы тиiстi сақталу арнайы зауыттық берiк полимерлiк материалдан оралады. Дискiлiк тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттары зауыттық ормаға салынады, ал содан соң қорап ыдысқа орналастырылады. 116. Құжаттарды еденге, терезе алдына, саты алаңдарына немесе реттелмеген бумаға қоюға жол берiлмейдi. 117. Барлық мұрағат қоймалары, сондай-ақ стеллаждар, шкафтар (сейфтер) және олардың сөрелерi арабша сандармен нөмiрленедi. Стеллаждар және шкафтар (сейфтер) мұрағат қоймасына кiргеннен солдан оңға қарай, олардың сөрелерi – жоғарыдан төмен қарай жеке-жеке нөмiрленедi. 118. Мұрағат қоймаларында құжаттардың сақталу орындарын бекiту мақсатында селлаждар бойынша топографиялық карточкалар жасалады. Стеллаждар бойынша топографиялық көрсеткiштер осы Қағидаларға 16-қосымшаға сәйкес әр стеллажға жеке жасалады және әр мұрағат қоймасының шегiндегi реттiк нөмiрi бойынша орналастырылады. Құжаттарды орналасырудағы өзгерiстер стеллаждық топографиялық карточкаларға уақтылы енгiзiлiп отырылады. 119. Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымдар келесi негiзгi техникалақ құралдармен: 1) ақпаратты нақты енгiзудi қамтамасыз ететiн ағынды сканерлермен; 2) сұрау салуларды қатар өңдеудi жүргiзуге қабiлеттi серверлермен; 3) мәтiндiк, кескiндiк және дыбыс-бейне жазу құжаттарын көп мәртелiк iске қосу мен өңдеуге бағдарланған жоғары өнiмнiң (100 Мбит/c және көбiрек) есептеуiш желiмен; 4) жүйенiң iздестiру деректерiне өнiмдiлiгi жоғары және жоғары сенiмдi қол жеткiзудi қамтамасыз ететiн жабдықтармен; 5) деректердi компактiге немесе магниттi-оптикалық дискiлерге көшiретiн жабдықтармен; 6) магниттiк бауға резервтегi көшiрiп алу жабдықтарымен; 7) мәтiндiк және графикалық ақпаратты өңдеуге бағдарланған автоматтандырылған жұмыс орындарымен; 8) үздiксiз қоректендiру көзiмен; 9) жаңа модификациядағы принтерлермен және модемдермен; 10) Бiрыңғай электрондық құжат айналымы жүйесiнiң көлiктiк ортасына қол жеткiзудi қамтамасыз ететiн жабдықтармен жабдықталады. 120. Электрондық құжаттардың базалық (жүйелiк) бағдарламаларына: 1) деректердiң үлкен ауқымдарын өңдеуге бағдарланған операциялық желiлiк орта және дерекқорды басқару жүйесi; 2) деректердi көрсету мен өңдеу құралдары; 3) рұқсат етiлмеген кiруден қорғау құралдары және вирусқа қарсы құралдар кiредi. 121. Ұйымның электрондық құжаттары мұрағатының жұмыс iстеуi үшiн арнайы бағдарламалардың құралдарына: 1) ақпаратты электрондық тасымалдауыштағы құжаттарды тұрақты iздестiру жүйесiн тиiмдi сүйемелдеу құралдары; 2) мемлекеттiк және орыс тiлдерiндегi мәтiндердi танып бiлудiң бiрыңғай құралдары; 3) мәлiметтер базасына ақпаратты енгiзу технологияларының бiрыңғай технологиясын қамтамасыз ететiн құралдар; 4) ақпаратты жедел iздестiру құралдары және ақпаратты жедел талдау құралдары; 5) пайдаланушылардың сұрау салуларын әзiрлеу және оңтайландыру құралдары; 6) ұйымның электрондық құжаттар мұрағатының ақпаратына рұқсатсыз кiруден бағдарламалық және аппараттық қорғау құралдары кiредi. жүктеу/скачать 0.8 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|