Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Описи делОпись дел – это архивный справочник, представляющий со- бой систематизированный перечень заголовков и других необ- ходимых сведений о составе и содержании дел архивного фон- да. Опись является первичным учетным документом для по- единичного и суммарного учета дел постоянного хранения. По- единичный учет осуществляется путем закрепления за каждой единицей хранения самостоятельного номера. Суммарный учет дел определяется составлением итоговой записи к описям. На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местона- хождении: сокращенное обозначение архива, номера фондов, описи, дела. Архивный шифр является адресом каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при исполь- зовании архивных документов. Так как использование докумен- тов происходит на всех этапах их существования, начиная с мо- мента возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в специальной графе указывается прежний номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы. Описи дел составляются в 4-х экземплярах. Количество единиц хранения в каждой описи не должно превышать четы- рехзначную цифру – 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой Описи дел, которой по листу фонда присваивается очередной порядковый номер. При передаче до- кументов на постоянное хранение в АП РК номер описи дел со- гласовывается с последним. Каждое изменение в объеме дел описи (выбытие, поступле- ние, объединение, расформирование дел) отражается в новой итоговой записи описи дел. Выбытие дел из описи отмечается в графе «примечание» словом «Выбыло». Прибывшее дело вно- сится в опись под литером с учетом хронологии, подразделения, вида документа. При наличии описей, состоящих из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому тому описи, а к последнему тому составляется общая итоговая запись ко всей описи. Итоговое количество единиц хранения указы- вается цифрами и в скобках – прописью. Обязательно оговари- ваются присутствующие литерные, пропущенные выбывшие но- мера (приложение 5). Описи дел структурных подразделении служат учетными документами до составления соответствующей годовой описи дел организации и хранятся в деле фонда вплоть до передачи документов на государственное хранение в АП РК. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|