Міністерство освіти І науки україни

1. 
   Ситник В.Ф. Основи інформаційних систем : [навч. посібник]. – Вид. 2-ге, перероб. і доп. / В.Ф. Ситник, Т.А. Писаревська, Н.В. Єрьоміна, О.С. Краєва; За ред. В.Ф. Ситника. – К. : КНЕУ, 2001. – 420 с.
   
2. 
   Тарасюк М.В. Інформаційні потоки системи інформаційного забезпечення контролінгу вуправлінні торговельними мережами / М.В. Тарасюк. – К. : КНЕУ, 2006. – 420 с.
   
3. 
   Телешун С.О. Моніторинг джерел інформації в системі державного управління: навч. Посіб. / С.О. Телешун. – НАДУ, 2009.-36с.
   

УДК 651.5:342.5(477)(043) Х. В. Малкіна

Центральним завданням діловодної служби має бути оперативне управління всіма потоками та масивами документації установи, зокрема, документаційне забезпечення діяльності установи, надання інформаційних послуг, вчасна обробка та передавання керівним кадрам релевантної документованої інформації для прийняття виважених рішень [5]. Документування управлінської діяльності можливе лише за наявності відповідних правил роботи зі складом документації в держаних органах України. Процес пошуку необхідної документованої інформації супроводжується її попереднім класифікуванням. Вищезазначене зумовлює актуальність досліджуваної проблеми.

Отже, головним методом дослідження складу управлінських документів є класифікація. У вивченні існуючих видів документів, проблем їх систематизації, встановлення відмінностей між видами документів допомагає класифікація за інформаційними ознаками.

Завдання полягає у визначенні проблеми класифікування управлінських документів та у визначенні нормативно-правової бази з класифікування управлінських документів в Україні.

Окремі питання з досліджуваної теми стали предметом досліджень українських науковців. Так, відзначимо роботи М. Слободяника [7], С. Кулешова [3], О. Загорецької [2], Ю. Пелехи [4], які носять загальнотеоретичний та методологічний характер.

У СРСР вперше проблема класифікації управлінських документів була науково визначена у середині 60-х років ХХ століття російським науковцем К.Г. Мітяєвим. Активно розробляє проблеми класифікації управлінської документації та систем документації С.Г. Кулешов [3]. Науковець поділив систему документації на: базову, інфраструктурну та дисциплінарну. Базовою системою документації він називає сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування «базових» сфер суспільства. Інфраструктурними є системи документації, які функціонують в інфраструктурі кожної сфери соціальної діяльності. Дисциплінарними є системи документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності та за змістом відповідають певній науковій галузі знань.

Як вже нами було зазначено, проблема класифікації управлінської документації широко розробляється у дослідженнях Ю.І. Палехи [4], який, посилаючись на схеми поділу К.Г. Мітяєва, А.М. Сокової та С.Г. Кулешова, запропонував власну схему поділу «офіційної документації, що циркулює в організації (об’єднанні організацій), за її тематичними видами, виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ» [4].

Важливим чинником, що сприяє раціональній організації діловодства, а також зберіганню управлінської документації є нормативне забезпечення. Основним документом, який визначає систему документації як сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері з метою уніфікації, є Державний класифікатор управлінської документації 010-98 [1]. До нормативних документів, що закріплює класифікаційні схеми документів відносять «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» [6].

Основною метою створення класифікаторів управлінської документації є забезпечення належних умов пошуку та групування документів. Отже «класифікація документів» – це система розподілу предметів або понять за блоками, яка дозволяє проводити пошук інформації.

Значення класифікації документів визначається як практичною потребою вивчення питання організації їх використання, так і теоретичним завданням з’ясування природи змістовних взаємозв’язків між документами.

Важливим здобутком науковцем стало розроблення та впровадження в життя Державного класифікатора управлінської документації 010-98 [1] і Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів [6]. Проте, варто наголосити на проблемі оновлення ДКУД 010-98. Так, з 2011 року залишається не затвердженим проект цього документа, в якому, зокрема, враховано таку практичну потребу вітчизняного діловодства, як введення форм електронних документів. Іншою найбільш запитаною залишається проблема класифікації документації на рівні установ.

Вирішення проблем нормативного забезпечення документаційного забезпечення управління, на нашу думку, може вбачатись у: розробці та прийнятті підзаконних актів, що регламентували б порядок формування підрозділів із документального забезпечення управління з максимально можливим роз’ясненням основних напрямів їх діяльності; приведенні у відповідність з міжнародними вимогами змісту термінологічних стандартів з документування управлінських процесів. Реалізація таких завдань дозволить значно посилити ефективність діловодства та управлінської діяльності у цілому.

Вбачаємо перспективним завдання подальшого вивчення питання класифікації управлінської документації на прикладі конкретних організацій, установ, підприємств.

ЛІТЕРАТУРА

1. 
   Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98 / С. М. Бугай (розроб.). – На заміну ДК 010-96; Чин. від 01.06.1999. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.
   
2. 
   Загорецька О. Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства й архівної справи в Україні / О. Загорецька // Секретарь-референт. – 2006. – № 3. – С. 29.
   
3. 
   Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. / С. Г. Кулешов – К.: ДАКККіМ, 2003. – 57 с.
   
4. 
   Палеха Ю. І. Загальне документознавство: навч. посібник / Ю.І. Палеха, Н. О. Леміш. – К.: Ліра-К, 2009. – 395 с.
   
5. 
   Палеха Ю.І. Служба діловодства як об’єкт керування в установі / Ю.І. Палеха // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – №13. – С.137-142.
   
6. 
   Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів : затверджено Наказом Мін’юст України 12.04.2012 № 578/5 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/file/text/7/f377025n17.zip
   
7. 
   Слободяник М. С. Бібліотека. Документ. Комунікації: вибрані праці / М. С. Слободяник; уклад. О. Кириленко, за наук. ред. проф. В.Г. Чернеця. – К.: Ліра-К, 2010. – 308 с.
   
8. 
   Шамрай О. В. Фактори впливу на діловодство в органах державної податкової служби України / О. В. Шамрай // Право України: теорія і практика. – 2010. – № 4. – С. 93-101.
   

УДК 004:651.4/.9(043) І. Е .Моісеєнко

На сьогоднішній день концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи, та реалізує третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці були створені так звані пристрої обробки текстів, що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів. На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема: автоматизований зв'язок між різними робочими місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів тощо.

Третій етап розвитку електронних автоматизованих офісів пов'язаний з широким застосуванням персонального комп’ютера і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць. Автоматизоване робоче місце поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину мережу, що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції які пов’язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів за допомогою каналів зв'язку. Типове автоматизоване робоче місце складається з персонального комп’ютера, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості. Для кожного працівника розробляється й обладнується автоматизоване робоче місце, відповідно до завдань та функцій які він виконує. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення. На прикладі робочого місця секретаря, його електронний офіс складається з персонального комп’ютера та периферійного устаткування, такого як принтер, сканер, факс, телефон, графобудівник, тощо. Щодо програмного забезпечення, то це пакет текстових та графічних редакторів, електронна пошта, бази даних, система електронного документообігу.

На сучасному етапі електронний офіс має широке розповсюдження. На 2013 рік найбільш популярною програмою стала 1С: Документообіг. Також розповсюджені такі програмні продукти як: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Бос-референт (БОС - Референт, ГК АйТі), СПРАВА (ЕОС), ЄВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Розподіл впроваджень систем електронного офісу на 2013 рік представлено на рисунку 1.

1. 
   Асєєв Г. Методологія електронного документообігу: підсистеми автоматизації діловодства і статичні архіви документів/ Г. Асєєв // Вісник книжкової палати. – 2005. – №3. – С. 24–27.
   
2. 
   Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательства в суде: Учебно-практическое пособие: Навчальне видання. – М.: Городец, 2000.- 248 c. – ISBN 5–9258–0014–1
   
3. 
   Матвієнко О.В., Бородкіна І.Л. Internet-технології: проектування Web-сторінки: Навчальний посібник: Навчальне видання. – 2–е вид., дороблене і доп.. – К.: ЦНЛ, 2004. – 154 c.
   

УДК 651.53(477)(043) А. В. Онищенко

Державний класифікатор управлінської документації є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Він представляє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями. Державний класифікатор управлінської документації використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством [1].

Державний класифікатор управлінської документації орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. Він містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа надається кодове (у даному разі – цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною ознакою.

У Державному класифікаторі управлінської документації наведені назви і кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять у затверджені уніфіковані системи документації. Тобто він є номенклатурним переліком уніфікованих форм документів з їх унікальними кодовими позначеннями. Крім цього він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту уніфікованих форм документів у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

У 1998 році було затверджено «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». Він включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими підприємствами, установами та організаціями, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій. Перелік є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, тобто загальним для всіх або більшості організацій.

Перелік має на меті забезпечення збереженості, організацію і якісне поповнення складу Національного архівного фонду [3].

Основним результатом систематизації управлінської інформації є номенклатура справ. Це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання [2]. Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів, для розподілу та групування виконаних документів у справи, для закріплення індексації справ, для встановлення термінів зберігання, для створення довідкової картотеки виконаних документів і служить обліковим документом в архіві організації для справ тимчасового зберігання. Від її якості залежить оперативність роботи з документами.

Систематизація управлінської інформації дуже важлива у сучасному світі, тому що через великий обсяг управлінської інформації іноді буває складно знайти потрібний документ. Також без якісної і ретельно проведеної систематизації інформації неможливе створення архіву, ні паперового, ні електронного, неможливе його повноцінне функціонування. Тому без цього важливого процесу дуже важко уявити ефективне діловодство.

ЛІТЕРАТУРА

1. 
   Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98: Наказ Держстандарту України №1024 від 31.12.98. – [ Електронний ресурс ]. – Режим доступу: http://zakon.nau.ua/doc/?doc_id=267594
   
2. 
   Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. ДСТУ 2732-2004. - Чинний від 2005-07-01. – К.: Держстандарт України, 2004.
   
3. 
   Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів: Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України №576/3016 від 17.09.98. – [Електронний ресурс ]. – Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/z0576-98
   

УДК 651.459.4:342.736(477)(043) А. О. Пономарьова

Вивченню проблем практичної реалізації права на звернення присвячені роботи таких дослідників, як: С. П. Кандзюби [1], О. В. Кравцова [1], Т. Маматової [3], І. О. Петрової [4].

Метою дослідження є розгляд існуючих інформаційних технологій, використовуваних у роботі за зверненнями громадян та аналіз перспектив розвитку цієї проблеми.

На сьогодні відділи по роботі зі зверненнями громадян укомплектовані необхідним комп’ютерним обладнанням та периферійними пристроями: принтерами, сканерами, факсами, копіювальними апаратами. Окрім апаратного забезпечення, комп’ютери працівників підрозділу оснащені необхідним програмним забезпеченням: офісним пакетом додатків Microsoft Office, антивірусними програмами, програмами для перегляду файлів у форматах pdf та djvu. Для більш оперативного та якісного контролю проходження і виконання звернень громадян створюються комп’ютерні бази даних, впроваджуються системи електронного документообігу, наприклад система електронного документообігу «Контроль звернень громадян».

Постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року затверджена «Методика оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в органах виконавчої влади», яка встановлює перелік показників за допомогою яких визначається рівень організації роботи за зверненнями громадян в органах виконавчої влади. Зокрема, в методиці зазначене про обов’язкове розміщення на web-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи за зверненнями громадян, графіків особистого прийому посадовими особами органу виконавчої влади громадян, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян тощо [2]. Дійсно, на сайтах багатьох міських рад України така інформація розміщена. Більш того, часто зустрічається можливість відправити лист електронною поштою міському голові. Ці кроки, безперечно, сприяють поліпшенню якості обслуговування громадян, але залишається невирішеною головна проблема – забезпечення відкритості й прозорості процесу роботи за зверненнями, підвищення відповідальності посадових і службових осіб за результати розгляду звернень.

Вищим рівнем використання інформаційних систем в роботі за зверненнями громадян є використання «електронних приймалень». Електронна приймальня – це віртуальна кімната, яка містить декілька сторінок на сайті організації, запрограмовані для виконання функцій, пов’язаних з прийомом заяв громадян і юридичних осіб. Типовим набором послуг, підтримуваних електронною приймальнею, є:

• 
  надання необхідної довідкової інформації;
  
• 
  попередній запис на особистий прийом;
  
• 
  прийом звернень громадян у державний орган в електронному вигляді;
  
• 
  прийом звернень, адресованих керівникові державного органу;
  
• 
  публікація підборок відповідей на питання, що часто ставляться [3].