Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Лист фондаЛист фонда – учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологичес- ких границах и составе документов фонда и описей. Лист фонда составляется при первом поступлении документов после записи в книгу поступлений и список фондов. Он служит первичным источником информации по фонду, раскрывая краткое содержа- ние документов, в нем учитывается все поступившие и выбыв- шие как описанные, так и неописанные документы фонда. Но- мер Листа фонда должен соответствовать номеру фонда по Списку фондов архива. Этот документ является важнейшей фор- мой учета архивных документов, так как содержит суммирован- ные сведения о составе фонда в целом и происходящих измене- ниях (приложение 4). Графы Листа фонда заполняются в соответствии с требова- ниями указанных граф. В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления или дата их со- здания в архиве. В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указы- ваются начальная и конечная дата деятельности организации под каждым названием, независимо от наличия документов в фонде за этот период. Для объединенного архивного фонда, ар- хивной коллекции указываются крайние даты наименований ор- ганизаций, на базе которых создан фонд. Если организация функ- ционирует – конечная дата не проставляется. В графе «Название фонда» перечисляются все названия фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимос- ти от наличия документов на хранении за этот период. Для объ- единенного архивного фонда, архивной коллекции указывается обобщенное название фонда. Все последующие изменения в на- звании организации-фондообразователя вносятся в Лист фонда по мере поступления документов фонда. В графе «Выбытие» указывается название документа, на ос- новании которого выбыли документы, их количество отдельно по каждой описи. В графе «Наличие» проставляется количество оставшихся документов после их выбытия по каждой описи. Количество дел постоянного хранения, включенных в опись, составленную на основе описей структурных подразделений, про- ставляется в разделе 2 «Учет описанных документов» в графах 11-14. В графах 6-9 проставляется количество выбывших дел. Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если докумен- ты, какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы в последствии не затруднить ссылки на документы в процессе их использования. В листе фонда фиксируются все изменения в соответствии с описями, номенклатурой дел, актами (приема-передачи дел на государственное хранение, о выделении к уничтожению доку- ментов, о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимом повреждении дел, проверки наличия и состоя- ния дел). Пересоставление Листа фонда допускается в случае неис- правимого его повреждения, переработки фонда или создание объединенного архивного фонда, перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание документов. Ранее со- ставленный лист помещается в дело фонда. На Листах фонда (старом, новом) в правом верхнем углу делается отметка «Лист пересоставлен», указывается дата пересоставления, должность и подпись лица, ответственного за учет. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке возраста- ния номеров в папке с клапанами, в конце на отдельном чистом листе составляется заверительная надпись. Являясь частью сис- темы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку содержат важные сведения о содержании фондов. В АП РК листы фондов разделены на 3 тома: 1 – фонды бывшего Алма-Атинского областного партийного архива, 2 – фонды республиканского партийного архива и периода незави- симости Республики Казахстан, 3 – фонды личного происхож- дения. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|