В целях обеспечения сохранности документов, поступив- ших на реставрацию и сдаваемые заказчику документы, необхо- димо регистрировать в установленном порядке.
Документы, нуждающиеся в реставрации и учтенные в журнале учета документов с повреждениями носителя (Прило- жение 1) Передаются в плановом или экстренном порядке. Сот- рудники оформляют заказ на выполнение работ по улучшению физического состояния дел (Приложение 2), к которому прикла- дывают перечень дел с указанием их поисковых данных (номера фондов, описей, единиц хранения), (Приложение 3). В заказе указываются состояние документов и виды работ, подлежащие выполнению.
Заказ регистрируется в специальном журнале (Прило- жение 4), который ведется в Отделе обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов, с присвоением номе- ра заказа, даты поступления, поисковых данных документов.
После завершения реставрационных работ на бланке заказа перечисляются виды выполненных работ, отмечается да- та выполнения работ и передачи дел на хранение.
В перечне документов против номера каждого дела ставится дата выполнения реставрации, подшивки и передачи дела на хранение, фамилия исполнителя.
В журнале регистрации заказов указывается дата пере- дачи дел на хранение.
При получении отреставрированных документов сот- рудник Обеспечения сохранности:
расписывается в бланке заказа на выполнение работ по улучшению физического состояния дел;
делает отметку о проведенных работах в журнале учета документов с повреждениями носителя;
вносит сведения о завершении реставрации в БД «Архив- ный фонд».
При нахождении дел на реставрации должны соблю- даться режимы хранения документов:
охранный, обеспечивающий предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса;
температурно-влажностный, обеспечивающий предохра- нение документов от повреждающего действия температуры и влаги;
световой, обеспечивающий предохранение документов от воздействия света;
санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохране- ние документов от биологических повреждений и загрязнения.
Таким образом, санитарно-гигиенический режим подразу- мевает под собой комплекс требований, направленных на под- держание чистоты. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а также содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источни- ком пыли.
В архиве должны соблюдаться меры противопожарной без- опасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения, ис- пользуемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюде- ния в рабочее время.
Очень большое значение в обеспечении сохранности архив- ных документов имеет их учет. Учет архивных документов включает в себя установление и регистрацию в специальных до- кументах об их количестве и составе. Для предотвращения хи- щений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осу- ществлена только для ограниченных целей и на строго опреде- ленный срок. При этом выдача документов из хранилища обяза- тельно фиксируется в специальных учетных документах.
Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка наличия и состояния дел. Это ус- тановление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива.
При архивном хранении документы в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызы- вают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факто- ров и увеличить долговечность документов. Для этого необхо- димо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.
Достарыңызбен бөлісу: |