Объединение юридических лиц в форме ассоциации «общенациональное движение «бобек»
жүктеу/скачать 1.76 Mb. Pdf көрінісі
|
| INTERNATIONAL SCIENTIFIC JOURNAL
«GLOBAL SCIENCE AND INNOVATIONS 2022: CENTRAL ASIA» ASTANA, KAZAKHSTAN, SEPTEMBER 2022 12 Как видно из таблицы 1, преимуществ не только много, они еще и создают значительные возможности для организационного развития, реинжиниринга бизнес- процессов и повышения эффективности рабочего процесса в корпоративной системе. В целом же, системы электронного документооборота способствуют сохранению и рациональному использованию человеческих ресурсов и повышению эффективности управления потоками корпоративных документов и информации. Практика применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота в Казахстане показывает, что в основном используются две технологии, которые в дальнейшем будем называть условно "западная" и "казахстанская" [7]. Традиционное западное делопроизводство базируется на высокой исполнительной дисциплине работников. Основными особенностями западной технологии являются: характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность поступления документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство; отсутствие централизованного (в пределах учреждения) контроля; регистрация документов осуществляется непосредственными исполнителями. Системы характеризуются активным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью "западной" технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и направления на эти модели программных систем. Традиционная "российская" технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности: как правило, вертикальный характер движения документов (руководитель-исполнитель-руководитель) в учреждении; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, контроль сроков выполнения, отчеты и тому подобное. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственной подписи, который является способом защиты своих данных, позволяющий сохранить целостность и подтверждение действительности электронных документов. Выделяют такие принципы электронного документооборота: эффективно скоординированная система поиска документа, которая позволяет находить документ, имея минимальную информацию о нем; возможность одновременного выполнения операций, что дозволяет уменьшить время движения документации и повышает оперативность их выполнения; беспрерывность движения документа, которая позволяет идентифицировать ответственное лицо за выполнение документа (задачи) в любой период времени жизни документа (процесса); единственная (либо согласованная распределенная) база документальных данных, которая позволяет исключить дублирование документов; однократная регистрация документа, которая позволяет четко идентифицировать документ; цивилизованная система отчетности по разным статусам и атрибутам документов, которая позволяет контролировать передвижение документации по процессам документооборота и выносить управленческие решения, основываясь на отчетных сведениях. Электронный документооборот обладает своими преимуществами и недостатками. Введение систем электронного документооборота дает возможность целиком автоматизировать рабочий процесс по документам; обеспечить рабочую координацию с удаленными пользователями и пользовательскими группами; обеспечить интеграцию с наружными системами электронной почты; наращивать основные системные возможности электронного документооборота при помощи модульных и встроенных инструментов; обеспечить процесс единовременной работы в системе обширного количества пользователей; увеличить эффективность работы с документацией; повысить общекорпоративную культуру по работе с документацией; существенно сократить объемы бумажного документооборота; |