Управление архивов и документации

Өскемен қ.

Өскемен уезінің 1920-жылдардағы мектептерінің тарихы туралы Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатының 273-ші қорының құжаттары және материалдары мәліметтер береді. Аталмыш қорда Өскемен уезінің жұмысшы, шаруа және қызыләскер депутатар Кеңесінің атқарушы комитетінің Өскемен уезінің халыққа білім беру бөлімінің қызметін бейнелейтін деректер жинақталған. Қорда 1919-1928 жж. белгіленген 48 іс сақталынған. Оларда уезд, қала мектептері санының статистикасы, уездік халыққа білім беру бөлімінің есептері, уезде жалға алынған үйлерде орналасқан мектептердің ауыр жағдайы туралы ақпараттар бар.

Қазақстанда кеңес өкіметі орнағаннан кейін мәдениет саясатында сауатсыздықты жою мен халыққа білім беру мәселелері орын алды. Сауатсыздықты жою өкіметтің мәдени саясатында бірінші кезекке қойылған өткір мәселе болатын. Себебі, Қазақстанда халықтың көпшілік бөлігі сауатсыз болды. «ХХ ғасыр басындағы Қазақстанда ағарту ісі мен халықтың сауаттылық деңгейі мәдениет саласының мейлінше артта қалған және берекесі қашқан учаскесі болып табылды. Ел тұрғындырының басым көпшілігі не оқи, не жаза алмады, миллиондаған балалар мектептен тыс қалды, педагогикалық кадрлардың жетіспеушілігі өткір сезілді. Соңдықтан большевиктер халық ағарту саласында кешенді және батыл шараларды жүзеге асыра отырып, ұлттық аймақта екі толағай мақсатқа жетудің ізіне түсті: біріншіден, сауаттылық пен білімнен шеттетілген қарапайым адамдардың сұранысын өтей отырып, олардың құрметі мен сеніміне ие болу мүмкіндігін жібермеді, екіншіден, білім беруді кеңейтумен қалың көпшілікке беймәләм маркстік-лениндік идеологияны еңбекші халық санасына сіңіріп, социалистік қоғамның теориясы мен практикасын өмірге енгізді»[1, 10б.].

Мұрағат деректеріне жүгінсек, 1920 жылдың басында Өскемен уезінде 72 мектеп жұмыс істеген. 1920 жылы 16 тамыздағы есебі бойынша мемлекеттік құрылыс бөлімі 1921 жылға 150 жаңа мектеп салу және 100 ескі мектептерді жөндеуді белгілеген. Есепке жаңа мектептердің жоспары қосымша беріліп, онда жаңа түрдегі мектептердің жер телімі 1 десятинадан кем болмауы, сонымен қатар мектеп жанынан 200 оқушыға арналған жатақхана, екі мұғалімге пәтер, ойынға арналған жабық алаң, монша, бау-бақша т.б. салу қарастырылған. Осы есепке берілген жоспарда болашақ мектептердің тізімі 1921 жылдың 1 қаңтарынан кешікпей беріледі делінген [2, 37б.].

Қарастырылып отырған кезеңде, оқу-ағарту ісін жандандыруда бірқатар шаралар көзделіп, халық ағарту ісінің ең өзектісі сауатсыздықты жою қолға алынды. Қазақ халқының көшпелі өмір сүру жағдайын ескере отырып, Семей губерниясында қызыл керуендер жұмыс істей бастады. Бұл қызыл керуендердің мақсаты мен міндеті кеңес өкіметінің декреттерінің маңызын халыққа түсіндіру, әйелдерді қоғамдық жұмыстарға тарту еді.

Бірақ, 1920 жылғы жұт, 1921 жылғы ашаршылыққа ұласып жергілікті халықты мүлдем күйзелтіп жіберді. Губернияда ашаршылық себепші болған сүзек эпидемиясы бұрқ ете түсті [3, 31б.]. Осылайша, сауатсыздыққа қарсы күрес апат-аштықпен күрт бәсеңдеді.

Осындай ауыр әлеуметтік-экономикалық жағдайларға байланысты жоспарлы түрде сауатсыздықты жою бойынша шараларды жузеге асыру мүмкін болмады. Себебі, жаңа экономикалық саясатқа байланысты мәдени-ағарту мекемелері шаруашылық есепке көшіріліп, мемлекеттік қаржыландырудан алынды. Енді уақытша оқу-ағарту жұмыстарына, оқуға ақы төлеу мәселесі қойылды.

Мәселен, 1922 жылы Семей губерниясының кеңес өкіметінің органдары ауыр жағдайдан шығудың амалы ретінде мектепті және мектеп қызметкерлерін қамтамасыз етуді еңбекшілердің өздеріне жүктеуге мәжбүр болды. Бұл шара қиындықтармен жүзеге асырылды, тәжірибе жоқтығынан әртүрлі қателіктер жіберілді. Кейбір жерлерде мектепті қамтамасыз ету тек мектепте оқитын балалардың ата-аналарына жүктелді. Бұл мектептерде халықтың ауқатты топтарының балалары ғана оқи алатынына әкелді, ал кедейлердің балалары оқумен қамтылмай қала берді [4, 154б.].

Өскемен уезінде 1923 жылғы мәліметтер бойынша 72 мектепте 610 оқушыны қамтыған үш жетіжылдық мектеп және 3654 оқушысы бар төртжылдық 45 мектеп болды. Қалған 24 мектеп бойынша мәліметтер жоқ. 1923 жылғы мәліметтер бойынша Өскеменде 94 оқушысы бар бір қазақ мектебі болған. 1923 жылы Өскемен қаласында қанша мектеп болғаны туралы нақты мәліметтер жоқ, тек осы жылы қалада оқушылардың саны 1469 адам, 65 мұғалім болғаны баяндалады [ 5, 37б.].

Өскемен уезіндегі 72 мектепте орыс балалары 4719 оқушыны құраса, ал 1923 жылы қазақ мектептерінің саны 43 жетіп, онда 137 оқушы оқыған деп көрсетілген [6, 6б.]. Қазақ балаларының оқумен қамтылуы төмен болды. Себебі, қазақтардың көшпелі және жартылай көшпелі өмір сүру жағдайы, территорияның шашыраңқылығы, материалдық базаның болмауы білім беру жүйесін құруды қиындатты.

1923 жылы Өскемен уезінде 127 мектептің 76 ғана жұмыс істеді. 1924 жылға дейін мектеп жүйесі тұрақсыз болды. Алайда халықтың білім алуға ұмтылуы, жергілікті жерлерде келісім-шарт негізінде мектептер ашуға итермеледі [4, 154б.].

1924 жылы Өскеменде мектептердің саны келесідей: I-концентрлі төртжылдық 3 мектеп (947 оқушы, 35 мұғалім), II-концетрлі 2 мектеп, оның біреуі қазақ балалары үшін (350 оқушы, 20 мұғалім), 1 педагогикалық техникум (120 оқушы, 9 мұғалім) болған. [6, 16б].

Өскемен уезінде 1924 жылы қазақ мектептерінің саны 1923 жылмен салыстырғанда қысқарып, 1924 жылы уездің 36 қазақ мектебінде 54 мұғалім, оқушылардың саны 1345 жетті. [6, 16б.].

Уездік халыққа білім беру бөлімінің есебі бойынша 1925-1926 оқу жылы Өскемен қаласында I сатылы – 5 мектеп, II сатылы – 1 мектеп және 1 жетіжылдық мектеп болды. Мұғалімдер саны - 48, оқушылар 1716 құрады. [7, 3б.]. Ал Өскемен уезінде жалпы мектептердің саны 114 жетіп, 249 мұғалім жұмыс істеп, оқушылардың саны – 10 000 құраған [7, 48-49б.].

Айта кетерлік бір жәйт, мұрағат қорынан 1927-1928 жж. қатысты мәліметтер кездестіре алмадық.

Қарастырылып отырған кезеңде, әлеуметтік-экономикалық жағдайларға байланысты материалдық-техникалық базаның нашарлығы барлық мәдени-ағарту салаларына тән сипат еді. ШҚОММ-ның 273- қорында, тіпті Өскемен қаласы бойынша келесі фактілер келтіріледі: Мектеп үйлері оқуға қолайсыз, сабақ оқитын бөлмелердің нашар жағдайына байланысты қала мектептерінде әр түрлі аурулар таралуда. Жаңа мектептер құрылысына және жөндеу жұмыстарына қаражат бөлу қарастырылған. Мектеп құрылысына 5000 рубль көлемінде несие бөлу белгіленген [7, 15б.].

Ал қазақ мектептері мектеп үйлерінің жоқтығынан өте ауыр жағдайда болды. Мектептердің барлығы жалға алынған үйлерде орналасып, мемлекеттік құрылыс жоспарының талабына мүлдем сай болмаған. Мектепке қолайсыз, дымқыл, жер үйлерде орналасуы эпидемиялар, аурулардың таралуына әкелді [7, 25б.].

Семейдің губерниялық халық ағарту бөлімі 1925 жылғы мамыр айында атқарылған жұмыс бойынша есебінде былай деп хабарлады: «Қазақ мектептерінде тиісті класс мебелі жоқ, оларда көп жағдайда қарапайым столдар мен орындықтар да жеткілікті болмады. Оқушылар еденде отырып оқитын мектептер де бар. Орыс мектептерінде де жиһаз тозған, жөндеуді, жаңа жиһаз алуды қажет етеді» [8, 20б.]. Қала мектептері мұқтаж болса, ауыл мектептерінің «Ауыл мектептері түгелдей жалғыз ғана, ішін-ара екі сықсиған терезелері бар бір бөлмелі жер кепелерде орналасты. Көп жағдайда осы жер кепелерде мектеппен бірге жерке иесінің жанұясы да тұрып жатты. Көптеген мектептерде парталар атымен болған жоқ, балалар жер еднде немесе жыртық төсеніште (киізде) отырды. Сынып тақтасының орнына тот басқан темірдің немесе т.с.с. беті пайдаланылды. Көптеген мұғалімдердің (ауыл оқытушыларының) қажетті педагогтік даярлықтары болмады. Олардың арасында тіптен төмен сауаттылар да кездесті» [9,109б.].

Мұрағат құжаттарында қала мектептерінің жұмысының мазмұны туралы да мәліметтер бар. Мысалы, Өскемен қаласының мектептерінде дінге қарсы тәрбие жұмысы белсенді түрде жүргізілді. Дінге қарсы тәрбие жұмысы бағдарламалардың кешенді материалын өтумен байланысты жүргізіліп, мерекелік науқандарға ерекше мән беріп, онда оқушылардың діни мейрамдарға қатысудан назарын тыс аудару үшін дінге қарсы мазмұндағы әндер айту, қойылымдар, спектакльдер қою арқылы өткізілген [10, 98б].

Жаңа экономикалық саясат жылдары Семей губерниясында мектептерді жергілікті қаражатқа көшіруге байланысты, барлық діни сенімдердің дінге сенушілері, әсіресе мұсылмандық және ескісалттық (старообрядцы) дінді ұстанушылар тарапынан революцияға дейінгі оқу бағдарламасын қайта қалпына келтіру, яғни дін оқуын енгізуге тырысқандары байқалған [11, 203б.].

1924 жылы 20 ақпандағы уездік халыққа білім беру бөлімінің есебі бойынша 1923 жылы уезде 7 сауатсыздық жою орны ашылып, олардың 2 қалада, 1 қазақ тілінде, сонымен қатар қалада шаласауатты ересектерге арналған 2 мектеп жұмыс істеді [6, 74б.].

Семей губерниясында сауатсыздықты жою қысқы және жазғы екі кезеңде жүрді. I кезең қазан айынан мамыр айына дейін, II кезең маусым айынан қыркүйекке дейін белгіленді [12, 109б.]. Қазақ халқы арасында сауатсыздықты жою бойынша жұмыс негізінен жаз айларында жүргізілді. Сауат ашу үшін белгілі ақыға киіз үйді жалға алды [4, 157б.].

Қазақстанда Бүкілресейлік қоғамның бөлігі ретінде «Сауатсыздық жойылсын» қоғамының өлкелік бөлімшесі 1924 жылы 17 ақпанда ұйымдастырылды [13]. Аталмыш қоғам Семей губерниясында 1924 жылы мамыр айында құрылды [12, 108б]. Өскемен уезінде 1924-25 жылдары 21сауатсыздық жою орны, 1925-26 жылдары 1500 адамды қамтыған 33 сауатсыздық жою орны және 26 «Сауатсыздық жойылсын» қоғамы жұмыс істеді. Бұқтырма уезінде 1925-26 жылдары 22 сауатсыздық жою орны болды. Жалпы білім беретін мектептерде сияқты оқу құралдарының жоқтығы және қаражат тапшылығы осы жұмысқа кері әсерін тигізді. Сауатсыздық жою орындарында оқыту ауылшаруашылық әліппе, «Долой неграмотность», «Наша сила – наша нива» әліппелері, «Долой неграмотность», «Крестьянская молодежь» журналдары және «Крестьянская газета», «Крестьянский труд», «Рабочая газета», «Степная правда» және т.б. газеттерін оқу арқылы жүрді. [4, 157б.].

«Сауатсыздық жойылсын» қоғамы ағарту ісінде және сауатсыздықты жою туралы декретті жүзеге асыруда үлкен рөл атқарды. Қоғам осы жұмысты атқарушыларға көмек көрсетіп, сауатсыздықты жоюдағы барлық жұмыстарды және мектептердің жұмысын ұйымдастыру үшін қаражат қарастыру шараларын қолданды.

Кеңес өкіметінің алғашқы жылдарынан бастап Өскемен уезінде маңызды саяси жұмыстар жүргізілген. Мектептерде оқушылармен саяси ағарту жұмыстарын жүргізу үшін арнайы клубтар құрылған [6, 93б.].

Сауатсыздықты жою орындарында тек оқу, жазуға үйрету емес, сонымен қатар саяси білімнің негіздерін беріп, оқушылармен дінге қарсы әңгімелер жүргізілді [4, 154б.].

Осылайша, 1920- жылдары сауатсыздықты жою, мектеп ісін дамытуда құлшыныс байқалғанмен, өлкедегі ауыр әлеуметтік-экономикалық жағдай, мектептердің материалдық базасының нашарлығы, оқу-құралдары мен мамандардың жетіспеушілігі оқу-ағарту ісінің дамуына кері әсерін тигізді.
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі:
1. Г.Назарбаева, Х.Әбжанов. Қазақстан: тарих тұлға теория. Алматы, 2004. 10 бет.

2. ШҚОММ. 273-қор. 1-тізбе. 3-іс.

3. ҚРОММ. 81-қор. 1-тізбе. 165-іс.

4. Очерки истории Рудного Алтая. Усть-Каменогорск, 1970.

5. ШҚОММ. 273-қор. 1-тізбе. 3-іс.

6. ШҚОММ. 273-қор. 1-тізбе. 14-іс.

7. ШҚОММ. 273-қор. 1-тізбе. 21-іс.

8. ШҚО ҚЗТҚО 560-қор. 1-тізбе. 119-іс.

9. Материалы к отчету Казахского Краевого Комитета ВКП (б) на VII Всеказахской партконференции. –Алма-Ата: Казкрайком ВКП (б), 1930.

10. ШҚОММ. 2-кор. 1-тізбе.8-іс.

11. ҚРОММ. 81-қор. 1-тізбе. 103-іс.

12. ШҚО ҚЗТҚО 73-қор 1-тізбе. 409-іс.

13. Советская степь. 1924. 9 апрель Оренбург
СОТРУДНИЧЕСТВО АРХИВА ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН С ВУЗАМИ – ОПРЕДЕЛЯЮЩИЙ ФАКТОР РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В СВЕТЕ СОВРЕМЕННЫХ ТРЕБОВАНИЙ
Касенов Б.А.

г.Алматы
С провозглашением Казахстаном суверенитета и независимости история приобрела особое значение, в связи с чем неизмеримо возросла роль архивов как источника документальной информации столь необходимой обществу.

Национальный архивный фонд Республики Казахстан, имеющий историческое, культурное, научное, и политическое значение, является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Казахстана.

В последнее время привычные формы использования ретроспективной документальной информации потребовали от сотрудников Архива Президента Республики Казахстан новых знаний и навыков в работе как со знакомыми, так и недавно принятыми на постоянное хранения фондами, а также поисков новых форм и методов распространения архивной информации.

В исторической науке, также и в образовательной системе архивоведение представляется как комплекс знаний, который изучает теорию, историю, практику архивного дела, его правовые и экономические основы, структуру и понятийный аппарат. Современная потребность общества и государства в историко-архивоведческих исследованиях и принятие основополагающих нормативно-правовых актов в области архивного дела вызвали изменения в системе высшего образования и академической науки. Растет потребность в разработке как современных актуальных теоретических вопросов, так и практических вопросов архивоведения.

Для проведения этой работы, прежде всего, нужны профессионально подготовленные кадры документоведов и архивистов и целенаправленная кадровая политика. Сейчас до работы в канцелярии и архивы доходят единицы выпускников. С ними нужно работать еще со студенческой скамьи, организовать учебную и производственную практику.

По мере развития архивного дела в республике менялись и учебные программы для высшего архивного образования. Одной из основ научной подготовки архивистов является архивная практика. Подготовка высококвалифицированных кадров архивистов требует повышения уровня не только преподавания архивоведческих дисциплин, но и формирования умения и навыков по практической работе архивов. Знакомство с административными обязанностями руководящих должностей и основными функциями ведомственных и государственных архивов является важным элементом учебного процесса, поскольку у выпускников архивных отделений в дальнейшем появится возможность работать в должности руководителя или его заместителя, а также главными специалистами.

В последние годы используется практика заключения соглашений Архива Президента Республики Казахстан с высшими учебными заведениями г. Алматы. Например: в апреле 2005 г., было заключено соглашение с Казахским национальным университетом им. Абая. Эта практика продолжается уже 5 лет. Также заключены соглашения с Казахским национальным университетом им. аль-Фараби (декабрь 2006 г.), колледжем при Казахском национальном педагогическом университете им. Абая (май 2008 г.), Алматинским филиалом «Санкт-Петербургского Гуманитарного университета профсоюзов» (декабрь 2008 г.).

На основе Соглашения в марте 2007 г., сотрудниками Архива Президента Республики Казахстан проводилась производственная практика с студентами 5-го курса исторического факультета по специальности «Архивоведение» КазНУ им. аль-Фараби. Целью архивной практики является закрепление теоретических знаний, полученных в университете; знакомство с историей архива, его структурой, составом и содержанием основных архивных фондов, также архивным менеджментом; формированием умения и навыков самостоятельной практической работы на каждом участке архива.

Основные задачи архивной практики:

1. 
   Ознакомление с архивом и его структурой, нормативными документами о функциях архива, должностными инструкциями сотрудников архива;
   
2. 
   Ознакомление со списками источников комплектования, составом и содержанием основных архивных фондов архива;
   
3. 
   Умение определять дополнительные источники комплектования архива и их категории;
   
4. 
   Приобретение навыков проведения экспертизы ценности документов и составления научно-справочного аппарата к архивным описям;
   
5. 
   Умение отбирать информацию для каталогизации, дать описание на карточках, систематизировать карточки согласно схеме каталога;
   
6. 
   Умение ведения учетных документов, проверки наличия и состояния дела, размещения дел в хранилищах и выдачи их из хранилищ, подготовки дел к обработке в лаборатории архива;
   
7. 
   Умение составлять и оформлять архивные документы (архивные справки, копии и выписки из архивных документов);
   
8. 
   Формирование навыков обслуживания посетителей (исследователей) в читальном зале, справочном столе архива;
   
9. 
   Формирование у студентов-практикантов общей этической культуры.
   

Обязанности студента-практиканта:

1. 
   Полностью выполнять задания, предусмотренные программой архивной практики.
   
2. 
   Вести дневник, журналы, в которые записывать необходимые материалы, содержание лекций и бесед, указывать объем выполняемой работы по дням.
   
3. 
   Отмечать участие в совещаниях и консультациях (бесед) со специалистами архива.
   
4. 
   Ознакомиться с деятельностью архивного учреждения и расстановкой кадров (наличие должностных инструкций, программы подготовки, повышения квалификации и переподготовки кадров, знакомство с режимом работы сотрудников, участие в государственных проектах, финансирование проектов).
   
5. 
   Закрепить теоретические знания, приобрести практические навыки работы по специальности.
   
6. 
   Оказывать посильную помощь в деятельности архива, принимать непосредственное участие в конкретных работах, выполняемых данным архивом и его управлением.
   
7. 
   Ознакомиться с новыми технологиями, компьютерным обслуживанием.
   
8. 
   Ознакомиться с тематикой, организацией и постановкой научно-исследовательской работы и планом публикаторской деятельности.
   
9. 
   Творчески относиться к практике, самостоятельно выполнять все задания.
   
10. 
    Бережно обращаться с оборудованием, нормативной документацией и архивными документами.
    
11. 
    Строго соблюдать правила охраны труда, техники безопасности и санитарной гигиены.
    

1. 
   Быть зачисленным на постоянную, временную работу или работу по выполнению разовых заданий по профилю специальности;
   
2. 
   Не участвовать в работах, не предусмотренных программой практики.
   

Анализ проведения практики студентов показывает, что будущие архивисты, к сожалению, слабо подготовлены теоретически. Одной из причин этого является старая, еще советского периода, учебно-методическая литература, не отвечающая современным требованиям. Другая причина – отсутствие представления о выбранной специальности, что свидетельствует о слабой профориентационной работе не только в средних учебных заведениях, но и вузах.

Только столкнувшись на практике с выбранной профессией, студент в полной мере ощущает свое предназначение, у него появляется полная информация об архивном деле, которое до практики представлялось скучным, нефункциональным аспектом государственного устройства. По окончании практики – налицо перемена в сознании практикантов, которые воочию убеждаются в четкой архивной организационной структуре, огромном научно-теоретическом потенциале документов, работают по не устаревшим, а современным технологиям и методам; разработанным и внедренным в практику БД (базам данных), видят стремление сотрудников архива по удовлетворению запросов физических и юридических лиц, по подготовке документальных сборников по истории новейшего времени, научных публикаций, статей в СМИ.

Изучив «изнутри» структуру каждого управления, практиканты уже по окончании практики выбирают конкретный участок будущей работы в архиве, на котором они желали бы трудиться. Архив воспитывает в студентах отношение к обществу как граждан страны, ответственных за ее историческое наследие.

Обладая огромным методическим материалом, Архив Президента Республики Казахстан предоставляет студентам возможность повысить свой теоретический и практический потенциал.

Таким образом, тесный контакт с учебными заведениями способствует росту квалифицированных кадров, подготовленных как теоретически, так и практически.

Прохождение практики студентов в Архиве дает:

1. 
   Возможность студентам связать теорию с практикой;
   
2. 
   Выявляет пробелы в теоретической подготовке и намечает пути их исправления;
   
3. 
   Способствует профессиональному росту студентов;
   
4. 
   Подтверждает осознанность и правильность выбора профессии и настраивает на более серьезный подход к ней;
   
5. 
   Вырабатывает навыки краеведения (например: собиранию воспоминания по истории родного края, представителей массовых и оригинальных профессий);
   
6. 
   Воспитывает патриотизм, любовь к Отечеству и к «малой Родине»;
   
7. 
   На основе документов периода независимости расширяет знания студентов о новейшей истории государства.
   

Таким образом, подобная практика работы Архива Президента Республики Казахстан реализует программу Правительства Республики Казахстан по подготовке высококвалифицированных кадров и способствует воспитанию высококвалифицированного подрастающего поколения Республики Казахстан.

г.Усть-Каменогорск

Раскрывая понятие «архив электронных документов», отметим, что это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов (в данном случае долговременного и постоянного хранения).

Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов (ЭД) превратятся в серьезные источники информации. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов приобретают ключевое значение в организации такого рода архивов.

Несмотря на то, что ЭД появились несколько десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с ЭД. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением ЭД: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.⁴⁵

Работы по обеспечению сохранности ЭД можно разделить на три вида:

обеспечение физической сохранности и целостности файлов с ЭД;

обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

обеспечение условий для воспроизведения ЭД в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения сохранности ЭД – проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух и более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей можно будет сделать дубликат с оставшегося носителя.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида ЭД. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда возникает необходимость переноса ЭД на внешние носители. Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных (БД) и других информационных ресурсов, чтобы не нарушать целостности данных лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски.

При долговременном хранении ЭД на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. По истечении этого срока неизбежно придется переписывать файлы на другой тип носителей (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать ЭД в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-ти дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-х дюймовые дискеты, и многие современные модели компьютеров уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего, также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий – 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения ЭД.

При длительном хранении ЭД существует несколько решений:

1) своевременный перевод (миграция) БД и других ЭД на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам;

2) миграция ЭД в «открытые» или наиболее распространенные компьютерные форматы.

Существует еще несколько способов обмена и долговременного хранения ЭД. Но единственным проверенным долговременным способом хранения остается миграция.

Мировая практика хранения ЭД показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться должны приниматься в момент создания ЭД.

Что касается практической деятельности Научной библиотеки ВКГУ им. С. Аманжолова в области создания и сохранности ЭД, то наш опыт исчисляется десятью годами. В 1998 году сотрудники библиотеки приступили к реализации проекта «Перевод раритетных документов на электронные носители», который был профинансирован Фондом «Сорос-Казахстан». Первоочередной задачей стояло составление электронного каталога (ЭК) книг редкого фонда, насчитывающего примерно 13100 экземпляров. Необходимость оцифровки раритетных документов была продиктована возросшим интересом к коллекции книг редкого фонда, которая в силу своей уникальности, возраста, состояния не могла быть использована в полной мере по требованию читателей.

По мере приобретения необходимых технических средств, а также накопления соответствующих навыков и опыта сотрудники библиотеки самостоятельно приступили к оцифровке наиболее значимых и востребованных документов редкого фонда. Их копии хранятся на жестком диске одного из серверов библиотеки и записаны на CD, которые и выдаются по требованию пользователей для работы в читальном зале.

И все-таки для нас на сегодняшний день важнейшим является вопрос сохранности самих раритетов, а оцифровка этих документов и их запись на диски, является шагом на пути достижения главной цели. Чтобы ускорить этот процесс библиотека выступила с предложением к администации вуза приобрести сканер ЭЛАР ПланСкан С2-ЦА, который по своим функциональным характеристикам полностью соответствует необходимым требованиям, предъявляемым к работе с раритетной и особо ценной литературой.

Расчеты показывают, что при непрерывном сканировании книг редкого фонда при скорости – лист за 2,5 секунды (черно-белый или полутоновый режим) в течение рабочего дня возможно отсканировать11520 страниц, т.е. приблизительно 76 книг в день (расчет сделан на непрерывную восьмичасовую работу сканера при объеме книги в среднем 150 страниц). Таким образом, фонд редких книг, насчитывающий 13100 экземпляров, возможно оцифровать в течение 4-5 лет (погрешность сделана на ветхость книг, которые требуют бережного отношения; челоческий фактор; форс-мажорные обстоятельства).

Оцифровывая документы и записывая их на оптические диски, мы добьемся сохранности самих раритетных документов, но откроем их для наших читателей и тем самым дадим вторую жизнь.

С учетом того, что приблизительный жизненный цикл чтения с оптических дисков 10-15 лет, у нас есть еще некоторый запас времени, который позволит нам вовремя сориентироваться и принять новое решение.

Если говорить о долговременном (более 30 лет) хранении ЭД, то такого опыта у нас еще нет, и следует обратиться к зарубежной практике.