Рабочий блокнот участковой избирательной комиссии часть 2 Информационные и методические материалы

Делопроизводство в УИК осуществляется с использованием журналов регистрации документов.

Регистрации подлежат все поступающие в УИК, создаваемые в УИК и исходящие из УИК документы.

Регистрация документа – это фиксация факта создания, поступления или отправки из УИК документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в журнале регистрации документов.

Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.

Прием и регистрация поступающей в УИК корреспонденции производятся секретарем УИК с использованием журнала регистрации входящих документов (Часть 1, Приложение № 1.14.3).

Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в графе «Регистрационный номер» журнала регистрации входящих документов делается соответствующая ссылка. К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения.

Зарегистрированные документы докладываются председателю УИК, резолюция переносится в журнал регистрации входящих документов, после чего документ передается исполнителю под подпись. После исполнения документа в журнал регистрации вносится отметка об исполнении и списании документа в дело в соответствии с номенклатурой дел УИК.

В отношении жалоб и заявлений граждан в журнале регистрации входящих документов делается соответствующая отметка, а жалобы и заявления, поступившие в день голосования, регистрируются в отдельном реестре учета поступивших в УИК жалоб (заявлений) (Часть 1, Приложение № 1.14.11).

Исходящие письма направляются за подписью председателя (в случае его отсутствия – за подписью заместителя председателя или секретаря) УИК на бланке письма (Часть 1, Приложение № 1.14.5).

Исходящему документу присваивается номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой.

Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов (Часть 1, Приложение № 1.14.4).

Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел УИК.

Если исходящий документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии исходящего документа, остающейся в деле.

Документы, адресованные гражданину, могут быть вручены ему лично, о чем в журнале регистрации входящих документов в графе «Отметка об исполнении» делается соответствующая запись, содержащая подпись гражданина.

Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания УИК, готовятся председателем, заместителем председателя, секретарем УИК и членами УИК с правом решающего голоса, за которыми закреплены соответствующие направления работы УИК.

Приглашение на заседание УИК может быть передано по телефону с фиксацией даты и времени звонка в журнале регистрации телефонограмм (Часть 1, Приложение № 1.14.6).

Образцы оформления документов содержатся в Приложениях № 2.11.1–2.11.4.

УИК принимает решения, которые оформляются на бланке установленного образца (Часть 1, Приложение № 1.14.8). Решение подписывается председателем и секретарем УИК и регистрируется в журнале регистрации решений УИК (Часть 1, Приложение № 1.14.9).

Если на заседании УИК председательствовал заместитель председателя УИК, секретарь УИК или один из членов УИК с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря УИК осуществлял один из членов УИК с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка №» – в случае временного отсутствия председателя УИК;

«Исполняющий обязанности председателя участковой избирательной комиссии избирательного участка №» – в случае временного отсутствия председателя и заместителя председателя УИК при наличии постановления УИК о возложении на секретаря УИК либо одного из членов УИК с правом решающего голоса полномочий председателя УИК;

«Исполняющий обязанности секретаря участковой избирательной комиссии избирательного участка №» – в случае наличия постановления УИК о возложении на одного из членов УИК с правом решающего голоса полномочий секретаря УИК.

Лицо, ответственное за подготовку проекта решения УИК, обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

На заседании УИК ведется протокол, который оформляется на бланке установленного образца (Часть 1, Приложение № 1.14.7). Протоколы заседаний УИК нумеруются в хронологической последовательности.

В протоколе заседания УИК в краткой форме отражается основное содержание выступлений и принятых решений.
Номенклатура дел УИК
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, формируемых из документов УИК с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы УИК.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов.

Номенклатура дел УИК составляется секретарем УИК, согласовывается с ТИК и утверждается председателем УИК (Часть 1, Приложение № 1.2.1.1).

В случае возникновения новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел.

Сроки хранения типовых документов определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558. Сроки хранения документов по выборам определяются соответствующими федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации, утвержденными ЦИК России, избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации нормативными документами, регламентирующими вопросы хранения и передачи в архивы документов.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в графе «Срок хранения дела» номенклатуры дел означает, что в этом деле могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется УИК. Данные документы в дела не формируются.

*Номер решения состоит из номера протокола заседания (2)и порядкового номера решения (8,9), разделенных косой чертой.

Основаниями для этого могут быть следующие обстоятельства:

- при сдаче протокола УИК об итогах голосования в ТИК (ИКМО, ОИК), членом ТИК (ИКМО, ОИК) с правом решающего голоса в ходе предварительной проверки правильности составления протокола УИК об итогах голосования выявлены недостатки в его оформлении;

В число указанных недостатков не входят недостатки, оговоренные в пунктах 26 и 27 статьи 68 Федерального закона № 67-ФЗ, т.е. случаи, когда: протокол заполнен карандашом; в протокол внесены какие-либо изменения; при подписании протокола об итогах голосования имеет место проставление подписи хотя бы за одного члена УИК с правом решающего голоса другим членом УИК или посторонним лицом. Указанные обстоятельства являются основанием для признания данного протокола недействительным и проведения повторного подсчета голосов (Раздел № 2.13).

- при сдаче протокола УИК об итогах голосования в ТИК (ИКМО, ОИК) на этапе ввода данных протокола УИК в ГАС «Выборы» выявлены нарушения контрольных соотношений, при этом на экране монитора появилось сообщение об ошибке (после чего системный администратор передал протокол УИК об итогах голосования руководителю рабочей группы для проверки контрольных соотношений и после проверки нарушения подтвердились);

- если после подписания протокола УИК об итогах голосования и направления его первого экземпляра в ТИК (ИКМО, ОИК) УИК, составившая протокол, выявила неточность в строках 1–11з протокола (в том числе описку, опечатку или ошибку в суммировании данных).

Протокол УИК об итогах голосования, в котором выявлены ошибки, остается в ТИК (ИКМО, ОИК).

Председатель УИК обеспечивает незамедлительное проведение заседания УИК (Приложение № 2.12.1). УИК, информируя о проведении указанного заседания членов УИК с правом совещательного голоса, представителей средств массовой информации, иных лиц, присутствовавших при составлении ранее подписанного протокола УИК об итогах голосования, обязана указать, что на нем будет рассматриваться вопрос о составлении протокола об итогах голосования с отметкой «Повторный».

Лица, присутствующие на заседании УИК, регистрируются секретарем УИК (Приложение № 2.12.2).

Открывая заседание УИК, председатель УИК информирует членов УИК с правом решающего голоса, а также приглашенных на это заседание УИК членов УИК с правом совещательного голоса, наблюдателей и иных лиц, присутствовавших при составлении протокола УИК об итогах голосования, о выявленных недостатках в оформлении протокола либо выявленном нарушении контрольных соотношений и требованиях Федерального закона

Секретарь УИК фиксирует в протоколе заседания УИК ход рассмотрения вопроса, лиц, присутствующих на заседании УИК, а также принятое решение УИК «О составлении нового протокола УИК об итогах голосования по выборам ____________ (указывается наименование выборов) с отметкой «Повторный» и внесении уточнений в строки 1–11з протокола УИК об итогах голосования».

После принятия решения о внесении уточнений в строки 1–11з протокола УИК об итогах голосования члены УИК с правом решающего голоса, по указанию председателя УИК, производят соответствующие действия по уточнению значений соответствующих строк протокола и составляют протокол об итогах голосования, на котором делается отметка «Повторный».

Председатель УИК открывает очередное, итоговое заседание УИК, на котором рассматриваются обращения, поступившие в ходе составления протокола УИК об итогах голосования с отметкой «Повторный». Протокол составляется в двух экземплярах, подписывается всеми членами УИК с правом решающего голоса, указывается новое время подписания протокола.

Секретарь УИК обеспечивает подготовку реестра регистрации выдачи заверенных копий протокола УИК об итогах голосования с отметкой «Повторный» (Приложение № 2.12.3).

После завершения процедуры выдачи копий первого экземпляра протокола УИК об итогах голосования с отметкой «Повторный», председатель УИК направляется в ТИК (ИКМО, ОИК) с первым экземпляром протокола УИК об итогах голосования с отметкой «Повторный».

О принятом решении УИК в обязательном порядке информирует своих членов с правом совещательного голоса, представителей средств массовой информации, иных лиц, присутствовавших при составлении ранее утвержденного протокола УИК об итогах голосования.

При представлении в ТИК (ИКМО, ОИК) первого экземпляра протокола УИК об итогах голосования с отметкой «Повторный», председатель УИК немедленно после прибытия заносит данные этого повторного протокола с указанием времени их внесения в увеличенную форму сводной таблицы по соответствующим выборам – в графу увеличенной формы с номером данного избирательного участка, при этом данные из первого экземпляра протокола УИК об итогах голосования с отметкой «Повторный», записываются рядом с уже внесенными данными первоначально представленного протокола УИК об итогах голосования.

При несовпадении данных первого экземпляра протокола УИК об итогах голосования с отметкой «Повторный» по какой-либо строке данные первоначально представленного протокола зачеркиваются одной наклонной линией. Порядок дальнейшей работы председателя УИК с повторным протоколом УИК об итогах голосования в ТИК (ИКМО, ОИК) аналогичен порядку работы с первоначально представленным протоколом УИК об итогах голосования.