Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
Раздел ІІ ОСОБО ЦЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Понятие «Особо ценные документы»
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Раздел ІІОСОБО ЦЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Понятие «Особо ценные документы».Тема «Особо ценный документ» носит актуальный характер в современных условиях. В основе всех видов работ с ОЦД яв- ляется их выявление из общей среды ценных документов. Ис- ходным пунктом выявления является определение самого поня- тия «Особо ценные документы», выработка которого необходима, чтобы сделать эту работу в разных архивах в какой-то мере сопо- ставимой, привести к единому пониманию категории «ОЦД». Особо ценный документ – это документ, Национального ар- хивного фонда Республики Казахстан, который имеет непрехо- дящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении, которого установлен особый режим учета, хранения и использования. Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и его внешним признакам, невосполнимый при утрате и с точки зрения его значения и автографичности. В качестве характеристики понятия «непреходящее значе- ние» выступает свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, влас- тей, политической, экономической и социальной конъюнктуры, а под понятием невосполнимости, относимым к уникальным до- кументам, подразумевается невозможность полноценной заме- ны любой копией этого документа (за исключением понятия копии документа на правах подлинника). В процессе изучения документов фонда, включая докумен- ты личного происхождения, являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия страны в области науки, литера- туры, искусства, сотрудникам государственных архивов органи- заций, учреждений в плановом порядке необходимо выявлять, учитывать, описывать и использовать ОЦД. Не все ценные с научно-исторической и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходя- щие значение для общества и государства, не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость яв- ляется обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового док- умента, вполне может сохранять свою ценность в качестве исто- рического источника, культурного достояния и т.д., но не быть особо ценным документом. Поэтому на адекватное, полное от- ражение исторического процесса может претендовать лишь мак- симально полно сохранившийся комплекс всех ценных доку- ментов Архивного фонда страны. Это важно подчеркнуть, по- скольку выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования способствуют обеспече- нию лучшей сохранности наиболее ценных подлинников из хра- нимых ценных документов. Термину «ОЦД» в США соответствуют «жизненно важные документы» (vital records), а «страховой фонд документов» име- нуется «фондом безопасности». В «Словаре для архивистов, му- зейных работников и управляющих документацией», изданное в США в 1992 г., указывается, что «жизненно важным» следует считать документ, содержащий информацию, необходимую для возобновления или продолжения деятельности организации (уч- реждения) в условиях стихийного бедствия или катастрофы, для восстановления правового (юридического) и финансового стату- са организации (учреждения); для определения прав и обязан- ностей служащих, клиентов (заказчиков), акционеров и граждан. Среди жизненно важных документов особое место занимает «статистика продолжительности жизни», включающая данные о рождении, заключении брака, смерти и болезни граждан страны, сохраняемая согласно установленным законодательным актом требованиям. Американские архивисты полагают, что нет точных стан-дар- тов определения жизненно важных документов, но к ним, бес- спорно, относятся следующие: документы необходимые для выполнения основных функ- ций федерального правительства в период опасности, возникно- вения стихийных бедствии, катастроф или агрессии. Эти доку- менты должны содержать информацию, необходимую в усло- виях военных действий для мобилизации и сохранения мате- риальных и людских ресурсов нации, для поддержания здоровья и безопасности людей и сохранения порядка, для обеспечения деятельности по защите гражданского населения; основные документы, подтверждающие официальные права граждан. Например, списки или документы по выплате пенсий теряют ценность по окончании срока денежных выплат. Но эти документы будут жизненно важными для продолжения или восстановления пенсионных выплат в случае возникновения чрезвычайной обстановки или стихийного бедствия. Вместе с тем достаточно трудно прогнозировать обстоя- тельства, при которых будут исполняться чрезвычайные функ- ции и еще труднее представить, какие документы станут жиз- ненно важными для их выполнения в условиях опасности. Приоритет при определении комплекса ОЦД должен быть не только в обеспечении сохранности исторически ценного до- кумента, но и в большей степени в сторону информации, на ос- нове которой обеспечивается жизнеспособность государства и его граждан в особый период и возникновения стихийных бедс- твий, техногенных катастроф. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|