Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Паспорт архива
- Учетные базы данных
Карточка фондаКарточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда. В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, на- звание архива, в котором хранится фонд, дата первого поступле- ния карточки фонда в архив, объем фонда на 1 января наступив- шего года, состав фонда с указанием крайних дат фондообра- зователя. В карточке указывается также прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется под- писью сотрудника, ее составлявшего. Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его составе и объеме. Карточки располагаются по номерам фондов (приложение 9). Паспорт архиваПаспорт архива – учетный документ периодической отчет- ности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хра- нящихся в архиве документов, составе научно-справочного ап- парата к ним и кадрах архива. В Паспорт включаются также со- ответствующие объемные показатели о документах на бумаж- ной основе, кинофотофонодокументах, машиночитаемых доку- ментах, микрофильмах. Паспорт составляется ежегодно в 2-х эк- земплярах, 1-й экземпляр остается в АП РК, 2-й экземпляр пе- редается в соответствующий государственный архив для даль- нейшего внесения сведений в сводный каталог данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения, ведение которого предусмотрено Законом республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах» (приложение 10). Учетные базы данныхУчетные базы данных ведутся для подготовки автоматизиро- ванном режиме паспорта архива; статистических сведений, анали- тических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, со- става и состояния архивных документов; оперативного предс- тавления сведений о наличии в архиве документов за опреде- ленный промежуток времени. Реквизитами учетных баз данных являются: архивный фонд, единица хранения, единица учета. Учетные базы данных ведутся на основе соответствующих традиционных учетных документов АП РК. Порядок создания и ведения учетных баз данных предусмат- ривается инструкцией, описывающей содержание каждого рекви- зита и организацию ведения базы данных. Перед началом работы с базой данных необходимо провести проверку всех учетных до- кументов архива, проверенные сведения вносить в базу данных. Вновь поступающие данные по учету документов вносятся в базу данных оперативно по мере поступления сведений. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|