Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекiту туралы
Құжаттарды сақтау режимiн қамтамасыз ету тәртiбi
жүктеу/скачать 0.8 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Мұрағат қоймаларынан құжаттарды беру тәртiбi
- Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiне тексеру жүргiзу тәртiбi
- 4. Мұрағаттағы құжаттарды ұйымдастыру Құжаттардың қорға тиiстiлiгiн анықтау және мұрағаттық қорды құру (жабу) тәртiбi
Құжаттарды сақтау режимiн қамтамасыз ету тәртiбi 122. Ұйым мұрағатында құжаттардың сақтау бүлiнуден сақтауды қамтамасыз ететiн және қоршаған ортаның зиянды ықпалынан қорғау жағдайында жүзеге асырылады. Құжаттарды, iстердi қорғау мына талаптарды орындауды: 1) жарық режимiн сақтау; 2) температуралық-ылғалдылық режимiн сақтау; 3) санитарлық-гигиеналық режимiн сақтау есебiнен қамтамасыз етiледi. 123. Мұрағат қоймаларында жұмыстардың барлық түрлерi жарық түсудi шектеу негiзiнде жүргiзiледi. Құжаттарды қорғау үшiн оларды алғашқы сақтау құралдары (мұрағаттық қорптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакет және басқалары) қолданылады. Мұрағат қоймаларындағы жарық жасанды немесе табиғи болуы мүмкiн. Табиғи жарық терезе көздерiне жалюздер, қорғаныш сүзгiлерi, перделер немесе боялған әйнектердi қолдану арқылы шашыраңқы жарық ретiнде түсiрiлуге рұқсат етiледi. Жасанды жарық үшiн бетi тегiс жабық плафондар iшiнде жанатын шамдар қолданылады. Жарық шұғылыса ультракүлгiн түстi бөлiктерге бөлiнетiн люминисценттi лампалар қолдануға рұқсат етiледi. 124. Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшiн мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдық режимдер белгiленедi: 1) қағаз негiзiндегi құжаттар үшiн – температура +17 - +190 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 %; 2) ақ-қара үлгiдегi құжаттар үшiн - температура + 150 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %; 3) түрлi түстi үлгiдегi құжаттар үшiн - температура +2 - +5 0 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 %; 4) магниттiк таспадағы және дисктiк тасмалдауыштағы құжаттар үшiн - температура +8 – ден +180 С-ге дейiн, ауаның салыстармалы ылғалдылығы -45-65 %; 5) электрондық тасығыштағы құжаттар үшiн – температура +15- +200 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65 %. 125. Климаты реттелмейтiн мұрағат қоймаларында ұйымның ғимаратын ұтымды жылыту, мұрағат қоймаларындағы ауаны желдету және ылғалдандыру (құрғату) негiзiнде климаттық жағдайларды оңтайландыру жөнiндегi тиiстi iс-шаралар жүзеге асырылады. 126. Мұрағат қоймаларындағы температуралық-ылғалдылық режимi тиiстi бақылау-өлшеу приборларының көрсеткiштерi негiзiнде ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығы параметрлерiн үнемi өлшеп тұру жолымен бақыланады: желдетiлетiн үй-жайларда аптасына екi рет, климаты реттелмейтiн үй-жайларда аптасына үш рет өлшенедi. Бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психометрлер, гигрометрлер) басты өткелде стеллаждарда жылытқыш және желдеткiш жүйелерден аулақ орналастырылады. Аспаптар көрсеткiштерi тiркеу журналдарына жазылады, журналдың нысанын ұйым анықтайды. Мұрағат қоймаларындағы температуралық және ылғалдылық көрсеткiштердiң ауытқуына жол берiлмейдi. 127. Ұйым мұрағатының барлық үй-жайлары зең, жәндiктер, кемiргiштер пайда болу, шаң жиналу мүмкiндiгiне жол бермейтiн жағдайда күтiп ұсталады. Мұрағат қоймаларында санитарлық-биологиялық қауiптi, желдетiлмейтiн аймақтардың пайда болуын болдырмайтын ауа айналымы қамтамасыз етiледi. Жылдың жылы уақытында ашылатын терезелер, сондай-ақ мұрағат қоймаларының қабырғаларындағы, төбелердегi, едендерiндегi желдету тесiктерiн және желдету жүйелерiнiң сыртқы тесiктерiн диаметрi 0,5 мм аспайтын торлармен қорғау керек. Мұрағат қоймаларына сырт киiмдермен, дымқыл және лас аяқ киiммен кiруге, тамақ өнiмдерiн сақтау мен пайдалануға, темекi шегуге тыйым салынады. 128. Мұрағат қоймаларында жүйелi түрде дымқыл тазалық жүргiзiп тұру қажет. Жылына кем дегенде бiр рет стеллаждарды, шкафтарды, құжаттарды алғашқы қорғау құралдарын шаңсыздандыру қажет. Бұл ретте едендер, терезе алды тақтайлары, стеллаждардың төменгi жақтары формалиннiң екi пайыздық ерiтiндiсiмен тазаланады. 129. Құжаттар мен мұрағат қоймаларына жылына екi рет (жылыту мерзiмi баталған және аяқталған кездi) жәндiктер мен өңездi саңырауқұлақтарды уақтылы анықтау үшiн тексеру жүргiзiледi. Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда санитрарлық-эпидимиологиялық қызметтердiң көмегiмен жедел залалсыздандыру және дәрiлеу шаралары жүргiзiледi. 130. Тұрақты сақталатын құжаттардың негiзiнде немесе мәтiнiнде ақау анықталса (құжаттың бiр бөлiгiнiң жоғалуы, бөлiнуi, эмульсия қабатының ажырауы, сызылуы, тырналуы және тағы басқалары) құжаттардың физикалық жағдайының журналына немесе есепке алу карточкасына тiркеледi. Аталған журналда (есепке алу карточкасында) кейiннен арнайы өңдеуге жататын құжаттардың түрлерi (қалпына келтiру, залалсыздандыру, микрофильмдеу, фотолық қалпына келтiру, көшiрмесiн түсiру, электрондық форматқа көшiру және тағы басқалары) тiркеледi және құжаттардың физикалық жағдайын жақсарту жөнiндегi нақты iс-шаралар көрсетiледi. 131. Құндылығы мен сақтау мерзiмiне қарамастан, жедел түрде өңезбен және жәндiктер зақымдаған құжаттар өңдеуге (залалсыздандыруға, дезинсекциялауға) берiледi. Мұрағат қоймаларынан құжаттарды беру тәртiбi 132. Мұрағат қоймаларынан құжаттар: 1) ұйым қызметкерлерiнiң пайдалануы үшiн; 2) ғылыми және өзге де зерттеулер үшiн оқу залында азаматтардың пайдалануы үшiн; 3) өзге ұйымдарға уақытша қолдану үшiн; 4) құжаттың физикалық жағдайын жақсарту мақсатында құжаттарды арнайы өңдеу үшiн берiледi. 133. Мұрағат қоймаларынан құжаттар мына мерзiмнен астайтын уақытша пайдалануға: 1) ұйым қызметкерлерiмен қолдануға бiр айға; 2) құжатты оқу залында пайдалану үшiн бiр айға; 3) өзге ұйымдарға уақытша пайдалану және құжаттарды көрмеге қою үшiн үш айға берiледi. 134. Уақытша қолданысқа берiлген құжаттарды қайтарудың бекiтiлген мерзiмнен ұзартуы, қолданушының құжаттың сақтаулығы туралы жазбаша өтiнiштен кейiн ұйым басшысының рұқсатымен сирек жағдайларда ұзартылады. 135. Тiзбелерге енгiзiлген және тұрақты сақтауға беруге хататын ғылыми-техникалық құжаттарға электрондық және басқа тасымалдауыштарда пайдалану қоры құрылады. Олардың түпнұсқалары әдетте мұрағат қоймаларынан берiлмеуге тиiс. 136. Құқық қорғау органдарына, сот органдарына және прокуратураға iстер Қазақстан Республикасының заңнамасында белгiленген тәртiппен берiледi. 137. Мұрағат қоймаларынан құжаттарды беру мынадай құжаттармен: 1) осы Қағидаларға 17-қосымшаға сәйкес iстердi оқу залдарына және ұйым қызметкерлерiне беруге арналған тапсырыстармен; 2) осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес ұйымның ортақ бланкiсiнде ресiмделетiн iстердi, құжаттарды өзге ұйымдарға пайдалануға немесе құжаттарды экспонатқа қоюға беру туралы актiлермен; 3) құжаттардың көшiрмелерiн түсiру және қайта қалпына келтiру жұмыстарын жүргiзуге тапсырыстармен ресiмделедi. 138. Мұрағат қоймасынан құжаттарды беру осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес құжаттарды беру кiтаптарында тiркеледi. 139. Зерттеушiлердiң орындалған тапсырыстары зерттеушiлердiң жеке iстерiнде, барлық басқалары iстiң толықтығы мен жай-күйiне тексеру жүргiзгенге дейiн сақталады. 140. Өзге ұйымдарға уақытша қолдануға берiлетiн құжаттар екi данада жасалатын актiмен ресiмделедi, оның бiр данасы ұйым мұрағатында қалдырылады, ал екiншiсi алушыға берiледi. Актiге iстi берген және iстi алған ұйым басшыларының қолтаңбалары қойылады. Iстi қайтарғаннан кейiн актiнiң екi данасына сәйкесiнше мынадай белгiлер қойылады: бiр данасы алушы ұйымда – бiр данасы құжатты берген ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатының жеке мұрағатының қорында сақталады. 141. Құжаттарды көшiрмесiн түсiруге, қалпына келтiруге, түптеуге жолдағанда тапсырыспен ресiмделедi. Тапсырыс ұйым мұрағатында, басқа ұйымға құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы актiнiң нысаны бойынша құрастырылады. 142. Мұрағат қоймасынан iстердi берер алдында шифрдiң және мұқабадағы шифрдiң iстiң тақырыбына және жиынтық тiзiмдемедегi iстiң тақырыбына сәйкестiгi тексерiледi. Мұрағат қоймасынан iстi берер алдында және қайтарып алу кезiнде әр берiлген iстегi құжаттардың парақтар саны мен жай-күйi тексерiледi. Мұрағат қоймасынан берiлетiн әр iстiң осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес пайдалану парақтары болуы тиiс. 143. Мұрағат қоймасынан құжаттарды берген кезде оның орнына осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес сақтау бiрлiгiнiң орынбасар-картасы қойылады. Құжатты мұрағат қоймасына қайтарған кезде орынбасар-карта алынады. 144. Ұйым мұрағатына пайдаланудан кейiн қайтарылған құжаттардың жағдайы, оны қайтарған тұлғамен бiрге тексерiледi. Құжаттар толық немесе олардың жекелеген парақтары толық болмаған жағдайда, мұрағат қызметкерi айыпты тұлғаны Қазақстана Республикасының заңнамалық актiлерiнде белгiленген тәртiппен жауапкершiлiкке тарту үшiн бұл туралы ұйым басшысына хабарлайды. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiне тексеру жүргiзу тәртiбi 145. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру 5 жылда бiр рет, сондай-ақ құжаттар мемлекеттiк мұрағаттарға сақтауға берiлу кезiнде жүргiзiледi. 146. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiне кезектен тыс тексеру: 1) құжаттарды басқа мұрағат қоймасына (ғимаратына) ауыстырылғанға дейiн және кейiн; 2) оларды ауыстыруға (эвакуациялауға) мәжбүр еткен төтенше жағдайлар немесе мұрағат қоймасына бөгде тұлғалар енiп кетуiнен кейiн; 3) ұйым мұрағатының басшысы ауыстырылғаннан кейiн; 4) ұйым қайта құрылған (таратылған) жағдайда жүргiзiледi. 147. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiне тексеру барысында: 1) ұйым мұрағатында сақталудағы құжаттардың нақты бар-жоғын анықтау; 2) құжаттарды есепке алудағы кемшiлiктердi анықтау мен оларды түзету; 3) жоқ құжаттарды анықтау және оларды iздестiру; 4) қалпына келтiрудi, консервациялауды және алдын ала өңдеудi талап ететiн құжаттарды анықтау және есепке алу жүзеге асырылады. 148. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру жұмыстарын бастаудың алдында, алдағы тексерудiң құжаттары зерттеледi, әр тiзiмдегi iстердiң дұрыс нөмiрленгендiгi және тiзiмдемелердiң қорытынды жазбаларындағы iстер тақырыптарының нөмiрлерi сәйкес келуiн тексередi. 149. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру, iстердiң жиынтық тiзiмдемелерiндегi, тiзiмдемелiк баптар бөлiмдерiнiң iстiң мұқабасына шығарылған мәлiметтердi тексеру жолымен жүргiзiледi. Дыбыс-бейне жазу құжаттарын тексеру кезiнде кинофонобейнеқұжаттарының сыртындағы тiзiмдемелiк баптарды тексеру арқылы жүргiзiледi. Сызбалардың бар-жоғын тексеру әр парақты тексеру арқылы жүзеге асырылады, бұл ретте деректемелердiң атаулары немесе жобаның (әзiрлеменiң) құрамына кiретiн сызбаның iшкi тiзiмдемесiнiң әр парағының сәйкестiгi тексерiледi. Iстiң физикалық жағдайы көзбен шолу арқылы анықталады. 150. Құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру кезiнде: 1) стеллаждардағы және алғашқы сақтау құралдарындағы құжаттардың орналасу тәртiбiн сақтау; 2) тексеру барысында дұрыс орналастырылмаған iстер мен құжаттарды өз орындарына орналастыру; 3) iстердiң тиiстi жиынтық тiзiмдемелерiнiң бөлiмдерiне тақырыптары енгiзiлмеген iстердi алу; 4) көгерген немесе биологиялық зиянкестермен бүлiнген iстер мен құжаттарды алу мен шектеудi; 5) физикалық ақаулары бар құжаттарды анықтау қажет. 151. Тексеру барысында iстiң, құжаттардың жиынтық тiзiмдемелерiн және басқа да есепке алу құжаттарына қандай да белгiлердi қоюға немесе жазбалар жазуға тыйым салынады. 152. Ұйым қызметкерлерiне, оқу залына және өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға берiлген iстер, iстердi берудi кiтаптары мен актiлерi бойынша және қолданыстағылармен сәйкестiгi тексерiледi. 153. Тексеру барысында осы Қағидаларға 22-қосымшаға сәйкес мұрағат қорындағы iстердiң, құжаттардың толықтығы мен жай-күйiн тексерудiң парағы жасалады. Тексеру парақтары әр мұрағат қоры шегiндегi реттiк нөмiрлерiмен нөмiрленедi және орындаушының қолтаңбасы қойылады. Қорды тексеру аяқталғаннан кейiн тексеру парақтары мұрағат қорының iстерiне енгiзiледi. Егер тексерудiң нәтижелерi бойынша кемшiлiктер анықталмаса, онда мұрағат қорының iсiне тексеру парағы енгiзiлмейдi. 154. Тексеру парағының (парақтарының) негiзiнде осы Қағидаларға 23-қосмшаға сәйкес мұрағат құжаттарының толықтығы мен жай-күйiн тексеру туралы акт құрастырылады. 155. Мұрағаттық құжаттардың бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру аяқталғаннан кейiн iстiң, құжаттардың (есепке алу кiтаптары мен сипаттамалары) тiзiмдемесiнiң соңына «Тексерiлдi» деген сөз жазылады, уақыт, тексеру жүргiзген тұлға лауазымы мен қолтаңбасы қойылады. Iстiң, құжаттың (есепке алу кiтаптары мен сипаттамалары) тiзiмдемелерiнiң қорытынды жазбаларында нақтыланбаған арнайы және қалып кеткен реттiк нөмiрлерi, сақтау бiрлiктерiнiң бекiтiлген тәртiпке сәйкес шығарылғандары анықталған жағдайда қорытынды жазба қайта құрастырылады. 156. Мұрағат құжаттарының сақтау бiрлiктерiнiң толықтығы мен жай-күйiн тексеру барысында табылмағандарға осы Қағидаларға 24-қосымшаға сәйкес табылмаған мұрағаттық құжаттарды есепке алу карточкалары құрастырылады. Табылмаған мұрағат құжаттарының картотекалары қағаз тасығышта орталықтандырылып немесе табылмаған мұрағаттық құжаттардың есепке алу карточкаларының деректемелерiне сәйкес автоматтандырылған режимде жүргiзiледi. 157. Iстердiң бар-жоғы мен жай-күйiн тексеру барысында iстердiң жетiспейтiндiгi анықталса, онда оларды iздестiру ұйымдастырылады. Бұл мақсаттарда: 1) мұрағат қоймаларынан iстердi беру жөнiндегi барлық есепке алу құжаттарын зерттеу; 2) тексеру барысында табылмаған iстердi, жылдар аралық iс тiзiмдесiн алдын ала зерттеу арқылы, табылмаған iстер қызмет барысында пайда болған ұйымның сәйкесiнше құрылымдық бөлiмшелерiнде iздестiру ұйымдастыру; 3) жақын орналасқан мұрағат қорларындағы iстердi тексеру; 4) мұрағат қорының iсiндегi сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актердi, iстердi уақытша пайдалануға берген актердi, тексеру жүргiзiлiп жатқан мұрағаттың алдыңғы iстердiң толықтығы мен жай-күйiн тексерудiң актiлерiн зерттеу ұсынылады. Iздестiру iстердiң бар-жоғы мен жай-күйiн тексергеннен кейiн бiр жыл аралығында жүргiзiледi. 158. Iздестiрудiң нәтижесiнде табылған iстер өз орындарына орналастырылады, табылмаған iстердi есепке алу карточкаларына сәйкесiнше iстiң табылғандығы туралы белгi, уақыты және лауазымды тұлғаның қолтаңбасы қойылады. 159. Қолданыста жоқтығы құжатпен расталған iстер тiзiмдемеден шығарылады. Тиiстi карточкаларда iстiң жоқтығын растайтын актiнiң уақыты мен нөмiрi көрсетiледi және iздестiру жүргiзiлгендiгi туралы анықтамалар жасалады. Iздестiрудiң нәтижелерiн ОСК (СК) отырыстарында қарастырылғаннан және оның шешiмi ұйым басшысымен бекiтiлгеннен кейiн табылмаған құжаттар есептен алынады. 160. Iстердiң толықтығы мен жай-күйiн тексеру, тексеру жүргiзiлiп жатқан мұрағат қорының есепке алу құжаттарына тексерумен анықталған өзгертулердi енгiзгеннен және жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттардың) СТК бекткен жиынтық тiзiмдемесiнiң бақылаушылық данасына өзгерiстер енгiзу үшiн мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақталатын iстер туралы мәлiметтерде бергеннен кейiн ғана аяқталған болып есептеледi. 4. Мұрағаттағы құжаттарды ұйымдастыру Құжаттардың қорға тиiстiлiгiн анықтау және мұрағаттық қорды құру (жабу) тәртiбi 161. Ұйымның қызмет барысында қалыптасатын, ақпаратты дәстүрлi және электрондық тасығыштағы барлық құжаттардың, басқарушылық, дыбыс-бейне жазу және ғылыми-техникалық құжаттамаларды қоса алғандағы жиынтығы құжаттамалық қорды құрайды. 162. Ұйым мұрағатына сақтауға берiлген құжаттар, ұйымның мұрағат қорын құрайды. 163. Мұрағат қорының түрлерi: 1) ұйымның қызмет барысында қалыптастырылған құжаттардан тұратын ұйымның мұрағат қоры; 2) өзара тарихи және/немесе логикалық байланыстары бар (қызметтердiң бiртектiлiгi және сабақтастығы, бағыныстылығы, қызмет нысандары мен уақытының бiртұтастығы, орналасу жерi және басқалары) екi немесе одан көп ұйымдардың құжаттарынан құрастырылған бiрiктiрiлген мұрағат қоры болып табылады. 164. Ұйым құжаттарының қорға тиiстiлiгiн анықтау, оларды нақты мұрағат қорына жатқызу болып табылады. 165. Ұйым құжаттарының қорға тиiстiлiгiн анықтау кезiнде мыналар: 1) кiрiс құжаттары оларды қабылдап алған ұйым мұрағатының қорына жатқызылады, аталған құжаттардың қорға тиiстiлiгi адресат, құжаттың ұйымға келiп түскендiгi туралы белгi, қарар, құжаттың орындалғандығы және iске жiберiлгенi, құжаттың мәтiнi сияқтыдеректемелермен анықталатыны; 2) шығыс құжаттарының көшiрмелерi олардың авторлары болып табылатын ұйым мұрағатының қорына жатқызылады, олардың қорға тиiстiлiгi қолтаңба, құжаттың мәтiнi және жiберiлген құжаттардың iс жүргiзу белгiлерi сияқты деректемелермен анықталатыны; 3) iшкi құжаттар, осы құжаттардың авторлары болып табылатын ұйымдардың мұрағат қорларына жатқызылғандары, оларың қорға тиiстiлiгi ұйымның ресми атауы, қолтаңба, құжаттың мәтiнi, бұрыштама сияқты деректемелермен анықталатыны ескерiледi. 166. Өзге ұйымдармен тiзбектелiп жүргiзiлген iстер, олар iс жүргiзумен аяқталған ұйымдардың мұрағат қоларына жатқызылады. 167. Бiрыңғай мұрағат қорын: 1) қайта ұйымдастыру (қайта құру) салдарынан қызметi нақты өзгертiлмеген, ұйымдардың қайта құруға дейiн және кейiнгi; 2) меншiк түрiн мемлекеттiктен мемлекеттiк емеске ауыстырған, бiрақ жарғылық капиталының басым бөлiгi мемлекеттiк ұйымдардың 3) өз қызметiн уақытша және сол мiндеттер мен функциялары қалпына келтiрiлген ұйымдардың 4) ұйымдардың және оның жанынан құрылған консультативтiк-кеңесшi органдардың құжаттарынан; 5) ұйымның және оның таратушылық (конкурстық) комиссияларының құжаттарынан құралады. 168. Еншiлес ұйымдардың құжаттары бiр ұйым мұрағатының, әр түрлi мұрағаттарды сақталуына қарамастан негiзгi ұйымның құжаттарынан бөлек мұрағат қорын қалыптастырады. 169. Қазақстан Республикасының қоғамдық бiрлестiктер туралы заңнамасына сәйкес осы қоғамдық ұйым тiркелген сәттен бастап ұйым жанында қызмет ететiн қоғамдық ұйымдардың (кәсiподақтық, спорттық және басқа) құжаттары ұйым мұрағатына сақтауға түскеннен кейiн жеке мұрағат қорын құрайды немесе бiрiктiрiлген мұрағатты құрай отырып ұйым мұрағатына бiрiктiрiледi. 170. Бiрiктiрiлген мұрағат қоры мына: 1) белгiлi бiр аумақта әрекет ететiн нысаналы мақсаты мен функциялары бiртектес ұйымдардың 2) белгiлi бiр аумақта қызмет ететiн басшы орган және оған бағынысты ұйымдардың 3) қызмет объектiсiмен бiрiктiрiлген ұйымдардың Мұндай қорды ұйымның мұрағаттық құжаттарынан және осы ұйымның қызметкерлерi мүшелерi болып табылатын қоғамдық ұйымдардың (кәсiподақтық, ғылыми-техникалық және басқа) құжаттарынан құрастыруға болады. 4) функциялары iзбасарларына толық немесе жартылай және олардың iзбасарларына берiлсе, сонымен қатар, үздiксiз процестердiң барысында бөлуге жатпайтын кешендi құжаттардың iстерi қалыптастыруда бiр-бiрiн тiзбектеп ауыстырған ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан қалыптастырылуы мүмкiн. Құжаттары бiрiктiрiлген мұрағат қорына кiрген барлық ұйымдардың нақты атаулары есептiк құжаттарда көрсетiледi. Бiрiктiрiлген мұрағат қорын құрастырудың негiзгi шарттары ретiнде нақты қор құрамына кiрген құжаттарының бөлiнбестiгi болып табылады. 171. Ұйымның әр мұрағат қорына, сәйкесiнше қор қалыптастырушының ұйымдастыру-құқықтық нысанын, бағыныстылығын, хронологиялық реттiлiкпен барлық қайта аталуын, сондай-ақ орналасу жерiн көрсете отырып, ресми атауы берiледi. 172. Мұрағат қорының атауында оның хронологиялық шекаралары көрсетiледi. 173. 1993 және 1995 жылдары Қазақстан Республикасының Конституциясын және Қазақстан Республикасының басқа да нормативтiк құқықтық актiлерiн қабылдауға байланысты: 1) мұрағат қорлары жабылады: Қазақ КСР Жоғарғы Кеңесiнiң (Қазақстан Республикасының Жоғарғы Кеңесi); Қазақ КСР Министрлер Кеңесiнiң (Қазақстан Республикасының); Қазақстан Республикасының конституциясын (1993) қабылдағанға дейiн қызмет еткен Қазақ ССР басқа да мемлекеттiк органдарының 2) жаңа мұрағат қорлары пайда болды: Қазақстан Республикасы Президентiнiң Қазақстан Республикасы Парламентiнiң. Қос палатаның – Қазақстан Республикасы Парламентi Мәжiлiсiнiң және Қазақстан Республикасы Парламентi Сенатының құжаттары екi мұрағат қорын қалыптастырады; Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының Қазақстан Республикасы Жоғарғы төрелiк сотының Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесiнiң Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сот Кеңесiнiң Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының Республикалық бюджеттiң атқарылуын бақылау жөнiндегi есеп комитетiнiң Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкiнiң Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, жергiлiктi сайлау комиссияларының Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетiнiң (1995 жылдан бастап Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң); Қазақстан Республикасы орталық атқарушы органдарының және олардың ведомстволарының әкiмшiлiк басшыларының (1994 жылдан бастап ауылдық, кенттiк, 1992 жылдан бастап облыстық, аудандық, қалалық) және облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) (1995 жылдан бастап), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың), қалардағы аудандардың, аудандық маңызы бар қалалардың, кенттердiң, ауылдардың, ауылдық округтардың әкiмдерi және олардың аппараттарының Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың), аудандардың (облыстық маңызы бар қалалардың) мәслихаттары және олардың аппараттарының. «Қазақстан Республикасының Конституциясына сәйкес жергiлiктi және атқарушы органдардағы және мәслихаттардағы өкiлдердi сайлау туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес сайланған мәслихат-кеңестердiң құжаттары бiрегей қорды және бiрегей тiзiмдеменi құрайды; 3) бiрегей мұрағат қорын мынадай: облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың), қалардағы аудандардың, Қазақ КСР аудандық маңызы бар қалалардың халықтық депутаттар кеңесiнiң атқарушы комитетiнiң салалық басқарма және бөлiмдерiнiң және мiндеттерi мен функциялары өзгерiссiз қалған тәуелсiздiк кезеңiндегi Қазақстан Республикасының сәйкесiнше мемлекеттiк басқару органдарының мұрағат құжаттарынан құрастырылады. Бұндай жағдайда бiрiктiрiлген мұрағаттық қор құрылуы мүмкiн. Тәуелсiздiк кезеңiнде тиiстi мемлекеттiк басқару органдарының құжаттары бiрiктiрiлген мұрағат қорына жеке тiзiмдемелермен енгiзiледi. Тұрақты сақталатын iстер тiзiмдемесiне титулдық парақ және алғы сөз құрастырылады. Жеке құрам бойынша тiзiмдемелер жалғастырылуы мүмкiн. 174. Жергiлiктi уәкiлеттi және атқарушы органдардың қайта қалыптасуына байланысты (олардың бiрiктiрiлуi, бөлiнуi, сонымен қатар, әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiгiнiң мәртебесiнiң ауысуы) жаңа мұрағат қорын пайда болған жергiлiктi мемлекеттiк басқару органдарының мұрағаттық құжаттары қалыптастырады. 175. Жергiлiктi уәкiлеттi және атқарушы органдардың атаулары немесе әкiмшiлiк шекараларының өзгеруi сәйкесiнше жергiлiктi мемлекеттiк басқару органдарының және осы аймақта орналасқан басқа ұйымдардың мұрағаттық құжаттарынан жаңа мұрағат қорын қалыптастыруға негiз бола алмайды. 176. Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жаңа мұрағат қорлары мына жағдайларда: 1) ұйымның нысаналы мақсаты, қызметiнiң бейiнi және функциялары өзгергенде. Егер басқару органының негiзiнде, өндiрiспен айналысатын ұйым пайда болса, онда оның құжаттары жаңа мұрағат қорын құрайды. өндiрiстiк ұйым басқару органына айналдырылған кезде осыла iстелiнедi. Ұйымның құзыретi мен функциясы түбегейлi өзгерген және оның негiзiнде жаңа ұйым пайда болған кезде оның құжаттары жаңа мұрағат қорын құрайды. 2) мүлiктiк меншiк нысанының өзгеруiмен ұйым қайта құрылғанда (жекешелендiру, акционерлеу, ұлттық тандыру және басқа). Мүлiктiк меншiк нысанының өзгеруiне ұшыраған мемлекеттiк ұйымның мұрағаттық құжаттары және жаңадан пайда болған – iзбасар ұйымдардың мұрағаттық құжаттарын егер, мемлекет меншiгiне немесе мемлекеттiк мұрағатқа сақтауға iзбасар ұйымдардың мұрағаттық құжаттарын сәйкесiнше келiсiм-шартпен (келiсiммен) берген жағдайда бiрiктiрiлген мұрағат құруға рұқсат етiледi. Мұндай қордың тiзiмдемелерiне жеке титулдық парақтар және алғы сөздер құрастырылады. Бұл қорлардағы жеке құрам бойынша құжаттар алдынғы жеке құрам бойынша тiзiмдеменi жалғастырады. 3) функцияларының барлығын немесе бiр бөлiгiн бiр немесе бiрнеше жаңадан пайда болған ұйымдарға таратылған кезде әр жаңа ұйымның құжаттары жаңа мұрағат қорларын құрайды. 177. Басқа ұйымдарға құқық иелену тәртiбiмен құқықтары мен мiндеттерiн бермей қызметiн тоқтату ұйымның таратылуын бiлдiредi. Осы факторға сәйкес таратылған ұйымның құжаттары жеке мұрағат қорын құрайды. 178. Жаңа мұрағат қорын құруға: 1) ұйымның қызметiнiң немесе функциясының аймақтық шекарасының кеңеюi немесе қысқартылуы; 2) алғашқы ұйымның жекелеген функцияларын одан бөлiнген бiр немесе бiрнеше ұйымдарға беру; 3) алғашқы функциялар өзгермей, оның ұйымға, құрылымдық бөлiмшелерiне бағыныстылығының өзгеруi, қайта аталуы немесе өзгерiстер енгiзiлуi; 4) ұйымның мүлiктiк меншiк нысаны өзгермей ұйымның құрылтайшысының өзгеруi; 5) мемлекеттiк мекеменiң меншiк түрi мемлекеттiк кәсiпорынға ауысуы және керiсiнше. Мемлекеттiк кәсiпорынның шаруашылық жүргiзу құқығына негiзделген мемлекеттiк кәсiпорынға, жедел басқару құқығына негiзделген (қазынашылық кәсiпорын) және керiсiнше қайта құрылуы, құжаттарды жеке мұрағат қорына бөлу үшiн негiз бола алмайды. Егер кәсiпорын (мекеме) өз қызметiн 1991 жылдан кейiн мемлекеттiк ретiнде атқарып жатқан мемлекеттiк кәсiпорындар мен мемлекеттiк мекемелердiң құжаттары бiрегей мұрағат қорын құрайды; 6) ұйым республикалық меншiктен, коммуналдық меншiкке және керiсiнше ауысуы негiз бола алмайды. 179. Мұрағат қорының хронологиялық шегi: 1) ұйымның мұрағат қоры – нормативтiк құқықтық актiлердiң негiзiнде белгiленетiн олардың пайда болған (тiркелген) және таратылған ресми уақыттары. Бiрнеше нормативтiк құқықтық актiлер бар болса, онда пайда болу уақыты ретiнде ең алғаш қабылданған уақыт алынады; 2) бiрiктiрiлген мұрағат қоры – бiрiктiрiлген мұрағат қоры құрамына құжаттары енгiзiлген ұйымдардың қызмет мерзiмi бойынша пайда болған (тiркелген) уақыты ретiнде ең алғашқы уақыты және таратылу уақыты ретiнде неғұрлым кешi алынады. 180. Ұйым қызметiнiң бастапқы және/немесе соңғы мұрағат құжаттарының жоқ болуына, қор құрамына алғашқы мұрағат құжаттарын кiргiзуге, ұйымның алдағы құқық иеленушiсiне өндiрiспен аяқтау үшiн берiлген iстерге байланысты мұрағат қорларының хронологиялық шегi оны құрастырушы құжаттардың уақыт аралықтарымен сәйкес келмеуi мүмкiн. жүктеу/скачать 0.8 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|