Объединение юридических лиц в форме ассоциации «общенациональное движение «бобек»
жүктеу/скачать 1.76 Mb. Pdf көрінісі
|
| INTERNATIONAL SCIENTIFIC JOURNAL
«GLOBAL SCIENCE AND INNOVATIONS 2022: CENTRAL ASIA» ASTANA, KAZAKHSTAN, SEPTEMBER 2022 13 - уменьшить время на обработку и отправку документации, поиска документов, согласования и утверждения документальных проектов; обеспечить все документальные процессы с единовременным применением электронных и бумажных документов; упорядочить процедуру регистрации всех типов документации (регистрация в электронной почте и web-формах, поддержка поточного сканирования, файловая регистрация любого формата); обеспечить рабочий процесс с взаимосвязанной документацией; обеспечить администрирование документа на протяжении всего цикла жизни; обеспечить отчетливость всех процессов с момента формирования документа до его отправки в архив; сохранение истории действий с документами (учет времени и исполнителей всех операций с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версий вложений) - отследить историю формирования документа; обеспечить прозрачную процедуру согласования и утверждения документации; обеспечить заново отлаженную поручительную систему; обеспечить прозрачный контроль дисциплины исполнения; Система электронного документооборота также обладает своими недостатками. На них стоит обратить внимание во время принятия решений о внедрении системы документооборота. Если внедрение системы электронного документооборота в компанию происходит с самого своего основания, тогда "стрессов" у персонала оно не вызовет. А если же решение принимает компания, в которой уже довольно продолжительное время действует обыкновенный документооборот, то необходимо обратить внимание на то, что системное реформирование может вызвать некоторые "стрессы" у сотрудников. Все новое, воспринимается с трудом. Также, необходимо обратить внимание на тот факт, что компания может понести дополнительные расходы на покупку программ и систем документооборота, и на их внедрение и последующее обслуживание. Основной недостаток – это безопасность. Необходимо обеспечить защиту передаваемой документации. Следующим недостатком является резкое возрастание потока документооборота. Как итог - серверы не справляются и падает трудовая производительность. При существовании бумажного документооборота этот резкий рывок невозможен. Еще одним недостатком является повышение трудозатрат и вследствие этого, увеличение документооборота. Работодатель не имеет возможности успеть адекватно среагировать на данные скачки в вынесении решений по штатным вопросам. Объемы увеличиваются, тогда как кадровый состав остается прежним. Главная проблема внедрения системы документооборота - это модернизация технической инфраструктуры, в т. ч. приобретение требуемого оборудования (источники безотказного питания, серверы и т.д.) и программного обеспечения (ПО). Далее выполняется установка ПО на сервер и рабочие пользовательские места, а также системная настройка соответственно координационной структуре компании. Иная проблема - это обучение сотрудников навыкам работы с системой документооборота. Обучающий этап зачастую сочетается с началом системной эксплуатации. Обычно, пользователи получают основные знания по работе с системой электронного документооборота в группах, формирующихся зависимо от их системной роли. Приобретенные знания закрепляются на местах работы при поддержке и консультации специалистов. |