Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Реестр описей
- Внутренние описи
- Дело фонда
Опись особо ценных делУчет особо ценных документов ведется по списку фондов, содержащих особо ценные дела, перечнем особо ценных доку- ментов и реестрам описей особо ценных дел. Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа 1-я списка фондов служит для учета количества фондов, содержа- щих особо ценные дела. В графе 2-й фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по обще- му списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, в ко- торых содержатся особо ценные документы (приложение 6). Реестр описейРеестр описей ведется в архиве при наличии большого ко- личества описей, в котором указываются: номера по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись, количество дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание. Описи записываются в Реестр под соответствующими порядко- выми номерами (приложение 8). Внутренние описиДля обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах могут составляться внутренние описи, в которых пере- числяются все документы дела с указанием их номеров, заголов- ков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещается в на- чале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию (приложение 12). Дело фондаДело фонда – комплекс документов по истории фондообра- зователя и состоянию архивного фонда, ведется на каждый ар- хивный фонд. Для правильной организации работы с документа- ми необходимо хорошо знать не только историю фондообразо- вателя, но также историю самого фонда. Когда было создано уч- реждение, какие функции оно выполняло, как менялись его на- звание и подчиненность, в каких условиях находились его доку- менты, как проводились их обработка, экспертиза, использова- ние и хранение документов, осуществления всех форм их ис- пользование. В дело фонда помещаются: историческая справка о фондообразователе и архивном фонде; рабочие инструкции и схемы систематизации дел фонда, методические пособия по об- работке фонда; листы проверок. Аннотированные перечни особо ценных документов; старые листы фонда после их пересоставле- ния; сведения об использовании документов в научных и прак- тических целях, их публикации и другие документы, характери- зующие состав и содержание документов архивного фонда; про- токолы экспертных комиссий; обзоры фонда; справки об исполь- зовании документов фонда. Важной составной частью Дела фонда являются акты, а именно: приема-передачи дел на государственное хранение в АП РК; об изменениях в составе фонда; о неисправимых пов- реждениях документов дел фонда; о недостаче дел, выявленной в результате проверки наличия и состояния дел; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документы о поступлении и выбытии документов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справоч- ном аппарате фонда включаются в дело фонда только после от- метки на этих документах о произведенных записях в списке фон- дов, листе фондов, в описях, реестре описей. Выполнение этого требования обеспечивает контроль за своевременным отражением в учетных документах всех происходящих с фондом изменений. Документы, вошедшие в дело фонда, систематизируются в хронологической последовательности их составления, нумеру- ются, составляется заверительная надпись. На документы со- ставляется внутренняя опись. Каждому делу фонда присваивает- ся номер соответствующего архивного фонда. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|