Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Список фондовСписок фондов – учетный документ, представляющий со- бой перечень наименований архивных фондов в порядке их но- меров. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологи- ческой последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. В списке фондов помимо номера фонда и даты его первого поступления указываются полное, официально принятое назва- ние учреждения-фондообразователя и если есть – официально принятое сокращенное название. Если название фондообразова- теля менялось, то указываются все названия в хронологической последовательности. Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе «Отметка о выбытии» указывается учреждение, куда переданы документы, а также название, номер и дата документа, на основании которого выбыли документы (приложение 3). Список составляется для пофондового и количественного учета фондов, объединенных архивных фондов, архивных кол- лекций. Архивный фонд (объединенный архивный фонд, ар- хивные коллекции) вносится в список при первом поступлении документов в архив. К номеру фонда архива организации, под- лежащему по истечении ведомственного срока хранения пере- даче на постоянное хранение, добавляется номер, присвоенный ему АП РК. При наличии в фонде особо ценных документов (ОЦД) к номеру фонда добавляется индекс «ОЦ». При включении доку- ментов в объединенный архивный фонд (ОАФ) или создания ар- хивной коллекции (АК) освободившийся номер (номера) при- сваивается другому фонду. В графах 4 и 5 Списка фондов («от- метка о выбытии») указывается название документа, на основе которого они выбыли, его номер и дата. Названием фонда ликвидированной организации является последнее название организации. Все предыдущие названия при- водятся в листе и карточке фонда. Объединенный архивный фонд, архивная коллекция вносятся в Список фондов под обоб- щенным названием. На 1 января каждого года составляется итоговая запись, ко- торая фиксирует количество хранящихся фондов, количество фондов содержащих особо ценные документы, свободные номе- ра. При записи в список фондов документов, поступивших из действующего учреждения, в списке оставляется несколько сво- бодных строк на случай записи последующих переименований фондообразователя. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|